KSeF – od czego zacząć? 7 kroków, żeby przygotować firmę na e-faktury

1. Sprawdź, od kiedy Twoja firma musi korzystać z KSeF

Obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmuje podatników z siedzibą lub stałym miejscem prowadzenia działalności w Polsce – niezależnie od wielkości firmy i formy opodatkowania, także zwolnionych z VAT. Są jednak wyjątki, np. faktury dla konsumentów.

KSeF nie stał się obowiązkowy dla wszystkich w tym samym terminie:

2. Wybierz narzędzie do wystawiania e-faktur w KSeF

Aby korzystać z KSeF, potrzebujesz odpowiedniego narzędzia. Możesz wybrać:

Darmowe rozwiązanie od Ministerstwa Finansów

Aplikacja Podatnika KSeF – umożliwia logowanie do systemu, wystawianie pojedynczych faktur i ich wysyłkę. Sprawdzi się w jednoosobowych działalnościach lub przy niewielkiej liczbie faktur miesięcznie.

Komercyjny system do wystawiania faktur zintegrowany z KSeF

Program do fakturowania zintegrowany z KSeF sam wysyła faktury do systemu i pobiera faktury kosztowe, więc nie musisz wypełniać każdej faktury ręcznie w Aplikacji Podatnika.

W Fakturowni, w ramach jednego programu do fakturowania masz możliwość:

• wystawiania e-paragonów,
• wystawiania faktur zagranicznych,
• obsługi OCR,
• obsługi magazynu,
• zintegrowania swojego sklepu lub systemu z popularnymi platformami e-commerce.

Fakturownia jest w pełni zintegrowana z KSeF i pozwala zarówno ręcznie wysyłać i pobierać faktury z Krajowego Systemu e-faktur, jak i korzystać z automatyzacji działającej w tle. Dzięki temu użytkownicy nadal mogą fakturować tak, jak dotychczas — bez zmian w codziennej pracy.

Nie zmieniły się też dotychczasowe opłaty za Twój abonament, bo KSeF w Fakturowni jest zupełnie za darmo – bez względu na to, czy korzystasz z bezpłatnego planu Micro, czy z najbardziej zaawansowanego planu Pro Plus.

Zobacz też: Aplikacja Podatnika czy program do faktur – które rozwiązanie lepiej sprawdzi się w KSeF?

3. Uzyskaj dostęp do KSeF i połącz program do faktur

Aby rozpocząć pracę z KSeF, najpierw musisz uzyskać dostęp do systemu. Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą, możesz uwierzytelnić się w KSeF, korzystając z Krajowego Węzła Identyfikacji Elektronicznej (w tym Profil Zaufany, mObywatel) lub podpisu kwalifikowanego. 

W przypadku spółek lub innych podmiotów niebędących osobami fizycznymi, konieczne będzie złożenie formularza ZAW-FA w urzędzie skarbowym, jeśli firma nie posiada pieczęci kwalifikowanej.

Jeśli korzystasz z programu do faktur, kolejnym krokiem jest połączenie go z KSeF. Program łączy się z systemem certyfikatem KSeF albo tokenem, a certyfikat jest też potrzebny do wystawiania faktur w trybie offline. W Fakturowni przy uwierzytelnieniu automatycznym certyfikaty generuje program, a Ty podpisujesz tylko plik, np. Podpisem Zaufanym. Certyfikatem nie zalogujesz się natomiast do Aplikacji Podatnika – tam logujesz się Profilem Zaufanym, mObywatelem albo podpisem kwalifikowanym.

Zobacz też: Jak uzyskać dostęp do KSeF dla jednoosobowej działalności? Praktyczny poradnik, Dostęp do KSeF dla spółek – praktyczny przewodnik, Certyfikat KSeF – co to jest i jak go uzyskać? Przewodnik dla przedsiębiorców

4. Nadaj uprawnienia pracownikom i współpracownikom

Uprawnienia w Fakturowni pozwalają kontrolować, kto i w jakim zakresie może korzystać z systemu, co zwiększa bezpieczeństwo danych i ułatwia organizację pracy w firmie. Możesz już dziś udzielać bezpłatnego dostępu swoim pracownikom, współpracownikom lub księgowemu, pozwalając im np. wystawiać faktury, przeglądać dokumenty czy zarządzać dostępem innych użytkowników.

Korzystając z integracji Fakturowni z KSeF, możesz też nadawać uprawnienia do wysyłki i przeglądania faktur w KSeF, dzięki czemu każdy użytkownik Fakturowni będzie miał odpowiedni poziom dostępu w jednym miejscu, bez potrzeby dodatkowego logowania do zewnętrznych systemów.

Zobacz też: Uprawnienia w KSeF – jak nimi zarządzać w praktyce?, KSeF: Uprawnienia użytkowników w Fakturowni – kto może wysyłać dokumenty i jak to ustawić

5. Omów zasady współpracy ze swoim biurem księgowym

Zanim zaczniesz wystawiać faktury w KSeF, porozmawiaj ze swoim księgowym lub biurem rachunkowym. Ustalcie wspólnie:

• kto będzie wystawiać i wysyłać faktury do systemu,
• kto będzie pobierać faktury z KSeF i jak będą przekazywane do biura,
• jak będzie wyglądała kwestia nadania biuru uprawnień w KSeF

Takie ustalenia pozwolą uniknąć nerwowych sytuacji przy codziennej pracy w KSeF.

Zobacz też: Współpraca z biurem rachunkowym w KSeF – możliwe rozwiązania

6. Sprawdź, czy Twoje faktury spełniają wymogi KSeF

Faktury w KSeF mają formę ustrukturyzowaną, co oznacza, że muszą spełniać standardy określone przez Ministerstwo Finansów. Każda faktura, która nie będzie zgodna ze wzorem, zostanie odrzucona przez system.

Jeśli wystawiasz dokumenty w Fakturowni, nie musisz się martwić – aplikacja automatycznie dopasowuje faktury do wymogów KSeF.

Zawsze jednak warto sprawdzić poprawność danych firmowych na swoim koncie w Fakturowni – takich jak NIP, adres, numer rachunku bankowego czy dane kontrahentów – aby uniknąć literówek lub nieaktualnych informacji.

Ponieważ KSeF wprowadza zmiany w formacie niektórych pól w fakturach, warto już teraz na swoim koncie w Fakturowni zwrócić uwagę na:

• zapisanie adresu korespondencyjnego,
• zapisanie numerów identyfikacyjnych,
• poprawność zapisu numeru konta bankowego oraz danych kontrahentów,
• poprawność danych BDO na swoim koncie w Fakturowni,

Dzięki temu wysyłka faktur do KSeF będzie przebiegać bez zakłóceń.

Zobacz też: Jak wystawić fakturę w KSeF? Pierwsza faktura krok po kroku

7. Dostosuj procedury w firmie

Wdrożenie KSeF może wymagać zmian organizacyjnych. Zadbaj o:

• Szkolenie pracowników – jeśli nie pracujesz sam, pokaż współpracownikom jak wystawiać e‑faktury, obsługiwać błędy i archiwizować dokumenty. Ustalcie też, kto będzie miał uprawnienia do systemu KSeF.
• Aktualizację procedur – dostosuj procesy sprzedaży, księgowości i obsługi klienta do nowych wymagań.
• Integrację systemów – jeśli korzystasz z systemu do fakturowania, ERP, CRM lub magazynu, sprawdź ewentualne integracje z KSeF.

Najczęstsze pytania o wdrożenie KSeF w firmie

Jak wdrożyć KSeF w małej firmie?

Wdrożenie KSeF w małej firmie sprowadza się do kilku kroków: sprawdzenia terminu obowiązku, wyboru programu do faktur albo Aplikacji Podatnika, połączenia programu z KSeF i ustalenia z księgową, kto wystawia i odbiera faktury. W programie do faktur zintegrowanym z KSeF faktury wystawia się tak jak wcześniej, a wysyłka do systemu odbywa się w tle.

Czy JDG musi coś zgłaszać, żeby zacząć korzystać z KSeF?

Jednoosobowa działalność nie musi niczego zgłaszać ani składać ZAW-FA, żeby korzystać z KSeF. Właściciel firmy ma uprawnienia w KSeF automatycznie i loguje się Profilem Zaufanym, mObywatelem albo podpisem kwalifikowanym.

Czy wystawianie faktur w KSeF jest trudne?

Wystawianie faktur w KSeF nie jest trudne, jeśli korzystasz z programu do faktur zintegrowanego z KSeF – fakturę wystawiasz jak wcześniej, a program wysyła ją do systemu i pobiera numer KSeF. Więcej pracy wymaga Aplikacja Podatnika, w której każdą fakturę wypełniasz ręcznie.

O autorze

Fakturownia

Artykuł został stworzony przez nasz zespół specjalistów. Łączymy doświadczenie, wiedzę merytoryczną i codzienne rozmowy z użytkownikami, aby dostarczać rzetelne i aktualne informacje o fakturowaniu, KSeF i prowadzeniu biznesu.