KSeF potwierdzony i podpisany na 2026 rok!

Czym jest KSeF i jak działa?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralna platforma Ministerstwa Finansów, która umożliwia wystawianie, odbieranie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych w jednolitym, cyfrowym formacie. System ten został zaprojektowany, aby usprawnić procesy rozliczeniowe między przedsiębiorstwami a administracją skarbową, zwiększyć bezpieczeństwo obrotu gospodarczego oraz ograniczyć oszustwa podatkowe. KSeF 2.0 jest rozwinięciem wcześniejszej wersji systemu, uwzględniającym uwagi przedsiębiorców i nowe możliwości technologiczne.

Najważniejsze cechy systemu to:

• faktury wystawiane są w jednolitym formacie XML, zgodnym ze schematem logicznym e-Faktury FA(2),
• każda faktura otrzymuje unikalny identyfikator KSeF, który potwierdza jej autentyczność,
• dokumenty przechowywane są centralnie w systemie MF przez 10 lat,
• przedsiębiorcy i kontrahenci mają dostęp do faktur w czasie rzeczywistym,
• nie ma konieczności przesyłania dokumentów w formie papierowej czy PDF.

KSeF od kiedy obowiązkowy dla przedsiębiorców?

Nowelizacja ustawy o VAT wprowadza stopniowe wdrożenie KSeF, aby umożliwić firmom dostosowanie się do nowych wymogów. Harmonogram przedstawia się następująco:

• 1 lutego 2026 r. – obowiązek dla dużych podatników, których wartość sprzedaży w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł brutto,
• 1 kwietnia 2026 r. – obowiązek dla wszystkich pozostałych przedsiębiorców,
• 1 stycznia 2027 r. – obowiązek dla najmniejszych podmiotów, uznanych za wykluczone cyfrowo, których miesięczna sprzedaż nie przekracza 10 tys. zł.

Takie rozwiązanie ma umożliwić stopniowe dostosowanie systemów księgowych oraz procedur w firmach.

Dlaczego KSeF to rewolucja?

Wdrożenie KSeF to nie tylko zmiana w sposobie wystawiania dokumentów. To gruntowna transformacja całego systemu rozliczeń podatkowych w Polsce.

• Transparentność i kontrola – organy skarbowe uzyskują natychmiastowy dostęp do danych o transakcjach, co pozwoli na szybsze wykrywanie nadużyć i wyłudzeń VAT.
• Integracja podatków – dane z faktur będą mogły być wykorzystywane nie tylko w VAT, lecz także w rozliczeniach CIT i PIT.
• Większe bezpieczeństwo obrotu – system eliminuje ryzyko duplikatów i fałszerstw, a autentyczność faktur jest gwarantowana centralnie.
• Ułatwienia w archiwizacji – przedsiębiorcy nie będą musieli przechowywać faktur na własnych serwerach, bo zrobi to za nich MF.
• Przyspieszenie rozliczeń – jednolity standard faktury ułatwi automatyzację księgowości i przyspieszy przepływ dokumentów.

Co oznacza KSeF 2.0 dla przedsiębiorców?

Wprowadzenie obowiązkowego e-fakturowania wiąże się z szeregiem nowych wyzwań:

1. Integracja systemów księgowych i sprzedażowych – każde oprogramowanie musi zostać dostosowane do komunikacji z KSeF, w tym do przesyłania dokumentów w formacie XML.
2. Nowe procesy obiegu dokumentów – faktura trafi do kontrahenta dopiero po zatwierdzeniu w KSeF, co wymaga zmian w procedurach księgowych i kontrolnych.
3. Archiwizacja i ewidencja – przedsiębiorcy nie będą musieli przechowywać faktur lokalnie, ale muszą zapewnić dostęp i zgodność z przepisami w zakresie ksiąg rachunkowych.
4. Obsługa uprawnień i certyfikatów – firmy będą musiały zarządzać dostępami do KSeF, nadawać uprawnienia pracownikom i dbać o obsługę certyfikatów.
5. Tryb offline – w przypadku braku dostępu do internetu faktury trzeba będzie wystawiać w trybie offline i przesyłać do systemu po przywróceniu łączności.

Jak przygotować firmę na KSeF?

Aby wdrożenie KSeF przebiegło sprawnie, przedsiębiorcy powinni podjąć konkretne kroki już teraz:

• Audyt oprogramowania: Sprawdź, czy używane programy księgowe i sprzedażowe są kompatybilne z KSeF. Większość dostawców oprogramowania już oferuje lub wkrótce udostępni aktualizacje umożliwiające integrację z systemem.
• Szkolenia dla pracowników: Zorganizuj szkolenia dla osób odpowiedzialnych za księgowość, fakturowanie i zarządzanie systemami IT. Wiedza na temat nowych procedur i obsługi KSeF będzie kluczowa dla sprawnego funkcjonowania firmy.
• Dostosowanie procedur wewnętrznych: Zaktualizuj procesy związane z wystawianiem, obiegiem i akceptacją faktur, uwzględniając konieczność weryfikacji w KSeF. Ustal nowe terminy i odpowiedzialności w zespole.
• Monitorowanie komunikatów Ministerstwa Finansów: Regularnie sprawdzaj aktualizacje i wytyczne publikowane na stronie MF, aby być na bieżąco z wymaganiami i ewentualnymi zmianami w przepisach.
• Testowanie rozwiązań: Skorzystaj z możliwości testowego połączenia z KSeF, które oferują niektórzy dostawcy oprogramowania. Pozwoli to na wcześniejsze przetestowanie procesów i wykrycie ewentualnych problemów.

Przygotowania warto rozpocząć jak najwcześniej, aby uniknąć presji czasowej i potencjalnych problemów technicznych w momencie wejścia w życie nowych przepisów.

Podsumowanie – KSeF od kiedy będzie obowiązywał?

Krajowy System e-Faktur (KSeF 2.0) to przełomowy krok w kierunku cyfryzacji i uszczelnienia systemu podatkowego w Polsce. Wprowadzenie obowiązkowego e-fakturowania zmieni sposób, w jaki firmy wystawiają, przechowują i rozliczają faktury, przynosząc zarówno wyzwania, jak i korzyści. Choć dostosowanie się do nowych wymogów wymaga inwestycji w technologię, szkolenia i zmiany procesów, w dłuższej perspektywie KSeF może przynieść przedsiębiorcom oszczędności czasu i kosztów, większą transparentność oraz uproszczenie procesów księgowych.

KSeF – kiedy wchodzi obowiązek fakturowania? Zbliżające się terminy wdrożenia – 1 lutego 2026 r. dla dużych podatników, 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych firm i 1 stycznia 2027 r. dla najmniejszych podmiotów – oznaczają, że czas na przygotowania jest ograniczony. Przedsiębiorcy, którzy zaczną działać już teraz, będą w stanie płynnie przejść na nowy system i w pełni wykorzystać jego potencjał.

Przygotuj swoją firmę na KSeF z Fakturownią

Przygotuj swoją firmę na nowe wymagania KSeF z Fakturownią – intuicyjnym narzędziem do fakturowania, które oferuje pełną integrację z Krajowym Systemem e-Faktur. Odwiedź Fakturownię, aby dowiedzieć się, jak nasze rozwiązanie wspiera przedsiębiorców w przygotowaniu do KSeF – zacznij już teraz!

 

Zobacz więcej wpisów