Masz pytania dotyczące KSeF? Odpowiadamy

Tak. Możesz już na swoim koncie aktywować integrację z produkcyjnym środowiskiem KSeF. Integracja pozwoli Ci zautoryzować się w KSeF oraz skonfigurować usługę. Dzięki temu 1.02, po uruchomieniu systemu KSeF przez Ministerstwo Finansów, będziesz mógł już odbierać i wystawiać swoje faktury w KSeF (obecnie funkcje te nie są jeszcze dostępne w produkcyjnej wersji integracji). Wszystko na temat połączenia Fakturowni z KSeF znajdziesz w artykule KSeF w Fakturowni – od czego zacząć, prosto i krok po kroku.

Integracja Fakturowni z KSeF działa przez API, co oznacza, że system łączy się automatycznie ze środowiskiem produkcyjnym KSeF. Po autoryzacji program może samodzielnie wysyłać i pobierać e-faktury, bez konieczności ręcznego eksportowania plików do rządowego systemu.

Do wyboru są dwa tryby pracy:

• automatyczny – po zapisaniu faktury Fakturownia od razu przesyła ją do KSeF
• ręczny – decydujesz dla każdej faktury, czy chcesz ją tylko zapisać w programie, czy od razu wysłać do KSeF

Dodatkowo integracja umożliwia obsługę statusów dokumentów oraz nadawanie ról i uprawnień użytkownikom w ramach konta w Fakturowni.

Aby połączyć Fakturownię z KSeF musisz włączyć integrację na swoim koncie i przejść autoryzację. Cały proces, krok po kroku opisujemy w artykule Jak połączyć Fakturownię z KSeF 2.0 – Autoryzacja automatyczna integracji (zalecana).

Aby włączyć demo integracji z KSeF i przetestować wysyłanie e-faktur bez skutków podatkowych:

• Zaloguj się do Fakturowni na konto firmy, którą chcesz połączyć z KSeF (DEMO).
• Wejdź w zakładkę Ustawienia>Integracje i dodatki i znajdź kafelek KSeF (DEMO).
• Kliknij Aktywuj, wybierz numer NIP firmy i pobierz plik autoryzacyjny.
• Podpisz pobrany plik: możesz użyć Profilu Zaufanego (ePUAP), kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub kwalifikowanej pieczęci, w zależności od formy prawnej firmy.
• Wgraj podpisany plik do Fakturowni i kliknij Wyślij. Po chwili zobaczysz komunikat o pomyślnie przeprowadzonej autoryzacji.

Szczegółowy opis aktywacji demo znajdziesz w Bazie Wiedzy, we wpisieJak połączyć Fakturowię z KSeF (Demo) – autoryzacja integracji krok po kroku.

Jeśli masz aktywną integrację KSeF DEMO, to albo możesz ją odinstalować, a potem włączyć KSeF, albo od razu włączyć integrację KSeF bez ręcznego rozłączania się z KSeF DEMO. Aktywacja integracji produkcyjnej automatycznie wyłącza wersję DEMO. Wszystko na temat połączenia Fakturowni z KSeF znajdziesz w artykule KSeF w Fakturowni – od czego zacząć, prosto i krok po kroku.

Nie. Każda integracja zawiera różne certyfikaty uwierzytelniające. Dla KSeF DEMO generowane są w Aplikacji Podatnika DEMO, a dla KSeF generowane są w MCU (funkcjonuje do końca stycznia 2026 r.) i Aplikacji Podatnika (tu zostaną przeniesione certyfikaty z MCU od 01.02.2026 r.).

Dlatego integracji musisz dokonać osobno w środowisku produkcyjnym, czyli docelowej integracji KSeF, tak samo, jak zrobiłeś to w środowisku testowym integracji KSeF DEMO. Wszystko na temat połączenia Fakturowni z KSeF znajdziesz w artykule KSeF w Fakturowni – od czego zacząć, prosto i krok po kroku.

Nie. Dla każdego użytkownika naszego systemu, integracja Fakturowni z KSeF jest dostępna za darmo, niezależnie od wybranego abonamentu, również w planie Micro. To oznacza, że wszystkie faktury sprzedażowe i zakupowe możesz wysyłać i odbierać z KSeF bez dodatkowych opłat.

Tak, integracja działa w tle – każda wystawiona faktura sprzedażowa trafi automatycznie do KSeF. Jeśli wolisz, możesz też wysyłać faktury ręcznie. Podobnie z odbieraniem dokumentów – faktury można pobierać automatycznie albo na żądanie użytkownika.

Tak, natomiast wysyłka będzie opóźniona do momentu otrzymania przez dokument numeru KSeF albo znacznika, że został on wystawiony w trybie offline, gdyż w obowiązkowym KSeF jest to konieczne, zanim faktura trafi do kontahenta.

Tak, po API będzie możliwe pobranie takich danych jak: status, numer faktury, rodzaj błędu, data wystawienia dokumentu oraz data wysyłki do KSeF. Więcej na temat numeru KSeF znajdziesz w artykule Czym jest numer KSeF i gdzie zobaczysz go na fakturze w Fakturowni?

Tak, na liście faktur, w kolumnie "Status KSeF" będą widoczne informacje na temat poprawności wysłanego dokumentu lub ewentualnych błędów. Więcej na temat statusów w KSeF znajdziesz w artykule Jak wysyłać faktury z Fakturowi do KSeF.

W razie awarii KSeF nadal będzie można wystawiać faktury w Fakturowni i oznaczać je do wysyłki. System je zapisze, a następnie automatycznie prześle do KSeF w trybie offline, gdy tylko system KSeF ponownie zacznie działać.

Faktura odrzucona nie jest uznawana za wystawioną, więc nie można do niej wystawić korekty ani jej anulować. W takiej sytuacji możesz w Fakturowni poprawić dane i wysłać fakturę ponownie do KSeF.

Tak – w Fakturowni możesz mieć jedno konto z kilkoma firmami, a każdą z nich autoryzujesz osobno w KSeF. Kluczowy jest NIP każdej spółki i przypisane do niej uprawnienia. Dla każdej firmy konfigurujesz osobne połączenia oraz nadajesz uprawnienia użytkownikom.

Tak, nadal możesz wystawiać faktury, wysyłać je do klientów oraz masz dostęp do firmowych danych. Po włączeniu integracji z KSeF wysyłanie i odbieranie faktur w aplikacji mobilnej odbywa się ręcznie lub automatycznie. Ważne: wszystkie ustawienia dotyczące integracji, takie jak ręczne lub automatyczne pobieranie oraz wysyłka faktur do KSeF, uprawnienia czy certyfikaty robisz na swoim koncie w Fakturowni w wersji desktopowej.

Fakturownia nie będzie kompatyblina z odpowiednikami KSeF na rynkach zagranicznych, natomiast hiszpańska wersja Fakturowni – Bitfactura, będzie zintegrowana z VeriFactu (hiszpański KSeF).

Role i uprawnienia w KSeF określają, kto może wysyłać lub odbierać faktury w imieniu firmy. Istnieje także możliwość dania uprawnień w zakresie administrowania rolami / uprawnieniami innych użytkowników. Uprawnienia można nadawać zarówno osobom fizycznym, jak również innym podmiotom.

Przy integracji Fakturowni z KSeF proces tworzenia dokumentów pozostaje bez zmian. Różnica dotyczy jedynie sposobu wysyłki – ręcznego lub automatycznego.

Przy integracji ręcznej po zapisaniu dokumentu są dostępne dwa przyciski:

• Zapisz i wyślij do KSeF – widoczny tylko dla użytkowników z odpowiednimi uprawnieniami oraz
• Zapisz – umożliwiający zapis bez wysyłki, np. do późniejszej edycji lub akceptacji.

Przy integracji automatycznej dokument będzie wysyłany do KSeF automatycznie po kliknięciu Zapisz, również tylko przez użytkowników z uprawnieniami. Instrukcje dotyczące wysyłki wraz z materiałem wideo znajdziesz w artykule Jak wysyłać faktury z Fakturowni do KSeF.

Zgodnie z aktualnymi wymogami KSeF, faktury należy wysyłać online, czyli na bieżąco po wystawieniu dokumentu. W wersji KSeF, która będzie obowiązywać od 1 lutego 2026 dostępny będzie tzw. tryb offline24, gdzie fakturę należy dosłać do KSeF najpóźniej w następnym dniu roboczym po wystawieniu.

Wysyłka odbywa się automatycznie w momencie wystawienia faktury lub (jeśli na koncie jest zaznaczona ręczna wysyłka faktur do KSeF) po zaznaczeniu faktury i wybraniu opcji „Wyślij do KSeF”. Faktury wystawione w KSeF na rzecz polskich podmiotów gospodarczych (b2b) nie będą podlegały przekazywaniu w inny sposób (np. mailami). Nabywca taką fakturę odbiera w KSeF.

Nie przewidujemy takiego rozwiązania w naszej integracji. W ustawieniach integracji jest możliwość automatycznej wysyłki faktur do KSeF tuż po jej wygenerowaniu, albo ręczna wysyłka w dowolnym momencie dnia, jednak nie później niż w ciągu 24 h od wystawienia faktury, jak wynika z obowiązku KSeF.

Na chwilę obecną ustawienia dotyczące wysyłki faktur do KSeF są takie same dla całego konta i będą działały niezależnie od liczby firm czy dostępnych działów. Takie rozwiązanie zapewnia spójność na koncie, ogranicza ryzyko błędów i pominiętych wysyłek oraz ułatwia weryfikację, które faktury zostały przesłane do KSeF.

Wystawianie faktur dla osób fizycznych jest w KSeF dobrowolne. O wystawianiu faktur dla konsumentów w KSeF decyduje sprzedawca. W ustawieniach integracji z KSeF w Fakturowni możesz ustawić, czy takie dokumenty mają być przesyłane do KSeF.

Nie, do KSeF są wysyłane tylko faktury lub faktury korygujące. Pozostałe dokumenty są poza KSeF. Jeśli któryś z dokumentów będzie potrzebny klientowi, wysyłamy mu go w ten sam sposób, w jaki do tej pory się z klientem komunikowaliśmy.

Do końca 2026 r. paragony z NIP do 450 zł chociaż uznawane za faktury uproszczone, będą wyłączone z wysyłki do KSeF. Od 1 stycznia 2027 r. wszystkie faktury uproszczone będą musiały być wystawiane w KSeF. Paragon z NIP przestanie być fakturą uproszczoną - jeśli wystawisz taki paragon, konieczne będzie wystawienie do niego faktury ze znacznikiem “FP” w KSeF.

W Fakturowni nadal będzie taka opcja, natomiast nie będzie potrzeby wysyłania faktury mailem do kontrahenta w Polsce, bo każda wystawiona faktura sprzedażowa będzie od razu wysyłana automatycznie do KSeF, skąd polski kontrahent będzie mógł ją pobrać w dowolnym momencie. W przypadku kontrahentów zagranicznych lub konsumentów faktury trzeba będzie przekazywać tak, jak dotychczas, na przykład mailowo. Więcej informacji na temat wysyłki mailem w KSeF znajdziesz w artykule Wysyłka e-maila z fakturą przy włączonej integracji z KSeF.

Tak. Wystarczy, że na liście faktur zaznaczysz chceckboxy przy wszystkich dokumentach do przesłania i klikniesz przycisk Wyślij do KSeF. W jednej masowej wysyłce możesz wysłać 100 faktur. Jeśli wysyłasz więcej dokumentów, będą one wysyłane po kolei, a ich status wysyłki będzie się stopniowo zmieniał z “W trakcie” na “Wysłano poprawnie”.

Tak, każda faktura, niezależnie od tego czy została wysłana podczas wysyłki zbiorczej, czy osobno ma nadawany indywidualny numer KSeF, który umożliwia później identyfikację dokumentu.

Tak, faktury można wysyłać w innej kolejności, należy jedynie pamiętać, że wszystkie dokumenty powinny trafić do KSeF tego samego dnia, w którym zostały wystawione.

Tak, taka informacja jest widoczna w kolumnie Status na liście faktur. Status Wysłano poprawnie oznacza, że dokument został przyjęty przez system i został mu nadany numer KSeF. Status W trakcie wysyłki oznacza, że faktura oczekuje na przyjęcie do KSeF i nie został jej jeszcze nadany numer KSeF. Natomiast Błąd wysyłania oznacza, że dokument został odrzucony przez KSeF. Wtedy należy go poprawić i wysłać ponownie. Więcej na temat statusów w integracji znajdziesz w artykule Jak wysyłać faktury z Fakturowni do KSeF.

Aby Fakturownia mogła poprawnie wystawiać Twoje dokumenty w ramach integracji z Krajowym Systemem e-Faktur, muszą one spełniać wymogi KSeF. W związku z tym integracje, z których korzystasz (np. te z platformami e-commerce), mogą wymagać dostosowania do udostępnionej przez nas dokumentacji API KSeF. Integracje autorstwa Fakturowni zostały już dostosowane i są gotowe na połączenie z Krajowym Systemem e-Faktur.

Jeśli wystawiasz fakturę jako polski podatnik (z polskim NIP) i jest to faktura w rozumieniu polskich przepisów VAT, to trafia ona do KSeF także wtedy, gdy dotyczy WDT lub eksportu. Kontrahent zagraniczny nie odbierze jej z KSeF, więc dodatkowo przekazujesz mu dokument np. w formie PDF poza KSeF tak, jak dotychczas.

Tak, jeśli na koncie nie będzie włączona opcja automatycznej wysyłki faktur do KSeF tylko ręczna wysyłka, to po utworzeniu dokumentu i jego zapisaniu można go dowolnie edytować, a następnie wysłać. Po wysyłce dokumentu do KSeF nie ma możliwości edycji dokumentu.

Nie, ponieważ dokument przed otrzymaniem go przez klienta, musi być najpierw wysłany do KSeF, a wysłanych faktur do KSeF nie można już edytować.

Nie, nie można wydrukować faktury przed jej wystawieniem. Jeśli przed wystawieniem faktury chcesz udostępnić dokument klientowi, skorzystaj z faktury proforma.

Tak, wyeksportuj dokumenty z programu zewnętrznego, następnie zrób import faktur do systemu Fakturownia, a potem masowo zaznacz dokumenty na liście i wybierz funkcję Wyślij faktury do KSeF.

W Fakturowni nie ma możliwości, by wysłać do KSeF dwa razy tę samą fakturę. Jeśli dokument ma już w Fakturowni znacznik, że został wysłany do KSeF, to nie da się go wysłać ponownie.

Dokumentacja KSeF nie określa gwarantowanego czasu nadania numeru KSeF dla pojedynczej faktury. Numer KSeF jest nadawany po skutecznej walidacji i przyjęciu faktury przez system. Krajowy System e-Faktur został zaprojektowany jako system asynchroniczny i skalowalny, z mechanizmami alternatywnymi (offline) na wypadek przeciążenia lub niedostępności.

W praktyce należy przyjąć, że nadanie numeru KSeF następuje zazwyczaj do kilku minut po wysyłce w trybie online, chyba że wystąpi zwiększone obciążenie systemu lub przesłanki do zastosowania trybów offline. W naszym systemie, w przypadku długiego czasu oczekiwania na odpowiedź KSeF, dokumenty będą automatycznie obsługiwane w trybie offline24, tak aby nie zaburzać ich bieżącego przepływu. Faktury wystawione w trybie offline24 mogą być normalnie wprowadzane do obiegu i dalej przetwarzane w systemie, bez blokowania operacji biznesowych.

Tak, faktury kosztowe można pobierać zarówno ręcznie, jak i automatycznie. Dodatkowo, jeśli w KSeF pojawi się faktura kosztowa na Twoją firmę, dokument automatycznie trafi do zakładki Wydatki w Fakturowni. Więcej na temat pobierania wydatków z KSeF znajdziesz w artykule Jak pobierać faktury kosztowe (wydatki) z KSeF do Fakturowni?

Nie – KSeF obsługuje tylko faktury ustrukturyzowane wystawione w KSeF. Faktury od zagranicznych kontrahentów (UE i spoza UE) nie pojawią się w KSeF i należy je wprowadzić samodzielnie w systemie księgowym, np. w Fakturowni, aby mogły trafić do rozliczenia.

Nie, w Fakturowni nie wybierasz pojedynczych faktur do pobrania, ponieważ system pobiera wszystkie dokumenty, które są dostępne w KSeF dla Twojego NIP. Możesz natomiast zdecydować, czy pobierasz je automatycznie, czy ręcznie. Jeśli pobierzesz błędną fakturę lub wystawioną dla transakcji, w której nie uczestniczyłeś – wówczas należy wyjaśnić to z wystawcą, bo to on ma obowiązek wystawić korektę. W Fakturowni taki wydatek możesz oznaczyć jako niepodlegający księgowaniu, żeby nie powodował on zamieszania w rozliczeniach.

Tak, jest to funkcjonalność dostępna w ramach konta w Fakturowni, niezależnie od KSeF. Aby opisać fakturę, należy skorzystać z sekcji "komentarz" na dokumencie. Natomiast jeśli chcemy pozostawić komentarz dla księgowej na fakturze, to po dodaniu księgowej do Fakturowni, korzystamy z sekcji "komunikacja z księgową" na dole dokumentu.

UPO, czyli Urzędowe Potwierdzenie Odbioru, będzie automatycznie dołączane do każdego dokumentu wysłanego do KSeF. Należy pamiętać, że UPO w samym systemie KSeF nie zawsze generuje się od razu po nadaniu numeru KSeF, dlatego w Fakturowni może się ono pojawić przy fakturze z niewielkim opóźnieniem. Poświadczenie jest dołączane w formie załącznika do faktury. W razie potrzeby dla każdego dokumentu można pobrać UPO.

Wystawianie faktur wygląda jak dotychczas, jedynie po wystawieniu faktury należy kliknąć przycisk "Wyślij do KSeF" (jeśli będzie na koncie włączona ręczna wysyłka do KSeF). W przypadku aktywnej opcji automatycznej wysyłki – po wystawieniu faktury, dokument zostanie wysłany do KSeF od razu. Jak wysyłać faktury z Fakturowni do KSeF.

Wdrożenie KSeF nie wpływa na zmianę przepisów w zakresie terminów wystawienia faktury. Technicznie jest możliwość wystawienia w KSeF faktury z datą wsteczną. Zostanie ona automatycznie oznaczona jako wystawiona w trybie offline, a w przypadku kiedy data przesłania takiej faktury do KSeF będzie późniejsza niż wymagana przepisami dla trybów offline, możesz narazić się na sankcje ze strony organów podatkowych.

W przypadku korekty faktury nic się nie zmienia – wystawiasz fakturę korygującą do pierwotnej faktury (np. na minus/plus albo korektę danych) zgodnie z zasadami, które już znasz z artykułu Jak utworzyć korektę do faktury. Różnica jedynie polega na tym, że korekta – tak jak faktura pierwotna – trafi do KSeF i będzie miała swój status oraz numer KSeF.

Tak, można, a nawet będzie taki obowiązek, żeby wystawiać w KSeF wszystkie faktury. Dotyczy to również faktur korygujących, jeśli faktura pierwotna / korygowana została wystawiona poza KSeF (np. zanim zostanie on wdrożony). KSeF przewiduje i obsługuje takie sytuacje.

Dla faktur wystawionych w KSeF nie wystawia się duplikatów. Można je w każdej chwili ponownie pobrać z KSeF, w którym będą archiwizowane przez 10 lat.

Fakturownia nie posiada dedykowanego miejsca na dokumencie, gdzie można dodać załączniki w formacie (tylko i wyłącznie) XML, które byłyby akceptowane przez KSeF. Oczywiście użytkownik ma możliwość dołączania różnego rodzaju załączników do dokumentu i przesyłania ich np. mailowo do klienta, jednak nie stanowią one integralnej części faktury i tym samym nie będą przesyłane do KSeF.

Tak. Z wejściem obowiązkowego KSeF możesz mieć nadal własną numerację faktur w Fakturowni. KSeF nadaje wyłącznie własny numer identyfikujący, który służy do potwierdzenia jej skutecznego przyjęcia do systemu KSeF.

Tak. Wizualizacja może być w innym języku, ale musi być zgodna pod względem merytorycznym (po przetłumaczeniu) z danymi w pliku XML, przesłanym do KSeF. Wdrożenie KSeF nie wpływa na możliwość wydania zagranicznemu odbiorcy faktury w języku innym niż polski.

Nie. Wystawienie kilku faktur w okresie fakultatywnym (dobrowolnym) nie zobowiązuje do dalszego korzystania z KSeF przed terminami ustawowymi. Obowiązek zacznie działać dopiero zgodnie z harmonogramem.

Firmom, które od 1.02 nie mają jeszcze obowiązku wystawiania faktur w KSeF, zalecamy na początku włączenie trybu hybrydowego w naszej integracji KSeF. Więcej na temat tego trybu znajdziesz w artykule Tryb hybrydowy KSeF w Fakturowni: odbiór kosztów i dobrowolna wysyłka sprzedaży do 1.04.2026

Wystawianie i rozliczanie faktur zaliczkowych należy wykonywać zgodnie z artykułem Tworzenie faktury zaliczkowej do zamówienia.

KSeF nie daje możliwości usunięcia otrzymanej faktury, tak jak to funkcjonuje obecnie. Samo otrzymanie faktury w KSeF nie zobowiązuje nas do jej zapłaty.

Jeśli w KSeF dostaniemy fakturę od podmiotu, z którym nie mieliśmy nigdy do czynienia, możemy:

• zgłosić fakturę administracji podatkowej jako scamową
• ukryć taką fakturę na naszym koncie w KSeF
• nie księgować takiej faktury

Nie, w Fakturowni to rozwiązanie nie jest dostępne.

Połączenie konta w Fakturowni z KSeF ułatwi wystawianie i odbieranie faktur z systemu KSeF. Nie ma wpływu na możliwość połączenia z KSeF Twojej księgowej. Aby Twoja księgowa mogła za pomocą swojego programu księgowego odczytywać Twoje faktury (lub wystawiać faktury w Twoim imieniu), musisz w systemie KSeF nadać swojej księgowej odpowiednie uprawnienia. Albo nadać księgowej uprawnienia do Fakturowni – wszystko zależy od modelu współpracy z księgową.

Jeśli księgowy zostanie upoważniony przez ZAW-FA to będzie miał uprawnienia właścicielskie. Dotyczy to dowolnej osoby upoważnionej przez ZAW-FA, np. wirtualnej asystentki, informatyka itp.

W Fakturowni masz do wyboru dwie opcji:

• Nadanie dostępu dla księgowej – to rekomendowane przez nas rozwiązanie. Dodając swoją księgową jako nowego użytkownika (dostęp jest darmowy), umożliwiasz jej podgląd faktur w czasie rzeczywistym, samodzielne pobieranie faktur na koniec miesiąca oraz komunikację z Tobą za pomocą komentarzy dodawanych pod fakturą. Księgowa może też z poziomu Fakturowni wygenerować JPK.
• Korzystanie z eksportów w Fakturowni – dzięki licznym eksportom, jakie znajdziesz w systemie w zakładce Eksporty/Wydruki oraz Integracje i dodatki, możesz samodzielnie eksportować dokumenty do odpowiednich plików i przekazywać je księgowej.