Od 1 stycznia 2027 r. zmienią się też obowiązki wynikające z ustawy o VAT – skończy się m.in. limit 10 tys. zł, który pozwala najmniejszym firmom wystawiać faktury poza KSeF. Usprawnienia KSeF obejmą natomiast wszystkich użytkowników systemu, niezależnie od wielkości firmy.
Zobacz też: Od kiedy KSeF dla małych firm?
Jakie zmiany w KSeF zapowiada Ministerstwo Finansów?
Zapowiedzi MF są na różnych etapach: część ma już formę projektu rozporządzenia z terminem 1 stycznia 2027 r., a część to propozycje z konsultacji, bez przepisów i bez daty. MF planuje kolejne spotkania konsultacyjne, więc lista nowości w KSeF może się jeszcze zmienić.
| Zmiana | Etap prac | Od kiedy ma obowiązywać | Kogo dotyczy |
|---|---|---|---|
| Tokeny KSeF po 2026 r. | Projekt rozporządzenia | 1 stycznia 2027 r. | Firm i programów, które łączą się z KSeF tokenem |
| Certyfikat KSeF dla jednego NIP | Projekt rozporządzenia | 1 stycznia 2027 r. | Biur rachunkowych i firm, które działają w KSeF w imieniu innych podatników |
| Uprawnienie do obsługi identyfikatorów zbiorczych | Projekt rozporządzenia | 1 stycznia 2027 r. | Czynnych podatników VAT, którzy płacą jednym przelewem za kilka faktur |
| Statusy faktur i zdarzenia biznesowe | Zapowiedź z konsultacji | Brak terminu | Firm i biur rachunkowych, które obsługują faktury kosztowe |
| Wyższe limity zapytań do KSeF | Zapowiedź z konsultacji | Brak terminu | Programów do faktur i firm z dużą liczbą faktur |
| Zgłaszanie podejrzanych faktur przez API | Zapowiedź z konsultacji | Brak terminu | Firm, które odbierają faktury przez program zintegrowany z KSeF |
| Brak automatycznej kontroli treści faktur | Zapowiedź z konsultacji | Nie dotyczy – obecne zasady zostają | Wszystkich wystawców faktur |
Tokeny KSeF po 2026 roku – do kiedy będą działać?
Tokeny KSeF mają działać także po 2026 roku – tak zakłada projekt rozporządzenia z 27 października 2026 r. Według obowiązujących przepisów tokenu można używać tylko do 31 grudnia 2026 r. (§ 13 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie korzystania z KSeF) i ten termin wiąże do czasu ogłoszenia nowego rozporządzenia w sprawie KSeF. Token KSeF to wygenerowany w systemie ciąg znaków, którym użytkownik albo program do faktur potwierdza tożsamość przy łączeniu się z KSeF.
Projekt rozporządzenia rozróżnia dwie grupy tokenów:
- token wygenerowany od 1 stycznia 2027 r. będzie ważny najwyżej 365 dni od dnia wygenerowania albo od daty wskazanej przez podatnika
- token wygenerowany przed 1 stycznia 2027 r. zadziała najpóźniej do 30 listopada 2027 r.
Przepis przedłużający ważność dotychczasowych tokenów ma wejść w życie 31 grudnia 2026 r., a pozostałe zmiany 1 stycznia 2027 r. Na czerwcowych konsultacjach MF proponowało też automatyczne odnawianie tokenu za zgodą jego właściciela, ale opublikowane uzasadnienie projektu tej funkcji nie wymienia.
Certyfikat KSeF dla jednego NIP
Certyfikat KSeF będzie można wygenerować tak, żeby działał tylko dla jednego NIP albo jednego oddziału firmy – tak zakłada projekt rozporządzenia z 27 października 2026 r. Z tej zmiany skorzysta np. biuro rachunkowe, które obsługuje wielu klientów. Biuro będzie mogło używać osobnego certyfikatu dla każdego klienta zamiast jednego, który działa we wszystkich firmach, do których ma uprawnienia. Certyfikat nie zastąpi uprawnień – biuro nadal będzie działać w KSeF w imieniu klienta tylko wtedy, gdy klient mu je nada.
Osobny certyfikat KSeF przewidziano też dla firm, które wystawiają faktury w zamówieniach publicznych przez sieć Peppol – będzie służył wyłącznie do faktur z Platformy Elektronicznego Fakturowania.
Zobacz też: Certyfikat KSeF – co to jest i jak go uzyskać? Przewodnik dla przedsiębiorców
Uprawnienie do obsługi identyfikatorów zbiorczych
Uprawnienie do obsługi identyfikatorów zbiorczych pozwoli generować identyfikatory zbiorcze, odczytywać je, wyszukiwać po numerze KSeF i przeglądać – tak zakłada projekt rozporządzenia z 27 października 2026 r. Każdy, kto ma uprawnienie do wystawiania faktur albo dostępu do faktur, otrzyma je automatycznie. Będzie je też można nadać osobno, np. pracownikowi, który przygotowuje przelewy, bez innych uprawnień w KSeF.
Identyfikator zbiorczy to numer nadawany przez KSeF, który zastępuje w tytule przelewu numery KSeF kilku faktur opłacanych jednym przelewem. Od 1 stycznia 2027 r. czynny podatnik VAT, który płaci innemu czynnemu podatnikowi VAT za fakturę z KSeF, będzie musiał podać w tytule przelewu numer KSeF faktury albo identyfikator zbiorczy (art. 108g ustawy o VAT).
Zobacz też: Numer KSeF w przelewie i identyfikator zbiorczy – co wpisać od 2027 roku
Statusy faktur i zdarzenia biznesowe w KSeF
Statusy faktur w KSeF to zapowiedź MF bez przepisów i bez terminu wdrożenia. Ministerstwo zaproponowało, żeby do faktury w systemie można było dodawać dodatkowe dane biznesowe, tzw. zdarzenia, np. informację o czynności wykonanej na fakturze.
Według relacji uczestników konsultacji takimi zdarzeniami mogłyby być oznaczenia faktury, np. „do zaksięgowania”, „do wyjaśnienia” albo „nie do zaksięgowania”, widoczne dla obu stron transakcji albo tylko dla wybranych podmiotów. MF przedstawiło je jako element szerszego planu, w którym KSeF obsługiwałby cały obieg faktury – od wystawienia przez akceptację i księgowanie po płatność. Oficjalny komunikat ministerstwa nie wymienia jednak konkretnych statusów.
Gdyby MF wdrożyło statusy, nabywca mógłby oznaczyć w KSeF fakturę z błędem jako „do wyjaśnienia”, a sprzedawca zobaczyłby to w swoim programie bez wymiany e-maili. Do tego czasu takie statusy można nadawać tylko w programach do faktur i programach księgowych, a nie w samym KSeF.
KSeF konsultacje – jakie jeszcze zmiany zapowiedziało MF?
MF zapowiedziało na konsultacjach KSeF 9 czerwca 2026 r. jeszcze trzy zmiany: wyższe limity zapytań, zgłaszanie podejrzanych faktur przez API i rezygnację z kontroli treści faktur. Nie ma ich ani w oficjalnym podsumowaniu spotkania, ani w projekcie rozporządzenia – znamy je z relacji uczestników, więc ich zakres i termin mogą się zmienić.
Limity zapytań w KSeF
Limity zapytań w KSeF (limity API) określają, ile razy w danym czasie program może wysłać faktury do systemu albo pobrać je z systemu. Po przekroczeniu limitu KSeF odrzuca kolejne zapytania, dopóki nie minie określony czas. MF zapowiedziało zwiększenie limitów, co odczują głównie firmy z dużą liczbą faktur i ich programy do faktur.
Zgłaszanie podejrzanych faktur przez API
MF chce, żeby podejrzane faktury można było zgłaszać także przez API KSeF, czyli bezpośrednio z programu do faktur zintegrowanego z systemem. Obecnie zgłoszenie faktury scamowej, czyli fałszywej faktury wystawionej na NIP firmy, jest możliwe w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0.
Zobacz też: Faktury zakupowe w KSeF 2026 – jak je pobierać i odbierać krok po kroku
Weryfikacja faktur w KSeF
Weryfikacja faktur w KSeF ma pozostać techniczna – MF nie planuje merytorycznego sprawdzania faktur przy wysyłce. KSeF nadal będzie sprawdzał m.in. zgodność faktury ze strukturą FA(3), a za prawidłowość danych odpowiada wystawca. Nadanie numeru KSeF nie oznacza, że faktura jest merytorycznie prawidłowa.
Czy zmiany w KSeF wymagają działania od firmy?
Zmiany KSeF zapowiedziane na 2027 r. wymagają działania głównie od firm, które łączą się z systemem tokenem. Pozostałe usprawnienia trafią do firm wraz z aktualizacją KSeF i programów do faktur.
- Sprawdź, jak Twój program łączy się z KSeF – jeśli używa tokenu, a rozporządzenie nie zostanie ogłoszone do końca 2026 r., od 1 stycznia 2027 r. trzeba będzie połączyć go z KSeF certyfikatem
- Zaplanuj wymianę tokenów z 2026 r. – jeśli rozporządzenie wejdzie w życie w obecnym kształcie, tokeny wygenerowane w 2026 r. przestaną działać 30 listopada 2027 r., a każdy nowy token trzeba będzie odnawiać najpóźniej co 365 dni
- Przejrzyj uprawnienia w KSeF – po zmianach osobie, która przygotowuje przelewy, wystarczy samo uprawnienie do obsługi identyfikatorów zbiorczych
Uwagi do zmian w e-fakturowaniu możesz przesłać do Ministerstwa Finansów na adres konsultacje.ksef@mf.gov.pl.
To ogólne kierunki postępowania, a nie indywidualna porada – w razie wątpliwości potwierdź rozwiązanie ze swoim księgowym.
Zobacz też: Uprawnienia w KSeF – jak nimi zarządzać w praktyce?
Zmiany w KSeF a Fakturownia
Zmiany w tokenach nie wpłyną na połączenie Fakturowni z KSeF, bo integracja korzysta z certyfikatów, a nie z tokenów. Przy uwierzytelnieniu automatycznym Fakturownia sama generuje certyfikaty w KSeF w Twoim imieniu, a przy uwierzytelnieniu manualnym wgrywasz własne certyfikaty wygenerowane wcześniej w KSeF.
Integracja z KSeF jest bezpłatna w każdym planie, także w darmowym, i obejmuje wysyłkę faktur sprzedaży, pobieranie faktur kosztowych oraz tryb offline24.
Najczęstsze pytania o zmiany w KSeF
Jakie zmiany w KSeF zapowiada Ministerstwo Finansów?
Zmiany w KSeF zapowiedziane przez Ministerstwo Finansów dzielą się na dwie grupy. Projekt rozporządzenia z 27 października 2026 r. zakłada utrzymanie tokenów po 2026 r., certyfikat KSeF ograniczony do jednego NIP i nowe uprawnienie do obsługi identyfikatorów zbiorczych, z terminem 1 stycznia 2027 r. Statusy faktur, wyższe limity zapytań i zgłaszanie podejrzanych faktur przez API to zapowiedzi z konsultacji z czerwca 2026 r., bez przepisów i terminu.
Do kiedy działa token KSeF?
Według obowiązującego rozporządzenia token KSeF działa do 31 grudnia 2026 r. Projekt rozporządzenia z 27 października 2026 r. zakłada, że tokeny wygenerowane przed 2027 r. zadziałają do 30 listopada 2027 r., a tokeny wygenerowane później będą ważne najwyżej 365 dni. Do ogłoszenia rozporządzenia wiążący pozostaje termin 31 grudnia 2026 r.
Czy zmiany w KSeF wymagają zmiany programu do faktur?
Zmiany w KSeF zapowiedziane na 2027 r. nie wymagają zmiany programu do faktur, bo obsługę nowych funkcji systemu zapewnia dostawca programu zintegrowanego z KSeF. Firma, która łączy się z KSeF tokenem, powinna sprawdzić, do kiedy jej token działa, i w razie potrzeby wygenerować nowy albo przejść na certyfikat KSeF.
O autorze
Specjalistka marketingu. Zajmuje się optymalizacją procesów, SEO oraz copywritingiem w obszarze fakturowania i prowadzenia firmy. Optymalizuje strony pod SEO i GEO, przygotowuje landing pages i pisze artykuły na firmowego bloga. Po godzinach – miłośniczka home designu, upcyclingu i projektów DIY.