Dostęp do KSeF dla spółek – praktyczny przewodnik

Jeżeli prowadzisz spółkę i chcesz wystawiać oraz odbierać faktury w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF), potrzebujesz uzyskać dostęp do systemu i odpowiednio zarządzić uprawnieniami. W przeciwieństwie do jednoosobowej działalności gospodarczej, spółki mają bardziej złożony proces wdrożenia – wymaga on kilku działań, które pozwolą Ci bezpiecznie i efektywnie korzystać z KSeF. W tym artykule pokażemy Ci, jak go przejść krok po kroku.

Kto w spółce może korzystać z KSeF?

Kto i w jaki sposób może korzystać z KSeF, zależy od wewnętrznych decyzji organizacyjnych w ramach podmiotu. Są one uzależnione od dostępnych dla spółki rozwiązań technicznych, które będą dalej mieć wpływ na decyzje co do wyboru metody autoryzacji czy struktury nadawanych uprawnień. 

Z KSeF może korzystać podmiot, jeśli uwierzytelnia się pieczęcią elektroniczną. W przypadku wyboru tej metody uwierzytelniania, wszystkie czynności w KSeF przypisane są do podmiotu np. spółki, a nie do konkretnej osoby, która ich dokonuje.

Jeśli podmiot nie korzysta z pieczęci elektronicznej, konieczne będzie wskazanie administratora, czyli osoby upoważnionej do działania w KSeF w imieniu tego podmiotu. Administratora wskazuje się przez złożenie w urzędzie skarbowym zawiadomienia ZAW-FA. Wówczas uprawnienia do KSeF nie obejmują automatycznie całej spółki. Dostęp do KSeF mają konkretne osoby lub podmioty, którym administrator przyzna prawo do działania w systemie. Warto zwrócić uwagę, że administratorem zgłoszonym do KSeF nie musi być osoba uprawniona do reprezentacji spółki, np. członek zarządu, wspólnik lub prokurent.

Administrator jako pierwszy może:

• korzystać z systemu w imieniu spółki,
• nadawać uprawnienia innym pracownikom, osobom trzecim lub podmiotom.

Poprzez zawiadomienie ZAW-FA można zgłosić tylko jedną osobę. Prawidłowe wskazanie reprezentanta jest kluczowe, ponieważ bez niego dalsze nadawanie uprawnień nie będzie możliwe.

Pieczęć elektroniczna w KSeF

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna (e-pieczęć) umożliwia organizacjom uwierzytelnianie w KSeF w imieniu spółki. Zawiera dane firmy, takie jak:

• nazwa,
• adres,
• NIP,
• numer KRS.

Pieczęć elektroniczna, w szczególności w wersji kwalifikowanej, jest równoważna tradycyjnej pieczęci firmowej i wywołuje takie same skutki prawne. Umożliwia potwierdzenie pochodzenia dokumentu oraz jego niezmienności w formie elektronicznej. Ma to kluczowe znaczenie w cyfrowym obiegu dokumentów, takich jak faktury czy pisma urzędowe.

Zgodnie z przepisami rozporządzenia eIDAS, kwalifikowana e-pieczęć stanowi wiarygodny środek identyfikacji podmiotu i nie może być pozbawiona mocy prawnej ani dowodowej wyłącznie dlatego, że ma postać elektroniczną. 

Korzyści dla spółki:

• logowanie do KSeF bez konieczności składania ZAW-FA,
• możliwość działania w KSeF, nawet w przypadku niedostępności czy zmiany administratora (osoby wskazanej przez ZAW-FA), 
• działanie w KSeF jako podmiot, a nie jako konkretna upoważniona osoba fizyczna,
• możliwość uzyskania certyfikatów KSeF dla spółki, w celu integracji systemów z KSeF,
• możliwość zastosowania poza KSeF, np. do podpisywania dokumentów elektronicznych,
• możliwość użycia pieczęci przez różne osoby upoważnione, bez konieczności ujawniania ich danych osobowych.

Korzystając z e-pieczęci, spółki nie muszą składać ZAW-FA, co znacząco przyspiesza i ułatwia dostęp do systemu. W przypadku zakończenia współpracy z administratorem wskazanym przez podmiot w zgłoszeniu ZAW-FA, spółka nie traci możliwości wystawiania i odbierania faktur oraz nadawania i odbierania uprawnień,

ZAW-FA – formularz zgłaszający osoby do KSeF

Jeżeli ze względów finansowych bądź organizacyjnych w Twojej spółce nie będzie wdrożona pieczęć elektroniczna, musisz wyznaczyć administratora KSeF i ujawnić tę osobę, składając formularz ZAW-FA do odpowiedniego urzędu skarbowego.

Dokument możesz złożyć :

• w formie papierowej – osobiście lub pocztą,
• elektronicznie – np. przez ePUAP lub e-Urząd Skarbowy, przy czym taki wniosek wymaga elektronicznego podpisu wszystkich osób reprezentujących podmiot.

Na etapie składania ZAW-FA wskazujesz jednego przedstawiciela, który zaloguje się do KSeF jako pierwszy i dopiero potem będzie nadawał kolejne uprawnienia innym osobom lub podmiotom.

Bez nadania odpowiednich uprawnień osoby trzecie, nawet obsługujące spółkę w księgowości, nie będą mogły działać w systemie KSeF.

Zarządzanie uprawnieniami w KSeF

System KSeF umożliwia szczegółowe przypisywanie uprawnień do działań takich jak:

• wystawianie faktur,
• przeglądanie dokumentów,
• zarządzanie uprawnieniami,
• zarządzanie jednostkami podrzędnymi.

Uprawnienia można nadawać zarówno pracownikom spółki, osobom trzecim, jak i podmiotom zewnętrznym, np. biurom rachunkowym. Mogą być w każdej chwili zmieniane lub cofane, co pozwala dopasować uprawnienia do bieżącej struktury firmy i minimalizować ryzyko nieautoryzowanych działań.

W Fakturowni masz możliwość definiowania własnych ról i uprawnień dla każdego użytkownika konta. Po zintegrowaniu konta z KSeF właściciel może w prosty sposób przydzielać pracownikom odpowiednie uprawnienia: np. kto może wysyłać faktury do KSeF, a kto je tylko odbierać lub przeglądać. 

Dzięki temu kontrolujesz dostęp do funkcji systemu i zapewniasz bezpieczeństwo danych finansowych firmy. Rola właściciela konta umożliwia nadawanie i modyfikowanie uprawnień w dowolnym momencie, co ułatwia zarządzanie zespołem.

Zobacz też: Jak uzyskać dostęp do KSeF dla jednoosobowej działalności? Praktyczny poradnik

Jak przygotować się przed 1 lutego 2026 r.?

Aby Twoja spółka była gotowa na obowiązkowy KSeF, warto:

1. Wybrać metodę uwierzytelniania – rozważyć wdrożenie pieczęci elektronicznej lub
2. Wybrać osobę uprawnioną do pierwszego logowania i złożyć ZAW-FA.
3. Zaplanować strukturę uprawnień w systemie.
4. Wygenerować certyfikaty KSeF.
5. Skorzystać z integracji KSeF z Fakturownią, by automatycznie wysyłać faktury i nadawać role współpracownikom.
    

Im wcześniej uporządkujesz te elementy, tym spokojniej wejdziesz w obowiązkowy KSeF i unikniesz chaosu w spółce.

Zobacz też: Aplikacja Podatnia czy program do faktur – które rozwiązanie lepiej sprawdzi się w KSeF?

Podsumowanie

Dostęp do KSeF dla spółki wymaga kilku kroków, ale możesz je łatwo przejść, jeśli wiesz, co należy zrobić po kolei:

• uzyskanie pieczęci elektronicznej lub złożenie ZAW-FA w celu wskazania osoby upoważnionej do działania w KSeF w imieniu podmiotu,
• pierwsze logowanie,
• uporządkowane zarządzanie uprawnieniami,
• uzyskanie certyfikatów KSeF i integracja z Fakturownią.

Dzięki temu Twoja spółka będzie gotowa do wystawiania i odbierania faktur elektronicznych w pełni zgodnie z przepisami, a Ty zachowasz kontrolę nad dostępami i uprawnieniami całego zespołu.

Zobacz więcej wpisów