Witamy Cię na blogu Fakturowni! Sprawdź polecane artykuły lub znajdź temat, który Cię interesuje.
Sandra Wiśniewska, 2022-05-26
Kwestie związane z pojęciem faktury zaliczkowej i końcowej wciąż zdają się budzić wiele wątpliwości. Problematyczne może okazać się nie tyle, czym w istocie są te faktury, ale kiedy właściwie należy z nich korzystać? Z jednej strony faktury zaliczkowe wystawia się w przypadku wpłacenia zaliczki, z drugiej zaś - zaliczka może pokrywać całość kosztów. Czy wtedy konieczna jest faktura końcowa? Jakimi danymi różnią się od siebie te dokumenty oraz jaki sposób księguje się te faktury? Co z podatkiem VAT i PIT? Czy przy każdej transakcji należy wystawić oba rodzaje faktur?
Odpowiedzi na te oraz parę innych, potencjalnie nurtujących pytań związanych z tematem, przedstawia ten artykuł.
Zanim zajmiemy się przybliżeniem pojęcia faktury zaliczkowej, skupmy się na chwilę na samym pojęciu zaliczki. Jest ona bowiem niezdefiniowana w kodeksie cywilnym, a przyjęło się określać ją jako część kwoty należnej za dany towar czy usługę, wpłaconą przed wykonaniem danej umowy. Zaliczki są często nie tylko zabezpieczeniem transakcji, ale również pokrywają koszty związane z jej realizacją.
Faktura zaliczkowa jest zatem niczym innym jak udokumentowaniem dokonanej wpłaty zaliczki. Artykuł 19a ust. 8. ustawy o podatku od towarów i usług obliguje do wywiązywania się z realizacji obowiązku podatkowego nie tylko w momencie uiszczenia całej kwoty, ale również w momencie otrzymania części zapłaty. Kiedy więc sprzedawca przyjmuje zaliczkę, musi wystawić fakturę zaliczkową celem odprowadzenia podatku — warto jednak dodać, iż zazwyczaj dotyczy to jedynie podatku VAT, ponieważ ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych dopuszcza sytuację w której również od otrzymanych zaliczek można odprowadzać podatek PIT (art. 14 ust. 1j ustawy o PIT), ale nie jest to konieczny wybór.
Oczywiście, zaliczek może być kilka, należy wtedy każdą dokumentować osobą fakturą.
Co istotne — określenie tego rodzaju faktury jako “zaliczkowej” jest umowne. Nie dotyczy ona bowiem tylko zaliczki, ale również przyjęcia części zapłaty w postaci zadatku, raty oraz jakiejkolwiek innej formy przedpłaty czy częściowego rozliczenia się z klientem.
Sprawdź także: Faktura VAT jak wystawić ją za darmo?
Odpowiedź na to pytanie wydaje się dość oczywista i częściowo wyjaśniona w poprzednim akapicie — taką fakturę wystawia się, kiedy sprzedawca przyjmuje część zapłaty za realizowaną usługę lub zakup towaru. Nie jest to jednak wszystko, co należy wiedzieć, szukając odpowiedzi na to pytanie.
Przede wszystkim konieczność wystawienia faktury zaliczkowej występuje jedynie w sytuacji, kiedy nabywcą usługi jest osoba posiadająca działalność gospodarczą. Jednak nawet wtedy nie zawsze jest to niezbędne. Nie trzeba wystawiać faktury zaliczkowej, kiedy umowa dotyczy usług związanych między innymi z:
Wszystkie te przypadki są określane przez ustawę o VAT.
Jeśli zaś chodzi o termin wystawienia faktury zaliczkowej, jest on dokładnie taki, jak w ogólnie przyjętych zasadach fakturowania, tj. fakturę powinno wystawić się maksymalnie do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano wpłaty zaliczki.
Fakturę zaliczkową można wystawić również z wyprzedzeniem — nie może ono przekraczać 60 dni. Korzystniej i wygodniej jest jednak wystawić fakturę dopiero po dokonaniu wpłaty, należy bowiem zwrócić uwagę na to, że jeśli transakcja nie dojdzie ostatecznie do skutku, mamy do czynienia z tzw. pustą fakturą VAT. Jeżeli sprzedający zdążył już uwzględnić podatek VAT związany z niedoszłą transakcją w kwartalnym podsumowaniu, może być narażony na konsekwencje z racji potencjalnego oszustwa. Oczywiście, możliwe jest wycofanie takiej pustej faktury z obrotu, ale trzeba dokonać tego jak najszybciej po upływie terminu płatności, która nie została zrealizowana.
Faktura zaliczkowa księgowana jest w momencie dokonania wpłaty zaliczki i należy odprowadzić od niej podatek VAT — na tym etapie transakcji nie ma obowiązku odprowadzania podatku PIT (chyba że skorzystano z wspomnianego ułatwienia w związku z art. 14 ust. 1j ustawy o PIT lub gdy faktura zaliczkowa obejmuje całą kwotę należną za dany towar, ale o tym później).
Faktura powinna zawierać elementy określone w art. 106f ustawy o VAT. Są to między innymi takie dane, jak:
Kwota podatku VAT naliczana od zaliczki jest obliczana dzięki ogólnie przyjętemu wzorowi. Najpierw należy pomnożyć otrzymaną zaliczkę razy kwotę podatku, a następnie otrzymany wynik podzielić przez sumę liczby 100 i stawki podatku.
Można to przedstawić jako:
Kwota podatku = (kwota zaliczki kwota podatku) ( 100 + stawka podatku VAT).
Faktura końcowa to dokument kończący transakcję — obejmuje on kwotę należną za dany towar czy usługę, pomniejszoną o wpłacone wcześniej zaliczki. Nie zawsze jest konieczne jej wystawienie, istnieje bowiem opcja, w której całą należność uregulowano za pomocą zaliczek i zaksięgowano przy pomocy faktur zaliczkowych. Zatem fakturę końcową wystawia się jedynie w sytuacji, w której została jeszcze niezrealizowana w formie zaliczek część płatności, a udokumentowana na niej kwota obejmuje tylko pozostałą należność, nie całą kwotę za dany towar i usługę.
Sprawdź także: Faktura bez VAT - czym się charakteryzuje?
Faktura końcowa powinna wyglądać bardzo podobnie do zwykłej faktury. Zawiera zatem standardowe elementy, takie jak przede wszystkim:
Ponadto, co odróżnia fakturę końcową od tej standardowej, faktura końcowa powinna dokumentować informacje o wszystkich wystawionych wcześniej fakturach zaliczkowych. Może, choć nie musi, zawierać nie tylko numery wystawionych wcześniej faktur, ale również ich daty oraz kwoty zaliczek — będzie to znaczące ułatwienie dla uporządkowania dokumentacji.
Należy pamiętać również, że widniejąca na fakturze końcowej należność powinna być pomniejszona o kwotę wpłaconych zaliczek. Zmniejsza się również kwotę podatku VAT o kwotę podatku zapłaconego na podstawie faktury zaliczkowej.
Od kwoty netto faktury końcowej należy odprowadzić podatek dochodowy (którego nie było przy fakturze zaliczkowej).
Sprawdź także: Klient spóźnia się z opłaceniem faktury? Sprawdź, co możesz zrobić!
Nie zawsze to faktura końcowa musi być dokumentem kończącym daną transakcję. Jeśli całość zapłaty została uregulowana zaliczkami, nie ma konieczności wystawiania faktury końcowej. Wystawiona zaś w takiej sytuacji faktura zaliczkowa, powinna obligatoryjnie zawierać numery poprzednich dokumentów oraz być zaksięgowana nie tylko w podatku od towarów i usług, ale także w podatku dochodowym.
Mimo wszystko, jeśli przedsiębiorca dla porządku zechce wystawić fakturę końcową, to ma taką możliwość nawet, gdy całość transakcji została zrealizowana i zaksięgowana na podstawie faktur zaliczkowych. Nie powinien jej jedynie uwzględniać w PKPiR (Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów).
Aby wystawić fakturę zaliczkową i końcową w Fakturowni, należy wcześniej aktywować tą opcję. Aby to zrobić wybieramy Ustawienia > Ustawienia konta > Jakie dokumenty wystawić > Zaliczkowe i końcowe, a następnie kliknąć Zapisz. Po wykonaniu tej czynności klikając w Przychody, pojawi nam się opcja wystawienia faktury zaliczkowej i końcowej. Szczegóły jak włączyć funkcję faktury zaliczkowe i końcowe oraz wystawić fakturę zaliczkową w Fakturowni przedstawia poniższa instrukcja.
Chcąc wystawić fakturę końcową do istniejącej w systemie faktury zaliczkowej, należy wejść w podgląd faktury zaliczkowej i z menu podręcznego wybrać Więcej opcji > Wystaw końcową. Program przekieruje nas do formularza faktury końcowej.
Jeżeli faktura końcowa była wystawiana z faktury zaliczkowej i do całej transakcji było wystawione zamówienie połączone z fakturą zaliczkową, to program sam odejmie opłaconą zaliczkę na fakturze końcowej oraz pokaże prawidłową kwotę do zapłaty. W takim przypadku wystarczy od razu zapisać fakturę końcową. Po zapisaniu na fakturze będzie widoczna cała kwota transakcji oraz powiązana faktura zaliczkowa. Szczegóły wystawienia faktury końcowej przedstawia poniższa instrukcja.
Fakturownia - porady
O czym należy pamiętać wybierając swojego księgowego?
Jeśli chciałbyś zmienić biuro rachunkowe bądź dopiero rozpoczynasz swój biznes lub planujesz zatrudnienie pracownika na stanowisku księgowego, stoi przed Tobą nie lada wyzwanie, aby Twoja decyzja okazała się trafna.
Justyna Zaporowska
fakturownia - komunikaty
Pobierz darmowego e-booka z podstawowymi poradami dla przedsiębiorców
Z przyjemnością prezentujemy Ci podstawowy poradnik przedsiębiorcy. To autorski e-book od zespołu Fakturownia.pl, który pomoże zaktualizować wiedzę na temat prowadzenia firmy.
Agata Olejniczak
Fakturownia - aktualności
Rozliczenie składki zdrowotnej za 2022 rok. Kogo dotyczy i jak to zrobić?
Polski Ład od 1 stycznia 2022 r. wprowadził zmiany m. in. w zasadach obliczania należnej składki zdrowotnej oraz jej rocznego rozliczenia.
Zmiany przepisów dla e-commerce. Co się zmieniło od stycznia 2023?
01 stycznia 2023 r. weszły w życie zmiany w przepisach w obszarze e-commerce wynikające ze wdrożenia unijnych dyrektyw.
Zmiany podatkowe w 2023 roku - czego powinniśmy się spodziewać?
W nowym roku możemy spodziewać się wielu zmian podatkowych. Niektóre z nich weszły w życie wraz z 1 stycznia 2023, inne mają zacząć obowiązywać dopiero w kolejnych miesiącach.
Sandra Wiśniewska
Podsumowanie lutego 2023
Każdy miesiąc w Fakturownia.pl to nowe/ulepszone funkcje, filmy instruktażowe oraz specjalistyczne artykuły dla przedsiębiorców. Zapraszamy na przegląd nowości lutego!
Ewelina Helbrecht
Podsumowanie stycznia 2023
Styczeń jako miesiąc przełomowy obfitował zarówno w nowości, jak i zeszłoroczne podsumowania. Sprawdź koniecznie, jakie funkcje zostały ulepszone oraz odbierz bezpłatny prezent! Jaki? Zapraszamy na przegląd nowości.
Testuj wszystkie funkcje przez 30 dni bez opłat
Dwustopniowe logowanie - dlaczego należy z niego korzystać?
Two-factor authentication (2FA) to dodatkowy sposób uwierzytelniania użytkownika. Metoda ta jest uważana za bardziej bezpieczną niż standardowe logowanie za pomocą tylko hasła.
Co to jest self-service i czy można je mieć za darmo?
Wyższe wymagania klientów względem firm powodują, że coraz więcej z nich decyduje się na wdrożenie narzędzi typu self service.
Sylwia Cerecka
Prowadzenie firmy
10 pomysłów co można wrzucić w koszty
Przedsiębiorca w cyklu życia firmy ponosi wiele wydatków związanych z prowadzeniem przedsiębiorstwa, ewidencjonując je w koszty i obniżając tym samym podstawę opodatkowania, czyli swój dochód.
Rabat jako motywacja terminowej płatności
Chociaż opłacanie zobowiązań finansowych powinno być oczywiste zarówno dla przedsiębiorców, jak i zwykłych obywateli, okazuje się, że terminowe wpłaty to bynajmniej nie chleb powszedni. Według Europejskiego Raportu Płatności aż 56% polskich przedsiębiorstw zaliczanych do małych i średnich nie opłaca swoich faktur na czas! A chociaż przygotowane przez Intrum statystyki dotyczą roku 2018, problem z biegiem czasu tylko narasta.
Kredyt dla przedsiębiorcy - jak wyliczyć zdolność kredytową?
Prowadząc firmę przedsiębiorca często musi sięgać do zewnętrznych źródeł finansowania jakimi są np. kredyt gotówkowy, leasing, większe środki obrotowe dla firmy czy kredyt hipoteczny (do zakupu nieruchomości).