KSeF dla małych firm będzie obowiązywać od 1 stycznia 2027 r. Tego dnia skończy się okres przejściowy, w którym najmniejsze firmy mogą wystawiać faktury poza systemem. Liczy się data wystawienia faktury, więc faktura za grudniową sprzedaż, wystawiona 5 stycznia 2027 r., będzie musiała już powstać w KSeF.
Dla kogo KSeF od 2027 roku?
Do KSeF od 2027 r. wejdzie każda firma, która wystawia faktury innym firmom, niezależnie od wielkości sprzedaży. Po raz pierwszy będą wystawiać w nim faktury:
- jednoosobowe działalności i małe firmy, także zwolnione z VAT, których sprzedaż na fakturach w 2026 r. mieści się w limicie 10 000 zł brutto miesięcznie
- firmy, które w 2026 r. wystawiają faktury z kasy rejestrującej albo paragony z NIP traktowane jak faktury
Po 1 stycznia 2027 r. poza KSeF zostaną tylko sytuacje wyłączone z obowiązku na stałe. Fakturę dla konsumenta, czyli osoby prywatnej bez działalności gospodarczej, nadal będzie można wystawić w PDF albo na papierze. Wyłączenie obejmie też m.in. firmy zagraniczne bez siedziby i stałego miejsca działalności w Polsce oraz czynności wskazane w rozporządzeniu Ministra Finansów.
Czy mikroprzedsiębiorca musi korzystać z KSeF?
Tak – od 2027 r. KSeF dla mikroprzedsiębiorców będzie działać na tych samych zasadach co dla większych firm. Ustawa o VAT nie zna pojęcia mikroprzedsiębiorcy, więc o obowiązku nie decyduje ani zatrudnienie, ani obrót roczny. Mikroprzedsiębiorca, który przekroczy limit 10 000 zł jeszcze w 2026 r., będzie musiał wystawiać faktury w KSeF od faktury, którą go przekroczy.
Zobacz też: Jak wystawić fakturę w KSeF bez VAT? KSeF dla podatników zwolnionych z VAT
Co zmienia się w KSeF od 2027 dla małych firm?
Zmiany w KSeF od 2027 r. dla małych firm obejmą nie tylko wystawianie faktur. Zmienią się też zasady dla faktur z kasy rejestrującej, przelewów, kar i korekt. Faktury od dostawców małe firmy otrzymują w KSeF już teraz, a faktura jest uznana za otrzymaną w dniu nadania jej numeru KSeF, nawet jeśli firma jej nie pobierze. Od 2027 r. przez system będą więc przechodzić zarówno ich faktury sprzedaży, jak i zakupu.
Paragon z NIP i faktury z kasy rejestrującej
Paragon z NIP do 450 zł jest uznawany za fakturę tylko do końca 2026 r. Od 1 stycznia 2027 r. fakturę dla firmy będzie można wystawić wyłącznie w KSeF, także wtedy, gdy sprzedaż rejestrowana jest na kasie fiskalnej. KSeF nie zmieni zasad, kto musi mieć kasę fiskalną – nadal będzie na niej rejestrować sprzedaż dla konsumentów.
Zobacz też: Paragon z NIP i faktura uproszczona w KSeF od 1 stycznia 2027 roku
Numer KSeF w przelewie
Od 1 stycznia 2027 r. czynny podatnik VAT, który płaci przelewem innemu czynnemu podatnikowi VAT za fakturę z KSeF, będzie wpisywać w tytule przelewu numer KSeF tej faktury. Przy płatności za kilka faktur jednym przelewem będzie mógł podać identyfikator zbiorczy.
Zobacz też: Numer KSeF w przelewie i identyfikator zbiorczy – co wpisać od 2027 roku
Kary za fakturę poza KSeF
Według obowiązującej ustawy urząd skarbowy będzie mógł nakładać kary za fakturę wystawioną poza KSeF od 1 stycznia 2027 r. Rządowy projekt nowelizacji zakłada przesunięcie tego terminu na 1 stycznia 2028 r., ale do czasu jego uchwalenia wiążąca pozostaje data z ustawy.
Zobacz też: Kary KSeF 2027 – od kiedy i ile wynoszą?
Korekty faktur wystawionych w 2026 roku
Fakturę korygującą do faktury wystawionej w 2026 r. poza KSeF od 1 stycznia 2027 r. trzeba będzie wystawić już w KSeF. Zamiast numeru KSeF wskazuje się w niej numer faktury pierwotnej, bo ta faktura numeru KSeF nie ma.
Zobacz też: Jak anulować fakturę w KSeF – i co zrobić w razie błędu
Limit 10 tys. zł w KSeF – na czym polega?
Limit KSeF, czyli 10 tys. zł miesięcznie, to przejściowe zwolnienie z obowiązku wystawiania faktur w systemie, które działa do 31 grudnia 2026 r. Do tego dnia firma może wystawiać faktury poza KSeF, w PDF albo na papierze, jeśli łączna wartość sprzedaży z VAT udokumentowana takimi fakturami w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł. Podstawą prawną zwolnienia z KSeF do 10 tys. zł jest art. 145m ustawy o VAT.
Skutki przekroczenia limitu są natychmiastowe i trwają do końca 2026 r. Fakturę, którą firma przekracza 10 000 zł w danym miesiącu, i wszystkie kolejne faktury dla firm trzeba wystawić już w KSeF. Według wyjaśnień Ministerstwa Finansów późniejszy miesiąc ze sprzedażą poniżej limitu nie przywraca prawa do wystawiania faktur poza KSeF.
Jak liczyć limit 10 tys. zł w KSeF?
Limit do KSeF liczy się według kilku zasad:
- liczy się suma faktur z całego miesiąca, a nie kwota pojedynczej faktury – faktury do 10 tys. zł mogą powstać poza KSeF tylko wtedy, gdy razem nie przekroczą limitu
- limit to kwota brutto, a nie netto – przepis mówi o wartości sprzedaży „wraz z kwotą podatku”
- kwoty brutto faktur sumuje się według daty ich wystawienia, osobno dla każdego miesiąca
- wartość równa dokładnie 10 000 zł jeszcze mieści się w limicie
- jedna faktura na 9 000 zł netto przy stawce 23% (11 070 zł brutto) sama przekracza limit
- u firmy zwolnionej z VAT liczy się po prostu kwota do zapłaty z faktury
Do limitu wliczają się tylko faktury dla innych firm, które bez limitu musiałyby trafić do KSeF. Nie wliczają się:
- faktury dla konsumentów, bo nie podlegają obowiązkowi KSeF
- faktury wystawione przy użyciu kasy rejestrującej
- paragony z NIP do 450 zł uznane za faktury uproszczone
- sprzedaż udokumentowana wyłącznie paragonem z kasy
Jak policzyć limit na przykładzie faktur z grudnia 2026 r.?
- faktury dla firm na 4 000 zł, 3 500 zł i 2 000 zł brutto – razem 9 500 zł, więc wszystkie mogą powstać poza KSeF
- kolejna faktura dla firmy, na 1 230 zł brutto, podnosi sumę do 10 730 zł i musi już trafić do KSeF
- faktura na 3 000 zł dla osoby prywatnej z tego samego miesiąca do limitu się nie wlicza
To ogólne kierunki postępowania, a nie indywidualna porada – w razie wątpliwości potwierdź rozwiązanie ze swoim księgowym.
Czy KSeF dla małych firm zostanie odroczony do 2028 roku?
Do 2028 r. może zostać odroczone wyłącznie nakładanie kar, a nie sam obowiązek – KSeF dla małych firm nie został odroczony i zacznie obowiązywać 1 stycznia 2027 r.
Odroczenie kar do końca 2027 r. Ministerstwo Finansów zapowiedziało we wrześniu 2026 r. Według tego komunikatu organy skarbowe mają w 2027 r. przypominać firmom o obowiązku i reagować na faktury wystawiane poza systemem.
Co zrobić przed 1 stycznia 2027?
Przed 1 stycznia 2027 r. mała firma powinna sprawdzić, czy jest gotowa wystawić pierwszą fakturę w KSeF:
- czy ma już dostęp do KSeF, np. przez uwierzytelnienie profilem zaufanym albo w aplikacji mObywatel
- czy jej program do faktur jest połączony z KSeF i wysyła do niego faktury
- którzy klienci to firmy, a którzy osoby prywatne – faktury dla konsumentów nadal będą mogły powstawać poza KSeF
- czy osoba, która wystawia faktury w imieniu firmy, np. księgowa albo pracownik, ma nadane uprawnienia w KSeF
Zobacz też: KSeF – od czego zacząć? 7 kroków, żeby spokojnie przygotować firmę na zmiany
Jak Fakturownia pomaga małej firmie przejść na KSeF od 2027 roku?
Fakturownia pozwala małej firmie przejść na KSeF stopniowo, bez zmiany programu do faktur. Integracja Fakturowni z KSeF jest bezpłatna w każdym planie, także w darmowym.
- tryb hybrydowy na okres przejściowy – faktury kosztowe trafiają z KSeF do wydatków, a faktury sprzedaży wysyła się do systemu dobrowolnie i nadal można przesłać klientowi e-mailem bez numeru KSeF
- przejście na obowiązek – 1 stycznia 2027 r. albo po przekroczeniu limitu 10 tys. zł trzeba połączyć Fakturownię z KSeF, jeśli firma jeszcze tego nie zrobiła, albo wyłączyć tryb hybrydowy, a następnie wybrać ręczną lub automatyczną wysyłkę faktur do KSeF
Najczęstsze pytania o KSeF dla małych firm
Czy jednoosobowa działalność musi korzystać z KSeF od 2027 roku?
Tak, jeśli wystawia faktury innym firmom. Jednoosobowa działalność, która w 2026 r. mieści się w limicie 10 tys. zł miesięcznie albo wystawia faktury z kasy rejestrującej, od 1 stycznia 2027 r. będzie wystawiać faktury dla firm w KSeF. Faktury dla konsumentów nadal będzie można wystawiać poza systemem.
Czy firma zwolniona z VAT musi korzystać z KSeF od 2027 roku?
Tak. Firma zwolniona z VAT, która w 2026 r. korzystała z limitu 10 000 zł brutto miesięcznie, od 1 stycznia 2027 r. będzie wystawiać faktury dla innych firm w KSeF. Zwolnienie z VAT nie zwalnia z KSeF – wyjątek dotyczy tylko faktur dla konsumentów.
Czy limit 10 tys. zł w KSeF to kwota netto czy brutto?
Limit 10 tys. zł w KSeF to kwota brutto, czyli wartość sprzedaży razem z VAT, liczona dla każdego miesiąca osobno według daty wystawienia faktur. Limit obowiązuje tylko do 31 grudnia 2026 r.
Co się stanie, jeśli w 2026 r. przekroczę limit 10 tys. zł?
Po przekroczeniu limitu 10 tys. zł fakturę, którą przekroczono limit, i wszystkie kolejne faktury dla firm do końca 2026 r. trzeba wystawiać w KSeF. Miesiąc ze sprzedażą poniżej limitu nie przywraca prawa do faktur poza systemem.
Czy faktury dla konsumentów wliczają się do limitu 10 tys. zł?
Nie. Faktury dla osób prywatnych bez działalności gospodarczej nie podlegają obowiązkowi KSeF, więc nie wliczają się do limitu 10 tys. zł. Taką fakturę będzie można wystawiać poza KSeF także po 1 stycznia 2027 r.
Czy faktury z kasy rejestrującej wliczają się do limitu 10 tys. zł?
Nie. Do limitu 10 tys. zł nie wlicza się faktur wystawionych przy użyciu kasy rejestrującej ani paragonów z NIP do 450 zł uznanych za faktury uproszczone. Oba wyjątki obowiązują tylko do 31 grudnia 2026 r.
Czy kasy fiskalne będą obowiązkowe od 2027 roku?
KSeF nie zmieni zasad, kto musi mieć kasę fiskalną. Kasa nadal będzie rejestrować sprzedaż dla konsumentów, ale od 1 stycznia 2027 r. faktury nie będzie już można na niej wystawić – faktura dla firmy będzie powstawać wyłącznie w KSeF.
Czy mogę wystawiać faktury w KSeF dobrowolnie przed 2027 rokiem?
Tak. Firma, która mieści się w limicie 10 tys. zł miesięcznie, może wystawiać faktury w KSeF dobrowolnie jeszcze w 2026 r. Pozwala to przećwiczyć wystawianie faktur w systemie przed obowiązkowym startem 1 stycznia 2027 r.
Zobacz więcej wpisów