Porady


Jak sprawdzić rzetelność nowego kontrahenta?
Fakturownia - porady

Jak sprawdzić rzetelność nowego kontrahenta?

Sandra Wiśniewska

Sandra Wiśniewska, 2023-03-23

Podpisując umowę z nowym dostawcą lub klientem, najczęściej skupiamy się na wynegocjowaniu odpowiednich warunków, przygotowaniu stosownej dokumentacji i aktywnej komunikacji z kontrahentem. To wszystko jest nieodzownym i jednocześnie niezwykle ważnym elementem nawiązywania współpracy, jednak jak często równie dużą wagę przykładamy do sprawdzenia naszego kontrahenta?

Aktualnie mamy wiele możliwości, aby stosunkowo szybko i bezproblemowo sprawdzić naszego potencjalnego dostawcę, klienta, a nawet pracownika. Warto zatem skorzystać z dostępnych narzędzi i baz danych, aby dowiedzieć się więcej na temat kontrahenta. W poniższym artykule zgłębimy temat tego, jak sprawdzić rzetelność nowego kontrahenta oraz dlaczego warto to zrobić.

Fakturownia podąża za zmianami prawnymi w Polsce i w Europie
Fakturownia to prosty system, do zarządzania przychodami i wydatkami, a także całymi finansami firmy.
Zarejestruj się w Fakturownia.pl

Kim jest kontrahent?

Warto zacząć od zdefiniowania tego, kim właściwie może być nasz kontrahent. Otóż jest to osoba fizyczna, mająca pełną zdolność do wykonywania czynności prawnych (a więc pełnoletnia) lub osoba prawna (np. przedsiębiorstwo, jednostka organizacyjna), która jest jedną ze stron w zawieranej transakcji. W tym artykule skupimy się na osobach prawnych, ponieważ to właśnie z nimi najczęściej nawiązujemy współpracę o dużej wartości materialnej. 

Sprawdź także: O czym należy pamiętać wybierając swojego księgowego?

Czy należy sprawdzić rzetelność kontrahenta?

Sprawdzenie rzetelności kontrahenta nie zawsze wydaje się konieczne, chociaż zawsze warto wykonać w tym kierunku podstawowe kroki, jak sprawdzenie, czy dane przedsiębiorstwo w ogóle istnieje, od kiedy funkcjonuje na rynku i kto za nim stoi. Oczywiste jest, że jeśli w grę wchodzą kontrakty na większe sumy pieniędzy, powinniśmy poświęcić się nieco dokładniejszemu researchu, jednak ten jest konieczny przede wszystkim w sytuacji, w której cokolwiek nas zaalarmuje. Znakiem ostrzegawczym może być niewystarczająca dostępność funduszy, brak płynności finansowej przedsiębiorstwa, spór dotyczący jakości i parametrów towarów i usług czy wszelkie nieprawidłowości na fakturze. Te oraz inne, pozornie nieistotne czynniki to jasny sygnał, że przed złożeniem podpisu na wiążącej umowie, warto podjąć większe środki ostrożności, dokładnie sprawdzić rzetelność kontrahenta, aby zaoszczędzić sobie potencjalnych komplikacji.  

Sprawdź także: 10 pomysłów co można wrzucić w koszty

Czy sprawdzenie rzetelności kontrahenta jest darmowe?

Większość metod, dzięki którym możemy zweryfikować rzetelność potencjalnego kontrahenta, nie wymaga od nas żadnych nakładów finansowych, a jedynie poświęcenia czasu na odszukanie pewnych informacji. Wiedząc, gdzie konkretnie szukać - o czym zaraz pomówimy - nie powinniśmy mieć z tym większych problemów. Chcąc jednak zachować wszelkie możliwe środki ostrożności, będziemy zmuszeni na przykład uiścić opłatę sądową, aby uzyskać dostęp do utajonych informacji drogą prawną. Rzadko wydaje się to jednak konieczne, a postawieni w sytuacji, w której musimy sięgać aż tak głęboko, warto przede wszystkim zastanowić się, z czego to wynika i czy potencjalny kontrahent na pewno nie powinien zostać jedynie “potencjalnym”.

Sprawdź także: Kredyt dla przedsiębiorcy - jak wyliczyć zdolność kredytową?

Jak sprawdzić kontrahenta?

Sprawdzenie kontrahenta to przede wszystkim dokładny research na temat przedsiębiorstwa i jego funkcjonowania. Warto zacząć od pytania o referencje oraz czytania opinii na temat firmy w sieci. Zdanie internautów okazuje się często bardzo trafione, a większość jednostek gospodarczych dba o to, by ich klienci byli zadowoleni i zostawiali pozytywne opinie. Kolejnym krokiem powinno być przeszukanie dostępnych baz informacji online, których listę przedstawiamy poniżej.

Źródła informacji o kontrahencie

Chcąc dokładnie sprawdzić rzetelność kontrahenta, powinniśmy zajrzeć przede wszystkim w poniższe rejestry:

  • CEIGD - Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej,
  • Krajowy Rejestr Sądowy,
  • REGON - Rejestr Gospodarki Narodowej,
  • Wykaz podatników VAT,
  • Wykaz podatników VAT Unii Europejskiej.

To, gdzie szukamy, powinno zależeć przede  wszystkim od tego, kim jest nasz kontrahent - spółką cywilną, osobą fizyczną, prawną itp. W powyższych rejestrach powinniśmy znaleźć niezbędne informacje, jeśli jednak chcemy poszukać nieco głębiej, możemy zajrzeć również do Rejestru Dłużników Niewypłacalnych, Biura Informacji Gospodarczej czy Urzędu Skarbowego. Wciąż nie wymaga to od nas nakładów finansowych, wymaga jednak nieco więcej czasu i zaangażowania, ponieważ musimy złożyć odpowiednie wnioski, aby uzyskać pożądane informacje. 

CEIGD - Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej 

Z tego rejestru możemy skorzystać w przypadku, gdy nasz kontrahent prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą lub jest wspólnikiem spółki cywilnej. Wystarczy, że wprowadzimy w wyszukiwarkę imię i nazwisko lub numer NIP bądź numer REGON potencjalnego klienta czy dostawy, a z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, możemy pozyskać informacje o:

  • danych podstawowych (numer NIP, REGON, dane osobowe kontrahenta, jeśli ich nie posiadamy),
  • dacie rozpoczęcia działalności,
  • dacie ewentualnego zawieszenia i wznowienia działalności,
  • statusie (przedsiębiorca aktywny, zawieszony),
  • adresie siedziby,
  • rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej,
  • pełnomocnikach firmy,
  • upadłości, postępowaniu naprawczym czy postępowaniu restrukturyzacyjnym (jeśli takowe jest wszczęte).

Krajowy Rejestr Sądowy

Jeśli naszym kontrahentem jest:

  • spółka prawa handlowego (spółka jawna),
  • spółka partnerska,
  • spółka komandytowa,
  • spółka akcyjna,
  • spółka komandytowo – akcyjna, 
  • spółka z ograniczoną odpowiedzialnością,

informacji należy szukać w Krajowym Rejestrze Sądowym. Znajdziemy tam takie dane, jak:

  • podstawowe dane o firmie (adres, forma działalności, numer NIP),
  • sposób reprezentacji (dane prokurenta, wspólników, członków zarządu itp.),
  • informację o otwarciu likwidacji (jeśli takowa została wszczęta),
  • daty złożenia sprawozdań.

Aby sprawdzić naszego kontrahenta w KRS, wystarczy numer NIP lub numer REGON bądź numer KRS. Wyszukiwać możemy również po nazwie działalności lub miejscowości, w której ma siedzibę.

Sprawdź także: Jednoosobowa spółka z.o.o czy jednoosobowa działalność gospodarcza - co wybrać?

Wykaz Podatników VAT

W Wykazie Podatników VAT możemy znaleźć bardzo istotne informacje - między innymi to, czy numer konta naszego kontrahenta znajduje się na “Białej liście. Jeśli tak, to wówczas możemy być pewni, że dokonywana przez nas transakcja jest bezpieczna, a pieniądze trafią w odpowiednie miejsce.

W przypadku, w którym kontrahent nie figuruje na białej liście, a my wpłacimy na jego konto kwotę wyższą niż 15 000 zł, możemy ponieść prawne konsekwencje. Od 1 stycznia 2020 r., za opłacenie faktury od kontrahenta na rachunek, który nie istnieje w bazie Ministerstwa Finansów (MF), grożą następujące sankcje:

  1. brak możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów płatności w części, w jakiej płatność została dokonana z pominięciem rachunku widniejącego w bazie MF,
  2. odpowiedzialność solidarna za zaległości podatkowe dostawcy w części podatku od towarów i usług proporcjonalnie przypadającej na dostawę towarów lub to świadczenie usług udokumentowane fakturą, która została opłacona z pominięciem rachunku widniejącego w bazie MF. Sankcje (w tym solidarna odpowiedzialność) będą miały zastosowanie wyłącznie w przypadku, gdy jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekroczy 15 000 zł brutto - istotna jest tutaj jednorazowa wartość transakcji, a nie kwota pojedynczej płatności, należy więc weryfikować również płatności częściowe w kwocie nieprzekraczającej 15 000 zł, które składają się na transakcję o jednorazowej wartości powyżej 15 000 zł. 

Ministerstwo Finansów prowadzi kampanię Bezpieczna transakcja, w której podkreśla, iż weryfikacja kontrahenta jest istotna zarówno w przypadku rozpoczęcia współpracy z kontrahentem, jak i w przypadku kontynuacji tej współpracy.

W Wykazie Podatników VAT znajdziemy odpowiedź na takie pytania, jak:

  • czy jest obecnie czynnym podatnikiem VAT,
  • czy był czynnym podatnikiem VAT w interesującym cię okresie (wskazujesz datę),
  • czy jego numer rachunku bankowego jest  zarejestrowany i potwierdzony przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej,
  • kiedy zarejestrował się jako podatnik VAT,
  • dlaczego został wykreślony z rejestru (jeśli został) lub dlaczego odmówiono mu rejestracji - jeśli nie jest podatnikiem VAT czynnym.

Sprawdź także: Metody przeliczania kwot na fakturach VAT

Inne źródła informacji o kontrahencie

Jeśli znalezione w internetowych rejestrach informacje są dla nas niewystarczające, możemy udać się na przykład do Urzędu Skarbowego. Uzyskamy tam między innymi takie informacje, jak:

  • czy kontrahent prawidłowo rozlicza podatki,
  • czy kontrahent składa deklaracje lub inne dokumenty, które powinien składać,
  • czy zalega z płatnościami podatków wynikających z deklaracji lub innych dokumentów.

Aby jednak uzyskać takie informacje w Urzędzie Skarbowym, należy złożyć odpowiedni wniosek, a następnie zostanie nam wydane zaświadczenie z powyższymi danymi. Nie jest to jednak darmowe - za wydanie zaświadczenia należy uiścić opłatę w wysokości 21 złotych. Warunkiem jest również bycie stroną umowy z danym przedsiębiorstwem. 

Istnieje również możliwość weryfikacji czy potencjalny kontrahent figuruje w Rejestrze Dłużników Niewypłacalnych. Konieczna jest jednak znajomość numeru RDN - jeśli go nie mamy, możemy wystąpić z wnioskiem do Centralnej Komisji KRS. Za wydane nam przez komisję zaświadczenie zapłacimy 15 złotych. O pomoc w sprawdzeniu rzetelności kontrahenta możemy zwrócić się również do Biura Informacji Gospodarczej - prywatnego podmiotu, który odpłatnie potwierdza wiarygodność finansowa jednostek gospodarczych, weryfikuje status płatniczy firmy itp. 

Gdzie sprawdzić kontrahenta z zagranicy?

Decydując się na współpracę z zagranicznym klientem, również mamy wiele bezpłatnych i łatwodostępnych narzędzi do weryfikacji rzetelności przedsiębiorstwa. Należy jednak sprawdzić nieco inne rejestry, niż w przypadku polskiego kontrahenta

Aby zweryfikować kontrahenta z zagranicy, należy:

  • sprawdzić, czy figuruje w rejestrze firm obowiązującym w danym kraju (oferuje to na przykład portal e-sprawiedliwość),
  • sprawdzić informacje dostępne w internecie, przede wszystkim stronę przedsiębiorstwa i opinie klientów na forach,
  • poprosić o referencje lub listy klientów, z którymi potencjalny kontrahent współpracuje aktualnie lub współpracował w przeszłości.

Sprawdź także: [TUTORIAL VIDEO] Jak wystawić fakturę międzynarodową w Fakturownia.pl

Czy warto sprawdzać kontrahenta?

Sprawdzenie rzetelności kontrahenta czasem wymaga od nas trochę czasu, a niekiedy również nakładu finansowego. Jest to jedna zdecydowanie coś, co warto zrobić przed podpisaniem kontraktu, szczególnie jeśli transakcja ma dużą wartość materialną. W przypadku, w którym okaże się, że nasz klient bądź usługobiorca jest nierzetelny, nie tylko przyjdzie nam zmierzyć się z problemami dotyczącymi zawartej umowy, ale niekiedy również z konsekwencjami prawnymi. Jeśli dowiedziemy w sądzie, że przed nawiązaniem współpracy dokładnie zweryfikowaliśmy stronę umowy, istnieje możliwość, że nie poniesiemy wówczas żadnych konsekwencji. 

Sprawdź także: Dlaczego właściciele małych firm obawiają się systemów CRM?