Współpraca z biurem rachunkowym w KSeF – możliwe rozwiązania

Czym jest KSeF i jakie ma znaczenie dla współpracy z biurem rachunkowym?

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to centralna platforma umożliwiająca wystawianie, odbieranie i przechowywanie faktur w ustandaryzowanym formacie XML. Docelowo będzie to jedyna akceptowalna forma wystawiania faktur VAT, co oznacza istotną zmianę w codziennej pracy firm i księgowych.

System centralizuje obieg dokumentów i zwiększa nadzór nad poprawnością danych, terminowością oraz archiwizacją. W praktyce oznacza to bardziej zautomatyzowane procesy, ale również większą odpowiedzialność przedsiębiorcy w zakresie nadawania uprawnień oraz kontroli nad fakturami.

Najważniejsze konsekwencje dla współpracy firma-biuro rachunkowe wynikające z wdrożenia KSeF:

• konieczność nadania odpowiednich uprawnień księgowym,
• zmiana sposobu przekazywania dokumentów,
• nowe obowiązki po stronie obu podmiotów.

Modele współpracy klienta z biurem rachunkowym w KSeF

W praktyce przedsiębiorca może wybrać jeden z czterech modeli współpracy z biurem rachunkowym w KSeF, a każdy z nich różni się zakresem uprawnień i poziomem zaangażowania obu stron.

1. Klient nie udziela dostępu biuru rachunkowemu

W tym modelu przedsiębiorca samodzielnie obsługuje KSeF i przekazuje dokumenty do biura rachunkowego. Jest to preferowany model zwłaszcza przez firmy dobrze odnajdujące się w środowisku cyfrowym oraz takie, które korzystają z elektronicznego obiegu dokumentów.

Klient odpowiada za wystawianie i odbieranie faktur, a następnie przesyła je do biura w formie elektronicznej/ustrukturyzowanej — wraz z dekretacją, czyli opisem zasadności kosztów oraz niezbędnymi informacjami księgowymi.

2. Dostęp dla biura jako podmiotu

W tym wariancie przedsiębiorca nadaje uprawnienia całemu biuru rachunkowemu, posługując się jego NIP-em i nazwą. Biuro może wówczas pobierać i wystawiać faktury w imieniu klienta. Może także zarządzać dostępami swoich pracowników — o ile otrzyma od klienta prawo do nadawania dalszych uprawnień.

3. Dostęp dla właściciela biura jako osoby fizycznej

W tym modelu klient przyznaje uprawnienia właścicielowi biura rachunkowego jako osobie fizycznej. Następnie właściciel, o ile ma odpowiednie uprawnienia w KSeF, samodzielnie zarządza dostępami pracowników.

W praktyce oznacza to, że cała odpowiedzialność za zarządzanie uprawnieniami, wystawianie faktur i ich odbiór spoczywa na właścicielu biura rachunkowego. Z punktu widzenia biura to rozwiązanie wiąże się z dużym ryzykiem i dodatkowymi obowiązkami — dlatego nie jest rekomendowane. Warto też pamiętać, że nadawanie uprawnień osobom fizycznym spoza firmy generuje istotne ryzyka operacyjne.

4. Dostęp dla konkretnego pracownika biura

W tym modelu klient przydziela dostęp wybranemu księgowemu. Rozwiązanie sprawdza się przy stałej współpracy z jednym księgowym, jednak wymaga ostrożności — rotacja pracowników lub ich dłuższa nieobecność może zakłócić obsługę KSeF. Rozwiązanie może być korzystne w sytuacji, gdy struktura informatyczna biura rachunkowego wymaga indywidualnych certyfikatów KSeF od jego pracowników. Wówczas nadanie uprawnień w KSeF konkretnemu pracownikowi biura rachunkowego może być uzasadnione.

Jak wybrać najlepszy model?

Decyzja zależy przede wszystkim od skali działalności, stopnia digitalizacji procesów oraz poziomu zaufania do biura rachunkowego. Najczęściej to biuro rachunkowe określa, jaki model współpracy będzie stosować w relacjach ze swoimi klientami, nie zawsze pozostawiając im wybór. W praktyce najczęściej stosowane są modele 1 i 2, ponieważ najlepiej łączą wygodę, automatyzację i bezpieczeństwo.

KSeF a biuro rachunkowe – jakie obowiązki uregulować w umowie?

Wprowadzenie KSeF wymaga zaktualizowania warunków współpracy między przedsiębiorcą a biurem rachunkowym. Warto uwzględnić m.in.:

• zakres usług związanych z KSeF (wystawianie, pobieranie, wysyłka faktur),
• procedury komunikacyjne (informowanie o błędach, duplikatach, brakach),
• zasady nadawania i odbierania uprawnień w KSeF,
• postępowanie w sytuacjach awaryjnych, np. niedostępność systemu.

Aneks lub nowa umowa powinna jasno określać, które czynności leżą po stronie przedsiębiorcy, a które po stronie biura rachunkowego.

Przygotowanie przedsiębiorcy do KSeF

Choć część obowiązków może przejąć biuro rachunkowe, przedsiębiorca powinien zadbać o kilka kluczowych kwestii, aby wdrożenie przebiegło sprawnie:

• Sprawdzenie zgodności oprogramowania – upewnienie się, że wykorzystywany system fakturowania obsługuje faktury ustrukturyzowane i integrację z KSeF.
• Ustalenie modelu współpracy z biurem rachunkowym – wybór sposobu przekazywania uprawnień i ustalenie, kto odpowiada za poszczególne czynności w KSeF.
• Przygotowanie procedur wewnętrznych – określenie, kto wystawia i akceptuje faktury oraz jak wygląda obieg informacji w firmie.
• Przeszkolenie pracowników – zapewnienie podstawowej wiedzy o działaniu KSeF oraz zasadach postępowania w przypadku błędów.
• Aktualizacja danych kontrahentów, co jest niezbędne dla poprawnego wystawiania faktur ustrukturyzowanych.

KSeF a księgowanie w praktyce – korzyści wynikające z wdrożenia systemu

Dobrze zaplanowany proces wdrożenia KSeF może przynieść realne korzyści:

• automatyzacja obiegu dokumentów – faktury pobierane są automatycznie, bez ręcznego przekazywania,
• mniejsza liczba błędów dzięki ustrukturyzowanym danym,
• większa transparentność w relacji z biurem rachunkowym,
• lepsza kontrola podatkowa – wszystkie dokumenty są przechowywane w jednym miejscu,
• oszczędność czasu po obu stronach,
• stabilny i bezpieczny obieg faktur, niezależny od formatu PDF czy skanów.

Dzięki profesjonalnemu podejściu do obsługi KSeF biuro rachunkowe może działać szybciej, sprawniej i bardziej precyzyjnie, a przedsiębiorca zyskuje większy komfort i pewność, że jego rozliczenia są prowadzone zgodnie z nowymi przepisami.

Podsumowanie – co warto zrobić już teraz?

Wdrażanie KSeF oznacza konieczność uporządkowania procesów po stronie przedsiębiorcy i biura rachunkowego. Aby przygotować się do zmian warto już teraz:

• Ustalić z biurem rachunkowym model współpracy i zakres przekazywanych uprawnień.
• Zaktualizować umowę o obsługę księgową, tak aby uwzględniała obowiązki związane z KSeF.
• Przygotować lub dopracować procedury wewnętrzne, szczególnie te dotyczące wystawiania i odbierania faktur.
• Zweryfikować, czy używane oprogramowanie jest technicznie przygotowane do pracy z KSeF.
• Przeprowadzić pierwsze testy działania systemu, aby sprawdzić, czy proces obiegu dokumentów przebiega bez zakłóceń.

Im wcześniej firma i biuro rachunkowe uporządkują procesy, tym płynniejsze i bezproblemowe będzie przejście na nowy system. KSeF to nie tylko obowiązek, ale także szansa na automatyzację i usprawnienie księgowości — pod warunkiem, że obie strony współpracują według jasno ustalonych zasad.

Zobacz więcej wpisów