KSeF w Fakturowni – pytania i odpowiedzi

Fakturownia ma integrację z KSeF, dostępną dla wszystkich użytkowników na produkcyjnym środowisku KSeF. Po krótkiej konfiguracji i autoryzacji konta wysyłasz z Fakturowni faktury do KSeF i pobierasz z systemu faktury zakupowe. Fakturownię połączysz z KSeF w kilka minut, a integracja spełnia wymagania Ministerstwa Finansów.

Integracja Fakturowni z KSeF działa przez API: po autoryzacji program sam wysyła faktury do KSeF i pobiera z niego e-faktury, bez ręcznego eksportu plików do rządowego systemu. Do wyboru są dwa tryby pracy:

• automatyczny – po zapisaniu faktury Fakturownia od razu przesyła ją do KSeF,
• ręczny – dla każdej faktury decydujesz, czy tylko ją zapisać w programie, czy od razu wysłać do KSeF.

Integracja obsługuje też statusy dokumentów i nadawanie uprawnień użytkownikom.

Integracja Fakturowni z KSeF jest bezpłatna dla każdego użytkownika, w każdym planie, także w Micro. Faktury sprzedażowe i zakupowe wysyłasz do KSeF i pobierasz z niego bez dodatkowych opłat.

Integracja Fakturowni z KSeF działa automatycznie, jeśli włączysz automatyczną wysyłkę – wtedy każda wystawiona faktura sprzedażowa trafia do KSeF od razu po zapisaniu. Możesz też wysyłać faktury ręcznie. Faktury zakupowe pobierasz z KSeF automatycznie albo na żądanie.

Tryb hybrydowy to opcja w ustawieniach integracji Fakturowni z KSeF dla firm, które nie mają jeszcze obowiązku wystawiania faktur w KSeF: pozwala odbierać faktury kosztowe z KSeF i dobrowolnie wysyłać do KSeF faktury sprzedażowe. Działa w okresie przejściowym, do 1 stycznia 2027 r. Tryb jest domyślnie wyłączony – włączysz go w zakładce Ustawienia > Integracje i dodatki > KSeF > Ustawienia po połączeniu integracji. Gdy zaczyna obowiązywać Cię wysyłka faktur do KSeF, najpóźniej 1 stycznia 2027 r., wyłącz tryb hybrydowy i wybierz ręczną lub automatyczną wysyłkę.

Wersję produkcyjną integracji Fakturowni z KSeF aktywujesz w zakładce Ustawienia > Integracje i dodatki > KSeF – kliknij Aktywuj i przejdź autoryzację automatyczną albo manualną. Sposób dopasowany do Twojej firmy wskaże konfigurator połączenia z KSeF na tej stronie, a różnice między uwierzytelnieniem automatycznym i manualnym wyjaśniamy w Bazie Wiedzy.

Autoryzacja w KSeF to jednorazowe potwierdzenie, które daje Fakturowni uprawnienie do wysyłania i pobierania faktur w KSeF w imieniu Twojej firmy. Wykonujesz ją raz, przy włączaniu integracji.

Jedno konto w Fakturowni może obsługiwać kilka firm w KSeF, ale każdą z nich autoryzujesz osobno. Kluczowy jest NIP firmy i przypisane do niego uprawnienia: dla każdej firmy konfigurujesz osobne połączenie i nadajesz uprawnienia użytkownikom.

Po włączeniu integracji z KSeF automatyczne wysyłki e-maili z fakturami, np. faktur cyklicznych czy przypomnień o płatności, działają dalej, ale wiadomość wychodzi dopiero po nadaniu fakturze numeru KSeF albo oznaczeniu jej jako wystawionej w trybie offline. Do tego czasu e-mail ma status „Oczekuje na KSeF”.

Przez API KSeF Fakturowni pobierzesz status faktury w KSeF, jej numer KSeF, rodzaj błędu, datę wystawienia dokumentu i datę wysyłki do KSeF.

Fakturownia pokazuje błędy wysyłki do KSeF na liście faktur – w kolumnie „Status KSeF” widzisz, czy dokument został wysłany poprawnie, a jeśli nie, jaki wystąpił błąd. Statusy wysyłki do KSeF aktualizują się automatycznie po odpowiedzi systemu.

Po aktywowaniu integracji z KSeF aplikacja mobilna Fakturowni działa jak dotychczas: nadal wystawiasz w niej faktury, wysyłasz je klientom i masz dostęp do danych firmy, a faktury trafiają do KSeF i są z niego pobierane ręcznie lub automatycznie. Ustawienia integracji, takie jak tryb wysyłki i pobierania, uprawnienia czy certyfikaty, zmieniasz w Fakturowni w przeglądarce.

Fakturownia nie jest zintegrowana z odpowiednikami KSeF w innych krajach. Hiszpańska wersja Fakturowni, Bitfactura, ma już działającą integrację z VeriFactu, czyli hiszpańskim systemem e-faktur – faktury trafiają do VeriFactu prosto z programu. Korzystanie z VeriFactu jest w Hiszpanii na razie dobrowolne.

Gdy KSeF jest niedostępny, nadal wystawiasz faktury w Fakturowni i oznaczasz je do wysyłki – system zapisze je i automatycznie prześle do KSeF w trybie offline, gdy KSeF znów zacznie działać. Terminy dosłania faktur zależą od trybu awaryjnego: offline lub offline24.

Fakturę odrzuconą przez KSeF poprawiasz w Fakturowni i wysyłasz do KSeF ponownie – nie jest ona uznawana za wystawioną, więc nie wystawiasz do niej korekty ani jej nie anulujesz.

Role i uprawnienia w KSeF określają, kto może wystawiać, wysyłać i odbierać faktury w imieniu firmy. Można też nadać uprawnienie do zarządzania uprawnieniami innych użytkowników. Uprawnienia nadaje się zarówno osobom fizycznym, jak i innym podmiotom.

Do KSeF uwierzytelnisz się m.in. podpisem kwalifikowanym, pieczęcią kwalifikowaną, Profilem Zaufanym, mObywatelem, tokenem albo certyfikatem KSeF. Według obecnego rozporządzenia tokeny działają do 31 grudnia 2026 r., a projekt zmiany rozporządzenia z 27 października 2026 r. zakłada, że zostaną także w kolejnych latach. Integracja Fakturowni z KSeF działa na certyfikatach KSeF, dostępnych od listopada 2025 r.

Do KSeF logujesz się w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 Profilem Zaufanym lub mObywatelem, podpisem kwalifikowanym albo – w przypadku firmy – kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną. Spółka bez pieczęci loguje się przez osobę wskazaną w zawiadomieniu ZAW-FA. Przy połączonej integracji Fakturowni z KSeF nie musisz logować się do KSeF, żeby wysyłać i pobierać faktury – Fakturownia łączy się z systemem za pomocą certyfikatów KSeF.

Konta w KSeF się nie zakłada ani nie rejestruje – do systemu po prostu się logujesz, a uprawnienia wynikają z NIP-u firmy. Właściciel JDG ma uprawnienia właścicielskie automatycznie i loguje się np. Profilem Zaufanym, mObywatelem lub podpisem kwalifikowanym, bez składania ZAW-FA. Spółka z kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną uwierzytelnia się nią od razu, a bez pieczęci składa w urzędzie skarbowym ZAW-FA, które nadaje uprawnienia właścicielskie wskazanej osobie.

Autoryzację KSeF w Fakturowni wykonujesz jednorazowo, przy konfiguracji integracji, a nie przy każdej fakturze. Potem Fakturownia wysyła kolejne faktury przez API bez ponownej autoryzacji.

Autoryzację KSeF wykonuje osoba uprawniona do reprezentowania firmy albo upoważniona w zawiadomieniu ZAW-FA: w JDG – właściciel, w spółce – członek zarządu, osoba wskazana w ZAW-FA albo sama spółka, jeśli używa kwalifikowanej pieczęci elektronicznej. Ta osoba ma prawo pierwszego logowania do KSeF i może nadać uprawnienia pracownikom lub księgowemu – do wystawiania i odbierania faktur.

Użytkownik Fakturowni może wysyłać i pobierać faktury z KSeF dopiero wtedy, gdy nadasz mu uprawnienia do KSeF – trzeba to zrobić ręcznie dla każdego użytkownika, także właściciela konta i administratora. Ustawisz je w zakładce Ustawienia > Integracje i dodatki > KSeF > Ustawienia, w sekcji Szczegóły i uprawnienia, osobno dla każdego NIP-u połączonego z KSeF.

Bez uprawnień do KSeF użytkownik nie zobaczy przycisków „Wyślij do KSeF” ani „Pobierz z KSeF”, a jego dokumenty nie trafią do KSeF automatycznie, nawet przy włączonej automatycznej wysyłce.

Spółka nie potrzebuje kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, żeby korzystać z KSeF, ale tylko pieczęć pozwala jej uwierzytelnić się jako spółka, a nie jako osoba fizyczna działająca w jej imieniu. Z pieczęcią uzyskasz certyfikat KSeF wystawiony na spółkę, co bywa bezpieczniejsze i wygodniejsze organizacyjnie. Bez pieczęci dostęp spółki do KSeF zapewniają osoby wskazane w zawiadomieniu ZAW-FA.

Pracownik-obcokrajowiec uwierzytelni się w KSeF podpisem kwalifikowanym, także takim, który nie zawiera numeru NIP ani PESEL. W takim przypadku w zawiadomieniu ZAW-FA zgłasza się dane unikalne powiązane z podpisem, tzw. odcisk palca podpisu. Gdy urząd wprowadzi je do systemu, ta osoba może logować się do KSeF i wysyłać lub odbierać faktury w Twojej firmie.

Certyfikat KSeF, w przeciwieństwie do tokenu, pozwala też wystawiać faktury w trybie offline – token to tylko ciąg znaków do logowania programu w KSeF. Do wystawiania faktur offline potrzebny jest certyfikat KSeF typu 2. Według obecnego rozporządzenia tokeny działają do 31 grudnia 2026 r.; projekt zmiany rozporządzenia z 27 października 2026 r. zakłada, że zostaną na stałe, ale nowe tokeny będą ważne najwyżej 365 dni. Integracja Fakturowni z KSeF działa wyłącznie na certyfikatach, bo obsługują one wszystkie tryby pracy, w tym offline.

Certyfikat KSeF uzyskasz, składając wniosek w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 albo przez API KSeF 2.0 – po uwierzytelnieniu Profilem Zaufanym, podpisem kwalifikowanym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną. We wniosku wybierasz, czy certyfikat ma być wystawiony na osobę fizyczną, czy na firmę, a gotowy certyfikat pobierasz z aplikacji. Przy uwierzytelnieniu automatycznym w Fakturowni nie składasz wniosku samodzielnie – certyfikaty KSeF wygeneruje za Ciebie Fakturownia.

Do integracji Fakturowni z KSeF potrzebujesz obu certyfikatów KSeF – uwierzytelniającego i offline:

• certyfikatu uwierzytelniającego (typ 1) – łączy program do faktur z KSeF i pozwala wysyłać faktury online,
• certyfikatu offline (typ 2) – pozwala wystawiać faktury w trybie offline, np. przy awarii KSeF.

Certyfikat KSeF jest ważny maksymalnie 2 lata od daty wydania lub wskazanej daty początku ważności. Po tym czasie trzeba złożyć wniosek o nowy certyfikat.

Na numer PESEL możesz mieć 6 aktywnych certyfikatów KSeF, a na NIP – 100. Obowiązuje też limit wniosków o nowe certyfikaty w ciągu 30 dni: 12 dla PESEL i 300 dla NIP. Po jego wyczerpaniu kolejny certyfikat wygenerujesz dopiero po upływie miesiąca.

Firma uwierzytelniająca się NIP-em, np. spółka z kwalifikowaną pieczęcią, może mieć do 100 aktywnych certyfikatów KSeF, a przy certyfikatach wydanych na PESEL limit wynosi 6. Przy limicie 100 nadasz certyfikatom różne nazwy i użyjesz ich w różnych systemach lub na różnych stanowiskach, a przy PESEL, np. w JDG logującej się Profilem Zaufanym, warto zaplanować, który zestaw trafi do którego systemu. Projekt zmiany rozporządzenia z 27 października 2026 r. zakłada też certyfikaty ograniczone do jednego NIP-u lub oddziału firmy.

Certyfikat wygenerowany przez Fakturownię przy uwierzytelnieniu automatycznym działa wyłącznie w tej integracji i nie użyjesz go w innym programie. Jeśli chcesz korzystać z KSeF także w innym oprogramowaniu, wygeneruj certyfikat bezpośrednio w KSeF, skonfiguruj go w tym systemie, a w Fakturowni wgraj go przez uwierzytelnienie manualne.

Certyfikaty wygenerowane w module MCU od listopada 2025 r. do stycznia 2026 r. zachowują ważność w produkcyjnym KSeF do daty wygaśnięcia albo do momentu, w którym je unieważnisz. Moduł MCU był rozwiązaniem tymczasowym – od lutego 2026 r. certyfikatami zarządzasz w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0.

Certyfikat wygenerowany wcześniej wgrasz do Fakturowni przez uwierzytelnienie manualne – cały proces pokazuje wideo o wgrywaniu certyfikatu do Fakturowni.

Spółka cywilna nie musi mieć osobnego certyfikatu KSeF – bez kwalifikowanej pieczęci elektronicznej upoważnia wspólnika do działania w KSeF, a ten uwierzytelnia się w systemie spółki połączonym z KSeF własnym certyfikatem. Osobny certyfikat KSeF wystawiony na spółkę, niezależny od certyfikatu wspólnika, uzyskasz tylko z kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną.

Zawiadomienie ZAW-FA złożysz w urzędzie skarbowym zarówno papierowo, jak i przez internet, np. przez ePUAP lub e-Urząd Skarbowy. Dokument muszą podpisać osoby uprawnione do reprezentacji spółki.

W ZAW-FA wskazujesz osobę uprawnioną do działania w KSeF w imieniu spółki – może nią być także pracownik spółki. Zawiadomienie podpisuje osoba uprawniona do reprezentacji spółki lub jej pełnomocnik.

JDG nie musi wypełniać ZAW-FA – dostęp do KSeF w JDG uzyskasz, logując się np. Profilem Zaufanym, mObywatelem lub podpisem kwalifikowanym. ZAW-FA jest potrzebne, gdy chcesz nadać uprawnienia administratora innej osobie, co częściej dotyczy spółek.

Wysyłka faktur z Fakturowni do KSeF może być ręczna albo automatyczna – same faktury tworzysz jak dotychczas:

• ręczna – po zapisaniu dokumentu masz dwa przyciski: Zapisz i wyślij do KSeF (widoczny dla użytkowników z uprawnieniami do KSeF) oraz Zapisz, który zapisuje fakturę bez wysyłki, np. do późniejszej edycji lub akceptacji,
• automatyczna – po kliknięciu Zapisz faktura od razu trafia do KSeF, jeśli zapisuje ją użytkownik z uprawnieniami do KSeF.

Fakturę wysyłasz do KSeF na bieżąco, w dniu wystawienia, więc nie zlecisz wysyłki faktur na koniec miesiąca. Jeśli z powodu problemów technicznych po Twojej stronie nie zdążysz, w trybie offline24 masz czas do końca następnego dnia roboczego po wystawieniu faktury.

Przy automatycznej wysyłce faktura trafia do KSeF od razu po wystawieniu, a przy ręcznej – gdy zaznaczysz ją na liście i klikniesz „Wyślij do KSeF”. Faktur wystawionych w KSeF dla polskich firm (B2B) nie musisz przekazywać w inny sposób, np. e-mailem – nabywca odbiera je w KSeF.

Fakturę możesz przygotować wcześniej i wysłać do KSeF później, jeśli korzystasz z ręcznej wysyłki – zapisujesz ją w Fakturowni i wysyłasz dopiero po kliknięciu „Wyślij do KSeF”. Pamiętaj o dacie wystawienia zgodnej z dniem wysyłki: faktura wysłana później, niż wskazuje data wystawienia, trafia do KSeF jako wystawiona w trybie offline24, a ten daje czas tylko do końca następnego dnia roboczego.

Fakturę online wysyłasz do KSeF w dniu jej wystawienia, a w trybie offline24 – najpóźniej do końca następnego dnia roboczego po dacie wystawienia. Termin wystawienia faktury się nie zmienił: za sprzedaż wystawiasz ją najpóźniej 15. dnia następnego miesiąca. Fakturę wysłaną do KSeF kilka dni po dacie wystawienia system przyjmie jako wystawioną offline, ale możesz narazić się na sankcje za nieterminowe przesłanie, dlatego przy większym opóźnieniu przed wysyłką zmień datę wystawienia na bieżącą.

Faktura, która trafiła do KSeF, dostaje status i numer KSeF, więc Fakturownia nie wyśle jej ponownie.

Faktury z integracji Fakturowni, np. z WooCommerce czy Allegro, trafiają do KSeF automatycznie od razu po wystawieniu, jeśli masz włączoną automatyczną wysyłkę. Integracje innych firm, np. BaseLinker, mogą wymagać dostosowania do dokumentacji API KSeF Fakturowni, bo wystawiane przez nie faktury muszą spełniać wymogi KSeF.

W Fakturowni nie ustawisz wysyłki do KSeF raz dziennie o konkretnej godzinie. Faktury wysyłasz do KSeF automatycznie, zaraz po wystawieniu, albo ręcznie w dowolnym momencie dnia. Fakturę online wysyłasz w dniu wystawienia, a w trybie offline24 – najpóźniej do końca następnego dnia roboczego.

Automatycznej wysyłki faktur do KSeF nie włączysz tylko na określony czas. Gdy ją włączysz, wszystkie nowe faktury trafiają od razu do KSeF, a faktury wystawione wcześniej ręcznie wysyłasz osobno, np. zbiorczo.

Ustawienia wysyłki do KSeF są wspólne dla całego konta, niezależnie od liczby firm i działów. Dzięki temu łatwiej uniknąć pominiętych wysyłek i sprawdzić, które faktury trafiły do KSeF.

Faktura, której system nie zdąży wysłać do KSeF w dniu sprzedaży, trafi tam następnego dnia jako wystawiona w trybie offline24 – i to jest poprawne. W trybie online fakturę uznaje się za wystawioną w dniu przesłania jej do KSeF, a gdy wysyłasz ją później, niż wskazuje data wystawienia na fakturze, liczy się ta data, a na dosłanie masz czas do końca kolejnego dnia roboczego. Numer KSeF wyznacza z kolei moment otrzymania faktury przez nabywcę.

Wiele faktur naraz wyślesz do KSeF także przy ręcznej wysyłce – zaznacz je na liście i kliknij „Wyślij do KSeF”. W jednej wysyłce zbiorczej wyślesz 100 faktur; większą liczbę system wysyła po kolei, a status zmienia się stopniowo z „W trakcie” na „Wysłano poprawnie”.

Każda faktura dostaje własny numer KSeF, także przy wysyłce zbiorczej. Dzięki niemu da się później jednoznacznie zidentyfikować dokument.

Faktury możesz wysyłać do KSeF w innej kolejności, niż je wystawiasz. Ważne, by każda trafiła do KSeF w dniu wystawienia albo – w trybie offline24 – najpóźniej do końca następnego dnia roboczego.

Fakturownia nadal wysyła faktury e-mailem, ale przy połączonej integracji z KSeF dopiero po nadaniu fakturze numeru KSeF; wyjątkiem do końca 2026 r. jest tryb hybrydowy. Kontrahent z Polski pobiera fakturę z KSeF, więc e-mail nie jest konieczny, a kontrahentom zagranicznym i konsumentom przekazujesz faktury jak dotychczas, np. e-mailem.

Jeśli obowiązkowy KSeF masz od 1 stycznia 2027 r., do końca 2026 r. nadal wysyłasz faktury klientom e-mailem – wystarczy, że włączysz w Fakturowni tryb hybrydowy w zakładce Ustawienia > Integracje i dodatki > KSeF > Ustawienia. W tym trybie faktury kosztowe pobierasz z KSeF, a sprzedażowe wysyłasz do KSeF tylko wtedy, gdy chcesz – pozostałe nadal edytujesz i wysyłasz e-mailem jak dotychczas. Od 1 stycznia 2027 r. wyłącz tryb hybrydowy i wybierz ręczną lub automatyczną wysyłkę faktur do KSeF.

Faktury sprzedaży dla zagranicznych kontrahentów wysyłasz do KSeF, jeśli wystawiasz je jako polski podatnik z polskim NIP-em – także przy WDT lub eksporcie. Kontrahent zagraniczny nie odbierze jej z KSeF, dlatego przekazujesz mu ją dodatkowo poza KSeF, np. w PDF, jak dotychczas.

Faktur dla osób fizycznych nieprowadzących działalności (B2C) nie musisz wysyłać do KSeF – możesz to robić dobrowolnie, a decyzja należy do sprzedawcy. W ustawieniach integracji z KSeF w Fakturowni wybierasz, czy takie faktury mają trafiać do KSeF.

Proform, not obciążeniowych i uznaniowych ani rachunków nie wysyłasz do KSeF – trafiają tam tylko faktury i faktury korygujące. Te dokumenty przekazujesz klientowi tak jak dotychczas.

Paragon z NIP nie trafia do KSeF. Do końca 2026 r. paragon z NIP do 450 zł jest fakturą uproszczoną, a od 1 stycznia 2027 r. przestaje nią być – jeśli klient firmowy poprosi o fakturę do paragonu, wystawisz ją w KSeF z oznaczeniem „FP”.

Fakturę możesz edytować w Fakturowni przed wysyłką do KSeF, jeśli korzystasz z ręcznej wysyłki – zapisany dokument zmieniasz dowolnie, a potem wysyłasz do KSeF. Faktury wysłanej do KSeF nie edytujesz – błąd poprawiasz fakturą korygującą.

Fakturę ze stawką VAT 0% dla zagranicznej spółki wysyłasz do KSeF – obowiązek nie zależy od statusu nabywcy. W strukturze e-faktury rozróżnia się stawki 0 KR dla transakcji krajowych oraz 0 WDT i 0 EX dla transakcji zagranicznych.

Faktury wysłanej już do KSeF i do klienta nie edytujesz w Fakturowni. Do klienta faktura trafia dopiero po wysyłce do KSeF, więc każdą zmianę wprowadzasz fakturą korygującą.

Przy połączonej integracji z KSeF wydruk i PDF faktury są dostępne dopiero po nadaniu jej numeru KSeF. Jeśli chcesz pokazać klientowi dokument przed wystawieniem faktury, wystaw fakturę proforma.

Faktury z innego systemu możesz zaimportować do Fakturowni i wysłać je stąd do KSeF. Faktury dodane importem nie trafiają do KSeF automatycznie, nawet przy włączonej automatycznej wysyłce – po imporcie zaznacz je na liście i kliknij „Wyślij do KSeF”. Przed wysyłką upewnij się, że zaimportowane dokumenty spełniają wymogi KSeF.

Fakturownia nie wyśle do KSeF dwa razy tej samej faktury, nawet jeśli spróbujesz zrobić to omyłkowo. Dokument oznaczony jako wysłany do KSeF nie może zostać wysłany ponownie.

Faktury cykliczne trafiają do KSeF jak każda inna faktura sprzedażowa – automatycznie albo ręcznie, zgodnie z ustawieniami wysyłki w integracji.

Fakturę, której w trybie ręcznym nie wysłano do KSeF w dniu wystawienia, wyślij jak najszybciej, bez wystawiania nowej – jeśli od daty wystawienia minął jeden dzień, trafi do KSeF w trybie offline24. Jeśli minęło więcej czasu, przed wysyłką zmień datę wystawienia na bieżącą i dopiero kliknij „Wyślij do KSeF”.

Wysyłki faktur do KSeF nie uzależnisz od ich opłacenia. Fakturę wysyłasz do KSeF w dniu wystawienia, a w trybie offline24 najpóźniej do końca następnego dnia roboczego, niezależnie od tego, czy klient już zapłacił. Opóźnianie wysyłki do momentu płatności oznaczałoby naruszenie obowiązku przesyłania faktur do KSeF.

Faktura wysłana do KSeF dzień po dacie wystawienia trafia tam w trybie offline24, który pozwala dosłać ją najpóźniej do końca następnego dnia roboczego. Pamiętaj, że nabywca otrzymuje fakturę dopiero w dniu nadania jej numeru KSeF – to ważne przy fakturach na przełomie miesięcy.

Przez API wyślesz faktury do KSeF zarówno przy ich tworzeniu (parametr gov_save_and_send=true), jak i później, dla już wystawionych dokumentów. API pozwala też sprawdzić status wysyłki i pobrać numer KSeF zgodnie z dokumentacją API KSeF.

Numer KSeF zwykle jest nadawany w ciągu kilku minut od wysyłki online, ale dokumentacja KSeF nie gwarantuje tego czasu. KSeF działa asynchronicznie i ma tryby awaryjne na wypadek przeciążenia lub niedostępności. Jeśli KSeF długo nie odpowiada, Fakturownia automatycznie obsługuje faktury w trybie offline24, żeby nie wstrzymywać ich obiegu.

Przy automatycznej wysyłce faktury z kolejki offline24 trafiają do KSeF same, gdy system wróci do trybu online. Przy ręcznej wysyłce przesyłasz je zbiorczo, zaznaczając je i klikając „Wyślij do KSeF”.

Faktury kosztowe pobierasz z KSeF do Fakturowni automatycznie albo ręcznie, zależnie od ustawień integracji – ręcznie przyciskiem „Pobierz faktury z KSeF” w zakładce Wydatki. Pobrane dokumenty mają oznaczenie KSeF, więc łatwo je odfiltrować na liście wydatków.

Fakturę z KSeF pobierzesz bez logowania na dwa sposoby: skanując kod QR z wizualizacji faktury albo wyszukując ją w Aplikacji Podatnika KSeF bez uwierzytelnienia. Do wyszukania faktury potrzebujesz:

• numeru KSeF faktury,
• numeru faktury nadanego przez sprzedawcę,
• NIP-u albo innego identyfikatora nabywcy – a jeśli nabywca go nie ma, informacji o jego braku,
• imienia i nazwiska albo nazwy nabywcy,
• kwoty należności ogółem.

Bez logowania pobierzesz tylko konkretną fakturę – listy wszystkich faktur firmy w ten sposób nie zobaczysz.

Starsze faktury w Aplikacji Podatnika KSeF zobaczysz po rozszerzeniu zakresu dat w filtrze listy faktur – lista pokazuje tylko faktury z wybranego okresu. Możesz też wyszukać fakturę po numerze KSeF lub NIP-ie sprzedawcy, bo KSeF przechowuje faktury przez 10 lat. W Fakturowni zakładki Przychody i Wydatki domyślnie pokazują dokumenty z ostatnich 12 miesięcy, a starsze faktury wyświetlisz, wybierając w polu Okres opcję Wszystkie lub własny zakres dat. Faktur wystawionych w KSeF 1.0 przed 1 lutego 2026 r. Fakturownia nie pobiera automatycznie – dodasz je ręcznie jako wydatek z numerem KSeF.

Faktury wydatkowe od zagranicznych kontrahentów z UE i spoza UE nie pojawią się w KSeF, bo system obejmuje tylko faktury ustrukturyzowane w nim wystawione. Takie faktury dodajesz samodzielnie, np. w Fakturowni, żeby trafiły do rozliczeń.

Fakturownia pobiera wszystkie faktury dostępne w KSeF dla Twojego NIP-u, a Ty decydujesz tylko, czy pobierasz je automatycznie, czy ręcznie. Błędną fakturę albo fakturę za transakcję, w której nie uczestniczyłeś, wyjaśniasz z wystawcą, bo to on wystawia korektę. W Fakturowni możesz oznaczyć taki wydatek jako niepodlegający księgowaniu.

Faktury pobrane z KSeF opisujesz w Fakturowni jak każdy dokument, w sekcji „komentarz”. Uwagi dla księgowej zostawiasz w sekcji komunikacja z księgową na dole dokumentu, gdy księgowa ma dostęp do Twojej Fakturowni.

UPO, czyli Urzędowego Potwierdzenia Odbioru, nie pobierasz ręcznie – Fakturownia automatycznie dołącza je jako załącznik do każdego dokumentu wysłanego do KSeF. KSeF nie zawsze generuje UPO od razu po nadaniu numeru, więc przy fakturze może się ono pojawić z niewielkim opóźnieniem. W razie potrzeby UPO pobierzesz dla każdego dokumentu.

Faktury od dostawców, którzy nie wystawiają ich w KSeF, zbierasz jak dotychczas – w PDF, na papierze, e-mailem lub przez EDI – i wprowadzasz do Fakturowni ręcznie, importem albo automatycznie jako zwykłe faktury kosztowe. Twój obowiązek KSeF nie zobowiązuje dostawcy do wysyłania faktur do KSeF, dopóki sam nie jest nim objęty albo nie robi tego dobrowolnie. Od 1 stycznia 2027 r. KSeF obejmie także najmniejsze firmy, więc takich faktur będzie mniej.

Faktury, których nie ma w KSeF, np. od kontrahentów zagranicznych, dodajesz do Fakturowni ręcznie, importem, przez funkcję OCR albo przez skrzynkę odbiorczą na wydatki (Inbox).

Fakturę wystawiasz w Fakturowni jak dotychczas, a do KSeF trafia ona zależnie od ustawień wysyłki do KSeF: przy automatycznej wysyłce od razu po wystawieniu, a przy ręcznej – po kliknięciu „Wyślij do KSeF”.

Fakturę z datą wsteczną możesz technicznie wysłać do KSeF później – trafi tam jako wystawiona w trybie offline24. KSeF nie zmienia terminów wystawiania faktur, więc jeśli wyślesz ją później, niż pozwala tryb offline24 (do końca następnego dnia roboczego po dacie wystawienia), możesz narazić się na sankcje ze strony organów podatkowych.

Fakturę zaliczkową wystawisz wyłącznie z poziomu zamówienia – w związku z KSeF nie można jej wystawić jako samodzielnego dokumentu ani z proformy. Na podglądzie zamówienia wybierz Więcej opcji > Wystaw zaliczkową, a fakturę końcową, pomniejszoną o wpłacone zaliczki, wystawisz z poziomu faktury zaliczkowej.

Kilka faktur wystawionych w KSeF dobrowolnie nie zobowiązuje Cię do dalszego korzystania z KSeF przed terminem ustawowym. Jeśli obowiązek wystawiania faktur w KSeF masz od 1 stycznia 2027 r., do końca 2026 r. możesz włączyć tryb hybrydowy – faktury sprzedażowe wysyłasz wtedy do KSeF tylko wtedy, gdy chcesz.

Korektę w KSeF wystawiasz jak dotychczas – fakturą korygującą do faktury pierwotnej, np. na plus, na minus albo korektą danych. Różnica polega na tym, że korekta, tak jak faktura pierwotna, trafia do KSeF i dostaje własny status oraz numer KSeF.

Korektę faktury wystawionej poza KSeF, np. zanim objął Cię obowiązek KSeF, wystawiasz w Fakturowni i wysyłasz do KSeF jako fakturę ustrukturyzowaną. Jeśli faktura korygowana nie ma numeru KSeF, w korekcie podajesz jej numer i datę wystawienia – KSeF obsługuje taki przypadek.

Do tej samej faktury możesz wystawić kolejne faktury korygujące, jeśli trzeba coś poprawić ponownie.

Korekty faktur objętych KSeF też wysyłasz do Krajowego Systemu e-Faktur.

Faktury wysłanej do KSeF nie anulujesz ani nie usuniesz – ani z KSeF, ani z Fakturowni, w której po nadaniu numeru KSeF edycja, usuwanie i anulowanie faktury są zablokowane dla wszystkich użytkowników. Błędną fakturę poprawiasz fakturą korygującą, a gdy trzeba wycofać cały dokument – korektą do zera. Fakturę, której nie wysłano jeszcze do KSeF, usuniesz lub anulujesz w Fakturowni jak dotychczas.

Fakturę w KSeF wyzerujesz korektą do zera, czyli fakturą korygującą, która zeruje wartość całego błędnego dokumentu. W Fakturowni aktywuj aplikację Korekta do zera w KSeF w zakładce Ustawienia > Integracje i dodatki, a potem na podglądzie faktury wybierz Więcej opcji > Korekta do zera w KSeF, wpisz numer korekty i kliknij Generuj korektę – Fakturownia przygotuje korektę i wyśle ją do KSeF. Funkcja działa tylko dla faktur, do których nie wystawiono jeszcze korekty, a operacji nie da się cofnąć.

Noty korygującej nie wystawisz ani w KSeF, ani poza nim, bo od 1 lutego 2026 r. przepisy o notach korygujących zostały uchylone. Błąd na fakturze poprawia wyłącznie sprzedawca, wystawiając fakturę korygującą i przesyłając ją do KSeF.

Do faktur wystawionych w KSeF nie wystawia się duplikatów, bo nabywca w każdej chwili pobierze fakturę z KSeF, który przechowuje ją przez 10 lat. Duplikat wystawisz tylko do faktury spoza KSeF.

Do faktury w KSeF nie dołączysz w Fakturowni załączników, bo nie ma w niej miejsca na załączniki w formacie XML akceptowane przez KSeF. Inne załączniki dodasz do dokumentu i wyślesz klientowi np. e-mailem, ale nie są one częścią faktury i nie trafiają do KSeF.

Po wejściu obowiązkowego KSeF nadal masz w Fakturowni własną numerację faktur. KSeF nadaje dodatkowo swój numer identyfikujący, który potwierdza przyjęcie faktury do systemu.

Fakturę dla zagranicznej firmy bez polskiego NIP-u wystawiasz w KSeF bez względu na kraj jej siedziby. Poza KSeF zostają m.in. faktury dla konsumentów, także zagranicznych. Kontrahent zagraniczny nie korzysta z KSeF, dlatego fakturę przekazujesz mu w uzgodniony sposób, np. w PDF e-mailem.

Faktura dla firmy z Wielkiej Brytanii, jak każda faktura dla zagranicznej firmy, trafia do KSeF i dostaje numer KSeF. Kontrahentowi przekazujesz ją dodatkowo poza KSeF, w uzgodnionej formie, np. w PDF.

Wizualizacja faktury w KSeF może być w języku obcym lub dwujęzyczna, ale merytorycznie musi być zgodna z danymi w pliku XML wysłanym do KSeF. KSeF nie ogranicza wydawania faktur w języku obcym zagranicznym odbiorcom.

Fakturownia nie obsługuje obecnie samofakturowania w KSeF ani wysyłki do KSeF faktur wystawianych przez nabywcę. Faktury, które nabywca wystawił w Twoim imieniu w ramach samofakturowania, nie trafiają automatycznie do Przychodów – dodasz je, importując plik XML faktury z KSeF.

Fakturę za transakcję, w której nie uczestniczyłeś, zgłoś administracji podatkowej jako fakturę scamową, ukryj na swoim koncie w KSeF i nie księguj jej – samo otrzymanie faktury w KSeF nie zobowiązuje Cię do zapłaty. Faktury wystawionej przez inną firmę nie usuniesz z KSeF.

„KSeF DEMO” i „wersja testowa” to to samo – połączenie z demonstracyjnym, testowym środowiskiem KSeF, niezależnym od produkcyjnego. Dane i uprawnienia z DEMO nie przechodzą do wersji produkcyjnej, a przy przejściu na nią uwierzytelnienie wykonujesz od nowa.

Wersję DEMO integracji z KSeF włączysz w zakładce Ustawienia > Integracje i dodatki, w kafelku KSeF (DEMO), i przetestujesz w niej wysyłanie e-faktur bez skutków podatkowych. Aktywacja przebiega tak:

• zaloguj się do Fakturowni na konto firmy, którą chcesz połączyć z KSeF (DEMO),
• w kafelku KSeF (DEMO) kliknij Aktywuj, wybierz NIP firmy i pobierz plik autoryzacyjny,
• podpisz plik Profilem Zaufanym (ePUAP), kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo kwalifikowaną pieczęcią – zależnie od formy prawnej firmy,
• wgraj podpisany plik do Fakturowni i kliknij Wyślij – po chwili zobaczysz komunikat o udanej autoryzacji.

Aby przejść z DEMO na wersję produkcyjną, wystarczy włączyć integrację produkcyjną z KSeF – jej aktywacja automatycznie wyłącza wersję DEMO. Możesz też najpierw odinstalować integrację DEMO, a potem włączyć produkcyjną.

Wersja DEMO integracji nie zmieni się automatycznie na produkcyjną, bo obie używają różnych certyfikatów – połączenie produkcyjne konfigurujesz osobno. Certyfikaty dla DEMO generuje się w Aplikacji Podatnika DEMO, a dla wersji produkcyjnej – w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 albo automatycznie przez Fakturownię przy uwierzytelnieniu automatycznym.

Uprawnień nadanych w DEMO nie wykorzystasz w wersji produkcyjnej integracji – w każdym środowisku nadajesz je osobno. W integracji produkcyjnej uprawnienia użytkowników ustawiasz od nowa.

Połączenie Twojej Fakturowni z KSeF nie blokuje księgowej, która chce połączyć z Twoim KSeF swój program księgowy. Aby mogła w nim odczytywać Twoje faktury lub wystawiać je w Twoim imieniu, nadaj jej odpowiednie uprawnienia w KSeF. Możesz też dać jej dostęp do Fakturowni – zależy to od modelu współpracy.

Księgowy lub informatyk sam zautoryzuje integrację klienta z KSeF, jeśli został upoważniony w zawiadomieniu ZAW-FA – wtedy ma uprawnienia właścicielskie. Dotyczy to każdej osoby upoważnionej przez ZAW-FA, np. wirtualnej asystentki czy informatyka.

Dokumenty najwygodniej przekazać biuru księgowemu, dając księgowej bezpłatny dostęp do Fakturowni – wtedy sama pobiera faktury i generuje JPK. Alternatywą są eksporty dokumentów do plików. Oba sposoby wyglądają tak:

• dostęp dla księgowej – rozwiązanie, które rekomendujemy: dodajesz księgową jako użytkownika bezpłatnie, a ona widzi faktury na bieżąco, sama pobiera je na koniec miesiąca, komentuje dokumenty i może wygenerować JPK,
• eksporty – dokumenty eksportujesz do odpowiednich plików w zakładkach Eksporty/Wydruki oraz Integracje i dodatki i przekazujesz je księgowej.

Księgowy złoży ZAW-FA za klienta tylko wtedy, gdy jest uprawniony do reprezentowania jego firmy – zawiadomienie podpisują osoby zgodnie z reprezentacją określoną w dokumentach rejestrowych. Księgowy bez takiego uprawnienia może złożyć ZAW-FA w urzędzie, ale podpisać je muszą osoby uprawnione.