Wraz z wprowadzeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) przedsiębiorcy w całej Polsce muszą przygotować się na nową rzeczywistość w wystawianiu faktur. Ministerstwo Finansów, chcąc ułatwić wdrożenie tego obowiązku, udostępni Aplikację Podatnika – bezpłatny program do wystawiania faktur zgodnie z wymogami KSeF. Ale czy to rozwiązanie wystarczy w codziennej pracy firmy? Czym różni się rządowa aplikacja od systemu do fakturowania w pełni zintegrowanego z KSeF, takiego jak Fakturownia.
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralny system Ministerstwa Finansów, który od 2026 roku obejmie większość faktur wystawianych w Polsce. W praktyce oznacza to, że każda faktura będzie musiała przejść przez KSeF, zanim trafi do odbiorcy. Taki model ma wiele zalet – faktury są bezpieczne, trudniejsze do zgubienia, a administracja podatkowa ma natychmiastowy dostęp do danych. Dla przedsiębiorców oznacza to jednak konieczność korzystania z oprogramowania zgodnego z KSeF – ręczne wystawianie faktur w PDF-ach nie będzie już możliwe.
Aplikacja Podatnika to darmowe narzędzie Ministerstwa Finansów, które umożliwia wystawianie faktur w strukturze wymaganej przez KSeF. Działa w przeglądarce lub jako aplikacja mobilna i pozwala:
To podstawowy zestaw funkcji, który wystarczy, by faktura trafiła do KSeF. Jednak w praktyce szybko można zauważyć, że aplikacja ministerialna nie wspiera procesów, które na co dzień ułatwiają prowadzenie firmy — szczególnie, gdy wystawionych w miesiącu faktur jest więcej niż kilka.
Z perspektywy mikrofirmy lub osoby, która wystawia sporadyczne faktury, Aplikacja Podatnika może być wystarczająca. Ale już przy nieco większej skali działalności zaczynają być widoczne ograniczenia:
To oznacza, że przedsiębiorca musi wykonywać wiele czynności ręcznie – a to z kolei zwiększa ryzyko błędów lub opóźnień w rozliczeniach.
Dla porównania, Fakturownia to intuicyjny program do wystawiania faktur, który będzie w pełni zintegrowany z KSeF (cały czas intensywnie pracujemy nad integracją). Co ważne – korzystanie z KSeF w Fakturowni będzie całkowicie bezpłatne, niezależnie od wybranego planu abonamentowego. Oznacza to, że przedsiębiorcy nie poniosą dodatkowych kosztów związanych z obsługą faktur w systemie KSeF.
W Fakturowni system będzie automatycznie wysyłał i pobierał faktury z KSeF – użytkownik nie musi logować się do dodatkowej aplikacji ani wykonywać czynności ręcznie. Wystawienie faktury wygląda dokładnie tak jak dotychczas, a proces wysyłki do KSeF odbywa się w tle.
Dzięki temu użytkownicy Fakturowni nie tylko spełnią wymogi KSeF, ale też zyskają dostęp do szeregu narzędzi, które realnie usprawniają codzienną pracę:
Dla wielu firm to codzienne oszczędności czasu – wystawienie faktury trwa kilkanaście sekund, a dane w KSeF aktualizują się automatycznie.
Dodatkowo Fakturownia oferuje bezpłatny plan Micro – możliwość wystawienia 3 faktur miesięcznie za darmo i wiele przydatnych dodatkowych funkcji. Dlatego nawet jednoosobowa działalność może korzystać z profesjonalnego systemu, nie ponosząc kosztów na starcie.
Aplikacja Podatnika to prosty sposób, by rozpocząć przygodę z KSeF i zrozumieć jego zasady. Ale w praktyce dla większości firm będzie to tylko punkt wyjścia – przy rosnącej liczbie faktur i większych potrzebach szybko pojawia się potrzeba automatyzacji.
Dlatego warto wybrać rozwiązanie, które łączy prostotę obsługi z pełną funkcjonalnością i integracją z KSeF. Fakturownia pozwala nie tylko spełnić wymogi ustawowe, ale też zyskać realne korzyści – oszczędność czasu, mniejszą liczbę błędów i większą kontrolę nad finansami firmy.
Wypróbuj za darmo przez 30 dni. Bez opłat instalacyjnych i długotrwałych zobowiązań.