JDG: Wszystko, co musisz wiedzieć o prowadzeniu własnej firmy

Myślisz o założeniu własnej firmy? Zastanawiasz się, jakie są koszty prowadzenia działalności gospodarczej? Wszystko zależy od formy opodatkowania, dochodów przedsiębiorstwa oraz ulg, które Ci przysługują. W tym artykule w prosty sposób wyjaśniamy wszystko, co musisz wiedzieć o kosztach jednoosobowej działalności gospodarczej w 2025 roku. 

Rejestracja firmy w CEIDG – prosto i za darmo

Pierwszym krokiem jest rejestracja swojej działalności w CEIDG, czyli Centralnej Ewidencji i Informacja o Działalności Gospodarczej. To rejestr firm, zawierający informacje o przedsiębiorcach prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą w Polsce. Proces rejestracji w CEIDG jest prosty, darmowy i można go przeprowadzić online, a także w wybranym urzędzie miasta czy gminy.

Przed rejestracją należy przygotować niezbędne dane, takie jak dane osobowe, adres zamieszkania, rodzaj działalności, oraz numer NIP i REGON (jeśli zostały nadane). Następnie wypełnić wniosek o wpis do CEIDG, który zawiera informacje o planowanej działalności oraz złożyć oświadczenie dotyczące braku zakazu wykonywania działalności gospodarczej. 

Jeśli przedsiębiorca nie posiada jeszcze nadanego numeru NIP i REGON, wniosek zostanie jednocześnie traktowany jako zgłoszenie o ich nadanie. Numer NIP i REGON zostaną automatycznie uzupełnione we wpisie, a po zarejestrowaniu firmy będzie możliwe sprawdzenie tych numerów w wyszukiwarce CEIDG.

Sprawdź także: Działalność nierejestrowana - wszystko, co musisz wiedzieć

Jaką formę opodatkowania wybrać?

Decydując się na założenie firmy, należy wybrać jedną z trzech dostępnych form opodatkowania w Polsce:

• Skala podatkowa (zasady ogólne) obejmuje stawkę 12% do dochodu 120 000 zł i 32% powyżej tej kwoty. Umożliwia wspólne rozliczenie z małżonkiem lub jako samotny rodzic oraz korzystanie z ulg i odliczeń. Wymaga prowadzenia KPiR i opłacania zaliczek na podatek.
• Podatek liniowy (19%) to uproszczona forma opodatkowania, niezależna od wysokości dochodu. Nie pozwala jednak na wspólne rozliczenie ani korzystanie z większości ulg. Wymaga uproszczonej księgowości, podobnie jak w przypadku opodatkowania na zasadach ogólnych.
• Ryczałt ewidencjonowany polega na opodatkowaniu przychodu (bez kosztów), ze stawkami zależnymi od rodzaju działalności. Jest prosty, ale ogranicza możliwość korzystania z ulg. Wymaga ewidencji przychodów i regularnych wpłat ryczałtu.

Sprawdź także: Przepisy regulujące podatek minimalny w 2024: co się zmieniło?

Składka zdrowotna – ile zapłacą przedsiębiorcy?

Nie każdy przedsiębiorca zapłaci taką samą składkę na ubezpieczenie zdrowotne. Zgodnie z przepisami wprowadzonymi w 2022 roku to, ile wynosi składka zdrowotna jest uzależnione od wybranej przez przedsiębiorcę formy opodatkowania.

Wysokość składki zdrowotnej w 2025 roku wynosi:

1. dla skali podatkowej – 9% dochodu z poprzedniego miesiąca, nie mniej niż 314,96  zł (9% z 75% minimalnego wynagrodzenia brutto – 3.499,50 zł (tj. 75% x 4729 zł) w 2025 r.
2. dla podatku liniowego – 4,9% dochodu, również nie mniej niż 314,96  zł.
3. dla ryczałt ewidencjonowanego – składka zależy od rocznych przychodów:

• 461,66 zł dla przychodu poniżej 60 tys. zł
• 769,43 zł dla przychodu od 60 tys. zł do 300 tys. zł
• 1384,97 zł dla przychodu powyżej 300 tys. zł

Pozostałe składki ZUS

ZUS to nie tylko składka zdrowotna. Przedsiębiorcy opłacają również składki społeczne, w tym:

• składkę emerytalną – 19,52% podstawy, czyli 1015,78 zł
• składkę rentową – 8,00%, czyli 416,30 zł
• składkę chorobową (dobrowolna) – 2,45%, czyli 127,49 zł
• Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy – 2,45%, czyli 127,49 zł

Łącznie pełne składki społeczne ZUS w 2025 roku wynoszą 1773,96  zł miesięcznie (bez składki zdrowotnej, którą opisaliśmy wcześniej). Podstawą wymiaru jest 5203,80  zł, czyli 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia wg ustawy budżetowej (8673  zł).

Uwaga na ulgi: początkujący przedsiębiorcy mogą korzystać z:

• Ulgi na start – przez pierwsze 6 miesięcy opłacasz tylko składkę zdrowotną.
• Preferencyjnych składek ZUS – przez kolejne 24 miesiące płacisz obniżone składki społeczne.
• Małego ZUS Plus – po okresie preferencji, jeśli Twoje przychody nie przekraczają określonego progu, możesz skorzystać z niższych składek obliczanych od rzeczywistego dochodu.

Sprawdź także: Remont lokalu w kosztach firmy - wszystko co powinieneś wiedzieć

Ulga na start

Z ulgi na start mogą skorzystać osoby, które:

• zakładają działalność gospodarczą po raz pierwszy lub ponownie po co najmniej 60 miesiącach przerwy,
• nie świadczą usług na rzecz byłego pracodawcy, u którego pracowały na etacie w bieżącym lub poprzednim roku.

Jeśli spełniasz te warunki, przez pierwsze 6 miesięcy działalności jesteś zwolniony ze składek na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, wypadkowe i chorobowe). Płacisz jedynie składkę zdrowotną.

Pamiętaj jednak, że w tym czasie nie nabywasz prawa do zasiłku chorobowego ani nie odkładasz składek emerytalnych. Mimo to ulga pozwala znacząco ograniczyć koszty na starcie i jest korzystna dla początkujących przedsiębiorców.

Sprawdź także: 10 pomysłów co można wrzucić w koszty

Preferencyjne składki ZUS

Po zakończeniu ulgi na start możesz skorzystać z kolejnego przywileju – preferencyjnych składek ZUS, obowiązujących przez kolejne 24 miesiące prowadzenia działalności. W ramach tej ulgi opłacasz niższe składki na ubezpieczenia społeczne, które naliczane są od 30% minimalnego wynagrodzenia brutto.

W 2025 roku preferencyjne składki ZUS (społeczne) wynoszą 442,90 zł (lub 408,60 zł bez dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego):

Do tej kwoty należy doliczyć składkę zdrowotną, wyliczaną standardowo według wybranej formy opodatkowania. Dzięki temu rozwiązaniu nowi przedsiębiorcy mogą przez łącznie 30 miesięcy płacić niższe składki i łatwiej rozwinąć swoją działalność.

Sprawdź także: 5 prostych sposobów na optymalizację swojej codziennej pracy

Mały ZUS

Z programu Mały ZUS Plus mogą skorzystać przedsiębiorcy, którzy spełniają następujące warunki:

• prowadzili działalność gospodarczą przynajmniej 60 dni w poprzednim roku,
• osiągnęli w 2024 roku przychód nieprzekraczający 120 000 zł,

Z Małego ZUS nie mogą skorzystać przedsiębiorcy, którzy:

• korzystają z preferencyjnych składek ZUS,
• pracują dla byłego lub obecnego pracodawcy w ramach tej działalności,
• rozliczają się kartą podatkową z jednoczesnym zwolnieniem z VAT,
• podlegają ubezpieczeniom z innego tytułu.

 

Na czym polega Mały ZUS Plus?

Wysokość składek na ubezpieczenia społeczne ustalana jest indywidualnie – na podstawie dochodu z poprzedniego roku. Podstawa wymiaru składek musi mieścić się w widełkach:

• minimum: 30% minimalnego wynagrodzenia (w 2025 to 1 272,60 zł),
• maksimum: 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego (w 2025 to 4 694,40 zł).

Jak obliczyć podstawę składek?

1. Dochód roczny / liczba dni prowadzenia działalności w roku = przeciętny dzienny dochód,
2. Wynik × 30 = przeciętny miesięczny dochód,
3. Przeciętny miesięczny dochód × 0,5 = podstawa składek.
    

Jeśli podstawa mieści się w dopuszczalnym przedziale, możesz skorzystać z Małego ZUS Plus.

Z Małego ZUS Plus można korzystać maksymalnie przez 36  miesięcy w ciągu kolejnych 60 miesięcy prowadzenia działalności.

Sprawdź także: Czego nie powie Ci księgowa a chcesz wiedzieć o finansach swojej firmy

Inne koszty prowadzenia firmy

Jako przedsiębiorca opłacasz przede wszystkim:

• składki ZUS (zdrowotne i społeczne),
• podatek dochodowy PIT – zależnie od wybranej formy opodatkowania.

Na tym jednak nie kończą się miesięczne koszty prowadzenia firmy.

Koszty księgowości
Warto uwzględnić w budżecie wydatki na usługi księgowe. Prowadzenie rachunkowości samodzielnie, zwłaszcza na początku, może być trudne i czasochłonne. Biuro rachunkowe lub doświadczona księgowa to wsparcie w zakresie rozliczeń i przepisów. Koszt obsługi księgowej dla jednoosobowej działalności to zazwyczaj od 200 zł miesięcznie.

Alternatywą są programy do fakturowania i rozliczeń – takie jak Fakturownia – które pozwalają samodzielnie wystawiać faktury, śledzić płatności i przygotowywać deklaracje.

Inne koszty firmowe
W zależności od branży mogą pojawić się:

• zakup sprzętu
• wynajem lokalu,
• paliwo i transport,
• oprogramowanie,
• marketing czy opłaty za usługi.
   

Podsumowując: do stałych kosztów prowadzenia działalności gospodarczej zalicza się PIT, składki ZUS oraz księgowość, a pozostałe wydatki zależą od specyfiki Twojego biznesu.

Sprawdź także: O czym należy pamiętać wybierając swojego księgowego?

Ile kosztuje jednoosobowa działalność gospodarcza w 2025?

Reasumując: to, jakie koszty będziesz ponosił jako przedsiębiorca na jednoosobowej działalności gospodarczej zależy przede wszystkim od:

• formy opodatkowania, na jaką się zdecydujesz,
• dochodu, jaki będzie generowała Twoja firma,
• ulg, z których będziesz korzystać (ulga na start czy mały ZUS).

Na pewno musisz przygotować się na comiesięczne opłacanie składki zdrowotnej oraz pokrywanie kosztów księgowości i podatku dochodowego. Ze składek społecznych możesz zrezygnować przez pierwsze pół roku działalności, a następnie masz możliwość korzystania z preferencyjnych (obniżonych) składek czy małego ZUSu, więc pierwsze miesiące prowadzenia biznesu nie powinny znacząco nadszarpnąć Twojego budżetu. Pamiętaj, aby w razie wątpliwości skorzystać z rady doświadczonego doradcy podatkowego czy porozmawiać z Twoim księgowym.

 

Artykuł po raz pierwszy został opublikowany na blogu 6.08.2024 r., zaktualizowany 19.05.2025 r.