Kto w spółce może korzystać z KSeF?
W imieniu spółki z KSeF korzysta osoba, która uwierzytelnia się kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną spółki, albo osoba wskazana w zawiadomieniu ZAW-FA – a także osoby, którym nada ona uprawnienia. Spółka nie zaloguje się do KSeF Profilem Zaufanym, bo ten należy do osoby fizycznej, a nie do spółki.
Przy pieczęci elektronicznej wszystkie czynności w KSeF są przypisane do spółki, a nie do konkretnej osoby, która ich dokonuje. Przy ZAW-FA spółka wskazuje administratora, czyli osobę uprawnioną do działania w KSeF w jej imieniu. Administratorem nie musi być osoba uprawniona do reprezentacji spółki – może nim być np. dyrektor finansowy albo główna księgowa.
| Pieczęć kwalifikowana | ZAW-FA | |
|---|---|---|
| Kto loguje się do KSeF | osoba dysponująca pieczęcią, działająca jako spółka | osoba wskazana w ZAW-FA, np. Profilem Zaufanym |
| Formalności | uzyskanie pieczęci z NIP spółki u dostawcy usług zaufania | złożenie zawiadomienia w urzędzie skarbowym |
| Kiedy jest dostęp | od razu po uzyskaniu pieczęci | po wprowadzeniu uprawnień przez urząd – potwierdzenie przychodzi mailem |
| Gdy administrator odchodzi ze spółki | spółka nadal działa w KSeF bez zmian | trzeba złożyć nowe ZAW-FA ze wskazaniem kolejnej osoby |
| Koszt | płatna | bezpłatne |
Zobacz też: Jak uzyskać dostęp do KSeF dla jednoosobowej działalności? Praktyczny poradnik
Pieczęć kwalifikowana w KSeF – logowanie spółki bez ZAW-FA
Spółka, która ma kwalifikowaną pieczęć elektroniczną z NIP, loguje się do KSeF bez składania ZAW-FA – korzysta z systemu na podstawie domyślnych uprawnień właścicielskich. Pieczęć identyfikuje spółkę, a nie konkretną osobę, więc może jej używać kilka upoważnionych osób.
Zgodnie z rozporządzeniem eIDAS kwalifikowana pieczęć elektroniczna jest wiarygodnym środkiem identyfikacji podmiotu i nie może być pozbawiona mocy prawnej ani dowodowej tylko dlatego, że ma postać elektroniczną.
Korzyści dla spółki:
- logowanie do KSeF bez składania ZAW-FA,
- działanie w KSeF także wtedy, gdy administrator jest niedostępny albo odchodzi ze spółki,
- działanie w KSeF jako spółka, a nie jako konkretna osoba fizyczna,
- możliwość uzyskania certyfikatów KSeF dla spółki, np. do integracji programu do faktur,
- zastosowanie poza KSeF, np. do podpisywania dokumentów elektronicznych.
Zobacz też: Certyfikat KSeF – co to jest i jak go uzyskać? Przewodnik dla przedsiębiorców
ZAW-FA – jak wskazać administratora KSeF w spółce?
Spółka bez pieczęci kwalifikowanej wskazuje administratora KSeF w zawiadomieniu ZAW-FA, które składa we właściwym urzędzie skarbowym. W jednym ZAW-FA wskazujesz jedną osobę fizyczną.
ZAW-FA możesz złożyć:
- w formie papierowej – osobiście lub pocztą,
- elektronicznie – przez e-Urząd Skarbowy albo e-Doręczenia.
Od 1 stycznia 2026 r. ZAW-FA wysłane przez ePUAP nie jest uznawane za skutecznie doręczone. Zawiadomienie podpisują osoby uprawnione do reprezentacji spółki, zgodnie z zasadami reprezentacji – przy reprezentacji jednoosobowej wystarczy jeden podpis, przy łącznej potrzebne są wszystkie wymagane podpisy.
Po wprowadzeniu uprawnień przez urząd dostajesz potwierdzenie mailem, a wskazana osoba może zalogować się do KSeF w imieniu spółki i nadawać uprawnienia innym. ZAW-FA nie trzeba aktualizować, dopóki nie zmienia się NIP spółki ani NIP lub PESEL wskazanej osoby. Jeśli spółka zakończy współpracę z tą osobą, składa nowe ZAW-FA ze wskazaniem kolejnej.
KSeF w spółce cywilnej
Spółka cywilna ma własny NIP i w KSeF jest traktowana tak jak inne spółki – jako podmiot niebędący osobą fizyczną. Do KSeF spółki cywilnej wspólnicy nie zalogują się więc tak jak do własnej działalności: spółka cywilna potrzebuje kwalifikowanej pieczęci elektronicznej z NIP albo ZAW-FA, w którym wskazuje osobę uprawnioną, np. jednego ze wspólników.
ZAW-FA za spółkę cywilną podpisują wspólnicy uprawnieni do jej reprezentacji zgodnie z umową spółki. Jeśli wspólnik prowadzi też własną jednoosobową działalność, do KSeF tej działalności loguje się bez ZAW-FA, np. Profilem Zaufanym – zawiadomienie składa się tylko dla spółki cywilnej.
Zarządzanie uprawnieniami w KSeF
Uprawnienia w KSeF nadaje w spółce osoba, która ma uprawnienie do zarządzania uprawnieniami – na początku jest to administrator wskazany w ZAW-FA albo osoba logująca się pieczęcią spółki. KSeF pozwala przypisywać uprawnienia do działań takich jak:
- wystawianie faktur,
- przeglądanie dokumentów,
- zarządzanie uprawnieniami,
- zarządzanie jednostkami podrzędnymi.
Uprawnienia można nadawać pracownikom spółki, osobom trzecim i podmiotom zewnętrznym, np. biurom rachunkowym. Można je w każdej chwili zmienić albo cofnąć.
W Fakturowni zintegrowanej z KSeF dodatkowo ustawiasz, którzy użytkownicy konta mogą wysyłać dokumenty do KSeF. To uprawnienie trzeba nadać ręcznie każdemu użytkownikowi, także właścicielowi konta i administratorowi.
Zobacz też: Uprawnienia w KSeF – jak nimi zarządzać w praktyce?
Jak uzyskać dostęp do KSeF dla spółki – krok po kroku
- Wybierz metodę – kwalifikowana pieczęć elektroniczna z NIP spółki albo ZAW-FA.
- Złóż ZAW-FA, jeśli spółka nie ma pieczęci – papierowo, przez e-Urząd Skarbowy albo przez e-Doręczenia.
- Poczekaj na potwierdzenie – urząd informuje mailem o wprowadzeniu uprawnień.
- Zaloguj się do KSeF jako administrator – np. Profilem Zaufanym, mObywatelem albo podpisem kwalifikowanym – w imieniu spółki.
- Nadaj uprawnienia osobom, które będą wystawiać i odbierać faktury, np. księgowej albo biuru rachunkowemu.
- Połącz program do fakturowania z KSeF – w Fakturowni przez uwierzytelnienie automatyczne albo manualne.
Zobacz też: Jak włączyć KSeF w Fakturowni? Checklista krok po kroku, Aplikacja Podatnika czy program do faktur – które rozwiązanie lepiej sprawdzi się w KSeF?
Najczęstsze pytania o dostęp do KSeF dla spółki
Czy członek zarządu może zalogować się do KSeF w imieniu spółki Profilem Zaufanym?
Członek zarządu zaloguje się do KSeF w imieniu spółki Profilem Zaufanym tylko wtedy, gdy spółka wskaże go w ZAW-FA albo gdy otrzyma uprawnienia od osoby, która nimi zarządza. Sama funkcja w zarządzie nie daje dostępu do KSeF spółki.
Czy ZAW-FA można złożyć przez ePUAP?
ZAW-FA złożone przez ePUAP od 1 stycznia 2026 r. nie jest uznawane za skutecznie doręczone. Zawiadomienie złożysz papierowo, przez e-Urząd Skarbowy albo przez e-Doręczenia.
Czy ZAW-FA trzeba aktualizować?
ZAW-FA nie trzeba aktualizować, dopóki nie zmienia się NIP spółki ani NIP lub PESEL wskazanej osoby. Nowe ZAW-FA składa się, gdy spółka chce wskazać inną osobę, np. po zakończeniu współpracy z dotychczasowym administratorem.
Czy spółka cywilna musi składać ZAW-FA?
Spółka cywilna składa ZAW-FA, jeśli nie ma kwalifikowanej pieczęci elektronicznej z NIP – w KSeF jest traktowana jak inne spółki, a nie jak działalność wspólników.
O autorze
Artykuł został stworzony przez nasz zespół specjalistów. Łączymy doświadczenie, wiedzę merytoryczną i codzienne rozmowy z użytkownikami, aby dostarczać rzetelne i aktualne informacje o fakturowaniu, KSeF i prowadzeniu biznesu.