Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralna platforma Ministerstwa Finansów, która od 2022 r. działa w formule dobrowolnej, a od 2026 r. stanie się obowiązkowa dla wszystkich podatników VAT. System wprowadza jednolity standard faktur ustrukturyzowanych w formacie XML i pozwala je wystawiać, przesyłać, odbierać oraz archiwizować w jednym miejscu.
Zgodnie z KSeF faktura zostaje uznana za wystawioną dopiero w chwili jej przesłania do systemu i nadania numeru identyfikującego. Jednocześnie dokument automatycznie uznaje się za doręczony nabywcy, nawet jeśli ten nie otworzył go jeszcze w swoim systemie.
Niezapłacona faktura w KSeF to faktura, która została prawidłowo wystawiona, przesłana do systemu i otrzymała swój unikalny identyfikator, lecz kontrahent nie uregulował należności w terminie. Wprowadzenie KSeF nie zmienia w tym zakresie ogólnych przepisów – nadal obowiązują zasady dotyczące terminów płatności, odsetek ustawowych i ewentualnych sankcji za opóźnienia.
Dla sprzedawcy oznacza to konieczność monitorowania terminów płatności i podjęcia działań w razie zwłoki, np. naliczenia odsetek czy wszczęcia procedury windykacyjnej. Dla nabywcy natomiast faktura widniejąca w KSeF nadal daje możliwość odliczenia VAT na zasadach ogólnych.
Warto podkreślić, że faktura w KSeF pozostaje dostępna przez 10 lat, co znacznie ułatwia archiwizację i kontrole. Trzeba jednak pamiętać, że system nie generuje automatycznych przypomnień o płatności – to przedsiębiorca musi sam zadbać o ich monitorowanie.
1. Monitorowanie statusu faktury
Pierwszym krokiem jest zawsze sprawdzenie statusu dokumentu w KSeF – czy został on poprawnie zarejestrowany i czy kontrahent go odebrał. System generuje Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO), które stanowi dowód dostarczenia faktury.
2. Wysłanie upomnienia
Jeżeli termin płatności minął, dobrym rozwiązaniem jest wysłanie kontrahentowi pisemnego upomnienia – e-maila, wiadomości z systemu księgowego lub tradycyjnego listu. Choć nie jest to prawny obowiązek, często pozwala rozwiązać sprawę bez konieczności dalszych kroków.
3. Naliczenie odsetek i wystawienie noty odsetkowej
Jeśli należność została opłacona z opóźnieniem, Od dnia następującego po terminie płatności sprzedawca ma prawo naliczyć ustawowe odsetki za opóźnienie. W tym celu już poza KSeF wystawia się notę odsetkową.
4. Działania windykacyjne
W przypadku dalszego braku zapłaty przedsiębiorca może sięgnąć po narzędzia windykacyjne: negocjacje z kontrahentem, wezwanie do zapłaty w formie notarialnej, a ostatecznie skierowanie sprawy do sądu i egzekucję komorniczą.
5. Rozliczenia podatkowe
Nawet jeśli płatność nie wpłynęła, sprzedawca ma obowiązek rozliczyć VAT należny w dacie dostawy towaru lub wykonania usługi. Niezapłacona faktura nie zwalnia z obowiązków podatkowych.
Centralizacja danych sprawia, że przedsiębiorcy mają dostęp do pełnej historii swoich faktur w jednym miejscu, bez konieczności przechowywania papierowych segregatorów czy plików PDF. Każdy dokument jest archiwizowany automatycznie, Choć KSeF nie przewiduje dodatkowych sankcji za brak zapłaty, jego transparentność sprawia, że nierzetelni kontrahenci trudniej mogą ukrywać opóźnienia. Dostęp do bieżących danych ułatwia też prowadzenie windykacji i szybsze reagowanie na problemy z płatnościami.
Warto już teraz wdrożyć rozwiązania, które ułatwią płynne przejście na obowiązkowy system:
Dzięki temu przedsiębiorca nie tylko przygotuje się na obowiązkowe przepisy, ale także zwiększy bezpieczeństwo i kontrolę nad należnościami.
Niezapłacone faktury KSeF nie różnią się w skutkach prawnych od tradycyjnych, jednak cyfrowa platforma daje przedsiębiorcom większą kontrolę i transparentność nad obiegiem dokumentów. Kluczem jest bieżące monitorowanie statusów płatności, szybkie reagowanie na opóźnienia i korzystanie z narzędzi automatyzujących procesy finansowe.
Jeśli chcesz w pełni wykorzystać potencjał KSeF, a jednocześnie uprościć proces wystawiania faktur, kontrolowania płatności i integracji z księgowością – wypróbuj Fakturownię. To intuicyjny system, który nie tylko obsługuje KSeF, ale także automatyzuje przypomnienia o płatnościach i ułatwia codzienną pracę przedsiębiorców.
Wypróbuj za darmo przez 30 dni. Bez opłat instalacyjnych i długotrwałych zobowiązań.