Krajowy System e-Faktur - czym jest i jak wygląda integracja z Fakturownią?

Aktualizacja: wrzesień 2025

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to obowiązkowy system fakturowania elektronicznego, który już wkrótce obejmie wszystkich przedsiębiorców. Jeśli prowadzisz firmę i wystawiasz faktury, warto wiedzieć, na czym polega KSeF, jak przygotować się do zmian i jak wygląda integracja z programem do faktur, takim jak Fakturownia. 

Bardzo ważnym krokiem w drodze do cyfryzacji naszego kraju jest udostępnienie przez Ministerstwo Finansów ogólnopolskiego systemu teleinformatycznego KSeF. Krajowy System e-Faktur zakłada wprowadzenie do obiegu faktur ustrukturyzowanych, które zastąpią dotychczasowe metody fakturowania. Ministerstwo Finansów planuje wprowadzić obowiązek korzystania z KSeF dla przedsiębiorców od 1 lutego 2026 r.

Sprawdź także: Kompendium wiedzy o KSeF od Fakturowni

Fakturownia podąża za zmianami prawnymi w Polsce i w Europie
Fakturownia to prosty system, do zarządzania przychodami i wydatkami, a także całymi finansami firmy.
Zarejestruj się w Fakturownia.pl

Jak działa Krajowy System e-Faktur?

System działa od początku 2022 roku i obecnie (lipiec 2025 r.) nadal funkcjonuje jako rozwiązanie dobrowolne. Obowiązkowe e-fakturowanie wejdzie w życie 1 lutego 2026 r. KSeF umożliwia wystawianie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych w formie elektronicznej, zgodnej z określonym schematem XML. Docelowo ma zapewnić przedsiębiorcom szybszy zwrot VAT, zniesienie obowiązku składania pliku JPK_FA oraz pełną automatyzację obiegu dokumentów. Krajowy System e-Faktur ma również usprawnić wysyłanie, odbieranie i archiwizowanie faktur, a także ujednolicić strukturę danych we wszystkich dokumentach sprzedaży.

Sprawdź także: Zmiany w harmonogramie wdrożenia KSeF: Co to oznacza dla polskich przedsiębiorstw?

E-faktura ustrukturyzowana 

Pojęcie e-faktury ustrukturyzowanej w odniesieniu do KSeF znacznie różni się od znanych dotąd typów dokumentów. Jest to zupełnie nowy, zdefiniowany przez Ministerstwo Finansów schemat faktury elektronicznej, opracowany specjalnie na potrzeby działania systemu KSeF. Od 2022 roku faktura ustrukturyzowana stała się trzecim dopuszczalnym formatem dokumentu sprzedaży – obok faktur papierowych i tradycyjnych faktur elektronicznych (np. PDF przesyłany e-mailem). Jej cechą charakterystyczną jest plik XML zgodny ze strukturą FA(2), który przesyłany jest bezpośrednio do KSeF i oznaczany unikalnym numerem identyfikującym (tzw. tokenem KSeF). Taka forma faktury nie wymaga osobnego wysyłania do kontrahenta – uznaje się ją za doręczoną w momencie jej przyjęcia przez system.

Sprawdź także: Faktury ustrukturyzowane (e-faktury) - 10 rzeczy, które musisz o nich wiedzieć

Integracja Fakturowni z Krajowym Systemem e-Faktur

Rozpoczęliśmy prace nad nową wersją – integracją KSeF 2.0, zgodną z najnowszymi wytycznymi Ministerstwa. Już teraz możesz się zapisać do jej testowania poprzez formularz na naszej stronie.

Dzięki integracji Fakturowni z KSeF będzie można bezpośrednio z konta w Fakturowni:

• pobierać faktury zakupowe z KSeF
• wysyłać faktury sprzedażowe do KSeF
• sprawdzać status wysyłki dokumentów do KSeF

Jednocześnie z prowadzeniem prac nad integracją, dodajemy do naszego systemu nowe funkcje i aktualizujemy obecne, żeby program spełniał wszystkie wymogi KSeF, a nasi użytkownicy mogli ze spokojem wejść w nową erę e-fakturowania. Opis wszystkich zmian, jakie zaszły w systemie, znajdziesz na stronie Aktualizacji. Stworzyliśmy też stronę FAQ z odpowiedziami na najczęściej zadawane pytania, jakie się pojawiają na temat KSeF, żebyś mógł cały czas poszerzać swoją wiedzę i żeby nic Cie nie zaskoczyło.

Możesz też przetestować ręczny eksport pliku do formatu ustrukturowanego KSeF XML.

Dokładną opis znajdziesz w naszej Bazie Wiedzy i wideo. 

Z dniem 1 września 2025 r. integracja Fakturowni z KSeF w wersji demo 1.0 została wyłączona dla nowych użytkowników. Stało się tak, ponieważ Ministerstwo Finansów zakończyło działanie środowiska testowego, na którym opierała się ta wersja integracji.

Sprawdź także: Faktura online - jak wystawić ją za darmo?

Koniecznie obejrzy także webinary Fakturowni o KSeF:

• Przygotuj się na przyszłość z e-Fakturami Vol 1.
• Przygotuj się na przyszłość z e-Fakturami: Vol 2. pytania i odpowiedzi