Witamy Cię na blogu Fakturowni! Sprawdź polecane artykuły lub znajdź temat, który Cię interesuje.
Sandra Wiśniewska, 2022-05-26
Kwestie związane z pojęciem faktury zaliczkowej i końcowej wciąż zdają się budzić wiele wątpliwości. Problematyczne może okazać się nie tyle, czym w istocie są te faktury, ale kiedy właściwie należy z nich korzystać? Z jednej strony faktury zaliczkowe wystawia się w przypadku wpłacenia zaliczki, z drugiej zaś - zaliczka może pokrywać całość kosztów. Czy wtedy konieczna jest faktura końcowa? Jakimi danymi różnią się od siebie te dokumenty oraz jaki sposób księguje się te faktury? Co z podatkiem VAT i PIT? Czy przy każdej transakcji należy wystawić oba rodzaje faktur?
Odpowiedzi na te oraz parę innych, potencjalnie nurtujących pytań związanych z tematem, przedstawia ten artykuł.
Zanim zajmiemy się przybliżeniem pojęcia faktury zaliczkowej, skupmy się na chwilę na samym pojęciu zaliczki. Jest ona bowiem niezdefiniowana w kodeksie cywilnym, a przyjęło się określać ją jako część kwoty należnej za dany towar czy usługę, wpłaconą przed wykonaniem danej umowy. Zaliczki są często nie tylko zabezpieczeniem transakcji, ale również pokrywają koszty związane z jej realizacją.
Faktura zaliczkowa jest zatem niczym innym jak udokumentowaniem dokonanej wpłaty zaliczki. Artykuł 19a ust. 8. ustawy o podatku od towarów i usług obliguje do wywiązywania się z realizacji obowiązku podatkowego nie tylko w momencie uiszczenia całej kwoty, ale również w momencie otrzymania części zapłaty. Kiedy więc sprzedawca przyjmuje zaliczkę, musi wystawić fakturę zaliczkową celem odprowadzenia podatku — warto jednak dodać, iż zazwyczaj dotyczy to jedynie podatku VAT, ponieważ ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych dopuszcza sytuację w której również od otrzymanych zaliczek można odprowadzać podatek PIT (art. 14 ust. 1j ustawy o PIT), ale nie jest to konieczny wybór.
Oczywiście, zaliczek może być kilka, należy wtedy każdą dokumentować osobą fakturą.
Co istotne — określenie tego rodzaju faktury jako “zaliczkowej” jest umowne. Nie dotyczy ona bowiem tylko zaliczki, ale również przyjęcia części zapłaty w postaci zadatku, raty oraz jakiejkolwiek innej formy przedpłaty czy częściowego rozliczenia się z klientem.
Sprawdź także: Faktura VAT jak wystawić ją za darmo?
Odpowiedź na to pytanie wydaje się dość oczywista i częściowo wyjaśniona w poprzednim akapicie — taką fakturę wystawia się, kiedy sprzedawca przyjmuje część zapłaty za realizowaną usługę lub zakup towaru. Nie jest to jednak wszystko, co należy wiedzieć, szukając odpowiedzi na to pytanie.
Przede wszystkim konieczność wystawienia faktury zaliczkowej występuje jedynie w sytuacji, kiedy nabywcą usługi jest osoba posiadająca działalność gospodarczą. Jednak nawet wtedy nie zawsze jest to niezbędne. Nie trzeba wystawiać faktury zaliczkowej, kiedy umowa dotyczy usług związanych między innymi z:
Wszystkie te przypadki są określane przez ustawę o VAT.
Jeśli zaś chodzi o termin wystawienia faktury zaliczkowej, jest on dokładnie taki, jak w ogólnie przyjętych zasadach fakturowania, tj. fakturę powinno wystawić się maksymalnie do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano wpłaty zaliczki.
Fakturę zaliczkową można wystawić również z wyprzedzeniem — nie może ono przekraczać 60 dni. Korzystniej i wygodniej jest jednak wystawić fakturę dopiero po dokonaniu wpłaty, należy bowiem zwrócić uwagę na to, że jeśli transakcja nie dojdzie ostatecznie do skutku, mamy do czynienia z tzw. pustą fakturą VAT. Jeżeli sprzedający zdążył już uwzględnić podatek VAT związany z niedoszłą transakcją w kwartalnym podsumowaniu, może być narażony na konsekwencje z racji potencjalnego oszustwa. Oczywiście, możliwe jest wycofanie takiej pustej faktury z obrotu, ale trzeba dokonać tego jak najszybciej po upływie terminu płatności, która nie została zrealizowana.
Faktura zaliczkowa księgowana jest w momencie dokonania wpłaty zaliczki i należy odprowadzić od niej podatek VAT — na tym etapie transakcji nie ma obowiązku odprowadzania podatku PIT (chyba że skorzystano z wspomnianego ułatwienia w związku z art. 14 ust. 1j ustawy o PIT lub gdy faktura zaliczkowa obejmuje całą kwotę należną za dany towar, ale o tym później).
Faktura powinna zawierać elementy określone w art. 106f ustawy o VAT. Są to między innymi takie dane, jak:
Kwota podatku VAT naliczana od zaliczki jest obliczana dzięki ogólnie przyjętemu wzorowi. Najpierw należy pomnożyć otrzymaną zaliczkę razy kwotę podatku, a następnie otrzymany wynik podzielić przez sumę liczby 100 i stawki podatku.
Można to przedstawić jako:
Kwota podatku = (kwota zaliczki kwota podatku) ( 100 + stawka podatku VAT).
Faktura końcowa to dokument kończący transakcję — obejmuje on kwotę należną za dany towar czy usługę, pomniejszoną o wpłacone wcześniej zaliczki. Nie zawsze jest konieczne jej wystawienie, istnieje bowiem opcja, w której całą należność uregulowano za pomocą zaliczek i zaksięgowano przy pomocy faktur zaliczkowych. Zatem fakturę końcową wystawia się jedynie w sytuacji, w której została jeszcze niezrealizowana w formie zaliczek część płatności, a udokumentowana na niej kwota obejmuje tylko pozostałą należność, nie całą kwotę za dany towar i usługę.
Sprawdź także: Faktura bez VAT - czym się charakteryzuje?
Faktura końcowa powinna wyglądać bardzo podobnie do zwykłej faktury. Zawiera zatem standardowe elementy, takie jak przede wszystkim:
Ponadto, co odróżnia fakturę końcową od tej standardowej, faktura końcowa powinna dokumentować informacje o wszystkich wystawionych wcześniej fakturach zaliczkowych. Może, choć nie musi, zawierać nie tylko numery wystawionych wcześniej faktur, ale również ich daty oraz kwoty zaliczek — będzie to znaczące ułatwienie dla uporządkowania dokumentacji.
Należy pamiętać również, że widniejąca na fakturze końcowej należność powinna być pomniejszona o kwotę wpłaconych zaliczek. Zmniejsza się również kwotę podatku VAT o kwotę podatku zapłaconego na podstawie faktury zaliczkowej.
Od kwoty netto faktury końcowej należy odprowadzić podatek dochodowy (którego nie było przy fakturze zaliczkowej).
Sprawdź także: Klient spóźnia się z opłaceniem faktury? Sprawdź, co możesz zrobić!
Nie zawsze to faktura końcowa musi być dokumentem kończącym daną transakcję. Jeśli całość zapłaty została uregulowana zaliczkami, nie ma konieczności wystawiania faktury końcowej. Wystawiona zaś w takiej sytuacji faktura zaliczkowa, powinna obligatoryjnie zawierać numery poprzednich dokumentów oraz być zaksięgowana nie tylko w podatku od towarów i usług, ale także w podatku dochodowym.
Mimo wszystko, jeśli przedsiębiorca dla porządku zechce wystawić fakturę końcową, to ma taką możliwość nawet, gdy całość transakcji została zrealizowana i zaksięgowana na podstawie faktur zaliczkowych. Nie powinien jej jedynie uwzględniać w PKPiR (Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów).
Aby wystawić fakturę zaliczkową i końcową w Fakturowni, należy wcześniej aktywować tą opcję. Aby to zrobić wybieramy Ustawienia > Ustawienia konta > Jakie dokumenty wystawić > Zaliczkowe i końcowe, a następnie kliknąć Zapisz. Po wykonaniu tej czynności klikając w Przychody, pojawi nam się opcja wystawienia faktury zaliczkowej i końcowej. Szczegóły jak włączyć funkcję faktury zaliczkowe i końcowe oraz wystawić fakturę zaliczkową w Fakturowni przedstawia poniższa instrukcja.
Chcąc wystawić fakturę końcową do istniejącej w systemie faktury zaliczkowej, należy wejść w podgląd faktury zaliczkowej i z menu podręcznego wybrać Więcej opcji > Wystaw końcową. Program przekieruje nas do formularza faktury końcowej.
Jeżeli faktura końcowa była wystawiana z faktury zaliczkowej i do całej transakcji było wystawione zamówienie połączone z fakturą zaliczkową, to program sam odejmie opłaconą zaliczkę na fakturze końcowej oraz pokaże prawidłową kwotę do zapłaty. W takim przypadku wystarczy od razu zapisać fakturę końcową. Po zapisaniu na fakturze będzie widoczna cała kwota transakcji oraz powiązana faktura zaliczkowa. Szczegóły wystawienia faktury końcowej przedstawia poniższa instrukcja.
Fakturownia - porady
10 pomysłów co można wrzucić w koszty
Przedsiębiorca w cyklu życia firmy ponosi wiele wydatków związanych z prowadzeniem przedsiębiorstwa, ewidencjonując je w koszty i obniżając tym samym podstawę opodatkowania, czyli swój dochód.
Justyna Zaporowska
fakturownia - komunikaty
Podsumowanie nowości sierpień 2024
Co nowego w sierpniu? To był miesiąc pełen pracy! Wprowadziliśmy szereg ulepszeń, które usprawnią Twój biznes.
Ewelina Helbrecht
Fakturownia - aktualności
Nowości i optymalizacje: wrzesień 2024
We wrześniu pracowaliśmy intensywnie nad optymalizacjami systemu. Mamy też kilka nowości, które z pewnością ucieszą naszych Użytkowników. Oto najważniejsze z nich!
Paulina Grzęda
MŚP w czasach AI, czyli jak się wybić na tle konkurencji?
Chcielibyśmy podziękować wszystkim, którzy zapisali się na nasz webinar "MŚP w czasach AI, czyli jak się wybić na tle konkurencji?". Niestety, z przyczyn technicznych webinar nie odbył się na żywo.
KSeF bez tajemnic: Co się zmienia po ogłoszeniu wyniku audytu technicznego?
“Od trzęsienia ziemi do trzęsienia ziemi”, czyli o zmianach we wdrażaniu KSeF po wyniku audytu technicznego szczegółowo omówiła Magdalena Malicka, Analityczka Biznesowa i specjalistka ds. KSeF w Fakturowni.
Podsumowanie nowości lipiec 2024
Lipiec przyniósł wiele nowości - możliwość połączenia Fakturowni z kontem bankowym, funkcję OCR czy włączenie nowego sposobu płatności online i wiele więcej! Zapraszamy na przegląd lipcowego podsumowania.
Podsumowanie nowości czerwiec 2024
Czerwiec przyniósł sporo istotnych nowości w naszym systemie, które z pewnością usprawnią Twoją codzienną pracę. Niezależnie od tego, czy jesteś nowym użytkownikiem, czy długoletnim klientem, znajdziesz tu coś, co pomoże Ci jeszcze lepiej wykorzystać możliwości naszego systemu. Zapraszamy do lektury i odkrywania nowości, które wprowadziliśmy w czerwcu!
Testuj wszystkie funkcje przez 30 dni bez opłat
Jak zmienić biuro rachunkowe?
Prowadzenie firmy jest nierozerwalnie związane z prowadzeniem księgowości. Chociaż dla wielu osób prawo podatkowe i stosy faktur czy umów stanowią największy koszmar w byciu przedsiębiorcą, nie taki diabeł straszny jak go malują!
Sandra Wiśniewska
Phishing - jak zadbać o swoje bezpieczeństwo i nie dać się oszustom?
W erze cyfrowej, gdzie większość naszych aktywności przeniosła się do Internetu, zjawisko phishingu staje się coraz bardziej powszechne i wyrafinowane.
Narzędzia, które usprawnią Twoją codzienną pracę w firmie
Prowadzenie przedsiębiorstwa to nie tylko ogromna odpowiedzialność, ale również ciągły rozwój i dostosowywanie funkcjonowania firmy do nieustannie zmieniających się standardów rynku.
Prowadzenie firmy
Dokument nieksięgowy: co to jest i jakie są rodzaje dokumentów nieksięgowych?
Dokumenty nieksięgowe to pojęcie, które rzadko jest używane w języku rachunkowości, choć tego rodzaju dokumenty bardzo często funkcjonują w praktyce. To nic innego jak swoiste oferty cenowe składane klientom. W systemie Fakturownia możesz bez trudu wygenerować własny dokument nieksięgowy, a następnie przesłać go do kontrahenta lub na jego podstawie wystawić fakturę VAT.
Więcej o dokumentach nieksięgowych oraz ich tworzeniu przeczytasz w poniższym artykule.
Sandra Wiśniewska, Ewelina Helbrecht
JDG: Wszystko, co musisz wiedzieć o prowadzeniu własnej firmy
Jeśli myślisz o założeniu własnej firmy, z pewnością zadajesz sobie pytanie jakie są koszty prowadzenia działalności gospodarczej.
Składka zdrowotna. Jakie zmiany czekają przedsiębiorców w 2025?
W przyszłym roku przedsiębiorcy mogą spodziewać się zmian w zasadach obliczania składki zdrowotnej. Chociaż zmiany prognozowane są dopiero na rok 2025, już teraz możemy dowiedzieć się czego należy się spodziewać po nadchodzącym roku. Wielu deklaruje, że nowelizacja przepisów to spora korzyść dla przedsiębiorców.