Zwolnienie z VAT nie zwalnia z obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.
Firma zwolniona podmiotowo lub przedmiotowo wystawia faktury bez VAT w KSeF od 1 kwietnia 2026 r., oznaczając sprzedaż stawką „zw”.
| Sytuacja | Zasada w KSeF |
|---|---|
| Wystawiasz fakturę dla firmy | wysyłasz ją do KSeF, obowiązkowo od 1 kwietnia 2026 r. |
| Wystawiasz fakturę dla konsumenta | nie musisz wysyłać jej do KSeF, ale możesz to zrobić |
| Kupujesz towar lub usługę na firmę | odbierasz fakturę kosztową w KSeF, obowiązkowo od 1 lutego 2026 r. |
| Wystawiasz faktury na niewielkie kwoty | możesz fakturować poza KSeF do 31 grudnia 2026 r., jeżeli Twój przychód nie przekracza 10 000 zł brutto miesięcznie |
| Chcesz wystawić rachunek zamiast faktury | rachunek zastąpi fakturę tylko wyjątkowo – np. gdy jesteś rolnikiem ryczałtowym; w typowej sprzedaży zwolnionej z VAT dla firm rachunek nie wystarczy |
| Wypełniasz fakturę | podajesz stawkę „zw” przy pozycji sprzedaży i podstawę zwolnienia w adnotacjach |
Czy „nievatowiec” musi wystawiać faktury w KSeF?
Tak. Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych nałożono w art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT na wszystkich podatników, a nie wyłącznie na podatników VAT czynnych. Katalog wyłączeń nie obejmuje sprzedaży zwolnionej, więc nievatowiec wystawia faktury w systemie KSeF na tych samych zasadach co pozostali przedsiębiorcy. Potwierdza to Ministerstwo Finansów w odpowiedziach na pytania o KSeF 2.0.
Podatnik zwolniony z VAT to przedsiębiorca, który prowadzi sprzedaż podlegającą ustawie o VAT, ale nie nalicza podatku. Zwolnienie ma dwa źródła:
- podmiotowe, ze względu na wartość sprzedaży do 240 000 zł rocznie,
- przedmiotowe, ze względu na rodzaj sprzedaży, na przykład usługi medyczne, edukacyjne czy najem mieszkaniowy.
Sam obowiązek wystawienia faktury powstaje jednak rzadziej niż u podatnika czynnego. Sprzedaży zwolnionej nie trzeba dokumentować fakturą, dopóki nabywca jej nie zażąda. Żądanie wiąże sprzedawcę, jeżeli zgłoszono je w ciągu 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar, wykonano usługę albo otrzymano zapłatę (art. 106b ust. 2 i ust. 3 pkt 2). Gdy faktura powstaje, a nabywcą jest firma, wystawia się ją w KSeF.
Zobacz też: Kary KSeF 2026: co grozi Twojej firmie za brak KSeF od 1 kwietnia?
Ryczałt bez VAT a KSeF
Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych nie wpływa na obowiązki w KSeF. To forma opodatkowania w podatku dochodowym, a o podleganiu KSeF decyduje wyłącznie status w VAT (czy jesteś podatnikiem VAT, bez względu na zwolnienie z obowiązku rozliczania tego podatku).
Usługi zwolnione przedmiotowo a KSeF
Większość usług zwolnionych przedmiotowo podlega KSeF bez wyjątków. Lekarz, dentysta, psycholog, nauczyciel czy firma szkoleniowa wystawiają faktury w systemie tak samo jak przedsiębiorcy prowadzący działalność opodatkowaną.
Odrębnie potraktowano usługi finansowe i ubezpieczeniowe zwolnione na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 7 i 37–41 ustawy o VAT. Jeżeli dokumentuje się je fakturami o węższym zakresie danych niż określony w art. 106e ustawy, obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych ich nie obejmuje.
Najem prywatny a KSeF
Najem prywatny podlega KSeF wtedy, gdy najemcą jest firma i zażąda wystawienia faktury. Wynajmujący prywatnie jest podatnikiem VAT, nawet jeśli nie zarejestrował działalności gospodarczej, a najem na cele mieszkaniowe korzysta ze zwolnienia przedmiotowego. Przy wynajmie na rzecz osoby prywatnej obowiązek wystawienia faktury w systemie KSeF nie powstaje.
Jak wystawić fakturę bez VAT w KSeF
Fakturę bez VAT wystawia się w KSeF przez wypełnienie trzech pól struktury FA(3):
- P_12 w wierszu faktury: oznaczenie „zw” zamiast stawki procentowej,
- P_13_7 w części Fa: suma wartości sprzedaży zwolnionej od podatku,
- P_19A, P_19B albo P_19C w sekcji Fa/Adnotacje: podstawa zwolnienia, przy czym wypełnia się tylko jedno z tych pól, a każde przyjmuje do 256 znaków.
Resztę wykonuje program: tworzy plik XML, wysyła go do systemu i odbiera numer KSeF wraz z urzędowym poświadczeniem odbioru.
Faktura wystawiana na żądanie nabywcy i dokumentująca sprzedaż zwolnioną może nie zawierać stawki podatku, sumy wartości sprzedaży netto w podziale na stawki ani kwoty podatku, co wynika z art. 106e ust. 4 pkt 3 ustawy o VAT.
Podstawa zwolnienia jest obowiązkowa tylko przy zwolnieniu przedmiotowym.
| Rodzaj zwolnienia | Czy podstawa prawna jest obowiązkowa | Przykładowy wpis w polu P_19A |
|---|---|---|
| Podmiotowe, art. 113 ust. 1 i 9 | nie, § 3 rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur nie wymaga jej podania | art. 113 ust. 1 ustawy o VAT |
| Przedmiotowe, art. 43 ust. 1 | tak, art. 106e ust. 1 pkt 19 ustawy o VAT każe podać przepis ustawy, przepis dyrektywy 2006/112/WE albo inną podstawę | art. 43 ust. 1 pkt 19 ustawy o VAT |
To ogólne kierunki postępowania, a nie indywidualna porada podatkowa. Dobór podstawy zwolnienia zależy od rodzaju sprzedaży, więc w razie wątpliwości potwierdź ją ze swoim księgowym.
Zobacz też: Jak wystawić pierwszą fakturę w KSeF?
Jak wystawić fakturę bez VAT w Fakturowni
W Fakturowni fakturę bez VAT włącza się raz, w ustawieniach konta: po wyłączeniu podatku na fakturach formularz dokumentu podstawia stawkę „zw”, a podstawę zwolnienia można zapisać w konfiguracji, żeby trafiała na kolejne dokumenty automatycznie.
Przy aktywnej integracji z KSeF podanie podstawy zwolnienia jest obowiązkowe. Bez niej system nie zapisze faktury ze stawką „zw” i pokaże komunikat o pustym polu. Wymóg systemowy jest więc szerszy niż przepisy, które przy zwolnieniu podmiotowym nie każą podawać podstawy prawnej na fakturze.
KSeF dla JDG bez VAT – jak uzyskać dostęp do systemu
Jednoosobowa działalność ma w KSeF komplet uprawnień przypisany automatycznie, bez konieczności składania do urzędu skarbowego zgłoszenia ZAW-FA. Konieczne jest tylko uwierzytelnienie i autoryzacja, którą w systemach zintegrowanych z KSeF przeprowadzasz jednorazowo. W Fakturowni wybierasz uwierzytelnienie automatyczne i podpisujesz plik uwierzytelniający Profilem Zaufanym albo podpisem kwalifikowanym właściciela. Certyfikaty w KSeF program generuje w imieniu Twojej firmy, więc nie musisz zakładać ich samodzielnie w Aplikacji Podatnika.
Uwierzytelnienie manualne, z wgraniem własnych certyfikatów, przydaje się, jeśli pracujesz na kilku programach zintegrowanych z KSeF jednocześnie. Spółka zwolniona z VAT autoryzuje się kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną z numerem NIP, a bez pieczęci musi najpierw wskazać administratora zgłoszeniem ZAW-FA.
Zobacz też: Jak uzyskać dostęp do KSeF dla jednoosobowej działalności? Praktyczny poradnik
Limit 10 tys. zł w KSeF – kto nie musi wystawiać faktur w systemie
Faktury można wystawiać poza KSeF do 31 grudnia 2026 r., jeżeli ich łączna wartość w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł. Przepis epizodyczny z art. 145m ustawy o VAT obowiązuje od 1 kwietnia 2026 r. i nie wskazuje żadnej grupy przedsiębiorców – liczy się wyłącznie kwota limitu. Dla części firm zwolnionych z VAT to jedyny tytuł do pozostania poza systemem e-faktur w 2026 roku.
Prawo do wystawiania faktur elektronicznych i papierowych traci się począwszy od faktury, którą przekroczono limit. Utrata jest trwała: przepis nie przewiduje powrotu do fakturowania poza systemem KSeF w kolejnym miesiącu, nawet przy niższej sprzedaży.
Od 1 stycznia 2027 r. to wyłączenie przestaje obowiązywać, więc obowiązkiem fakturowania w KSeF objęte będą także najmniejsze firmy.
Jak liczyć limit 10 tys. w KSeF – netto czy brutto?
Limit 10 000 zł liczy się w kwotach brutto. Ustawa mówi o łącznej wartości sprzedaży wraz z kwotą podatku, udokumentowanej fakturami wystawionymi w danym miesiącu. U podatnika zwolnionego z VAT, który podatku nie nalicza, jest to suma kwot należności z wystawionych faktur.
- liczy się miesiąc kalendarzowy, a nie kwartał ani rok,
- o przypisaniu faktury do miesiąca decyduje data jej wystawienia, a nie data sprzedaży,
- do limitu wchodzą wyłącznie faktury objęte obowiązkiem wystawienia w KSeF,
- według wyjaśnień Ministerstwa Finansów nie wlicza się faktur konsumenckich ani paragonów uznanych za faktury.
Przykład: trzy faktury po 3 200 zł dają 9 600 zł i mieszczą się w limicie, ale czwarta na 900 zł podnosi sumę do 10 500 zł. To właśnie ją trzeba wystawić w KSeF. Od tego momentu prawo do fakturowania poza systemem przepada bezpowrotnie – również dla kolejnych faktur, nawet jeśli miesięczna sprzedaż ponownie spadnie poniżej 10 000 zł.
Ministerstwo Finansów opublikowało przykłady liczenia limitu dla typowych sytuacji sprzedaży.
Faktury do 450 zł a KSeF
Limit 450 zł to osobna zasada, niezwiązana z limitem 10 tys. zł. Faktura uproszczona – czyli faktura o ograniczonym zakresie danych, wystawiana zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT dla sprzedaży do 450 zł – nadal podlega obowiązkowi wysyłki do KSeF na takich samych zasadach jak każda inna faktura.
Poza systemem, na podstawie art. 145n ustawy o VAT, do końca 2026 r. mogą pozostać wyłącznie dwa inne przypadki: paragony fiskalne z NIP nabywcy, które pełnią funkcję faktury uproszczonej (bez wystawiania osobnego dokumentu), oraz faktury wystawiane przy użyciu kas rejestrujących. To dwa niezależne wyłączenia – nie obejmują faktury uproszczonej wystawionej wprost jako dokument w KSeF.
Zobacz też: Paragon z NIP i faktura uproszczona w KSeF od 1 stycznia 2027 roku
Rachunek bez VAT a KSeF: czy zastąpi fakturę?
Rachunek nie zastępuje faktury, jeżeli transakcja podlega obowiązkowi jej wystawienia – a to oznacza, że w typowej sprzedaży zwolnionej z VAT dla firm nie pozwala pozostać poza KSeF. Rachunki w rozumieniu art. 87 Ordynacji podatkowej nie są przesyłane do systemu, ale nie zwalniają z obowiązku wystawienia faktury tam, gdzie ten obowiązek istnieje.
Ministerstwo Finansów w piśmie z 26 stycznia 2026 r. (sygn. PT7.8165.6.2026.46) wyjaśniło, że rachunek pozostaje właściwym dokumentem tylko w wąskich przypadkach: gdy czynność w ogóle nie podlega VAT (np. zbycie przedsiębiorstwa, art. 6 ustawy), gdy sprzedawca nie działa jako podatnik VAT, oraz przy sprzedaży rolnika ryczałtowego zwolnionego z faktur na podstawie art. 117 ustawy o VAT. Poza tymi sytuacjami zbieg obowiązku wystawienia faktury i rachunku jest pozorny – pierwszeństwo zawsze ma faktura. Potwierdził to też Szef Krajowej Administracji Skarbowej, zmieniając z urzędu interpretację indywidualną w analogicznej sprawie (decyzja z 5 marca 2026 r., sygn. DOP7.8101.6.2026.HEMD).
Faktura bez NIP nabywcy a KSeF
Faktura dla nabywcy będącego konsumentem – czyli osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej – nie musi być wystawiona w KSeF, a jeśli powstanie w systemie, trafia do odbiorcy poza nim. Dotyczy to przede wszystkim sprzedaży dla konsumentów, czyli codziennej pracy większości firm zwolnionych z VAT.
Wyłączenie z art. 106ga ust. 2 pkt 4 ustawy o VAT obejmuje faktury na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Takie faktury wystawia się elektronicznie lub w postaci papierowej, a od 2026 roku można je również wystawić w KSeF dobrowolnie. W strukturze FA(3) zamiast NIP nabywcy wpisuje się wtedy wartość „1” w polu BrakID.
Jeżeli faktura zostanie wystawiona w systemie, a nabywcą jest konsument albo inny podmiot bez NIP (np. firma zagraniczna bez polskiej obecności lub podatnik korzystający z procedury SME), udostępnia się ją w sposób uzgodniony z nabywcą, poza KSeF – na podstawie art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT, który obejmuje szerszy krąg podmiotów niż samo zwolnienie z obowiązku wystawienia faktury w KSeF. Wystawca ma wtedy dwa obowiązki wynikające z art. 106gb ustawy o VAT:
- oznaczyć fakturę kodem QR umożliwiającym dostęp do niej w KSeF i weryfikację zawartych w niej danych,
- zapewnić nabywcy dostęp do faktury przez podanie tego kodu wraz z danymi identyfikującymi dokument.
Gdy to Ty jesteś nabywcą, kluczowe jest, w którym polu zostanie wskazany Twój NIP. Broszura informacyjna do struktury FA(3) wskazuje wprost, że faktura zostanie udostępniona nabywcy w KSeF wyłącznie wtedy, gdy jego NIP znajdzie się w polu NIP, a nie w polu NrVatUE lub NrID. Jeżeli przy zakupie firmowym nie podasz NIP, faktura kosztowa nie trafi na Twoje konto w systemie.
Zobacz też: Faktury zakupowe w KSeF 2026 – jak je pobierać i odbierać krok po kroku
Artykuł przedstawia ogólne zasady wynikające z przepisów i wyjaśnień Ministerstwa Finansów. Nie zastępuje indywidualnej porady podatkowej, a rozliczenie konkretnej sprzedaży warto potwierdzić z księgowym lub doradcą podatkowym.
Najczęstsze pytania o KSeF bez VAT
Czy podatnik zwolniony z VAT musi mieć KSeF?
Tak. Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych objął podatników zwolnionych z VAT, podmiotowo i przedmiotowo, od 1 kwietnia 2026 r. Zwolnienie dotyczy naliczania podatku VAT, a nie sposobu dokumentowania sprzedaży. Poza obowiązkiem KSeF pozostają faktury dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej.
Czy będąc na ryczałcie muszę mieć KSeF?
Tak, jeżeli wystawiasz faktury dla firm. Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych to forma opodatkowania w podatku dochodowym i nie ma znaczenia dla obowiązku KSeF. O obowiązku decyduje to, czy jesteś podatnikiem VAT – niezależnie od tego, czy korzystasz ze zwolnienia – oraz to, komu wystawiasz fakturę.
Nie wystawiam faktur – czy muszę mieć KSeF?
Tak, dostęp do KSeF jest potrzebny każdej firmie, nawet jeśli sama nie wystawia faktur. Od 1 lutego 2026 r. faktury zakupowe od dostawców objętych systemem trafiają wyłącznie do KSeF, więc bez uwierzytelnienia nie odbierzesz dokumentów kosztowych. Przy sprzedaży zwolnionej z VAT obowiązek wystawienia faktury powstaje dopiero wtedy, gdy nabywca jej zażąda.
Jaką podstawę zwolnienia z VAT wpisać na fakturze?
Przy zwolnieniu przedmiotowym podaje się przepis, z którego wynika zwolnienie, na przykład art. 43 ust. 1 pkt 19 ustawy o VAT. Przy zwolnieniu podmiotowym przepisy nie wymagają podstawy prawnej na fakturze, ale w KSeF warto wpisać art. 113 ust. 1 ustawy o VAT. W strukturze FA(3) podstawa trafia do pola P_19A.
Czy faktura bez NIP nabywcy trafia do KSeF?
Tak, możesz wystawić w KSeF fakturę bez podania NIP nabywcy (na przykład osoby fizycznej czy nabywcy zagranicznego). Taką fakturę wystawia się w KSeF, ale przekazuje się ją odbiorcy poza KSeF, w sposób z nim uzgodniony, oznaczoną kodem QR umożliwiającym dostęp do faktury i weryfikację jej danych.
Czy do limitu 10 tys. zł wliczają się faktury dla konsumentów?
Nie. Do limitu 10 000 zł wliczają się wyłącznie faktury objęte obowiązkiem wystawienia w KSeF, a faktury konsumenckie i paragony uznane za faktury go nie powiększają. Tak wynika z wyjaśnień Ministerstwa Finansów. Sam limit liczy się w kwotach brutto, w obrębie miesiąca kalendarzowego, według daty wystawienia faktury.
Czy podatnik zwolniony z VAT może wystawić rachunek zamiast faktury?
Zwykle nie – jeśli sprzedaż wymaga faktury, rachunek jej nie zastąpi. Wyjątki są wąskie: czynność w ogóle poza VAT (np. sprzedaż firmy), sprzedawca niedziałający jako podatnik albo rolnik ryczałtowy zwolniony z faktur (art. 117 ustawy o VAT) – tak wynika z pisma MF z 26 stycznia 2026 r. (sygn. PT7.8165.6.2026.46). Poza tymi przypadkami faktura zawsze ma pierwszeństwo, co potwierdził też Szef KAS, zmieniając z urzędu jedną z interpretacji (5 marca 2026 r., sygn. DOP7.8101.6.2026.HEMD). Rachunek nie trafia do KSeF, ale i tak nie pozwoli Ci ominąć fakturowania w systemie.
Zobacz więcej wpisów