Faktura scamowa – co to jest?
Faktura scamowa to potoczne określenie faktury, która:
- nie dokumentuje faktycznej sprzedaży towaru lub usługi,
- pochodzi od podmiotu, z którym nabywca nigdy nie współpracował,
- trafia do firmy bez jej wiedzy i zgody, wyłącznie na podstawie numeru NIP.
W KSeF faktury są automatycznie przypisywane do nabywcy po NIP-ie, więc nabywca nie może zablokować faktury, zanim pojawi się ona na jego koncie. Na etapie odbioru faktura prawidłowa i fałszywa wyglądają w KSeF tak samo.
Fałszywe faktury w KSeF – jakie oszustwa są najczęstsze?
Scamowe faktury w KSeF mogą przybierać różne formy, np.:
Faktury za nieistniejące usługi – oszuści wystawiają dokumenty za rzekome usługi marketingowe, doradcze, konsultingowe czy serwisowe. Często są to kwoty na tyle niskie (200–500 zł), że przedsiębiorca może je przeoczyć w nawale dokumentów.
Fałszywe abonamenty i odnowienia – faktury za przedłużenie domeny, licencji oprogramowania czy subskrypcji serwisów, których firma nigdy nie miała. Oszuści liczą na to, że w większych firmach nikt nie sprawdzi, czy dana usługa faktycznie obowiązuje.
Pozorne korekty i dopłaty – dokumenty sugerujące konieczność dopłaty do wcześniejszej transakcji, rozliczenia nadwyżki lub korekty błędnie naliczonej kwoty. W rzeczywistości pierwotna transakcja nigdy nie miała miejsca.
Faktury od firm-widm – od wystawców, którzy istnieją w rejestrach, ale nie prowadzą realnej działalności. Dane są prawdziwe, ale firma służy wyłącznie do wystawiania fałszywych dokumentów.
Czy faktury scamowe z KSeF trzeba księgować?
Faktur scamowych z KSeF nie księgujesz – sama obecność faktury na Twoim koncie w KSeF nie wywołuje skutków podatkowych, robi to dopiero jej zaksięgowanie, ujęcie w kosztach albo w JPK. Przy dużej liczbie dokumentów kosztowych łatwo jednak:
- przeoczyć podejrzaną fakturę,
- uznać ją za rutynowy koszt,
- opłacić ją automatycznie.
W większych firmach, gdzie dziennie wpływa kilkadziesiąt lub kilkaset faktur, kontrola każdego dokumentu staje się wyzwaniem. Oszuści to wykorzystują, celując w organizacje z rozproszoną strukturą zakupową, gdzie różne działy mogą zamawiać usługi niezależnie od siebie. Jeśli pobierasz faktury kosztowe z KSeF do programu do fakturowania, przeglądaj je regularnie – podejrzaną fakturę zgłosisz w Aplikacji Podatnika.
Zobacz też: Faktury zakupowe w KSeF 2026 – jak je pobierać i odbierać krok po kroku
Jak rozpoznać scamową fakturę w KSeF?
Ministerstwo Finansów wskazuje w podręczniku KSeF sygnały, które powinny wzbudzić niepokój:
- faktura od podmiotu, z którym firma nigdy nie współpracowała,
- brak jakiejkolwiek faktycznej transakcji,
- brak możliwości skontaktowania się ze sprzedawcą,
- rażące błędy językowe lub nielogiczne opisy usług,
- bardzo krótki, nieuzgodniony termin płatności,
- linki do podejrzanych stron internetowych,
- nieuzgodnione „okazje”, dopłaty lub korekty.
Ważne: pojedyncza przesłanka nie wystarcza, aby uznać fakturę za scamową. Należy analizować kilka sygnałów łącznie – część błędów może wynikać ze zwykłych pomyłek.
Faktura scamowa czy omyłkowa – co z nią zrobić?
Nie każda nieznana faktura w KSeF jest scamem. Zgłoszenie nadużycia służy tylko do fałszywych faktur, a nie do rozwiązywania sporów z kontrahentem.
| Rodzaj faktury | Przykład | Co zrobić |
|---|---|---|
| Scamowa | Faktura od nieznanej firmy za usługę, której nie zamawiałeś | Zgłoś nadużycie w Aplikacji Podatnika, nie księguj i nie płać |
| Omyłkowa | Kontrahent pomylił NIP i wystawił fakturę na Twoją firmę | Poproś sprzedawcę o korektę do zera |
| Sporna | Transakcja była, ale nie zgadzasz się z kwotą lub jakością | Wyjaśnij sprawę ze sprzedawcą – może wystawić korektę |
Zobacz też: Jak anulować fakturę w KSeF – i co zrobić w razie błędu
Jak zgłosić fakturę scamową w KSeF? Zgłoszenie nadużycia krok po kroku
Od 24 kwietnia 2026 r. fakturę scamową zgłaszasz w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 – formularz zgłoszeniowy KSeF już do tego nie służy. Żeby zgłosić fakturę:
- Zaloguj się do Aplikacji Podatnika KSeF 2.0.
- Przejdź do zakładki Faktury i Lista faktur.
- Wybierz fakturę i wejdź w jej szczegóły.
- Kliknij Zgłoszenie nadużycia.
- Wskaż powód zgłoszenia, uzupełnij uzasadnienie i potwierdź oświadczenie.
- Zatwierdź zgłoszenie przyciskiem Zgłoś.
Powód wybierasz z listy:
- próba wyłudzenia nienależnej zapłaty,
- niechciane treści reklamowe,
- podejrzane linki,
- masowa wysyłka faktur,
- podszywanie się pod instytucję,
- inny powód.
Formularz zawiera też pytania doprecyzowujące okoliczności zgłoszenia. W razie pytań możesz zadzwonić na infolinię Krajowej Administracji Skarbowej: 22 330 03 30.
Kto może zgłosić nadużycie?
Nadużycie zgłasza nabywca albo osoba z jego uprawnieniami do faktur w KSeF, np. pracownik lub księgowa. Sprzedawca i osoby przez niego upoważnione nie mogą zgłosić nadużycia.
Zasady zgłaszania nadużycia w KSeF
- Jedno zgłoszenie dotyczy jednej faktury – nie zgłosisz kilku naraz.
- Zgłoszenie możesz wycofać, podając uzasadnienie.
- Po dwóch wycofaniach ponowne zgłoszenie tej samej faktury jest zablokowane.
Zgłaszanie faktur przez API KSeF, czyli bezpośrednio z programu do faktur, Ministerstwo Finansów na razie zapowiada.
Zobacz też: Zmiany w KSeF 2027 – usprawnienia zapowiedziane przez MF
Co oznacza zgłoszenie nadużycia w KSeF?
Zgłoszenie nadużycia w KSeF oznacza przekazanie administracji skarbowej informacji, że faktura, która trafiła na Twoje konto, może być próbą oszustwa. Status zgłoszenia widzisz w Aplikacji Podatnika, ale ze względu na tajemnicę skarbową nie dostaniesz informacji o przebiegu ani wyniku weryfikacji. Zgłoszenie nie usuwa faktury z KSeF.
Co zrobić po otrzymaniu fałszywej faktury?
- Nie księguj i nie opłacaj faktury.
- Sprawdź wystawcę w CEIDG lub KRS oraz na białej liście VAT.
- Zgłoś nadużycie w Aplikacji Podatnika KSeF.
- Poinformuj księgową, żeby nie ujmowała faktury w ewidencji.
- Jeśli doszło do próby wyłudzenia pieniędzy, możesz dodatkowo zawiadomić policję lub prokuraturę.
Faktura, która nie dokumentuje rzeczywistej transakcji, nie daje prawa do odliczenia VAT (art. 88 ust. 3a pkt 4 lit. a ustawy o VAT).
Najczęstsze pytania o faktury scamowe w KSeF
Czy trzeba zapłacić fakturę scamową?
Faktury scamowej z KSeF nie trzeba płacić – samo pojawienie się faktury na Twoim koncie w KSeF nie tworzy obowiązku zapłaty, jeśli nie zawarłeś z wystawcą żadnej transakcji.
Czy faktura scamowa wpływa na rozliczenie VAT?
Faktura scamowa nie wpływa na rozliczenie VAT, dopóki jej nie zaksięgujesz. Faktura scamowa nie daje też prawa do odliczenia VAT, bo dokumentuje czynności, które nie zostały dokonane (art. 88 ust. 3a pkt 4 lit. a ustawy o VAT).
Czy sprzedawca może zgłosić nadużycie?
Sprzedawca nie może zgłosić nadużycia w KSeF – zgłoszenie faktury scamowej złoży tylko nabywca albo osoba, której nabywca nadał uprawnienia do faktur w KSeF.
Czy można zgłosić kilka faktur naraz?
W KSeF nie można zgłosić kilku faktur naraz – każde zgłoszenie nadużycia w Aplikacji Podatnika dotyczy jednej faktury.
O autorze
Artykuł został stworzony przez nasz zespół specjalistów. Łączymy doświadczenie, wiedzę merytoryczną i codzienne rozmowy z użytkownikami, aby dostarczać rzetelne i aktualne informacje o fakturowaniu, KSeF i prowadzeniu biznesu.