Faktury ustrukturyzowane, fakturownia, vat, faktura

Faktury ustrukturyzowane i KSeF – 9 rzeczy, które musisz o nich wiedzieć

Spis treści:

Aktualizacja: lipiec 2025

Faktura ustrukturyzowana to elektroniczna faktura w formacie XML, która jest wystawiana i przetwarzana przez Krajowy System e-Faktur (KSeF). Od 1 kwietnia 2026 roku wystawianie faktur w KSeF będzie obowiązkowe dla wszystkich podatników VAT.

9 rzeczy, które warto wiedzieć o fakturach ustrukturyzowanych i KSeF

Sprawdź także: Krajowy System e-Faktur - czym jest i jak wygląda integracja z Fakturownią?

1. Co to jest faktura ustrukturyzowana?

Faktura ustrukturyzowana to faktura elektroniczna, która zawiera odpowiednie informacje (określone w przepisach), formę oraz jest zapisana w konkretnym formacie elektronicznym XML. Format musi umożliwić właściwe odczytywanie oraz przetwarzanie danych, które zostały zawarte na dokumencie (np. datę sprzedaży, datę wystawienia, dane kontrahentów, kwoty itd.).

Informacje zawarte na fakturze nie są zapisane zatem w formie obrazu, ale pól i znaczników, które przekazują potrzebne dane w ustrukturyzowany sposób (stąd nazwa - faktura ustrukturyzowana). Warto wiedzieć, że język formatu XML nie jest wygodny do odczytu dla człowieka. Przetworzy i odczyta go za to dany program księgowy pracujący z danym formatem. Zwykła faktura w formacie PDF nie będzie mogła zostać odczytana przez tego typu systemy.

2. Jakie są korzyści z korzystania z faktur ustrukturyzowanych?

Ministerstwo Finansów przytacza cały szereg korzyści, które płyną z faktu stosowania faktur ustrukturyzowanych. Są to m.in.:

  • lepsza efektywność pracy z racji automatycznego księgowania,
  • łatwe porównywanie faktur z racji ich ujednolicenia,
  • mniejsze koszty obsługi księgowej,
  • minimalizacja ryzyka pomyłek przy księgowaniu,
  • większe możliwości zamówień na terenie UE,
  • mniejsze ryzyko przeoczenia faktur (np. wysyłanych jako załączniki w mailach).

3. Co to jest Krajowy System e-Faktur (KSeF)?

Ministerstwo Finansów wdrożyło do dobrowolnego stosowania Krajowy System e-Faktur (KSeF), który daje polskim przedsiębiorcom możliwość wystawiania i otrzymania faktur ustrukturyzowanych. Każdy z podatników będzie mógł się zalogować do KSeF założyć sobie w systemie indywidualne konto, skąd będzie mógł wysyłać faktury ustrukturyzowane. Tak wystawionej fakturze zostanie nadany indywidualny numer.

4. Jakie korzyści ma zapewnić Krajowy System e-Faktur?

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur ma przynieść dla podatników wiele korzyści. Oto one:

  • skrócenie do 40 dni terminu zwrotu podatku VAT,
  • brak konieczności posiadania dokumentacji, która potwierdza uzgodnienie oraz spełnienie warunków do obniżenia podstawy opodatkowania. A to oznacza, że pomniejszenie podstawy opodatkowania będzie mogło mieć miejsce już w okresie rozliczeniowym wystawienia korekty,
  • przyspieszenie obrotu dokumentów,
  • brak ryzyka zniszczenia czy zagubienia dokumentów.

5. Kiedy Krajowy System e-Faktur zacznie działać, a faktury ustrukturyzowane obowiązywać? 

Od stycznia 2022 korzystanie z ww. systemu jest dobrowolne. Używanie platformy i faktur ustrukturyzowanych stanie się obowiązkowe w I etapie w lutym 2026 (dla dużych podmiotów, przekraczających 200 mln pln obrotów w 2024 r.), a w II etapie – w kwietniu 2026 dla pozostałych podatników czynnych).

6. Faktura ustrukturyzowana a standardowa faktura elektroniczna – różnice

Dotychczas znane nam faktury elektroniczne to przede wszystkim te w formacie PDF. Informacje zawarte na takim dokumencie są zrozumiałe i czytelnie zwizualizowane. Na rynku znajdziemy sporo systemów typu OCR, których funkcjonalności pozwalają na optyczne rozpoznawanie znaków (np. OCR w Fakturowni - dowiedz się więcej). 

Faktura ustrukturyzowana niesie konkretne informacje w odpowiednim formacie, który odczytają np. programy sięgowe czy oprogramowanie do elektronicznego obiegu dokumentów. W praktyce oznacza to możliwość automatycznego przekazywania danych z faktur pomiędzy programami księgowymi bez udziału człowieka czy usprawnienie obiegu dokumentów i procesu ich akceptacji w ramach organizacji.

7. Jak będzie działał Krajowy System e-Faktur? 

Podatnik chcąc wystawić lub otrzymać fakturę ustrukturyzowaną, będzie mógł skorzystać z darmowego narzędzia udostępnionego przez MF jakim jest Aplikacja Podatnika lub skorzystać z oprogramowania komercyjnego pozwalającego na łączenie się z KSeF po API (np. Fakturownia czy systemy finansowo-księgowe). Faktura uznana będzie za doręczoną kupującemu po nadaniu jej przez system KSeF specjalnego numeru identyfikacji. System będzie archiwizował dokumenty przez 10 lat,. 

Co jeśli przedsiębiorcy korzystają z konkretnych systemów księgowych czy fakturowych (jak np. Fakturownia?). W Fakturowni powstała już podstawowa integracja z KSeF - sprawdź, jak wygląda.

Tutorial integracji dostępny na naszym kanale w serwisie YouTube. Obejrzyj film:

8. Co się stanie, gdy Krajowy System e-Faktur się popsuje?

Ministerstwo Finansów udostępniło tryb offline/offline24, za pomocą którego bedzie można wystawić fakturę i zarejestrować ją w KSeF podczas awarii. Tryb offline24 pozwala wystawić fakturę bez komunikacji z systemem Ministerstwa Finansów – pod warunkiem, że dokument trafi do KSeF do końca następnego dnia roboczego oraz wydruk lub pdf zostanie opatrzony dodatkowymi kodami QR.

9. Co z przepisami regulującymi wystawianie duplikatów faktur w przypadku faktur ustrukturyzowanych? 

Przepisy te nie będą miały w tym przypadku zastosowania. Nie będzie bowiem możliwości zniszczenia czy zagubienia faktury ustrukturyzowanej. Duplikaty zatem przestaną być potrzebne. 

Wszelkie aktualności związane z tematem Krajowego Systemu e-Faktur oraz faktur ustrukturyzowanych będziemy zamieszczać na blogu Fakturowni.

Koniecznie obejrzy także webinary Fakturowni o KSeF:

Zobacz więcej wpisów