Paragon z NIP nabywcy do 450 zł brutto przestaje pełnić funkcję faktury uproszczonej od 1 stycznia 2027 r. Od tego dnia sprzedaż na rzecz firmy zaewidencjonowaną na kasie fiskalnej dokumentuje faktura ustrukturyzowana wystawiona w KSeF, a paragon zostaje potwierdzeniem transakcji. Do 31 grudnia 2026 r. obowiązują dotychczasowe zasady i paragon z NIP do 450 zł zastępuje fakturę.
Zmiana obejmuje każdą firmę, która rejestruje sprzedaż na kasie rejestrującej i obsługuje klientów biznesowych: handel detaliczny, gastronomię, warsztaty, stacje paliw oraz usługi. Harmonogram obowiązkowego KSeF obejmuje trzy etapy: 1 lutego 2026 r., 1 kwietnia 2026 r. i 1 stycznia 2027 r.
| Dokument | Do 31 grudnia 2026 r. | Od 1 stycznia 2027 r. |
|---|---|---|
| Paragon z NIP do 450 zł brutto, sprzedaż dla firmy | jest fakturą uproszczoną, nie trafia do KSeF | jest potwierdzeniem sprzedaży, fakturę wystawia się w KSeF |
| Paragon z NIP powyżej 450 zł brutto, sprzedaż dla firmy | nie jest fakturą, fakturę wystawia się w KSeF albo przy użyciu kasy rejestrującej | nie jest fakturą, fakturę wystawia się w KSeF |
| Faktura wystawiona przy użyciu kasy rejestrującej | dopuszczalna, poza KSeF | niedopuszczalna |
| Paragon bez NIP, sprzedaż dla konsumenta | kasa fiskalna, poza KSeF | bez zmian |
| Faktura na żądanie konsumenta | poza KSeF, w KSeF dobrowolnie | bez zmian |
Do jakiej kwoty paragon z NIP jest fakturą uproszczoną?
Paragon z NIP nabywcy jest fakturą uproszczoną do kwoty 450 zł brutto lub 100 euro. Limit wynika z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o podatku od towarów i usług i odnosi się do kwoty należności ogółem, czyli wartości z podatkiem.
Faktura uproszczona to faktura o węższym zakresie danych niż standardowa. Sprzedawca może pominąć w niej imię i nazwisko lub nazwę nabywcy oraz jego adres, o ile dokument zawiera dane pozwalające ustalić kwotę podatku dla poszczególnych stawek.
Paragon spełnia warunki faktury uproszczonej, gdy zawiera:
- datę sprzedaży i numer dokumentu,
- dane sprzedawcy wraz z jego numerem NIP,
- numer NIP nabywcy,
- nazwę towaru lub usługi,
- kwotę należności ogółem,
- dane pozwalające ustalić kwotę podatku według stawek.
Przykład: paragon na 430 zł brutto z NIP nabywcy jest w 2026 r. fakturą uproszczoną i nabywca nie potrzebuje do rozliczenia żadnego dodatkowego dokumentu. Paragon na 480 zł brutto z tym samym NIP przekracza limit i fakturą uproszczoną nie jest.
Do paragonu z NIP na kwotę do 450 zł nie wystawia się odrębnej faktury. Ta sama sprzedaż byłaby wtedy udokumentowana dwoma dokumentami o statusie faktury.
Paragon z NIP powyżej 450 zł – czy daje prawo do odliczenia VAT?
Paragon z NIP powyżej 450 zł brutto nie jest fakturą i sam nie stanowi podstawy do odliczenia podatku naliczonego. Nabywca potrzebuje w tym przypadku zwykłej faktury, którą sprzedawca wystawia do paragonu.
Fakturę do sprzedaży zaewidencjonowanej na kasie wystawia się na rzecz podatnika wyłącznie wtedy, gdy paragon zawiera numer identyfikujący nabywcę na potrzeby podatku (art. 106b ust. 5 ustawy o VAT). NIP trzeba więc podać przed zakończeniem sprzedaży, ponieważ sprzedawca nie dopisze go do wydanego już paragonu.
Jeżeli klient zgłasza się po fakturę kilka tygodni po zakupie, sprzedawca może ją wystawić, o ile paragon zawiera NIP nabywcy. Ustawowy termin dla sprzedaży na rzecz podatnika upływa 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu sprzedaży (art. 106i ust. 1 ustawy o VAT). Od 1 stycznia 2027 r. taka faktura jest przekazywana do KSeF.
Czy paragon z NIP trafia do KSeF w 2026 roku?
Nie. Do 31 grudnia 2026 r. paragony fiskalne z NIP, pomimo że są uznawane za faktury uproszczone, są wyłączone z obowiązku wystawiania w KSeF na podstawie art. 145n ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT. Ministerstwo Finansów potwierdza tę datę w odpowiedziach na pytania o KSeF 2.0.
To samo wyłączenie obejmuje faktury wystawiane przy użyciu kas rejestrujących (art. 145n ust. 1 pkt 1). Do końca 2026 r. taka faktura może mieć postać papierową lub elektroniczną.
Wartości sprzedaży udokumentowanej paragonami z NIP nie wlicza się do miesięcznego limitu 10 000 zł, który do końca 2026 r. pozwala najmniejszym firmom wystawiać faktury poza KSeF (art. 145m ustawy o VAT).
Zobacz też: Jak wystawić pierwszą fakturę w KSeF?
Co zmienia się w paragonach z NIP od 1 stycznia 2027 roku?
Od 1 stycznia 2027 r. wygasa okres przejściowy z art. 145n ustawy o VAT, zwalniający przedsiębiorców z obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych w przypadku wystawienia faktury lub paragonu z NIP przy zastosowaniu kasy rejestrującej. Znowelizowano także art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy o VAT – kasa rejestrująca przestaje służyć do wystawiania faktur, więc paragon z NIP przestaje być fakturą uproszczoną. Jeżeli do sprzedaży zarejestrowanej na kasie wystawiana jest faktura na rzecz podatnika, dokument powstaje w KSeF (art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT).
Dla sprzedawcy z kasą fiskalną oznacza to dwie zmiany w obsłudze klienta biznesowego:
- nawet jeśli klient otrzymuje paragon z NIP, do tej sprzedaży wystawiasz fakturę ustrukturyzowaną w KSeF,
- faktura powstaje w programie do fakturowania zintegrowanym z KSeF, a nie na kasie rejestrującej.
Sprzedaż detaliczna pozostaje bez zmian. Kasa nadal rejestruje sprzedaż na rzecz konsumentów i drukuje paragony, a faktury dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej można wystawiać w KSeF dobrowolnie.
Techniczne zasady pracy kas dostosowuje projekt nowelizacji rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących, opublikowany przez Ministerstwo Finansów 26 czerwca 2026 r. Projekt usuwa z przepisów wykonawczych możliwość wystawiania faktur na kasie i ma wejść w życie 1 stycznia 2027 r., ale do ogłoszenia w Dzienniku Ustaw pozostaje projektem.
Sprzedaż na przełomie 2026 i 2027 roku – która data decyduje?
O obowiązku wystawienia faktury w KSeF decyduje data wystawienia dokumentu, a nie data sprzedaży. Paragon z NIP do 450 zł wydany w grudniu 2026 r. jest fakturą uproszczoną wystawioną w okresie przejściowym i pozostaje poza systemem KSeF, nawet jeśli nabywca zaksięguje go w styczniu.
Inaczej wygląda sytuacja, gdy do sprzedaży z grudnia 2026 r. faktura powstaje dopiero w styczniu 2027 r. Wystawienie następuje już po wygaśnięciu przepisów przejściowych, więc dokument dla nabywcy będącego podatnikiem trafia do KSeF. Ten sam mechanizm daty wystawienia Ministerstwo Finansów stosuje przy rozliczaniu limitu 10 000 zł.
To ogólne kierunki postępowania, a nie indywidualna porada – rozliczenie transakcji z przełomu roku potwierdź ze swoim księgowym.
Kogo obejmuje obowiązek KSeF od 1 stycznia 2027 roku?
Od 1 stycznia 2027 r. obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF obejmuje wszystkich podatników. Dotyczy to również najmniejszych podatników, którzy do końca 2026 r. korzystali z limitu 10 000 zł miesięcznej sprzedaży, oraz sprzedawców dokumentujących sprzedaż na kasie rejestrującej, bo wygasa dla nich wyłączenie z art. 145n ustawy o VAT.
Ten sam dzień przynosi dwa dodatkowe obowiązki dotyczące wszystkich firm objętych systemem:
- kary pieniężne za wystawienie faktury poza KSeF: do 100% kwoty podatku wykazanego na fakturze, a przy fakturze bez wykazanego podatku do 18,7% kwoty należności ogółem (art. 106ni ustawy o VAT),
- numer KSeF podawany przy płatnościach za faktury, w tym w mechanizmie podzielonej płatności (art. 108g oraz art. 108a ust. 3 pkt 3 ustawy o VAT).
Zobacz też: Kary KSeF 2026: co grozi Twojej firmie za brak KSeF od 1 kwietnia?
Jak wystawić fakturę uproszczoną w KSeF?
Fakturę uproszczoną wystawia się w KSeF według tego samego schematu co pozostałe e-faktury, czyli struktury logicznej FA(3), ze wskazaniem rodzaju faktury „UPR”. Dokument zachowuje węższy zakres danych nabywcy: wystarczy jego NIP, bez nazwy i adresu.
Zgodnie z art. 106e ust. 5 ustawy o VAT, faktura uproszczona może nie zawierać również:
- miary i ilości (liczby) dostarczonych towarów lub zakresu wykonanych usług,
- ceny jednostkowej towaru lub usługi bez kwoty podatku (cena jednostkowa netto),
- wartości dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),
- stawki podatku VAT albo stawki podatku od wartości dodanej w przypadku korzystania z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 6a, 7 i 9 ustawy o VAT,
- sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
- kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku.
Zobacz też: Numer KSeF – co to jest, z czego się składa i gdzie go znaleźć
Jak ująć fakturę do paragonu w JPK_V7?
Fakturę wystawioną do sprzedaży zarejestrowanej na kasie oznacza się w ewidencji JPK_V7 symbolem FP, dzięki czemu wartość sprzedaży i podatek należny nie są liczone dwa razy.
Od 1 lutego 2026 r. każdy wiersz ewidencji zawiera numer KSeF faktury albo jedno z oznaczeń zastępczych: OFF, BFK lub DI. Paragon z NIP wystawiony w okresie przejściowym numeru KSeF nie ma, więc trafia do ewidencji z oznaczeniem zastępczym. Od 1 stycznia 2027 r. faktura wystawiona do paragonu dla firmy ma numer KSeF, więc w jej wierszu należy wskazać nadany tej fakturze numer KSeF.
Ujęcie tego samego paragonu wygląda inaczej u każdej ze stron transakcji:
- sprzedawca wykazuje sprzedaż zbiorczo w raporcie okresowym z kasy rejestrującej, a fakturę wystawioną do tej sprzedaży dodaje osobnym wierszem z oznaczeniem FP,
- nabywca ujmuje paragon z NIP z 2026 r. jako dokument zakupu bez numeru KSeF, a od 2027 r. w tym samym miejscu ujmuje fakturę z numerem KSeF nadanym przez system.
Dobór oznaczeń zależy od rodzaju dokumentu i zwykle podpowiada go program księgowy, a przypadki nietypowe rozstrzyga księgowy prowadzący ewidencję.
Czy po 1 stycznia 2027 roku odliczysz VAT z paragonu z NIP?
Nie. Od 1 stycznia 2027 r. podstawą odliczenia VAT przy firmowym zakupie będzie faktura ustrukturyzowana wystawiona w KSeF, a paragon z NIP przestanie pełnić rolę faktury. Dotyczy to również drobnych wydatków, takich jak przejazd taksówką, tankowanie czy zakup materiałów.
Nabywca, który chce rozliczyć zakup w firmie, podaje NIP przed zakończeniem sprzedaży i prosi o fakturę. Wystawiona e-faktura trafia do KSeF, gdzie nabywca znajdzie ją po zalogowaniu, bez przekazywania dokumentu inną drogą.
Sprzedawca może dodatkowo wydać wizualizację faktury, na przykład w formacie PDF. Taki wydruk zawiera kod QR z numerem KSeF, który pozwala zweryfikować dane wystawcy w systemie.
Zobacz też: Faktury zakupowe w KSeF 2026 – jak je pobierać i odbierać krok po kroku
Wyłączenia z KSeF: które faktury uproszczone zostają poza systemem?
Poza KSeF pozostają dokumenty wskazane w rozporządzeniu Ministra Finansów i Gospodarki z 7 grudnia 2025 r. w sprawie przypadków, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych (Dz. U. poz. 1740). Wyłączenie obejmuje między innymi:
- paragony za przejazd płatną autostradą uznane za faktury,
- bilety jednorazowe za przewóz osób, które pełnią funkcję faktury,
- dokumenty potwierdzające usługi finansowe i ubezpieczeniowe zwolnione z podatku na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 7 i 37–41 ustawy o VAT.
Do biletu lub paragonu autostradowego, który jest już fakturą uproszczoną, nie wystawia się dodatkowej faktury. Poza systemem pozostają także faktury dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, a ich przesłanie do KSeF zależy od decyzji sprzedawcy.
Jak przygotować firmę z kasą fiskalną do KSeF od 1 stycznia 2027 roku?
Przygotowanie sprowadza się do przeniesienia fakturowania z kasy rejestrującej do programu zintegrowanego z KSeF oraz ustalenia, kto i w jakim momencie wystawia fakturę. Powszechnie stosowane kierunki działań obejmują:
- sprawdzenie, czy program do fakturowania obsługuje API KSeF 2.0 i strukturę FA(3),
- nadanie uprawnień osobom, które będą wystawiać faktury, oraz pobranie certyfikatu KSeF,
- zmianę procesu sprzedaży:
- wyłączenie sprzedaży na rzecz podmiotów z NIP z rejestracji na kasie fiskalnej albo wdrożenie obiegu dokumentów, który przekaże paragon z NIP do osoby wystawiającej fakturę w KSeF,
- szkolenie pracowników obsługujących kasy rejestrujące z obowiązku przyjęcia NIP nabywcy przed zakończeniem sprzedaży,
- przygotowanie procedury na wypadek braku połączenia z systemem KSeF, czyli trybu offline24,
- sprawdzenie, czy system sprzedaży przekazuje dane transakcji do programu fakturowego.
Zobacz też: KSeF nie działa? Tryb offline24, błędy i terminy dosłania faktur
Fakturownia pozwala wystawiać faktury i przesyłać je do KSeF z jednego miejsca, także dla sprzedaży wcześniej zarejestrowanej na kasie. Zakres obowiązku i terminy dla poszczególnych grup firm opisuje strona Krajowy System e-Faktur.
Zakres zmian w konkretnej firmie potwierdź ze swoim księgowym.
Najczęstsze pytania o paragon z NIP i fakturę uproszczoną w KSeF
Czy paragon z NIP będzie fakturą uproszczoną po 1 stycznia 2027 roku?
Nie – od 1 stycznia 2027 r. paragon z NIP przestaje pełnić funkcję faktury uproszczonej. Sprzedaż na rzecz firmy dokumentuje wtedy faktura ustrukturyzowana wystawiona w KSeF, a paragon zostaje potwierdzeniem transakcji.
Do jakiej kwoty paragon z NIP jest fakturą uproszczoną w 2026 roku?
W 2026 r. paragon z NIP jest fakturą uproszczoną do 450 zł brutto lub 100 euro, a limit dotyczy kwoty należności ogółem (art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT). Powyżej tej kwoty paragon z NIP nie jest fakturą i nabywca potrzebuje zwykłej faktury.
Czy do paragonu z NIP do 450 zł można wystawić dodatkową fakturę?
Nie – paragon z NIP do 450 zł sam w sobie jest fakturą uproszczoną, więc wystawienie do niego kolejnego dokumentu oznaczałoby dwie faktury do jednej sprzedaży. Do 31 grudnia 2026 r. komplet dokumentów stanowi sam paragon.
Czy faktura do paragonu dla osoby fizycznej musi być wystawiona w KSeF?
Nie – faktury dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej pozostają poza obowiązkowym KSeF i można je wystawiać papierowo lub elektronicznie. Sprzedawca może przesłać taką fakturę do systemu KSeF dobrowolnie.
Jakie oznaczenie w JPK_V7 ma faktura wystawiona do paragonu?
Faktura wystawiona do paragonu ma w JPK_V7 oznaczenie FP, które oddziela ją od raportu okresowego z kasy i zapobiega podwójnemu ujęciu sprzedaży. Od 1 lutego 2026 r. wiersz ewidencji VAT zawiera dodatkowo numer KSeF albo jedno z oznaczeń zastępczych: OFF, BFK lub DI.
Czy po 1 stycznia 2027 roku kasa fiskalna będzie jeszcze potrzebna?
Tak – po 1 stycznia 2027 r. kasa fiskalna nadal rejestruje sprzedaż na rzecz konsumentów i drukuje paragony. Przestaje natomiast służyć do wystawiania faktur, bo dokument dla firmy powstaje w KSeF.
Zasady dokumentowania sprzedaży na kasie fiskalnej zmieniają się razem z kolejnymi etapami wdrożenia KSeF, a przepisy wykonawcze wciąż są uzupełniane. Przed 1 stycznia 2027 r. potwierdź sposób dokumentowania sprzedaży dla firm ze swoim księgowym i sprawdź aktualne komunikaty na stronie ksef.podatki.gov.pl.
Zobacz więcej wpisów