KSeF od 2026 r. będzie obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców w Polsce. Sprawdź, od czego zacząć i jak krok po kroku wdrożyć KSeF w firmie bez stresu.
Obowiązek korzystania z KSeF obejmie wszystkie firmy zarejestrowane w Polsce – niezależnie od wielkości i formy opodatkowania.
Jednak nie dla każdego KSeF stanie się obowiązkowy w tym samym terminie:
Aby korzystać z KSeF, potrzebujesz odpowiedniego narzędzia. Możesz wybrać:
Aplikacja Podatnika KSeF – umożliwia logowanie do systemu, wystawianie pojedynczych faktur i ich wysyłkę. Sprawdzi się w jednoosobowych działalnościach lub przy niewielkiej liczbie faktur miesięcznie.
Komercyjne systemy, takie jak Fakturownia, to świetne rozwiązanie dla firm, które chcą działać zgodnie z przepisami KSeF, oszczędzać czas i oczekują od programu czegoś więcej niż tylko wystawiania faktur.
W Fakturowni, w ramach jednego programu do fakturowania masz możliwość:
A już niebawem udostępnimy integrację Fakturowni z KSeF, która pozwoli zarówno ręcznie wysyłać i pobierać faktury z Krajowego Systemu e-faktur, jak i korzystać z automatyzacji działającej w tle. Dzięki temu użytkownicy nadal będą mogli fakturować dokładnie tak, jak dotychczas — bez zmian w codziennej pracy.
Nie zmienią się też dotychczasowe opłaty za Twój abonament, bo KSeF w Fakturowni jest zupełnie za darmo – bez względu na to, czy korzystasz z bezpłatnego planu Micro, czy z najbardziej zaawansowanego planu Pro Plus.
Zobacz też: Aplikacja Podatnika cz program do faktur – które rozwiązanie lepiej sprawdzi się w KSeF?
Aby rozpocząć pracę z KSeF, najpierw musisz uzyskać dostęp do systemu. Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą, możesz uwierzytelnić się w KSeF, korzystając z profilu zaufanego lub podpisu kwalifikowanego.
W przypadku spółek lub innych podmiotów niebędących osobami fizycznymi, konieczne będzie złożenie formularza ZAW-FA w urzędzie skarbowym, jeśli firma nie posiada pieczęci kwalifikowanej.
Kolejnym krokiem po uwierzytelnieniu się w systemie jest wygenerowanie certyfikatu KSeF, który działa jak klucz dostępu do KSeF. Certyfikat można utworzyć bezpośrednio w Aplikacji Podatnika udostępnionej przez Ministerstwo Finansów (certyfikat KSeF do środowiska produkcyjnego przed 1 lutego 2026 r uzyskasz w innej aplikacji - MCU tj. Moduł Certyfikatów i Uprawnień).
Uprawnienia w Fakturowni pozwalają kontrolować, kto i w jakim zakresie może korzystać z systemu, co zwiększa bezpieczeństwo danych i ułatwia organizację pracy w firmie. Możesz już dziś udzielać bezpłatnego dostępu swoim pracownikom, współpracownikom lub księgowemu, pozwalając im np. wystawiać faktury, przeglądać dokumenty czy zarządzać dostępem innych użytkowników.
Gdy integracja Fakturowni z KSeF będzie dostępna, w systemie pojawi się także możliwość nadawania uprawnień do wysyłki i przeglądania faktur w KSeF, dzięki czemu każdy użytkownik Fakturowni będzie miał odpowiedni poziom dostępu w jednym miejscu, bez potrzeby dodatkowego logowania do zewnętrznych systemów.
Zanim zaczniesz wystawiać faktury w KSeF, porozmawiaj ze swoim księgowym lub biurem rachunkowym. Ustalcie wspólnie:
Takie ustalenia pozwolą uniknąć nerwowych sytuacji, gdy KSeF już będzie obowiązkowy.
Faktury w KSeF mają formę ustrukturyzowaną, co oznacza, że muszą spełniać standardy określone przez Ministerstwo Finansów. Każda faktura, która nie będzie zgodna ze wzorem, zostanie odrzucona przez system.
Jeśli wystawiasz dokumenty w Fakturowni, nie musisz się martwić – aplikacja automatycznie dopasowuje faktury do wymogów KSeF.
Zanim jednak system stanie się obowiązkowy, warto sprawdzić poprawność danych firmowych na swoim koncie w Fakturowni – takich jak NIP, adres, numer rachunku bankowego czy dane kontrahentów – aby uniknąć literówek lub nieaktualnych informacji.
Ponieważ KSeF wprowadza zmiany w formacie niektórych pól w fakturach, warto już teraz na swoim koncie w Fakturowni zwrócić uwagę na:
Dzięki temu wysyłka faktur do KSeF będzie przebiegać bez zakłóceń.
Zobacz też: KSeF a wystawianie faktur – jakie ograniczenia czekają przedsiębiorców?
Wdrożenie KSeF może wymagać zmian organizacyjnych. Zadbaj o:
Już wkrótce udostępnimy testową wersję integracji Fakturowni z KSeF. Jeśli chcesz być wśród pierwszych, którzy ją przetestują, zgłoś się do nas przez ten formularz.
Wdrożenie KSeF nie musi być trudne. Najważniejsze to:
Wypróbuj za darmo przez 30 dni. Bez opłat instalacyjnych i długotrwałych zobowiązań.