Witamy Cię na blogu Fakturowni! Sprawdź polecane artykuły lub znajdź temat, który Cię interesuje.
Sandra Wiśniewska, 2022-08-09
Rachunek, paragon i faktura to dokumenty będące dowodami księgowymi. Chociaż na pierwszy rzut oka wydawać by się mogło, że właściwie niewiele się od siebie różnią, to ilość podobieństw nie sprawia, że można używać ich zamiennie. Każdy z tych dokumentów ma własną, ściśle określoną strukturę oraz może być wystawiany w innych okolicznościach i na nieco innych warunkach.
W tym artykule szczegółowo omówimy wszystkie trzy dokumenty, ich rolę, strukturę oraz okoliczności wystawiania. Znajdziecie także ich dokładnie porównanie. Mamy nadzieję, że po przeczytaniu artykułu, rachunek, paragon i faktura nie będą miały przed Wami żadnych tajemnic.
Rachunek, podobnie zresztą jak faktura i paragon, to dokument ewidencjonujący sprzedaż towarów lub usług.
Do końca 2013 był on wystawiany przez przedsiębiorców zwolnionych ze sprzedaży opodatkowanej podatkiem VAT, jednak wraz z początkiem 2014 roku przepisy ujednoliciły tę kwestię - przedsiębiorca dokonujący sprzedaży zwolnionej, również może wystawić fakturę, oznaczoną jako ZW. Ten przepis znacząco wpłynął na ilość wystawianych rachunków, gdyż w większości przypadków zostały one zastąpione fakturami. Nie oznacza to jednak, że już się z nich nie korzysta.
Prawo do wystawiania rachunków posiadają w tej chwili głównie podmioty prowadzące działalność artystyczną, literacką, naukową czy trenerską, ale również osoby zarabiające z tytułu umowy o dzieło lub umowy zlecenie. To również osoby wykonujące zawody wolne (wykładowcy, lekarze) ze względu na ich zwolnienie z obowiązku płacenia podatku VAT.
Warto jednak podkreślić tutaj, że przedsiębiorcy tylko teoretycznie mogą wystawić rachunek, gdy z ustawy nie wynika obowiązek wystawienia faktury. W praktyce przedsiębiorca nie ma wyboru między wystawieniem faktury lub rachunku. Taki wybór ma konsument i to na jego życzenie zamiast faktury VAT można posłużyć się rachunkiem. Żądanie wystawienia rachunku może odbywać się zarówno przed, jak i po wykonaniu usługi czy dostarczeniu towaru, a przedsiębiorca, który dokonał sprzedaży, musi zrealizować to żądanie w terminie 7 dni od jego zgłoszenia. Jeśli natomiast żądanie zostało zgłoszone po upływie 3 miesięcy, usługodawca nie ma obowiązku wystawiania rachunku.
Sprawdź także: Jak wystawić rachunek w Fakturowni
Elementy, które powinien zawierać dokument, aby być poprawnym dokumentem księgowym, to:
To dokument księgowy, z którym do czynienia mamy najczęściej, gdyż prywatni klienci nie muszą księgować zakupu w żadnej ewidencji rachunkowej. Paragon fiskalny to wydruk kasowy, wykonany na specjalnej taśmie.
To, co może utrudniać zrozumienie sprawy to fakt, iż paragon może mieć formę faktury, a konkretnie jednego z jej rodzajów - faktury uproszczonej. Aby jednak paragon był fakturą uproszczoną, musi spełniać pewne warunki:
Sprawdź także: Jak wystawić paragon w Fakturowni
Paragon zawiera takie dane, jak:
Jest to dokument (w formie papierowej lub elektronicznej), który dokumentuje sprzedaż towarów lub usług oraz zawiera wszystkie dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.
Faktura po podatku VAT stanowi, że fakturę powinien wystawiać każdy czynny podatnik, prowadzący działalność gospodarczą, na rzecz innego podatnika.
Obowiązku wystawienia faktury nie ma podatnik, który jest z niego zwolniony. Jeśli jednak klient zgłosi żądanie wystawienia faktury (nie później, niż po upływie 3 miesięcy od zakończenia miesiąca, w którym dokonano dostawy towaru), wówczas przedsiębiorca, nawet zwolniony z VAT, jest zobligowany do wystawienia tego dokumentu.
Sprawdź także: Jak wystawić fakturę w Fakturowni (pierwsze kroki w systemie)
Elementy, które powinna zawierać każda faktura VAT, to:
Nieco inną strukturę ma natomiast faktura zwolniona z podatku VAT. Powinna ona przede wszystkim zawierać informację o tym, na podstawie jakiego przepisu, ustawy czy aktu, podatnik stosuje zwolnienie z podatku.
Sprawdź także: Faktura - definicja, co zawiera i jak ją wystawić oraz jakie rodzaje faktur obowiązują
Omawianie tej kwestii należy zacząć od podkreślenia, że paragon może być fakturą (uproszczoną) po spełnieniu przytoczonych już wyżej warunków, zaś faktura w żadnym wypadku nie może być paragonem.
Ustawa o podatku VAT dopuszcza sprzedaż towarów osobom prywatnym jedynie na podstawie paragonu (jednak jeśli klient zażyczy sobie faktury VAT, sprzedawca powinien spełnić żądanie). Z kolei sprzedaż towarów innemu przedsiębiorcy, związane jest z obowiązkiem wystawienia faktury VAT - i to jest właśnie podstawowa różnica.
Co ważne, po nowelizacji przepisów z 2020 roku, faktura nie może być wystawiona do paragonu, chyba że paragon zawiera numer NIP podatnika.
Ponadto różnicą jest struktura dokumentów - faktura jest dużo bardziej szczegółowa, podczas gdy paragon zawiera mniejszą ilość informacji, nawet wtedy, gdy jest on fakturą uproszczoną.
Sprawdź także: Faktura online - jak wystawić ją za darmo?
Te dwa pojęcia zdają się być ze sobą najczęściej mylone. Z rozróżnieniem tych dokumentów najczęściej mają problem konsumenci.
Najważniejsze, co trzeba wiedzieć o paragonie, że w przeciwieństwie do rachunku, nie jest on dokumentem księgowym, który można wykorzystać w ewidencji księgowej (poza kilkoma wyjątkami). Paragon fiskalny wystawia się każdemu konsumentowi po dokonanej transakcji (chyba, że zażąda on faktury).
Rachunek przeznaczony jest dla grupy osób zwolnionych z podatku VAT, zaś paragon może wystawić zarówno osoba zwolniona, jak i zobligowana do jego płacenia, jednak nie powinny być one wystawiane dla firm.
Sprawdź także: Kogo dotyczy obowiązek posiadania kasy fiskalnej w 2022 r.?
Tutaj również najbardziej widoczną różnicą jest struktura dokumentów i elementy w niej zawarte, jednak najważniejsze jest to, iż fakturę może wystawić każdy czynny podatnik VAT prowadzący działalność gospodarczą, zaś rachunek jest przeznaczony dla konkretnej grupy osób, a ściślej - osób podmiotowo lub przedmiotowo zwolnionych z obowiązku opłacania podatku VAT. Rachunki najczęściej wystawiają osoby wykonujące zawody "wolne", np. pielęgniarki czy lekarze, którzy są zwolnieniu z obowiązku uiszczania podatku VAT.
Przedsiębiorca zwolniony z VAT, nie ma wyboru między fakturą a rachunkiem uproszczonym - powinien wystawić ten pierwszy dokument, zaś ten drugi na wyraźne życzenie klienta. Zaś przedsiębiorca odprowadzający VAT, zobligowany jest do wystawienia stosownej faktury.
Sprawdź także: Faktura zaliczkowa a faktura końcowa. Kiedy i jak wystawić?
Fakturownia - porady
10 pomysłów co można wrzucić w koszty
Przedsiębiorca w cyklu życia firmy ponosi wiele wydatków związanych z prowadzeniem przedsiębiorstwa, ewidencjonując je w koszty i obniżając tym samym podstawę opodatkowania, czyli swój dochód.
Justyna Zaporowska
fakturownia - komunikaty
Podsumowanie nowości sierpień 2024
Co nowego w sierpniu? To był miesiąc pełen pracy! Wprowadziliśmy szereg ulepszeń, które usprawnią Twój biznes.
Ewelina Helbrecht
Fakturownia - aktualności
Nowości i optymalizacje: wrzesień 2024
We wrześniu pracowaliśmy intensywnie nad optymalizacjami systemu. Mamy też kilka nowości, które z pewnością ucieszą naszych Użytkowników. Oto najważniejsze z nich!
Paulina Grzęda
MŚP w czasach AI, czyli jak się wybić na tle konkurencji?
Chcielibyśmy podziękować wszystkim, którzy zapisali się na nasz webinar "MŚP w czasach AI, czyli jak się wybić na tle konkurencji?". Niestety, z przyczyn technicznych webinar nie odbył się na żywo.
KSeF bez tajemnic: Co się zmienia po ogłoszeniu wyniku audytu technicznego?
“Od trzęsienia ziemi do trzęsienia ziemi”, czyli o zmianach we wdrażaniu KSeF po wyniku audytu technicznego szczegółowo omówiła Magdalena Malicka, Analityczka Biznesowa i specjalistka ds. KSeF w Fakturowni.
Podsumowanie nowości lipiec 2024
Lipiec przyniósł wiele nowości - możliwość połączenia Fakturowni z kontem bankowym, funkcję OCR czy włączenie nowego sposobu płatności online i wiele więcej! Zapraszamy na przegląd lipcowego podsumowania.
Podsumowanie nowości czerwiec 2024
Czerwiec przyniósł sporo istotnych nowości w naszym systemie, które z pewnością usprawnią Twoją codzienną pracę. Niezależnie od tego, czy jesteś nowym użytkownikiem, czy długoletnim klientem, znajdziesz tu coś, co pomoże Ci jeszcze lepiej wykorzystać możliwości naszego systemu. Zapraszamy do lektury i odkrywania nowości, które wprowadziliśmy w czerwcu!
Testuj wszystkie funkcje przez 30 dni bez opłat
Jak zmienić biuro rachunkowe?
Prowadzenie firmy jest nierozerwalnie związane z prowadzeniem księgowości. Chociaż dla wielu osób prawo podatkowe i stosy faktur czy umów stanowią największy koszmar w byciu przedsiębiorcą, nie taki diabeł straszny jak go malują!
Sandra Wiśniewska
Phishing - jak zadbać o swoje bezpieczeństwo i nie dać się oszustom?
W erze cyfrowej, gdzie większość naszych aktywności przeniosła się do Internetu, zjawisko phishingu staje się coraz bardziej powszechne i wyrafinowane.
Narzędzia, które usprawnią Twoją codzienną pracę w firmie
Prowadzenie przedsiębiorstwa to nie tylko ogromna odpowiedzialność, ale również ciągły rozwój i dostosowywanie funkcjonowania firmy do nieustannie zmieniających się standardów rynku.
Prowadzenie firmy
Dokument nieksięgowy: co to jest i jakie są rodzaje dokumentów nieksięgowych?
Dokumenty nieksięgowe to pojęcie, które rzadko jest używane w języku rachunkowości, choć tego rodzaju dokumenty bardzo często funkcjonują w praktyce. To nic innego jak swoiste oferty cenowe składane klientom. W systemie Fakturownia możesz bez trudu wygenerować własny dokument nieksięgowy, a następnie przesłać go do kontrahenta lub na jego podstawie wystawić fakturę VAT.
Więcej o dokumentach nieksięgowych oraz ich tworzeniu przeczytasz w poniższym artykule.
Sandra Wiśniewska, Ewelina Helbrecht
JDG: Wszystko, co musisz wiedzieć o prowadzeniu własnej firmy
Jeśli myślisz o założeniu własnej firmy, z pewnością zadajesz sobie pytanie jakie są koszty prowadzenia działalności gospodarczej.
Składka zdrowotna. Jakie zmiany czekają przedsiębiorców w 2025?
W przyszłym roku przedsiębiorcy mogą spodziewać się zmian w zasadach obliczania składki zdrowotnej. Chociaż zmiany prognozowane są dopiero na rok 2025, już teraz możemy dowiedzieć się czego należy się spodziewać po nadchodzącym roku. Wielu deklaruje, że nowelizacja przepisów to spora korzyść dla przedsiębiorców.