Krajowy System e-Faktur - czym jest i jak wygląda integracja z Fakturownią?

Aktualizacja: lipiec 2025

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to obowiązkowy system fakturowania elektronicznego, który już wkrótce obejmie wszystkich przedsiębiorców. Jeśli prowadzisz firmę i wystawiasz faktury, warto wiedzieć, na czym polega KSeF, jak przygotować się do zmian i jak wygląda integracja z programem do faktur, takim jak Fakturownia. 

Bardzo ważnym krokiem w drodze do cyfryzacji naszego kraju jest udostępnienie przez Ministerstwo Finansów ogólnopolskiego systemu teleinformatycznego KSeF. Krajowy System e-Faktur zakłada wprowadzenie do obiegu faktur ustrukturyzowanych, które zastąpią dotychczasowe metody fakturowania. Ministerstwo Finansów planuje wprowadzić obowiązek korzystania z KSeF dla przedsiębiorców od 1 lutego 2026 r.

Sprawdź także: Kompendium wiedzy o KSeF od Fakturowni

Fakturownia podąża za zmianami prawnymi w Polsce i w Europie
Fakturownia to prosty system, do zarządzania przychodami i wydatkami, a także całymi finansami firmy.
Zarejestruj się w Fakturownia.pl

Jak działa Krajowy System e-Faktur?

System działa od początku 2022 roku i obecnie (lipiec 2025 r.) nadal funkcjonuje jako rozwiązanie dobrowolne. Obowiązkowe e-fakturowanie wejdzie w życie 1 lutego 2026 r. KSeF umożliwia wystawianie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych w formie elektronicznej, zgodnej z określonym schematem XML. Docelowo ma zapewnić przedsiębiorcom szybszy zwrot VAT, zniesienie obowiązku składania pliku JPK_FA oraz pełną automatyzację obiegu dokumentów. Krajowy System e-Faktur ma również usprawnić wysyłanie, odbieranie i archiwizowanie faktur, a także ujednolicić strukturę danych we wszystkich dokumentach sprzedaży.

Sprawdź także: Zmiany w harmonogramie wdrożenia KSeF: Co to oznacza dla polskich przedsiębiorstw?

E-faktura ustrukturyzowana 

Pojęcie e-faktury ustrukturyzowanej w odniesieniu do KSeF znacznie różni się od znanych dotąd typów dokumentów. Jest to zupełnie nowy, zdefiniowany przez Ministerstwo Finansów schemat faktury elektronicznej, opracowany specjalnie na potrzeby działania systemu KSeF. Od 2022 roku faktura ustrukturyzowana stała się trzecim dopuszczalnym formatem dokumentu sprzedaży – obok faktur papierowych i tradycyjnych faktur elektronicznych (np. PDF przesyłany e-mailem). Jej cechą charakterystyczną jest plik XML zgodny ze strukturą FA(2), który przesyłany jest bezpośrednio do KSeF i oznaczany unikalnym numerem identyfikującym (tzw. tokenem KSeF). Taka forma faktury nie wymaga osobnego wysyłania do kontrahenta – uznaje się ją za doręczoną w momencie jej przyjęcia przez system.

Sprawdź także: Faktury ustrukturyzowane (e-faktury) - 10 rzeczy, które musisz o nich wiedzieć

Integracja Fakturowni z Krajowym Systemem e-Faktur

Jeśli jesteś Klientem Fakturowni, już teraz możesz skorzystać z podstawowej, prostej w obsłudze integracji z Krajowym Systemem e-Faktur. Aplikacja pozwala na eksport dokumentów sprzedażowych do ustrukturyzowanego formatu KSeF XML. Pobrane w ten sposób faktury zachowują odpowiednią strukturę logiczną, dzięki czemu są gotowe do zaimportowania do Krajowego Systemu e-Faktur.

Jednocześnie cały czas trwają pracę nad integracją naszego systemu z KSeF. Przewidywana integracja pozwoli na wysyłkę i odbiór faktur, uzyskiwanie tokenów dokumentów, czy wystawianie korekt do faktur. 

Sprawdź także: Platforma Elektronicznego Fakturowania a Krajowy System e-Faktur - czym się różnią?

Integracja Fakturowni z KSeF – jak to działa?

Aby uruchomić integrację, zaloguj się do swojego konta i przejdź do zakładki Integracje i dodatki > Eksporty > KSEF XML

1. Kliknij niebieski przycisk Aktywuj, który znajduje się po prawej stronie. 
2. Przejdź do swojej listy faktur i wybierz fakturę lub faktury, które chcesz wyeksportować. 
3. Kliknij Eksport/Wydruki i wybierz KSeF XML. 
4. Plik zostanie przygotowany do pobrania na Twój komputer. 

Dokładną instrukcję znajdziesz tutaj. Sprawdź też szczegóły działania naszej integracji, oglądając poniższy tutorial: https://youtu.be/Pj9n4QKzcFo 

Sprawdź także: Faktura online - jak wystawić ją za darmo?

Koniecznie obejrzy także webinary Fakturowni o KSeF:

• Przygotuj się na przyszłość z e-Fakturami Vol 1.
• Przygotuj się na przyszłość z e-Fakturami: Vol 2. pytania i odpowiedzi