W skrócie: Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralny, rządowy system Ministerstwa Finansów, w którym przedsiębiorcy wystawiają, wysyłają i odbierają faktury ustrukturyzowane w jednym formacie XML. Od 2026 roku korzystanie z niego jest obowiązkowe, etapami: od 1 lutego 2026 r. dla największych firm, od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych, a od 1 stycznia 2027 r. dla najmniejszych. Odbierać faktury przez KSeF muszą jednak wszyscy przedsiębiorcy już od 1 lutego 2026 r. Każda faktura przesłana do KSeF otrzymuje unikalny numer KSeF, który ją identyfikuje.
Jeśli prowadzisz firmę i wystawiasz faktury, warto wiedzieć, na czym polega KSeF, jak przygotować się do zmian i jak wygląda integracja z programem do faktur, takim jak Fakturownia.
Krajowy System e-Faktur zakłada wprowadzenie do obiegu faktur ustrukturyzowanych, które stopniowo zastępują dotychczasowe metody fakturowania. Obowiązek korzystania z KSeF Ministerstwo Finansów wprowadziło etapami – od 1 lutego 2026 r. dla największych podatników i od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych firm.
Sprawdź także: Kompendium wiedzy o KSeF od Fakturowni
Fakturownia to prosty system, do zarządzania przychodami i wydatkami, a także całymi finansami firmy.
Zarejestruj się w Fakturownia.pl
Jak działa Krajowy System e-Faktur?
System działa od początku 2022 roku, a od 2026 roku korzystanie z niego jest obowiązkowe. Obowiązek wystawiania faktur w KSeF wszedł w życie etapami: od 1 lutego 2026 r. objął największych podatników (ze sprzedażą powyżej 200 mln zł w 2024 r.), od 1 kwietnia 2026 r. – pozostałych przedsiębiorców, a od 1 stycznia 2027 r. obejmie najmniejsze firmy.
Niezależnie od tych terminów, odbieranie faktur przez KSeF jest obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorców od 1 lutego 2026 r. KSeF umożliwia wystawianie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych w formie elektronicznej, zgodnej z określonym schematem XML.
Docelowo ma zapewnić przedsiębiorcom szybszy zwrot VAT, zniesienie obowiązku składania pliku JPK_FA oraz pełną automatyzację obiegu dokumentów. Krajowy System e-Faktur ma również usprawnić wysyłanie, odbieranie i archiwizowanie faktur, a także ujednolicić strukturę danych we wszystkich dokumentach sprzedaży.
Korzyści z KSeF dla przedsiębiorcy:
- szybszy zwrot VAT – w 40 zamiast 60 dni
- brak obowiązku składania pliku JPK_FA
- dostęp do faktur w systemie przez 10 lat, bez samodzielnego archiwizowania
- faktury trafiają do odbiorcy niemal w czasie rzeczywistym
- mniej pomyłek dzięki jednolitej strukturze danych
Sprawdź także: Zmiany w harmonogramie wdrożenia KSeF: Co to oznacza dla polskich przedsiębiorstw?
Co to jest faktura ustrukturyzowana?
Pojęcie e-faktury ustrukturyzowanej w odniesieniu do KSeF znacznie różni się od znanych dotąd typów dokumentów. Jest to zupełnie nowy, zdefiniowany przez Ministerstwo Finansów schemat faktury elektronicznej, opracowany specjalnie na potrzeby działania systemu KSeF.
Od 2022 roku faktura ustrukturyzowana stała się trzecim dopuszczalnym formatem dokumentu sprzedaży – obok faktur papierowych i tradycyjnych faktur elektronicznych (np. PDF przesyłany e-mailem).
Cechą charakterystyczną faktury ustrukturyzowanej jest to, że ma jeden, narzucony format i jest przesyłana przez KSeF. W praktyce oznacza to, że:
- jest zapisana w pliku XML zgodnym z wzorem FA(3) Ministerstwa Finansów
- po przesłaniu do KSeF otrzymuje unikalny numer KSeF
- jest przechowywana w KSeF przez 10 lat, bez konieczności samodzielnego archiwizowania
- uznaje się ją za doręczoną kontrahentowi w momencie nadania numeru KSeF
Sprawdź także: Faktury ustrukturyzowane (e-faktury) - 10 rzeczy, które musisz o nich wiedzieć
Integracja Fakturowni z Krajowym Systemem e-Faktur
Integracja z KSeF to połączenie Twojego programu do faktur z Krajowym Systemem e-Faktur, dzięki któremu wysyłasz i pobierasz faktury automatycznie, bez ręcznego logowania do rządowego systemu.
Integracja Fakturowni z KSeF 2.0 jest już dostępna i działa zgodnie z aktualnymi wytycznymi Ministerstwa Finansów (struktura FA(3)). Jest bezpłatna w każdym abonamencie, a jej uruchomienie zajmuje kilka minut.
Dzięki integracji Fakturowni z KSeF możesz bezpośrednio z konta w Fakturowni:
- wysyłać faktury sprzedażowe do KSeF (automatycznie lub ręcznie),
- pobierać faktury zakupowe (kosztowe) z KSeF,
- sprawdzać status wysyłki dokumentów i ewentualne błędy
Zobacz też: Jak połączyć Fakturownię z KSeF 2.0 – Uwierzytelnienie automatyczne integracji oraz Jak połączyć Fakturownię z KSeF 2.0 - Uwierzytelnienie manualne
Cały czas rozwijamy integrację i system – dodajemy nowe funkcje oraz aktualizujemy obecne, żeby Fakturownia spełniała wszystkie wymogi KSeF, a korzystanie z e-fakturowania było spokojne i bezproblemowe. Opis wszystkich zmian w systemie znajdziesz na stronie Aktualizacji. Przygotowaliśmy też stronę FAQ z odpowiedziami na najczęstsze pytania o KSeF, żeby wiedza była zawsze pod ręką i żeby nic Cię nie zaskoczyło.
Najczęściej zadawane pytania o KSeF
1. Od kiedy KSeF jest obowiązkowy?
Obowiązek wystawiania faktur w KSeF wchodzi etapami: od 1 lutego 2026 r. dla firm ze sprzedażą powyżej 200 mln zł w 2024 r., od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podatników i od 1 stycznia 2027 r. dla najmniejszych firm. Odbieranie faktur przez KSeF jest obowiązkowe dla wszystkich od 1 lutego 2026 r.
2. Dla kogo KSeF jest obowiązkowy?
KSeF obejmuje docelowo wszystkich podatników VAT prowadzących działalność w Polsce – zarówno czynnych, jak i zwolnionych. Termin wejścia obowiązku zależy od wielkości firmy (zobacz harmonogram wyżej).
3. Czy KSeF jest obowiązkowy dla małych firm i jednoosobowych działalności?
Tak. Najmniejsze firmy, w tym jednoosobowe działalności, zostaną objęte obowiązkiem wystawiania faktur w KSeF od 1 stycznia 2027 r. Do 31 grudnia 2026 r. obowiązuje okres przejściowy – faktury o łącznej wartości do 10 000 zł miesięcznie można jeszcze wystawiać poza KSeF.
4. Czy Fakturownia jest zintegrowana z KSeF?
Tak. Integracja Fakturowni z KSeF 2.0 jest dostępna i bezpłatna w każdym abonamencie. Pozwala automatycznie wysyłać faktury sprzedażowe i pobierać faktury kosztowe bezpośrednio z konta w Fakturowni.
5. Jak połączyć Fakturownię z KSeF?
Integrację uruchomisz w koncie Fakturowni w zakładce Ustawienia > Integracje i dodatki > KSeF, klikając „Aktywuj” i przechodząc autoryzację. Szczegółową instrukcję krok po kroku znajdziesz w Bazie Wiedzy.
6. Czym różni się numer KSeF od tokenu?
Numer KSeF to unikalny identyfikator nadawany każdej fakturze przez system. Token to osobny, 40-znakowy klucz przypisany do firmy, służący do uwierzytelnienia w KSeF – nie jest tym samym co numer faktury.
7. Co to jest faktura ustrukturyzowana?
Faktura ustrukturyzowana to faktura wystawiona w jednolitym formacie XML (wzór FA(3)) i przesłana przez KSeF. Po przyjęciu przez system otrzymuje numer KSeF i jest uznawana za doręczoną kontrahentowi.
Zobacz więcej wpisów