Masz pytania dotyczące KSeF? Odpowiadamy

Tak. Obecnie Fakturownia udostępnia wersję demonstracyjną integracji z KSeF, która działa na oficjalnym środowisku testowym Ministerstwa Finansów (DEMO Aplikacji Podatnika KSeF). Pozwala to bezpiecznie sprawdzić wysyłanie i pobieranie faktur z KSeF, bez wpływu na rozliczenia podatkowe. Od dnia 1 lutego 2026 integracja będzie już dostępna na środowisku produkcyjnym i zacznie działać z produkcyjną wersją Aplikacji Podatnika.

Integracja Fakturowni z KSeF działa przez API, co oznacza, że system łączy się automatycznie z odpowiednim środowiskiem KSeF (obecnie – DEMO, a po 1.02.2026 – produkcyjnym). Po autoryzacji program może samodzielnie wysyłać i pobierać e-faktury, bez konieczności ręcznego eksportowania plików do rządowego systemu.

Do wyboru są dwa tryby pracy:

• automatyczny – po zapisaniu faktury Fakturownia od razu przesyła ją do KSeF
• ręczny – decydujesz dla każdej faktury, czy chcesz ją tylko zapisać w programie, czy od razu wysłać do KSeF

Dodatkowo integracja umożliwia obsługę statusów dokumentów i – po aktywacji środowiska produkcyjnego – nadawanie ról i uprawnień użytkownikom w ramach konta w Fakturowni.

Aby włączyć demo integracji z KSeF i przetestować wysyłanie e-faktur bez skutków podatkowych:

• Zaloguj się do Fakturowni na konto firmy, którą chcesz połączyć z KSeF (DEMO).
• Wejdź w zakładkę Ustawienia>Integracje i dodatki i znajdź kafelek KSeF (DEMO).
• Kliknij Aktywuj, wybierz numer NIP firmy i pobierz plik autoryzacyjny.
• Podpisz pobrany plik: możesz użyć Profilu Zaufanego (ePUAP), kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub kwalifikowanej pieczęci, w zależności od formy prawnej firmy.
• Wgraj podpisany plik do Fakturowni i kliknij Wyślij. Po chwili zobaczysz komunikat o pomyślnie przeprowadzonej autoryzacji.

Szczegółowy opis aktywacji demo znajdziesz w Bazie Wiedzy, we wpisieJak połączyć Fakturowię z KSeF (Demo) – autoryzacja integracji krok po kroku.

Nie. Dla każdego użytkownika naszego systemu, integracja Fakturowni z KSeF będzie dostępna za darmo, niezależnie od wybranego abonamentu, również w planie Micro. To oznacza, że wszystkie faktury sprzedażowe i zakupowe będzie można wysyłać i odbierać z KSeF bez dodatkowych opłat.

Przy integracji Fakturowni z KSeF proces tworzenia dokumentów pozostaje bez zmian. Różnica dotyczy jedynie sposobu wysyłki – ręcznego lub automatycznego.

Przy integracji ręcznej po zapisaniu dokumentu są dostępne dwa przyciski:

• Zapisz i wyślij do KSeF – widoczny tylko dla użytkowników z odpowiednimi uprawnieniami oraz
• Zapisz – umożliwiający zapis bez wysyłki, np. do późniejszej edycji lub akceptacji.

Przy integracji automatycznej dokument będzie wysyłany do KSeF automatycznie po kliknięciu Zapisz, również tylko przez użytkowników z uprawnieniami.

Tak. Wystarczy, że na liście faktur zaznaczysz chceckboxy przy wszystkich dokumentach do przesłania i klikniesz przycisk Wyślij do KSeF. W jednej masowej wysyłce możesz wysłać 100 faktur. Jeśli wysyłasz więcej dokumentów, będą one wysyłane po kolei, a ich status wysyłki będzie się stopniowo zmieniał z “W trakcie” na “Wysłano poprawnie”.

Tak, integracja działa w tle – każda wystawiona faktura sprzedażowa trafi automatycznie do KSeF. Jeśli wolisz, możesz też wysyłać faktury ręcznie. Podobnie z odbieraniem dokumentów – faktury będzie można pobierać automatycznie albo na żądanie użytkownika.

Nie. W każdym środowisku uprawnienia należy nadać odrębnie. Uprawnienia nadane w środowisku przedprodukcyjnym (demo) nie będą widoczne i aktywne w środowisku produkcyjnym KSeF, które będzie dostępne po 1 lutego 2026.

Pracujemy nad tym, żeby aktywowanie integracji było proste i intuicyjne. Jeśli włączenie integracji będzie wiązało się z jakimiś zmianami w ustawieniach na Twoim koncie, wyświetlimy Ci dokładne informacje, jakich zmian należy dokonać. Natomiast jeśli konfiguracja konta będzie zgodna z KSeF, to wystarczy jednorazowo aktywować integrację. Aby mieć pewność, że Twoje konto w Fakturowni jest zintegrowane z aktualnymi wymogami KSeF, śledź nasze Aktualizacje.

Tak, po API będzie możliwe pobranie takich danych jak: status, numer faktury, rodzaj błędu, data wystawienia dokumentu oraz data wysyłki do KSeF.

Tak – w Fakturowni możesz mieć jedno konto z kilkoma firmami, a każdą z nich autoryzujesz osobno w KSeF. Kluczowy jest NIP każdej spółki i przypisane do niej uprawnienia. Dla każdej firmy konfigurujesz osobne połączenia oraz nadajesz uprawnienia użytkownikom.

W razie awarii KSeF nadal będzie można wystawiać faktury w Fakturowni i oznaczać je do wysyłki. System je zapisze, a następnie automatycznie prześle do KSeF w trybie offline, gdy tylko system KSeF ponownie zacznie działać.

Fakturownia nie będzie kompatyblina z odpowiednikami KSeF na rynkach zagranicznych, natomiast hiszpańska wersja Fakturowni – Bitfactura, będzie zintegrowana z VeriFactu (hiszpański KSeF).

Tak, wyeksportuj dokumenty z programu zewnętrznego, następnie zrób import faktur do systemu Fakturownia, a potem masowo zaznacz dokumenty na liście i wybierz funkcję Wyślij faktury do KSeF.

Wszystkie aktualizacje związane z dostosowaniem programu do wymagań KSeF dodajemy tutaj. W naszej Bazie Wiedzy znajdziesz też opis funkcji, które bezpośrednio lub pośrednio łączą się z tematem KSeF. Pamiętaj też, by regularnie zaglądać do changeloga w systemie, gdzie pojawiają się wszystkie ważne komunikaty i nowości dotyczące Fakturowni.

Połączenie konta w Fakturowni z KSeF ułatwi wystawianie i odbieranie faktur z systemu KSeF. Nie ma wpływu na możliwość połączenia z KSeF Twojej księgowej. Aby Twoja księgowa mogła za pomocą swojego programu księgowego odczytywać Twoje faktury (lub wystawiać faktury w Twoim imieniu), musisz w systemie KSeF nadać swojej księgowej odpowiednie uprawnienia. Albo nadać księgowej uprawnienia do Fakturowni – wszystko zależy od modelu współpracy z księgową.

Tak, na liście faktur, w kolumnie "Status KSeF" będą widoczne informacje na temat poprawności wysłanego dokumentu lub ewentualnych błędów.

Tak, nadal możesz wystawiać faktury, wysyłać je do klientów oraz masz dostęp do firmowych danych. Po włączeniu integracji z KSeF wysyłanie i odbieranie faktur w aplikacji mobilnej odbywa się ręcznie lub automatycznie. Ważne: wszystkie ustawienia dotyczące integracji, takie jak ręczne lub automatyczne pobieranie oraz wysyłka faktur do KSeF, uprawnienia czy certyfikaty robisz na swoim koncie w Fakturowni w wersji desktopowej.

Role i uprawnienia w KSeF określają, kto może wysyłać lub odbierać faktury w imieniu firmy. Istnieje także możliwość dania uprawnień w zakresie administrowania rolami / uprawnieniami innych użytkowników. Uprawnienia można nadawać zarówno osobom fizycznym, jak również innym podmiotom.

Tak, faktury kosztowe będzie można pobierać ręcznie lub automatycznie. Dodatkowo, jeśli w KSeF pojawi się faktura kosztowa na Twoją firmę, dokument automatycznie trafi do zakładki Wydatki w Fakturowni.

Zgodnie z aktualnymi wymogami KSeF, faktury należy wysyłać online, czyli na bieżąco po wystawieniu dokumentu. W wersji KSeF, która będzie obowiązywać od 1 lutego 2026 dostępny będzie tzw. tryb offline24, gdzie fakturę należy dosłać do KSeF najpóźniej w następnym dniu roboczym po wystawieniu.

Wdrożenie KSeF nie wpływa na zmianę przepisów w zakresie terminów wystawienia faktury. Technicznie jest możliwość wystawienia w KSeF faktury z datą wsteczną. Zostanie ona automatycznie oznaczona jako wystawiona w trybie offline, a w przypadku kiedy data przesłania takiej faktury do KSeF będzie późniejsza niż wymagana przepisami dla trybów offline, możesz narazić się na sankcje ze strony organów podatkowych.

Wysyłka odbywa się automatycznie w momencie wystawienia faktury lub (jeśli na koncie jest zaznaczona ręczna wysyłka faktur do KSeF) po zaznaczeniu faktury i wybraniu opcji „Wyślij do KSeF”. Faktury wystawione w KSeF na rzecz polskich podmiotów gospodarczych (b2b) nie będą podlegały przekazywaniu w inny sposób (np. mailami). Nabywca taką fakturę odbiera w KSeF.

Nie przewidujemy takiego rozwiązania w naszej integracji. W ustawieniach integracji jest możliwość automatycznej wysyłki faktur do KSeF tuż po jej wygenerowaniu, albo ręczna wysyłka w dowolnym momencie dnia, jednak nie później niż w ciągu 24 h od wystawienia faktury, jak wynika z obowiązku KSeF.

Wystawianie faktur dla osób fizycznych jest w KSeF dobrowolne. O wystawianiu faktur dla konsumentów w KSeF decyduje sprzedawca. W ustawieniach integracji z KSeF w Fakturowni możesz ustawić, czy takie dokumenty mają być przesyłane do KSeF.

Do końca 2026 r. paragony z NIP do 450 zł chociaż uznawane za faktury uproszczone, będą wyłączone z wysyłki do KSeF. Od 1 stycznia 2027 r. wszystkie faktury uproszczone będą musiały być wystawiane w KSeF. Paragon z NIP przestanie być fakturą uproszczoną - jeśli wystawisz taki paragon, konieczne będzie wystawienie do niego faktury ze znacznikiem “FP” w KSeF.

W Fakturowni nadal będzie taka opcja, natomiast nie będzie potrzeby wysyłania faktury mailem do kontrahenta w Polsce, bo każda wystawiona faktura sprzedażowa będzie od razu wysyłana automatycznie do KSeF, skąd polski kontrahent będzie mógł ją pobrać w dowolnym momencie. W przypadku kontrahentów zagranicznych lub konsumentów faktury trzeba będzie przekazywać tak, jak dotychczas, na przykład mailowo.

Tak, jeśli na koncie nie będzie włączona opcja automatycznej wysyłki faktur do KSeF tylko ręczna wysyłka, to po utworzeniu dokumentu i jego zapisaniu można go dowolnie edytować, a następnie wysłać. Po wysyłce dokumentu do KSeF nie ma możliwości edycji dokumentu.

Faktura odrzucona nie jest uznawana za wystawioną, więc nie można do niej wystawić korekty ani jej anulować. W takiej sytuacji możesz w Fakturowni poprawić dane i wysłać fakturę ponownie do KSeF.

Tak, taka informacja jest widoczna w kolumnie Status na liście faktur. Status Wysłano poprawnie oznacza, że dokument został przyjęty przez system i został mu nadany numer KSeF. Status W trakcie wysyłki oznacza, że faktura oczekuje na przyjęcie do KSeF i nie został jej jeszcze nadany numer KSeF. Natomiast Błąd wysyłania oznacza, że dokument został odrzucony przez KSeF. Wtedy należy go poprawić i wysłać ponownie.

Nie, nie można wydrukować faktury przed jej wystawieniem. Jeśli przed wystawieniem faktury chcesz udostępnić dokument klientowi, skorzystaj z faktury proforma.

Jeśli włączysz automatyczną wysyłkę w integracji z KSeF, faktury z integracji Fakturowni z e-commerce trafią od razu do KSeF.

Nie – KSeF obsługuje tylko faktury ustrukturyzowane wystawione w KSeF. Faktury od zagranicznych kontrahentów (UE i spoza UE) nie pojawią się w KSeF i należy je wprowadzić samodzielnie w systemie księgowym, np. w Fakturowni, aby mogły trafić do rozliczenia.

Jeśli wystawiasz fakturę jako polski podatnik (z polskim NIP) i jest to faktura w rozumieniu polskich przepisów VAT, to trafia ona do KSeF także wtedy, gdy dotyczy WDT lub eksportu. Kontrahent zagraniczny nie odbierze jej z KSeF, więc dodatkowo przekazujesz mu dokument np. w formie PDF poza KSeF tak, jak dotychczas.

Nie, ponieważ dokument przed otrzymaniem go przez klienta, musi być najpierw wysłany do KSeF, a wysłanych faktur do KSeF nie można już edytować.

Nie, w Fakturowni nie wybierasz pojedynczych faktur do pobrania, ponieważ system pobiera wszystkie dokumenty, które są dostępne w KSeF dla Twojego NIP. Możesz natomiast zdecydować, czy pobierasz je automatycznie, czy ręcznie. Jeśli pobierzesz błędną fakturę lub wystawioną dla transakcji, w której nie uczestniczyłeś – wówczas należy wyjaśnić to z wystawcą, bo to on ma obowiązek wystawić korektę. W Fakturowni taki wydatek możesz oznaczyć jako niepodlegający księgowaniu, żeby nie powodował on zamieszania w rozliczeniach.

Wystawianie faktur wygląda jak dotychczas, jedynie po wystawieniu faktury należy kliknąć przycisk "Wyślij do KSeF" (jeśli będzie na koncie włączona ręczna wysyłka do KSeF). W przypadku aktywnej opcji automatycznej wysyłki – po wystawieniu faktury, dokument zostanie wysłany do KSeF od razu.

Tak, można, a nawet będzie taki obowiązek, żeby wystawiać w KSeF wszystkie faktury. Dotyczy to również faktur korygujących, jeśli faktura pierwotna / korygowana została wystawiona poza KSeF (np. zanim zostanie on wdrożony). KSeF przewiduje i obsługuje takie sytuacje.

W przypadku korekty faktury nic się nie zmienia – wystawiasz fakturę korygującą do pierwotnej faktury (np. na minus/plus albo korektę danych) zgodnie z zasadami, które już znasz z artykułu Jak utworzyć korektę do faktury. Różnica jedynie polega na tym, że korekta – tak jak faktura pierwotna – trafi do KSeF i będzie miała swój status oraz numer KSeF.

Dla faktur wystawionych w KSeF nie wystawia się duplikatów. Można je w każdej chwili ponownie pobrać z KSeF, w którym będą archiwizowane przez 10 lat.

Fakturownia nie posiada dedykowanego miejsca na dokumencie, gdzie można dodać załączniki w formacie (tylko i wyłącznie) XML, które byłyby akceptowane przez KSeF. Oczywiście użytkownik ma możliwość dołączania różnego rodzaju załączników do dokumentu i przesyłania ich np. mailowo do klienta, jednak nie stanowią one integralnej części faktury i tym samym nie będą przesyłane do KSeF.

Tak. Z wejściem obowiązkowego KSeF możesz mieć nadal własną numerację faktur w Fakturowni. KSeF nadaje wyłącznie własny numer identyfikujący, który służy do potwierdzenia jej skutecznego przyjęcia do systemu KSeF.

Tak. Wizualizacja może być w innym języku, ale musi być zgodna pod względem merytorycznym (po przetłumaczeniu) z danymi w pliku XML, przesłanym do KSeF. Wdrożenie KSeF nie wpływa na możliwość wydania zagranicznemu odbiorcy faktury w języku innym niż polski.

Nabywca (podatnik VAT) wystawi fakturę VAT RR w KSeF tylko w sytuacji, gdy rolnik ryczałtowy złoży w systemie KSeF oświadczenie, że jest rolnikiem ryczałtowym i wskaże tego nabywcę jako uprawnionego do wystawiania faktur. Jeżeli rolnik nie złoży oświadczenia w KSeF, faktura VAT RR będzie wystawiona poza systemem, jak do tej pory.

Nie. Wystawienie kilku faktur w okresie fakultatywnym (dobrowolnym) nie zobowiązuje do dalszego korzystania z KSeF przed terminami ustawowymi. Obowiązek zacznie działać dopiero zgodnie z harmonogramem.

Wystawianie i rozliczanie faktur zaliczkowych należy wykonywać zgodnie z artykułem Tworzenie faktury zaliczkowej do zamówienia.