Agata Olejniczak, 2021-10-15
Ministerstwo Finansów pracuje nad wprowadzeniem Krajowego Systemu e-Faktur. Pierwotnie rozwiązanie to miało zacząć działać w październiku 2021 roku, ale już teraz wiemy, że wystartuje w styczniu 2022 i w pierwszym okresie korzystanie z niego będzie dobrowolne. Docelowo jednak wszystkie podmioty gospodarcze będą zmuszone wystawiać specjalny rodzaj e-faktur.
Definicja faktury elektronicznej istnieje już od 2004 roku (art. 2 pkt 32 ustawy z 11 marca 2004 o podatku od towarów i usług). Jej mianem określa się faktury w formie elektronicznej wystawione oraz otrzymane w dowolnym formacie elektronicznym. To nic innego jak elektroniczny odpowiednik papierowej, tradycyjnej faktury. Samo pojęcie faktury ustrukturyzowanej nie zostało zdefiniowane w ustawie. Wiemy natomiast na mocy regulacji Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/55/UE z 16 kwietnia 2014 roku, że jej głównym celem jest ograniczenie przeszkód w handlu w Unii Europejskiej spowodowanych istnieniem różnych wymogów prawnych i norm technicznych.
W ustawie z 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym (tekst jedn. Dz.U. z 2020 r. poz. 1666) czytamy, iż faktura ustrukturyzowana to faktura elektroniczna spełniająca wymogi określone w art. 2 pkt 32 ustawy o VAT. A to oznacza, że można ją przesyłać przez platformę do wysyłania i odbierania faktur elektronicznych pomiędzy współpracującymi ze sobą partnerami.
Przejdźmy jednak do jeszcze bardziej zrozumiałej definicji oraz innych kwestii, które w kontekście e-faktur warto znać.
Faktura ustrukturyzowana to faktura elektroniczna, która zawiera odpowiednie informacje (określone w przepisach), formę oraz jest zapisana w konkretnym formacie elektronicznym np. XML. Format musi umożliwić właściwe odczytywanie oraz przetwarzanie danych, które zostały zawarte na dokumencie (np. datę sprzedaży, datę wystawienia, dane kontrahentów, kwoty itd.). Informacje zawarte na fakturze nie są zapisane zatem w formie obrazu, a znaczników, które przekazują potrzebne dane w ustrukturyzowany sposób (stąd nazwa - faktura ustrukturyzowana). Warto wiedzieć, że język formatu XML nie będzie czytelny dla człowieka. Przetworzy i odczyta go za to dany program księgowy pracujący z danym formatem. Zwykła faktura w formacie PDF nie będzie mogła zostać odczytana przez tego typu systemy. Więcej na ten temat znajdziesz w punkcie nr 6 w dalszej części artykułu.
Ministerstwo Finansów przytacza cały szereg korzyści, które płyną z faktu stosowania faktur ustrukturyzowanych. Są to m.in.:
- lepsza efektywność pracy z racji automatycznego księgowania;
- łatwe porównywanie faktur z racji ich ujednolicenia;
- mniejsze koszty obsługi księgowej;
- minimalizacja ryzyka pomyłek przy księgowaniu;
- większe możliwości zamówień na terenie UE;
- mniejsze ryzyko przeoczenia faktur (np. wysyłanych jako załączniki w mailach).
Ministerstwo Finansów pracuje nad wdrożeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), który da polskim przedsiębiorcom możliwość wystawiania i otrzymania faktur ustrukturyzowanych. Każdy z podatników będzie mógł założyć sobie w systemie indywidualne konto, skąd będzie mógł wysyłać faktury ustrukturyzowane. Zostanie im nadany indywidualny numer.
Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur ma przynieść dla podatników mnóstwo korzyści. Oto one:
- krótszy do 40 dni termin zwrotu podatku;
- brak konieczności posiadania dokumentacji, która potwierdza uzgodnienie oraz spełnienie warunków do obniżenia podstawy opodatkowania. A to oznacza, że pomniejszenie podstawy opodatkowania będzie mogło mieć miejsce już w okresie rozliczeniowym wystawienia korekty;
- przyspieszenie obrotu dokumentów;
- brak ryzyka zniszczenia czy zagubienia dokumentów.
Ustawa miała wejść w życie 1 października 2021. Termin wdrożenia został przesunięty o 3 miesiące. Wejdzie zatem w życie 1 stycznia 2022 roku. Na początku korzystanie z ww. systemu będzie dobrowolne. Używanie platformy i faktur ustrukturyzowanych stanie się obowiązkowe od 1 stycznia 2023 roku.
Dotychczas znane nam faktury elektroniczne to przede wszystkim te w formacie PDF. Informacje zawarte na takim dokumencie są zrozumiałe i czytelne. Na rynku znajdziemy sporo systemów typu OCR, których funkcjonalności pozwalają na optyczne rozpoznawanie znaków (np. OCR w Fakturowni - dowiedz się więcej).
Elektroniczna faktura ustrukturyzowana niesie konkretne informacje w odpowiednim formacie, który odczytują tylko specjalne programy (np. księgowe). W praktyce oznacza to, że można automatycznie przekazywać dane z faktur pomiędzy programami księgowymi bez udziału człowieka.
Trudno jednoznacznie odpowiedzieć jeszcze na to pytanie. Natomiast wiadomo już, że podatnik chcąc wystawić fakturę ustrukturyzowaną, będzie musiał mieć dostęp do platformy. Podobnie w przypadku możliwości otrzymania dokumentu. System będzie archiwizował dokumenty przez 10 lat sprawdzając po drodze ich poprawność. Będzie również wysyłał powiadomienia o otrzymaniu dokumentu itp.
Co jeśli przedsiębiorcy korzystają z konkretnych systemów księgowych czy fakturowych (jak np. Fakturownia.pl?). Wówczas tego typu programy będą musiały zostać zintegrowane z Krajowym Systemem e-Faktur (wystawianie faktur sprzedaży, korekty, odbiór faktur zakupu itd.).
Zapewne Ministerstwo Finansów przygotuje plan sytuacji awaryjnych zapewniając stałą pomoc techniczną. Nie wiadomo jednak, jak dokładnie będzie to wyglądało.
Celem Krajowego Systemu e-Faktur jest nie tylko ułatwienie przedsiębiorcom ich codziennej pracy, ale też przechwytywanie przez Ministerstwo Finansów błędów i oszustw podatkowych. Z pewnością dużym minusem będzie brak możliwości poprawienia faktury przed wprowadzeniem jej do obrotu (tak jak teraz często ma to miejsce). Nie będzie też już możliwe stosowanie uproszczeń w fakturowaniu oraz rozliczaniu VAT.
Przepisy te nie będą miały w tym przypadku zastosowania. Nie będzie bowiem możliwości zniszczenia czy zagubienia faktury ustrukturyzowanej. Duplikaty zatem przestaną być potrzebne.
Wszelkie aktualności związane z tematem Krajowego Systemu e-Faktur oraz faktur ustrukturyzowanych będziemy zamieszczać na blogu Fakturownia.pl.