Masz pytania dotyczące KSeF? Odpowiadamy

Obecnie pracujemy nad nową wersją integracji KSeF 2.0, zgodną z najnowszymi wytycznymi Ministerstwa Finansów. Wyłączyliśmy wcześniejszą wersję demo (1.0) po zamknięciu środowiska testowego przez Ministerstwo. Możesz zapisać się na listę oczekujących, aby jako jeden z pierwszych otrzymać dostęp do testów nowej wersji. Wypełnij formularz, a powiadomimy Cię, gdy integracja będzie gotowa.

Tak, planujemy udostępnić wersję beta do testowania dla naszych użytkowników w grudniu tego roku.

Nie. Dla każdego użytkownika naszego systemu, integracja Fakturowni z KSeF będzie dostępna za darmo, niezależnie od wybranego abonamentu, również w planie Micro. To oznacza, że wszystkie faktury sprzedażowe i zakupowe będzie można wysyłać i odbierać z KSeF bez dodatkowych opłat.

Tak, integracja będzie działała w tle – każda wystawiona faktura sprzedażowa trafi automatycznie do KSeF. Jeśli wolisz, będziesz mógł też wysyłać faktury ręcznie. Podobnie z odbieraniem dokumentów – faktury będą pobierane automatycznie co 4 godziny albo na żądanie użytkownika.

Pracujemy nad tym, żeby aktywowanie integracji było proste i intuicyjne. Jeśli włączenie integracji będzie wiązało się z jakimiś zmianami w ustawieniach na Twoim koncie, wyświetlimy Ci dokładne informacje, jakich zmian należy dokonać. Natomiast jeśli konfiguracja konta będzie zgodna z KSeF, to wystarczy jednorazowo aktywować integrację. Aby mieć pewność, że Twoje konto w Fakturowni jest zintegrowane z aktualnymi wymogami KSeF, śledź nasze Aktualizacje.

Tak, po API będzie możliwe pobranie takich danych jak: status, numer faktury, rodzaj błędu, data wystawienia dokumentu oraz data wysyłki do KSeF.

W razie awarii KSeF nadal będzie można wystawiać faktury w Fakturowni i oznaczać je do wysyłki. System je zapisze, a następnie automatycznie prześle do KSeF w trybie offline, gdy tylko system KSeF ponownie zacznie działać.

Fakturownia nie będzie kompatyblina z odpowiednikami KSeF na rynkach zagranicznych, natomiast hiszpańska wersja Fakturowni – Bitfactura, będzie zintegrowana z VeriFactu (hiszpański KSeF).

Na tym etapie dajemy możliwość ręcznego eksportu, aby klienci oswoili się z wysyłką faktur do KSeF. Równocześnie prowadzimy prace nad nową wersją integracji z KSeF, do której testowania możesz się zapisać przez formularz na naszej stronie.

Tak, wyeksportuj dokumenty z programu zewnętrznego, następnie zrób import faktur do systemu Fakturownia, a potem masowo zaznacz dokumenty na liście i wybierz funkcję Wyślij faktury do KSeF.

Wszystkie aktualizacje związane z dostosowaniem programu do wymagań KSeF dodajemy tutaj. W naszej Bazie Wiedzy znajdziesz też opis funkcji, które bezpośrednio lub pośrednio łączą się z tematem KSeF. Pamiętaj też, by regularnie zaglądać do changeloga w systemie, gdzie pojawiają się wszystkie ważne komunikaty i nowości dotyczące Fakturowni.

Połączenie konta w Fakturowni z KSeF ułatwi wystawianie i odbieranie faktur z systemu KSeF. Nie ma wpływu na możliwość połączenia z KSeF Twojej księgowej. Aby Twoja księgowa mogła za pomocą swojego programu księgowego odczytywać Twoje faktury (lub wystawiać faktury w Twoim imieniu), musisz w systemie KSeF nadać swojej księgowej odpowiednie uprawnienia. Albo nadać księgowej uprawnienia do Fakturowni – wszystko zależy od modelu współpracy z księgową.

Tak, na liście faktur, w kolumnie "Status KSeF" będą widoczne informacje na temat poprawności wysłanego dokumentu lub ewentualnych błędów.

Po integracji Fakturowni z KSeF proces tworzenia dokumentów pozostaje bez zmian. Różnica dotyczy jedynie sposobu wysyłki – ręcznego lub automatycznego.

Przy integracji ręcznej po zapisaniu dokumentu będą dostępne dwa przyciski:

• Zapisz i wyślij do KSeF – widoczny tylko dla użytkowników z odpowiednimi uprawnieniami oraz
• Zapisz – umożliwiający zapis bez wysyłki, np. do późniejszej edycji lub akceptacji.

Przy integracji automatycznej dokument będzie wysyłany do KSeF automatycznie po kliknięciu Zapisz, również tylko przez użytkowników z uprawnieniami.

Integracja ze środowiskiem produkcyjnym KSeF będzie dostępna dla wszystkich użytkowników systemu od 1 lutego w zakładce Ustawienia > Integracje i dodatki > KSeF. Dodatkowo, już w grudniu planujemy udostępnić integrację ze środowiskiem testowym KSeF 2.0, aby umożliwić wcześniejsze przygotowanie się do nadchodzących zmian, w tym próbne wysyłanie i pobieranie faktur w nowym standardzie.

Role i uprawnienia w KSeF określają, kto może wysyłać lub odbierać faktury w imieniu firmy. Istnieje także możliwość dania uprawnień w zakresie administrowania rolami / uprawnieniami innych użytkowników. Uprawnienia można nadawać zarówno osobom fizycznym, jak również innym podmiotom.

Tak, faktury kosztowe będzie można pobierać ręcznie lub automatycznie (co 4h). Dodatkowo, jeśli w KSeF pojawi się faktura kosztowa na Twoją firmę, otrzymasz powiadomienie e-mail, a dokument automatycznie trafi do zakładki Wydatki w Fakturowni.

Zgodnie z aktualnymi wymogami KSeF, faktury należy wysyłać online, czyli na bieżąco po wystawieniu dokumentu. W wersji KSeF, która będzie obowiązywać od 1 lutego 2026 dostępny będzie tzw. tryb offline24, gdzie fakturę należy dosłać do KSeF najpóźniej w następnym dniu roboczym po wystawieniu.

W Fakturowni nadal będzie taka opcja, natomiast nie będzie potrzeby wysyłania faktury mailem do kontrahenta w Polsce, bo każda wystawiona faktura sprzedażowa będzie od razu wysyłana automatycznie do KSeF, skąd polski kontrahent będzie mógł ją pobrać w dowolnym momencie. W przypadku kontrahentów zagranicznych lub konsumentów faktury trzeba będzie przekazywać tak, jak dotychczas, na przykład mailowo.

Wysyłka odbywa się automatycznie w momencie wystawienia faktury lub (jeśli na koncie jest zaznaczona ręczna wysyłka faktur do KSeF) po zaznaczeniu faktury i wybraniu opcji „Wyślij do KSeF”. Faktury wystawione w KSeF na rzecz polskich podmiotów gospodarczych (b2b) nie będą podlegały przekazywaniu w inny sposób (np. mailami). Nabywca taką fakturę odbiera w KSeF.

Tak, jeśli na koncie nie będzie włączona opcja automatycznej wysyłki faktur do KSeF tylko ręczna wysyłka, to po utworzeniu dokumentu i jego zapisaniu można go dowolnie edytować, a następnie wysłać. Po wysyłce dokumentu do KSeF nie ma możliwości edycji dokumentu.

Nie, ponieważ dokument przed otrzymaniem go przez klienta, musi być najpierw wysłany do KSeF, a wysłanych faktur do KSeF nie można już edytować.

Mając aktywną integrację Fakturowni z KSeF, wystawianie faktur będzie wyglądało jak dotychczas, jedynie trzeba będzie po wystawieniu faktury kliknąć przycisk "Wyślij do KSeF" (jeśli będzie na koncie włączona ręczna wysyłka do KSeF). W przypadku aktywnej opcji automatycznej wysyłki – po wystawieniu faktury, dokument zostanie wysłany do KSeF od razu.

Tak, można, a nawet będzie taki obowiązek, żeby wystawiać w KSeF wszystkie faktury. Dotyczy to również faktur korygujących, jeśli faktura pierwotna / korygowana została wystawiona poza KSeF (np. zanim zostanie on wdrożony). KSeF przewiduje i obsługuje takie sytuacje.

Fakturownia nie posiada dedykowanego miejsca na dokumencie, gdzie można dodać załączniki w formacie (tylko i wyłącznie) XML, które byłyby akceptowane przez KSeF. Oczywiście użytkownik ma możliwość dołączania różnego rodzaju załączników do dokumentu i przesyłania ich np. mailowo do klienta, jednak nie stanowią one integralnej części faktury i tym samym nie będą przesyłane do KSeF.

Tak. Wizualizacja może być w innym języku, ale musi być zgodna pod względem merytorycznym (po przetłumaczeniu) z danymi w pliku XML, przesłanym do KSeF. Wdrożenie KSeF nie wpływa na możliwość wydania zagranicznemu odbiorcy faktury w języku innym niż polski.

Dla faktur wystawionych w KSeF nie wystawia się duplikatów. Można je w każdej chwili ponownie pobrać z KSeF, w którym będą archiwizowane przez 10 lat.