Faktury wystawiane online nie są obowiązkowe, ale cieszą się coraz większą popularnością. Choć przepisy prawa nie wymagają, by były wystawione za pomocą profesjonalnych narzędzi, to o wiele łatwiej przygotować je właśnie w stworzonych przez specjalistów programach. Wiele z nich to usługi płatne. Można jednak także znaleźć darmowe rozwiązania. Jak wystawić fakturę online za darmo?

Według badań Millward Brown przeprowadzonych w 2020 roku na zlecenie firmy BillBird S.A, 45 proc. Polaków korzysta z faktur elektronicznych. W 2015 roku procent ten wynosił 39. Można przypuszczać, że dziś klientów i przedsiębiorców używających e-faktur jest jeszcze więcej. Małe firmy czy jednoosobowe działalności gospodarcze, które wystawiają pojedyncze faktury na przestrzeni miesiąca, szukają darmowych rozwiązań do wystawiania faktur. Gdzie można je znaleźć?

Faktury online za darmo

Choć na rynku dominują płatne programy i aplikacje, to znaleźć można wiele opcji darmowego wystawienia faktury elektronicznej. Często korzystanie z bezpłatnej oferty to forma przetestowania aplikacji. Bywają również nieodpłatne oferty, ale limitowane ilością miesięcznie wystawionych faktur. Obydwa rozwiązania ma w swoim cenniku fakturownia.pl (można zapoznać się z nim tutaj: https://fakturownia.pl/cennik). Każdy, kto jeszcze nie jest klientem i chciałby na własnej skórze przetestować możliwości, jakie daje - może bez żadnych umów, opłat instalacyjnych czy długoterminowych zobowiązań sprawdzić aplikację fakturownia.pl aż przez trzydzieści dni.

Inną możliwością, jakie dają programy do wystawiania faktur online, jest wybór darmowego pakietu. Oczywiście opcja bez abonamentu niesie za sobą pewne ograniczenia. Czasem jest to liczba faktur, jakie można miesięcznie wystawić. Innym razem - niewielka liczba klientów, których można dodać do systemu. 

W sieci dostępne są również darmowe strony, na których można wystawić fakturę. Niestety korzystanie z nich zazwyczaj nie jest zbyt komfortowe. Zdarza się, że nie mają odpowiednich protokołów, które gwarantują bezpieczne przechowywanie danych. Dość często nie posiadają też wielu cennych dla przedsiębiorcy rozwiązań - np. automatycznego uzupełniania czy możliwości stworzenia bazy klientów. Na pierwszy rzut oka takie funkcjonalności mogą wydawać się nieistotne, jednak każdy, kto choć raz z nich skorzystał, przekonał się, jaką generują oszczędność (bez)cennego czasu. W dodatku wiele darmowych programów “opłacana” jest koniecznością wyrażenia różnych zgód marketingowych i udostępnienia swoich danych (np. adresu e-mail).

Sprawdź także: Najważniejsze rzeczy, o których musisz pamiętać wystawiając faktury

Darmowa faktura online w fakturownia.pl

W programie do faktur online fakturownia.pl istnieją dwie możliwości korzystania z darmowego wystawiania faktur online. To wspomniana wcześniej opcja miesięcznego testowania oraz pakiet Micro.

Pakiet Micro (szczegóły można poznać tutaj: https://fakturownia.pl/cennik) to bezpłatna oferta skierowana dla każdego, kto wystawia niewielką ilość faktur miesięcznie. Trzy faktury miesięcznie Ci wystarczą? To właśnie jest pakiet skrojony na Twoje potrzeby! Choć darmowy, to jednak pełen cenionych udogodnień. Wystarczy tylko się zarejestrować, aby otrzymać:

• nielimitowaną ilość dokumentów kosztowych (ilość dokumentów kosztowych - wydatków, jakie można wystawić każdego miesiąca);
• nielimitowaną liczbę klientów (klienci, którym wystawiasz fakturę, automatycznie trafiają do bazy danych);
• system zapamiętywania raz dodanych produktów - to rozwiązanie sprawia, że podczas następnej sprzedaży system podpowie nazwę i nie trzeba wpisywać jej w całości;
• możliwość wyboru różnych szablonów faktur;
• bezproblemowy import i eksport danych (dokumentów, baz klientów i produktów);
• łatwe pobieranie danych z GUS (system umożliwia zaciągnięcie danych kontrahenta na podstawie numeru NIP, REGON lub KRS);
• rejestrację przychodów (można bardzo łatwo dodawać i archiwizować dokumenty przychodowe, a przez to łatwo prowadzić ewidencję przychodów firmy);
• rejestrację kosztów (analogicznie jak przychody można wprowadzać i archiwizować dokumenty wydatkowe i prowadzić ewidencję wydatków);
• możliwość druku faktury do formatu PDF;
• możliwość oznaczania statusu faktury (dzięki ustawieniu statusu faktury można generować raport o aktualnej kondycji finansowej firmy);
• nadzór transakcji gotówkowych (na podstawie dokumentów, w przypadku których płatność była wykonana gotówką oraz druków KP i KW, system przedstawia podsumowanie stanu kasy w danej chwili);
• sprawdzanie poprawności numeru NIP polskich firm;
• możliwość korzystania z aplikacji mobilnej;
• wysyłanie faktur i ich kopii e-mailem;
• możliwość wystawienia faktur pro forma, faktur zaliczkowych, kwotowych, końcowych, walutowych, z odwrotnych obciążeniem, faktury MP, RR, faktur marża, faktur korygujących, not korygujących etc.;
• fakturę OSS (dostępność numeru identyfikacji podatkowej w bazie VIES jest sprawdzana przez system, a domyślna stawka podatku zostaje automatycznie naliczona;
• numerowanie faktur według własnego sposobu 
• możliwość zdefiniowania przez użytkownika procentu podatku VAT;
• zdefiniowanie rabatowania (rabat kwotowy lub procentowy);
• możliwość ustawienia zdefiniowanego podpisu;
• możliwość zablokowania edycji faktur;
• blokadę edycji numeru konta;
• kontrolę płatności (na liście faktur można uruchomić opcję wysyłania powiadomień o niezapłaconych fakturach lub wystawić notę odsetkową);
• wystawienie faktury w dowolnej walucie (kilkadziesiąt do wyboru);
• ustawienia własnego kursu walut na fakturze;
• przeliczanie po kursie NBP (można automatycznie przewalutować fakturę);
• wystawienia faktury w języku obcym lub dwujęzycznej;
• wybranie języka interfejsu (angielski, niemiecki, francuski lub hiszpański);
• przypisanie strefy czasowej do konta użytkownika, by faktury wystawiały się z datą, odpowiadającą miejscu ich wystawienia;
• kategoryzowanie dokumentów, klientów, produktów’;
• integrację z CRM Sugester;
• umieszczenie własnego logo i pieczęci na fakturze;
• najwyższy poziom zabezpieczenia (protokół SSS);
• integrację ze sklepem internetowym;
• API Fakturowni.

Sprawdź także: Faktury ustrukturyzowane (e-faktury) - 10 rzeczy, które musisz o nich wiedzieć

Czy można wystawić za darmo fakturę w Wordzie?

Ustawodawca nie precyzuje, w jakim programie faktura musi być wystawiona, żeby była uznana jako poprawny dokument. Jak stanowi art. 2 pkt 32 u.p.t.u., przez fakturę elektroniczną rozumie się fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym. Fakturami elektronicznymi są zatem faktury wysyłane w formie ustrukturyzowanych komunikatów (jak np. XML), jak i w innych formatach elektronicznych (np. w formacie PDF). Muszą zawierać jednak wszystkie obowiązkowe elementy. Choć Polski Ład ograniczył nieco liczbę pozycji, które koniecznie trzeba podać, ta lista nadal jest długa (pod względem formalnym nie różni się niczym od wersji papierowej).

Z przepisów wynika, że każdy może wystawić fakturę przygotowując ją np. w programie Word czy Excel. Jeżeli jednak wystawiamy kilka faktur w miesiącu, takie rozwiązanie jest po prostu niewygodne. Stworzenie szablonu, który będzie zawierał wszystkie wymagane informacje, jest czasochłonne. W dodatku wystawienie faktury bez laptopa czy komputera jest uciążliwe. Do tego, kiedy nie mamy pliku zapisanego chmurze, nie mamy możliwości odtworzenia potrzebnych danych. 

Stworzony we własnym zakresie szablon nie ma także dodatkowych udogodnień - np. nie generuje raportów, nie sprawdza danych w bazie, etc. Może też okazać się, że zapomnimy o wpisaniu jakiejś wymaganej przez przepisy pozycji i dokument nie będzie poprawny.

Sprawdź także: Krajowy System e- Faktur i faktura ustrukturyzowana - koszmar czy ułatwienie dla podatników?

Dlaczego warto korzystać z faktur online za darmo i tych płatnych?

Faktury online to bardzo wygodne rozwiązanie zarówno dla wystawiającego je przedsiębiorcy, jak i klienta. Po pierwsze oszczędzają sporo miejsca. Są przechowywane w chmurze i nie trzeba martwić się o przestrzeń potrzebną na zmagazynowanie i właściwe przechowywanie. Są ekologiczne i tańsze. W dodatku, korzystając z programu czy aplikacji do e-faktur, możemy wystawiać je w każdym miejscu na ziemi, w którym jest internet. Można je również natychmiast wysłać do kontrahenta. Klienci także coraz częściej, jak pokazują wspomniane na początku badania, wolą otrzymać fakturę cyfrową niż tradycyjną papierową. Warto sięgać po sprawdzone narzędzia do wystawiania faktur. Dobrym pomysłem jest rozpoczęcie współpracy z nimi od wykorzystania darmowej wersji. Zawsze bez problemu możemy przejść na nieco droższy (zwykle kosztuje on kilkanaście złotych miesięcznie) pakiet.