Obowiązek KSeF dla kogo i od kiedy?
Od 1 lutego 2026 r. – obowiązek objął największych podatników, których sprzedaż w 2024 roku przekroczyła 200 mln zł brutto. Od tego momentu wszyscy podatnicy muszą być również przygotowani na odbiór e-faktur.
Od 1 kwietnia 2026 r. – obowiązek został rozszerzony na pozostałych podatników VAT wystawiających faktury B2B. W praktyce oznacza to, że dla większości firm w Polsce korzystanie z KSeF jest już obowiązkowe.
Wyłączenia trwałe – status stron transakcji
Faktury wystawiane na rzecz konsumentów (B2C)
Obowiązkowy KSeF obejmuje wyłącznie transakcje między przedsiębiorcami (B2B oraz B2G). Faktury wystawiane osobom fizycznym, które nie prowadzą działalności gospodarczej, nie są i nie będą objęte obowiązkiem systemowym.
Przedsiębiorca może dobrowolnie wystawiać faktury konsumenckie w KSeF – jednak jeśli to zrobi, musi jednocześnie zapewnić nabywcy dostęp do dokumentu w inny uzgodniony sposób (np. mailowo lub papierowo). Brak dostępu konsumenta do faktury to naruszenie przepisów.
Faktury VAT RR (rolnicy ryczałtowi)
Faktury VAT RR – wystawiane przez nabywców produktów rolnych w imieniu rolników ryczałtowych – są co do zasady wyłączone z obowiązkowego KSeF. Nabywca może wystawić fakturę VAT RR w systemie tylko wtedy, gdy rolnik zarejestruje się w KSeF i udzieli mu stosownego upoważnienia. Bez tych kroków fakturowanie VAT RR odbywa się poza systemem, na dotychczasowych zasadach.
Podatnicy zagraniczni bez siedziby i stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce
Kolejna grupa podatników wyłączona z obowiązku fakturowania w KSeF to podmioty zagraniczne, które posiadają polski NIP (są w Polsce zarejestrowani do VAT), ale nie posiadają w Polsce ani siedziby, ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej (tzw. fixed establishment). Pomimo braku obowiązku, podatnicy zagraniczni posługujący się polskim numerem NIP mogą wystawiać faktury dobrowolnie w KSeF.
Wyłączenia trwałe – rodzaj transakcji i procedury szczególne
Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z 7 grudnia 2025 r. precyzuje katalog transakcji, które nie muszą być dokumentowane fakturą w KSeF. Są to:
- Usługi przejazdu autostradą płatną dokumentowane paragonem fiskalnym z NIP uznanym za fakturę.
- Usługi przewozu osób dokumentowane biletami jednorazowymi uznanymi za faktury uproszczone – dotyczy transportu kolejowego, samochodowego, lotniczego i innych środków komunikacji.
- Usługi finansowe i ubezpieczeniowe zwolnione z VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 7 oraz 37–41 ustawy o VAT
- Faktury wystawiane w ramach samofakturowania przez nabywcę będącego podmiotem zagranicznym, który nie posiada polskiego NIP (z pewnymi wyjątkami).
Odrębna grupa wyłączeń wynika z uczestnictwa podatnika w procedurach szczególnych VAT. Objęci nimi podatnicy nie wystawiają faktur przez KSeF – i nie mogą tego robić dobrowolnie:
- Procedury szczególne: OSS nieunijna, procedura importu IOSS oraz procedura świadczenia usług międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób – dotyczące m.in. sprzedaży do konsumentów.
- Procedura SME (art. 113a ustawy o VAT) – dla małych przedsiębiorstw zarejestrowanych w innym państwie UE, które korzystają ze zwolnienia podmiotowego na terenie Polski.
Wyłączenia tymczasowe – okresy przejściowe do 31 grudnia 2026
Ustawodawca wprowadził dwa rozwiązania przejściowe, które obowiązują do 31 grudnia 2026 r.:
Mikroprzedsiębiorcy z obrotem do 10 000 zł miesięcznie
Podatnicy, których łączna wartość sprzedaży dokumentowanej fakturami w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł brutto, mogą do 31 grudnia 2026 r. wystawiać faktury poza KSeF – w formie papierowej lub elektronicznej.
Ważna zasada działania limitu: jeśli w którymś miesiącu podatnik przekroczy próg 10 000 zł, musi wystawić w KSeF fakturę przekraczającą limit i wszystkie kolejne – bez możliwości powrotu do tradycyjnego fakturowania, nawet jeśli w następnym miesiącu obrót znowu spadnie poniżej progu.
Faktury wystawiane przy użyciu kas rejestrujących
Do końca 2026 roku podatnicy objęci obowiązkiem KSeF mogą wystawiać faktury przy użyciu kas rejestrujących online bez konieczności przesyłania ich do systemu. Od 1 stycznia 2027 r. każda faktura wystawiona na rzecz podatnika będzie musiała trafić do KSeF.
Paragony fiskalne z NIP nabywcy o wartości do 450 zł (lub 100 euro) uznane za faktury uproszczone mogą być wystawiane poza KSeF do 31 grudnia 2026 r.
KSeF obowiązek odbierania faktur – kogo dotyczy?
Zwolnienie z obowiązku wystawiania faktur w KSeF nie oznacza zwolnienia z obowiązku ich odbioru. To kluczowa różnica myląca wielu przedsiębiorców.
Obowiązek odbierania faktur z KSeF obowiązuje wszystkich podatników posiadających NIP już od 1 lutego 2026 r. – niezależnie od tego, czy sami wystawiają dokumenty w systemie, czy korzystają z okresu przejściowego.
Oznacza to, że nawet mikroprzedsiębiorca poniżej progu 10 000 zł miesięcznie musi być przygotowany na odbiór faktur zakupowych z KSeF, jeśli jego dostawcy są już objęci obowiązkiem korzystania z systemu.
Podsumowanie – kto nie ma obowiązku KSeF?
Z obowiązku korzystania z KSeF (w zakresie wystawiania faktur) wyłączone są przede wszystkim:
- podmioty wystawiające faktury dla konsumentów (B2C),
- rolnicy ryczałtowi i faktury VAT RR,
- zagraniczne firmy bez siedziby i stałego miejsca działalności w Polsce,
- podatnicy korzystający z procedur szczególnych VAT
- przedsiębiorcy objęci okresami przejściowymi (np. mikrofirmy do 10 000 zł miesięcznie do końca 2026 r.).
Pamiętaj: nawet jeśli nie masz obowiązku wystawiania faktur w KSeF, możesz być zobowiązany do ich odbierania z systemu – i na to warto przygotować się już teraz.
Jak przygotować się na KSeF? Fakturownia może pomóc
Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek KSeF stał się obligatoryjny dla zdecydowanej większości przedsiębiorców. Jeśli szukasz rozwiązania, które pozwoli Ci przejść na nowy system bez stresu i technicznych komplikacji – wybierz Fakturownię.
Co obejmuje integracja KSeF w Fakturowni?
- Automatyczna wysyłka faktur sprzedażowych do KSeF
- Weryfikacja poprawności faktury przed wysyłką – system ostrzega o błędach
- Automatyczne pobieranie faktur kosztowych z KSeF
- Powiadomienia e-mail o nowych fakturach kosztowych
- Sprawdzanie statusu wysłanych dokumentów bezpośrednio w systemie
- Zarządzanie uprawnieniami do KSeF i kontrola nad tym, kto wystawia dokumenty
- Pełna automatyzacja przez API – idealna dla e-commerce i większych firm
Nie masz jeszcze konta? Możesz przetestować Fakturownię przez 30 dni za darmo i przekonać się, że to rozwiązanie dla Twojej firmy.
Zobacz więcej wpisów