KSeF to duża zmiana – rozumiemy, że możesz mieć pytania. Dlatego zebraliśmy odpowiedzi na te, które słyszymy najczęściej, żebyś mógł poczuć się spokojnie.
Wybierz kategorię, która Cię interesuje i rozwiej wszelkie wątpliwości.
Krajowy System e-Faktur (KSeF) od 1 kwietnia 2026 r. będzie obowiązkowy dla większości podatników VAT – wszystkie faktury B2B muszą być wysyłane i pobierane z KSeF. Od 1 lutego 2026 r. duże firmy (powyżej 200 mln zł obrotu) będą musiały wystawiać faktury przez KSeF, a mniejsze przedsiębiorstwa – odbierać i weryfikować faktury zakupowe. Od 1 stycznia 2027 r. obowiązkowy KSeF obejmie też najmniejsze podmioty, których miesięczna sprzedaż nie przekracza 10 000 zł.
Nie wszystkie transakcje i podmioty będą musiały korzystać z KSeF. Wyłączenia obejmują:
W wersji KSeF, która będzie obowiązywać od 1 lutego 2026 dostępny będzie tzw. tryb offline24, gdzie fakturę należy dosłać do KSeF najpóźniej w kolejnym dniu po wystawieniu. Tryb offline24 jest rekomendowany jako tryb awaryjny, np. w przypadku niedostępności sieci internetowej u sprzedawcy. Dodatkowo przewidziano tryb offline w sytuacji awarii lub niedostępności KSeF, wówczas na dosłanie faktury do KSeF jest więcej czasu, a ilość dni regulują przepisy.
Pozornie w procesie fakturowania zmieni się niewiele – będziesz wystawiać faktury w swoim programie do faktur, np. w Fakturowni, jak dotychczas. Formalnie jednak fakturą będzie plik XML zarejestrowany w KSeF, a nie plik PDF czy wydruk faktury jak dotychczas. Jeśli Twoim kontrahentem jest firma krajowa, będzie ona odbierać wystawione przez Ciebie faktury z KSeF, a nie mailowo.
Na ten moment nie. Rozwiązanie, jakim jest przesyłanie na żądanie organu podatkowego plików JPK_FA pozostanie, ale nie będzie dotyczyło faktur, które znajdują się w KSeF. Inne raporty podatkowe JPK (np. VAT, EWP, PKPiR), w których raportuje się informacje z poszczególnych faktur, zostaną uzupełnione o numery KSeF tych faktur, ale na ten moment nie jest przewidziana rezygnacja z tych JPKów.
W przypadku wszystkich raportów JPK, w których dodany zostanie obowiązek prezentowania numeru KSeF faktury, będzie on uzupełniany automatycznie.
System KSeF nie dopuszcza do pojawienia się duplikatów, ponieważ raz wysłana faktura ma nadany numer KSeF, który przy ponownej próbie wysyłki zwraca błąd z informacją, że taka faktura na te dane istnieje już w bazie KSeF. W integracji Fakturowni z KSeF możliwość wysyłki tej samej faktury dwa razy będzie również zablokowana.
Obecnie pracujemy nad nową wersją integracji KSeF 2.0, zgodną z najnowszymi wytycznymi Ministerstwa Finansów. Wyłączyliśmy wcześniejszą wersję demo (1.0) po zamknięciu środowiska testowego przez Ministerstwo. Możesz zapisać się na listę oczekujących, aby jako jeden z pierwszych otrzymać dostęp do testów nowej wersji. Wypełnij formularz, a powiadomimy Cię, gdy integracja będzie gotowa.
Tak, planujemy udostępnić wersję beta do testowania dla naszych użytkowników w grudniu tego roku.
Nie. Dla każdego użytkownika naszego systemu, integracja Fakturowni z KSeF będzie dostępna za darmo, niezależnie od wybranego abonamentu, również w planie Micro. To oznacza, że wszystkie faktury sprzedażowe i zakupowe będzie można wysyłać i odbierać z KSeF bez dodatkowych opłat.
Tak, integracja będzie działała w tle – każda wystawiona faktura sprzedażowa trafi automatycznie do KSeF. Jeśli wolisz, będziesz mógł też wysyłać faktury ręcznie. Podobnie z odbieraniem dokumentów – faktury będą pobierane automatycznie co 4 godziny albo na żądanie użytkownika.
Pracujemy nad tym, żeby aktywowanie integracji było proste i intuicyjne. Jeśli włączenie integracji będzie wiązało się z jakimiś zmianami w ustawieniach na Twoim koncie, wyświetlimy Ci dokładne informacje, jakich zmian należy dokonać. Natomiast jeśli konfiguracja konta będzie zgodna z KSeF, to wystarczy jednorazowo aktywować integrację. Aby mieć pewność, że Twoje konto w Fakturowni jest zintegrowane z aktualnymi wymogami KSeF, śledź nasze Aktualizacje.
Tak, po API będzie możliwe pobranie takich danych jak: status, numer faktury, rodzaj błędu, data wystawienia dokumentu oraz data wysyłki do KSeF.
W razie awarii KSeF nadal będzie można wystawiać faktury w Fakturowni i oznaczać je do wysyłki. System je zapisze, a następnie automatycznie prześle do KSeF w trybie offline, gdy tylko system KSeF ponownie zacznie działać.
Fakturownia nie będzie kompatyblina z odpowiednikami KSeF na rynkach zagranicznych, natomiast hiszpańska wersja Fakturowni – Bitfactura, będzie zintegrowana z VeriFactu (hiszpański KSeF).
Na tym etapie dajemy możliwość ręcznego eksportu, aby klienci oswoili się z wysyłką faktur do KSeF. Równocześnie prowadzimy prace nad nową wersją integracji z KSeF, do której testowania możesz się zapisać przez formularz na naszej stronie.
Tak, wyeksportuj dokumenty z programu zewnętrznego, następnie zrób import faktur do systemu Fakturownia, a potem masowo zaznacz dokumenty na liście i wybierz funkcję Wyślij faktury do KSeF.
Wszystkie aktualizacje związane z dostosowaniem programu do wymagań KSeF dodajemy tutaj. W naszej Bazie Wiedzy znajdziesz też opis funkcji, które bezpośrednio lub pośrednio łączą się z tematem KSeF. Pamiętaj też, by regularnie zaglądać do changeloga w systemie, gdzie pojawiają się wszystkie ważne komunikaty i nowości dotyczące Fakturowni.
Połączenie konta w Fakturowni z KSeF ułatwi wystawianie i odbieranie faktur z systemu KSeF. Nie ma wpływu na możliwość połączenia z KSeF Twojej księgowej. Aby Twoja księgowa mogła za pomocą swojego programu księgowego odczytywać Twoje faktury (lub wystawiać faktury w Twoim imieniu), musisz w systemie KSeF nadać swojej księgowej odpowiednie uprawnienia. Albo nadać księgowej uprawnienia do Fakturowni – wszystko zależy od modelu współpracy z księgową.
Tak, na liście faktur, w kolumnie "Status KSeF" będą widoczne informacje na temat poprawności wysłanego dokumentu lub ewentualnych błędów.
Po integracji Fakturowni z KSeF proces tworzenia dokumentów pozostaje bez zmian. Różnica dotyczy jedynie sposobu wysyłki – ręcznego lub automatycznego. Przy integracji ręcznej po zapisaniu dokumentu będą dostępne dwa przyciski:
Przy integracji automatycznej dokument będzie wysyłany do KSeF automatycznie po kliknięciu Zapisz, również tylko przez użytkowników z uprawnieniami.
Role i uprawnienia w KSeF określają, kto może wysyłać lub odbierać faktury w imieniu firmy. Istnieje także możliwość dania uprawnień w zakresie administrowania rolami / uprawnieniami innych użytkowników. Uprawnienia można nadawać zarówno osobom fizycznym, jak również innym podmiotom.
Nie. Domyślnie rolę wysyłki mają tylko Właściciel konta i Administrator, ale można ją włączyć także dla innych ról (np. Księgowy, Użytkownik). Aby użytkownik mógł wysyłać dokumenty do KSeF, trzeba nadać mu odpowiednie uprawnienia w zakładce Ustawienia > Użytkownicy > Role. Bez tego jego dokumenty nie będą wysyłane automatycznie (nawet jeśli automatyzacja jest włączona na koncie), użytkownik nie będzie widział przycisku "Wyślij do KSeF" na liście faktur, ani przycisku „Zapisz i wyślij do KSeF" przy zapisywaniu wystawianej faktury.
Uwierzytelnienie odbywa się np. przez podpis kwalifikowany, pieczęć kwalifikowaną, profil zaufany, token lub certyfikat KSeF. Tokeny będą obowiązywać do końca 2026r. Certyfikat KSeF jest nową metodą uwierzytelniania, która będzie dostępna od listopada 2025r.
Tak, faktury kosztowe będzie można pobierać ręcznie lub automatycznie (co 4h). Dodatkowo, jeśli w KSeF pojawi się faktura kosztowa na Twoją firmę, otrzymasz powiadomienie e-mail, a dokument automatycznie trafi do zakładki Wydatki w Fakturowni.
Zgodnie z aktualnymi wymogami KSeF, faktury należy wysyłać online, czyli na bieżąco po wystawieniu dokumentu. W wersji KSeF, która będzie obowiązywać od 1 lutego 2026 dostępny będzie tzw. tryb offline24, gdzie fakturę należy dosłać do KSeF najpóźniej w następnym dniu roboczym po wystawieniu.
W Fakturowni nadal będzie taka opcja, natomiast nie będzie potrzeby wysyłania faktury mailem do kontrahenta w Polsce, bo każda wystawiona faktura sprzedażowa będzie od razu wysyłana automatycznie do KSeF, skąd polski kontrahent będzie mógł ją pobrać w dowolnym momencie. W przypadku kontrahentów zagranicznych lub konsumentów faktury trzeba będzie przekazywać tak, jak dotychczas, na przykład mailowo.
Wysyłka odbywa się automatycznie w momencie wystawienia faktury lub (jeśli na koncie jest zaznaczona ręczna wysyłka faktur do KSeF) po zaznaczeniu faktury i wybraniu opcji „Wyślij do KSeF”. Faktury wystawione w KSeF na rzecz polskich podmiotów gospodarczych (b2b) nie będą podlegały przekazywaniu w inny sposób (np. mailami). Nabywca taką fakturę odbiera w KSeF.
W KSeF może uwierzytelnić się osoba fizyczna, korzystająca z podpisu kwalifikowanego, który posiada identyfikator NIP lub PESEL. Istnieją podpisy kwalifikowane, które nie zawierają identyfikatora NIP ani PESEL. Należy wówczas zgłosić dane unikalne powiązane z podpisem kwalifikowanym należącym do danej osoby (na przykład obcokrajowca) w zawiadomieniu ZAW-FA. Jest to tak zwany "odcisk palca podpisu". Po wprowadzeniu danych ze zgłoszenia ZAW-FA do systemu przez urzędnika, będzie możliwe uwierzytelnianie się w KSeF przez osobę nieposiadającą nadanego numeru PESEL przy użyciu podpisu elektronicznego.
Tak, jeśli na koncie nie będzie włączona opcja automatycznej wysyłki faktur do KSeF tylko ręczna wysyłka, to po utworzeniu dokumentu i jego zapisaniu można go dowolnie edytować, a następnie wysłać. Po wysyłce dokumentu do KSeF nie ma możliwości edycji dokumentu.
Nie, ponieważ dokument przed otrzymaniem go przez klienta, musi być najpierw wysłany do KSeF, a wysłanych faktur do KSeF nie można już edytować.
Mając aktywną integrację Fakturowni z KSeF, wystawianie faktur będzie wyglądało jak dotychczas, jedynie trzeba będzie po wystawieniu faktury kliknąć przycisk "Wyślij do KSeF" (jeśli będzie na koncie włączona ręczna wysyłka do KSeF). W przypadku aktywnej opcji automatycznej wysyłki – po wystawieniu faktury, dokument zostanie wysłany do KSeF od razu.
Tak, można, a nawet będzie taki obowiązek, żeby wystawiać w KSeF wszystkie faktury. Dotyczy to również faktur korygujących, jeśli faktura pierwotna / korygowana została wystawiona poza KSeF (np. zanim zostanie on wdrożony). KSeF przewiduje i obsługuje takie sytuacje.
Fakturownia nie posiada dedykowanego miejsca na dokumencie, gdzie można dodać załączniki w formacie (tylko i wyłącznie) XML, które byłyby akceptowane przez KSeF. Oczywiście użytkownik ma możliwość dołączania różnego rodzaju załączników do dokumentu i przesyłania ich np. mailowo do klienta, jednak nie stanowią one integralnej części faktury i tym samym nie będą przesyłane do KSeF.
Tak. Wizualizacja może być w innym języku, ale musi być zgodna pod względem merytorycznym (po przetłumaczeniu) z danymi w pliku XML, przesłanym do KSeF. Wdrożenie KSeF nie wpływa na możliwość wydania zagranicznemu odbiorcy faktury w języku innym niż polski.
Dla faktur wystawionych w KSeF nie wystawia się duplikatów. Można je w każdej chwili ponownie pobrać z KSeF, w którym będą archiwizowane przez 10 lat.
Testuj za darmo przez 30 dni. Korzystaj z nieograniczonego dostępu do wszystkich funkcji – bez opłat instalacyjnych i długoterminowych zobowiązań.