Jak uzyskać dostęp do KSeF dla jednoosobowej działalności? Praktyczny poradnik

Zanim wystawisz pierwszą e-fakturę w KSeF, potrzebujesz dostępu do systemu. Bez obaw – to nic skomplikowanego, a cały proces można przejść w kilku krokach, jeśli tylko wiesz od czego zacząć. W tym artykule pokażemy Ci, jak to zrobić.

Dostęp do KSeF dla JDG – dlaczego jednoosobowa działalność ma najprostszy start?

W przypadku osób prowadzących jednoosobową działalność uprawnienia do działania w KSeF są nadawane automatycznie. System rozpoznaje Cię jako właściciela na podstawie NIP-u, dlatego nie trzeba składać osobnych wniosków ani zgłoszeń. Wystarczy poprawnie się zalogować i możesz korzystać z KSeF od razu.

Sposoby autoryzacji do KSeF

KSeF oferuje cztery metody autoryzacji:

1. Profil Zaufany – idealny dla większości JDG
2. Podpis kwalifikowany – dla osób, które już z niego korzystają
3. Token – używany przy połączeniu z programem do fakturowania 
4. Certyfikat KSeF – najnowszy i docelowy sposób integracji

Każda metoda działa nieco inaczej, dlatego warto wybrać tę najlepiej dopasowaną do sposobu pracy Twojej firmy.

Zobacz też: Dostęp do KSeF dla spółek – praktyczny przewodnik

Logowanie przez Profil Zaufany

To najłatwiejsze rozwiązanie dla większości przedsiębiorców. Profil Zaufany potwierdza tożsamość online i działa w wielu usługach publicznych (np. ZUS, CEIDG). Jest darmowy i nie wymaga instalowania dodatkowych narzędzi – wystarczy bankowość internetowa lub aplikacja mObywatel.

Jak się zalogować?

1. Wejdź na stronę logowania do KSeF i wybierz środowisko (testowe lub produkcyjne).
2. Wybierz logowanie przez Profil Zaufany i potwierdź swoją tożsamość.
3. Po poprawnym zalogowaniu do systemu uzyskujesz pełny dostęp do wysyłania i odbierania faktur.

Profil Zaufany świetnie sprawdza się przy ręcznym logowaniu. 

Logowanie podpisem kwalifikowanym

Jeżeli używasz kwalifikowanego podpisu elektronicznego do umów lub JPK, możesz go także wykorzystać do autoryzacji w KSeF. Podpis musi zawierać Twój PESEL lub NIP, aby system mógł Cię zidentyfikować i określić uprawnienia. W wyjątkowych przypadkach, gdy podpis nie zawiera tych danych, możliwe jest zgłoszenie tzw. „odcisku palca” podpisu.

Aby zalogować się podpisem kwalifikowanym:

• Wejdź na stronę https://ksef.podatki.gov.pl//bezplatne-narzedzia-ksef-20/ i wybierz środowisko. 
• Następnie wybierz logowanie podpisem, kliknij „Podpisz oświadczenie” i wpisz PIN.

Ta metoda jest wygodna dla przedsiębiorców, którzy używają podpisu na co dzień. Jeśli go nie posiadasz, nie musisz go kupować wyłącznie ze względu na KSeF.

Token w KSeF 

Token to klucz pozwalający programom do fakturowania łączyć się z KSeF bez konieczności każdorazowego logowania. Jest to narzędzie tymczasowe – Ministerstwo zapowiedziało jego wygaszenie z końcem 2026 r.

Token generujesz samodzielnie po uwierzytelnieniu w KSeF Profilem Zaufanym lub podpisem kwalifikowanym.

Jak wygenerować token KSeF?

1. Zaloguj się do KSeF Profilem Zaufanym lub podpisem.
2. Przejdź do sekcji zarządzania tokenami.
3. Utwórz token i zapisz wygenerowany klucz.
4. Wklej go w ustawienia integracji w swoim programie.

Od tej chwili program będzie automatycznie wysyłać i pobierać faktury z KSeF.

Certyfikat KSeF 

Certyfikat KSeF został stworzony, aby umożliwić pełną automatyzację i wygodną integrację z systemami do fakturowania takimi, jak Fakturownia. Pobiera się go w Aplikacji Podatnika lub w MCU (Moduł Certyfikatów i Uprawnień) dla środowiska produkcyjnego, które będzie aktywne od 1 lutego 2026 r. Dzięki certyfikatowi system rozpoznaje Cię jako uprawnionego użytkownika, a certyfikat traktuje jako cyfrowe potwierdzenie tożsamości.

Korzyści z używania certyfikatu KSeF:

• umożliwia logowanie bez konieczności użycia Profilu Zaufanego,
• ma ważność 2 lat,
• zapewnia stabilną i ciągłą integrację z programami do fakturowania, takimi jak Fakturownia,
• pozwala automatycznie wysyłać i pobierać faktury w tle, bez każdorazowego uwierzytelniania.
   

Jak uzyskać certyfikat KSeF?

1. Zaloguj się do Aplikacji Podatnika lub MCU, używając Profilu Zaufanego albo podpisu kwalifikowanego.
2. Wypełnij wniosek o wydanie certyfikatu.
3. Pobierz pliki certyfikatu i ustaw hasło, które należy zachować w bezpiecznym miejscu.
4. Wgraj certyfikat do swojego programu do fakturowania – od tego momentu integracja z KSeF działa w pełni automatycznie.​

Integracja Fakturowni z KSeF będzie się opierać na certyfikatach. Użytkownik będzie miał możliwość dodania certyfikatu i połączenia się z Krajowym Systemem e-faktur na dwa sposoby:

1. Generowanie certyfikatu będzie się odbywało po API w tle, poprzez pobranie specjalnego pliku i podpisanie go podpisem elektronicznym.
2. Ręczne wgranie wygenerowanego na stronie Aplikacji Podatnika certyfikatu.

Coraz więcej przedsiębiorców wybiera certyfikat KSeF, ponieważ zapewnia on bezproblemowe i stabilne korzystanie z systemu, eliminując konieczność ręcznego odnawiania tokenów i logowania.

Zobacz też: Certyfikat KSeF – co to jest i jak go uzyskać? Przewodnik dla przedsiębiorców

Jakie rozwiązanie wybrać?

Dla jednoosobowej działalności najprościej zacząć w ten sposób:

• Pierwsze logowanie – Profil Zaufany
• Codzienna praca w systemie do fakturowania – token lub certyfikat
   

Dostęp do KSeF dla JDG można uzyskać na kilka sposobów: przez Profil Zaufany, podpis kwalifikowany, token lub certyfikat. Najprościej zacząć od Profilu Zaufanego, a przy pracy z programem do fakturowania najlepiej korzystać z tokenu lub certyfikatu. Wybór odpowiedniej metody zajmuje kilka minut – i wystarczy, by Twoja firma była gotowa do bezproblemowej pracy z KSeF.

Zobacz też: Uprawnienia w KSeF – jak nimi zarządzać w praktyce?

 

 

 

 

Zobacz więcej wpisów