W związku z wprowadzeniem KSeF na podatników spada obowiązek oznaczania wizualizacji faktur przekazywanych w formie wydruku lub pliku *.pdf, kodami QR. To dwuwymiarowy symbol graficzny pozwalający na zidentyfikowanie dokumentu.
Kod QR umożliwia weryfikację każdej faktury wystawionej w systemie MF. Ma on służyć w sprawdzeniu jej zgodności z KSeF, tj. czy została ona wystawiona w formacie *xml w KSeF oraz dane w niej zawarte są poprawne.
Jak wygląda wizualizacja faktury KSeF?
Wizualizacja faktury KSeF to czytelna wersja faktury ustrukturyzowanej – plik PDF albo wydruk – przygotowana na podstawie pliku XML przesłanego do KSeF. Tworzy ją program, w którym wystawiasz lub odbierasz fakturę, dlatego wygląd wizualizacji zależy od programu. Na wizualizacji są dane z faktury, takie jak sprzedawca i nabywca, pozycje, kwoty i stawki VAT. Gdy faktura trafia do nabywcy poza KSeF albo jest używana poza systemem, wizualizacja ma też kod QR, a pod nim numer KSeF albo – przy fakturze offline jeszcze niewysłanej do KSeF – napis „OFFLINE”.
Jakie faktury oznaczamy kodem QR w KSeF?
Kodem QR oznacza się każdą fakturę z KSeF, którą udostępniasz nabywcy poza systemem albo używasz poza KSeF – także przy transakcjach międzynarodowych. Wyłączenie obowiązuje tylko dla wizualizacji tworzonych na wewnętrzne potrzeby firmy, np. do akceptacji faktury w obiegu dokumentów.
Kod QR na e-fakturach a przepisy podatkowe
Obowiązek oznaczania faktur kodem QR wynika z art. 106gb ust. 5 ustawy o VAT. Fakturę ustrukturyzowaną oznacza się kodem, który daje dostęp do niej w KSeF i pozwala zweryfikować jej dane, w dwóch sytuacjach:
- gdy faktura jest udostępniana poza KSeF nabywcy, który nie odbiera faktur w systemie – np. konsumentowi, firmie zagranicznej bez stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce, podatnikowi korzystającemu z procedury SME albo nabywcy bez NIP (art. 106gb ust. 4),
- gdy faktura jest używana poza KSeF, np. wysyłana mailem w PDF albo drukowana.
Jakie są zalety stosowania kodów QR na e-fakturze
Kody QR na wizualizacji faktury ustrukturyzowanej zwiększają bezpieczeństwo nabywcy. Dzięki nim, jest możliwe zweryfikowanie zawartych na dokumencie informacji, takich jak data i godzina wystawienia, unikalny numer identyfikujący fakturę w systemie e-faktur, dane sprzedawcy i nabywcy, wartości oraz stawki podatku. Nabywca zyskuje wówczas pewność, że otrzymana faktura jest rzeczywiście zgodna z tym, co zostało przekazane przez sprzedawcę do KSeF oraz z obecnymi przepisami prawa podatkowego.
Specyfikacja interfejsu do generowania kodów QR na fakturach
Zgodnie z informacjami dostępnymi w specyfikacji interfejsów KSeF, prezentacja graficzna kodu QR musi odpowiadać standardowi ISO/IEC 18004:2015. Współczynnik korekcji błędu, wielkość kodu oraz jego umiejscowienie na wydruku pozostawiono jednak do indywidualnej decyzji przedsiębiorcy. Typ kodowania, jak i wersja kodu QR mają być określone automatycznie przy użyciu dostępnych bibliotek programistycznych, co pozwoli na uzyskanie jak najlepszej czytelności, która będzie dopasowana do wielkości na wydruku, przez co nie sprawi to problemów w odczycie danych.
Jak wygenerować kod QR na fakturze?
Kod QR na fakturze generuje program do fakturowania zintegrowany z KSeF, zgodnie z zasadami Ministerstwa Finansów. Liczba kodów zależy od trybu, w którym wystawiono fakturę. Faktura wystawiona online ma jeden kod do weryfikacji faktury, a pod nim numer KSeF. Faktura wystawiona offline, która nie trafiła jeszcze do KSeF, ma dwa kody: pierwszy z napisem „OFFLINE” do weryfikacji faktury i drugi z napisem „CERTYFIKAT” do weryfikacji wystawcy. Drugi kod wymaga certyfikatu KSeF typu 2. Po wysłaniu faktury offline do KSeF i nadaniu jej numeru wizualizacja wraca do jednego kodu z numerem KSeF.
| Faktura | Kody QR | Napis pod kodem |
|---|---|---|
| Wystawiona online | 1 – weryfikacja faktury | numer KSeF |
| Offline, przed wysłaniem do KSeF | 2 – weryfikacja faktury i wystawcy | „OFFLINE” i „CERTYFIKAT” |
| Offline, po nadaniu numeru KSeF | 1 – weryfikacja faktury | numer KSeF |
Zobacz też: Certyfikat KSeF – co to jest i jak go uzyskać? Przewodnik dla przedsiębiorców, KSeF nie działa? Tryb offline24, błędy i terminy dosłania faktur
Kody QR na fakturach w Fakturowni
Fakturownia generuje kody QR automatycznie. Po włączeniu integracji z KSeF na PDF i wydruku faktury pojawia się link weryfikacyjny i kod QR, a pod kodem numer KSeF nadany fakturze. W trybach offline i offline24 wizualizacja ma tymczasowo dodatkowe oznaczenia, a po nadaniu numeru KSeF wraca do jednego kodu z numerem.
W praktyce oznacza to, że każda faktura w Fakturowni, której nadano numer KSeF, ma kod QR zgodny z wymogami KSeF.
Kody QR powiązane z KSeF nie zastępują kodów do płatności online. Jeśli z nich korzystasz, kod QR związany z KSeF pojawia się obok kodu płatności, więc łatwo je odróżnić.
Zobacz też: Kody QR szybkich płatności na fakturze, Zmiany w KSeF 2027 – usprawnienia zapowiedziane przez MF
Już teraz możesz przetestować integrację z KSeF w Fakturowni i automatycznie przesyłać oraz pobierać dokumenty z systemu.
Najczęstsze pytania o kod QR na fakturze KSeF
Czy każda faktura z KSeF musi mieć kod QR?
Kod QR musi mieć faktura z KSeF, którą udostępniasz nabywcy poza systemem albo używasz poza KSeF, np. wysyłasz w PDF lub drukujesz. Kodu nie trzeba umieszczać na wizualizacjach tworzonych wyłącznie na wewnętrzne potrzeby firmy.
Czy kod QR KSeF zastępuje kod QR do płatności?
Kod QR KSeF nie zastępuje kodu QR do płatności. Kod KSeF służy do weryfikacji faktury w systemie, a kod płatności do szybkiego przelewu, dlatego na fakturze mogą być oba.
Co sprawdzisz, skanując kod QR z faktury?
Skanując kod QR z faktury, otwierasz tę fakturę w KSeF i sprawdzasz, czy jej dane zgadzają się z dokumentem przesłanym do systemu. Przy fakturze offline drugi kod z napisem „CERTYFIKAT” pozwala dodatkowo zweryfikować wystawcę.
O autorze
Artykuł został stworzony przez nasz zespół specjalistów. Łączymy doświadczenie, wiedzę merytoryczną i codzienne rozmowy z użytkownikami, aby dostarczać rzetelne i aktualne informacje o fakturowaniu, KSeF i prowadzeniu biznesu.