Aktualizacja artykułu 12.04.2024

Polski Ład oznacza wiele zmian dla przedsiębiorców. Jest jedną z największych reform polskiego prawa podatkowego. Od 1 stycznia 2022 roku wprowadza liczne innowacje także w kwestii faktur elektronicznych. Ustanawia także  wariant e-faktur zwany fakturą ustrukturyzowaną. Na czym będzie polegać? 

KSeF - co to jest?

Krajowy System e-Faktur to platforma cyfrowa wprowadzona pod auspicjami Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, umożliwiająca głównie wystawianie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych. Dodatkową funkcjonalnością platformy jest także możliwość przechowywania faktur ustrukturyzowanych, oznaczania ich numerem identyfikującym przydzielonym w Krajowym Systemie e-Faktur oraz kontrolowania prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych.

KSeF jest składową pakietu SLIM VAT 2, który utworzono na mocy nowelizacji ustawy o podatku od towarów i usług z 29 października 2021 roku.

Sprawdź także: Krajowy System e-Faktur - czym jest i jak wygląda integracja z Fakturownią?

Kto może korzystać z KSeF?

Do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur uprawnionych jest sześć grup podmiotów: podatnik (podatnicy VAT, podmioty zwolnione z VAT, a także podatnicy zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury OSS, posiadający polski NIP), podmioty wskazane przez podatnika, organy egzekucyjne, osoby fizyczne wskazane przez podmioty, o których mowa w art. 106c u.p.t.u, osoby fizyczne wskazane w zawiadomieniu o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, którym podatnik lub podmioty, o których mowa w art. 106c, nadali uprawnienia do korzystania z tego systemu oraz podmioty inne niż wymienione w pkt 1–5, wskazane przez osoby fizyczne korzystające z Krajowego Systemu e-Faktur, jeżeli prawo do wskazywania innego podmiotu wynika z uprawnień nadanych tym osobom fizycznym.

Jak korzystać z KSeF?

Fakturę za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur można wystawić na dwa sposoby. Pierwszym z nich jest użycie darmowych aplikacji, które stworzyło i udostępnia Ministerstwo Finansów. Drugą opcję jest skorzystanie z komercyjnych narzędzi do rozliczeń podatkowo - księgowych. Fakturownia podąża za zmianami prawnymi, dlatego nasz program jest zintegrowany, poprzez odpowiednie API, z KSeF.

Sprawdź także: Kalkulator Fakturowni do wyliczenia składek ZUS 

Ułatwienia czy utrudnienia?

Przez cały 2022 rok korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur jest uzależnione od chęci przedsiębiorcy. Ustawodawcy chcą jednak, by od najwcześniej pierwszej połowy 2025 roku używanie KSeF było powszechnym obowiązkiem osób wystawiających faktury.

Nowe zasady fakturowania raczej nie przypadną do gustu Polakom, którzy na co dzień je wystawiają. Dlaczego? Po pierwsze nowe przepisy nie wprowadzają żadnych uproszczeń. Po drugie w nowych e-fakturach trzeba będzie podawać wiele więcej informacji niż dotychczas. Trzeba jednak przyznać, że w myśl nowych przepisów, osoby, które w 2022 roku zdecydują się na używanie Krajowego Systemu e-Faktur, mogą liczyć na pewne bonusy. Więcej opowiemy Wam o nich w dalszej części tekstu.

Sprawdź także: Zmiany w harmonogramie wdrożenia KSeF: Co to oznacza dla polskich przedsiębiorstw?

Faktury ustrukturyzowane - czym są?

Faktury ustrukturyzowane to faktury wystawione (za datę wystawienia uznawana będzie data przesłania ich do KSeF) przez podatników, według udostępnionego wzoru za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur, które otrzymają numer identyfikujący tę fakturę w systemie.

Czy trzeba się zgodzić na fakturę ustrukturyzowaną?

Każdy przedsiębiorca może za pomocą platformy KSef wystawić fakturę ustrukturyzowaną. Nie każdy jednak musi zgodzić się na jej otrzymanie. Ustawodawca nie przewiduje ujednolicenia sposobu na wyrażenie zgody na e-fakturę. Może odbyć się to zarówno ustnie, jak i pisemnie. 

Co zrobić, jeżeli kontrahent nie życzy sobie faktury ustrukturyzowanej, a my chcemy skorzystać z możliwości jej wystawienia? Po prostu ją wystawić. Następnie przekazać ją nabywcy w ustalony z nim sposób (np. w formie papierowej). Taka faktura zachowa walor faktury ustrukturyzowanej, ponieważ będzie posiadała jej ustawowe cechy (numer identyfikacji w systemie Krajowego Systemu e-Faktur).

O ile wystawienie faktury ustrukturyzowanej zależy do końca 2022 roku od ich dobrej woli, o tyle w przypadku faktur korygujących faktury ustrukturyzowane, korzystanie z KSeF będzie obowiązkowe.

Noty korygujące 

Osoba, która wystawia “zwykłą” fakturę nie musi podawać w niej dodatkowych danych. Jeżeli jednak wystawia fakturę korygującą do faktur ustrukturyzowanych, będzie musiała wprowadzić kilka dodatkowych informacji. Najważniejszą będzie  numer identyfikujący w Krajowym Systemie e-Faktur fakturę, której dotyczy faktura korygująca.

Wraz z pojawieniem się faktur ustrukturyzowanych znikną noty korygujące. Będą one mogły być, jak na razie, wystawianie i otrzymywanie poza  KSeF. Na platformie Krajowego Systemu e-Faktur nie wystawimy także  VAT RR oraz  faktur pro forma. W konsekwencji również te dokumenty będą mogły być wystawiane wyłącznie na dotychczasowych zasadach.

Sprawdź także: Polski Ład. 10 rzeczy, które musisz wiedzieć, jeśli jesteś przedsiębiorcą (Fakturownia)

Zalety faktur ustrukturyzowanych

Ministerstwo Finansów zachwala ustandaryzowane e-faktury i zachęca przedsiębiorców do korzystania z nich. Przekonać do tej formy wystawiania  i odbierania faktur mają pewne bonusy, jakie czekają na wystawców faktur ustrukturyzowanych. Należą do nich:

• szybszy zwrot VAT (w odróżnieniu od wystawców “zwykłych” faktur, którzy na zwrot VAT czekają standardowo 60 dni, przedsiębiorcy korzystający z faktur ustrukturyzowanych, otrzymają zwrot do 40 dni);
• możliwość rozliczania faktur korygujących zmniejszających wystawianych w postaci faktury ustrukturyzowanej bez konieczności posiadania dokumentacji, o której mowa w art. 29a ust. 13 .p.t.u. (zob. art. 29a ust. 15 pkt 5 u.p.t.u.), czyli faktury korygujące zmniejszające wystawiane w postaci faktury ustrukturyzowanej rozliczane będą  przez sprzedawców zawsze w okresie rozliczeniowym ich wystawienia.
• możliwość zrezygnowania z archiwizowania faktur - wszystkie będą przechowywane w systemie przez 10 lat.

Dodatkowym atutem faktury ustrukturyzowanej jest także fakt, że e- faktury wystawiane są według jednego wzorca, więc łatwiej je rozliczać. Co więcej, system KSeF pozwoli na sprawdzenie, czy faktura dotarła do klienta. Dzięki temu, że faktura cały czas będzie w bazie, nie trzeba będzie martwić się, że może ulec zniszczeniu i nie trzeba będzie wydawać duplikatów. Warto także zaznaczyć, że podatnik wystawiający faktury w KSeF nie będzie musiał przesyłać na żądanie organów podatkowych plików JPK_FA.

Koniecznie obejrzy także webinary Fakturowni o KSeF:

• Przygotuj się na przyszłość z e-Fakturami Vol 1.
• Przygotuj się na przyszłość z e-Fakturami: Vol 2. pytania i odpowiedzi

Zobacz więcej wpisów