JDG: Wszystko, co musisz wiedzieć o prowadzeniu własnej firmy

Jeśli myślisz o założeniu własnej firmy, z pewnością zadajesz sobie pytanie jakie są koszty prowadzenia działalności gospodarczej. Pośród wszelkich pojęć, ulg i świata podatków, raczkujący przedsiębiorca bez wątpienia może czuć się zagubiony, szczególnie, że niektórzy przedsiębiorcy ponoszą koszty rzędu kilkuset złotych, a inni kilku, a nawet kilkunastu tysięcy. To ile właściwie kosztuje założenie i prowadzenie własnej firmy? To zależy od formy opodatkowania, dochodów przedsiębiorstwa oraz ulg, które Ci przysługują. W tym artykule w prosty sposób wyjaśniamy wszystko, co musisz wiedzieć o kosztach jednoosobowej działalności gospodarczej w 2024.

Rejestracja firmy w CEIDG. To proste i darmowe

Pierwszy krok do zostania pełnoprawnym przedsiębiorcom, to rejestracja swojej działalności w CEIDG, czyli Centralnej Ewidencji i Informacja o Działalności Gospodarczej. Jest to rejestr firm, zawierający informacje o przedsiębiorcach prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą w Polsce. Proces rejestracji w CEIDG jest prosty, darmowy i można go przeprowadzić online, a także w wybranym urzędzie miasta czy gminy.

Pierwszym krokiem jest przygotowanie niezbędnych danych, takich jak dane osobowe, adres zamieszkania, rodzaj działalności, oraz numer NIP i REGON (jeśli zostały nadane). Następnie należy wypełnić wniosek o wpis do CEIDG, który zawiera informacje o planowanej działalności oraz złożyć oświadczenie dotyczące braku zakazu wykonywania działalności gospodarczej. 

Jeśli przedsiębiorca nie posiada jeszcze nadanego numeru NIP i REGON, wniosek zostanie jednocześnie traktowany jako zgłoszenie o ich nadanie. Numer NIP i REGON zostaną automatycznie uzupełnione w wpisie, a po zarejestrowaniu firmy możliwe jest sprawdzenie tych numerów w wyszukiwarce CEIDG.

Sprawdź także: Działalność nierejestrowana - wszystko, co musisz wiedzieć

Jaką formę opodatkowania wybrać?

Decydując się założenie firmy, musisz wybrać dla niej jedną z trzech dostępnych form opodatkowania.

• Opodatkowanie na zasadach ogólnych obejmuje skalę podatkową, gdzie podatek dochodowy wynosi 12% dla dochodów do 120.000 zł i 32% dla dochodów powyżej tej kwoty. Zaletą tego rozwiązania jest możliwość skorzystania z preferencyjnego rozliczenia się z małżonkiem lub jako osoba samotnie wychowująca dziecko oraz ulg i odliczeń od dochodu i podatku. Jednak konieczne jest prowadzenie księgi przychodów i rozchodów oraz regularne opłacanie zaliczek na podatek.
• Opodatkowanie podatkiem liniowym, który wynosi 19%, to prostsza forma opodatkowania, gdzie podatek jest płatny według jednolitej stawki niezależnie od wysokości dochodu. Wadą tego rozwiązania jest brak możliwości skorzystania z wielu ulg i odliczeń podatkowych, ale nie wymaga prowadzenia szczegółowej księgowości.
• Opodatkowanie ryczałtem ewidencjonowanym to forma opodatkowania oparta na stawkach od przychodów, które mogą być różne w zależności od rodzaju działalności i kwoty uzyskanych przychodów. Zaletą jest prostota i brak konieczności odliczania kosztów uzyskania przychodów, ale nie pozwala na skorzystanie z wielu ulg i preferencji podatkowych. Konieczne jest również prowadzenie odrębnej ewidencji przychodów i regularne opłacanie ryczałtu za poszczególne okresy roku podatkowego.

Sprawdź także: Przepisy regulujące podatek minimalny w 2024: co się zmieniło?

Składka zdrowotna - ile zapłacą przedsiębiorcy?

Nie każdy przedsiębiorca zapłaci taką samą składkę na ubezpieczenie zdrowotne. Zgodnie z przepisami wprowadzonymi w 2022 roku, to, ile wynosi składka zdrowotna jest uzależnione od tego, jaką formę opodatkowania wybrał przedsiębiorca. 

W 2024 roku składka na ubezpieczenie zdrowotne dla osób które wybrały opodatkowanie według skali podatkowej wynosi  9% podstawy wymiaru składki, czyli dochodu z działalności gospodarczej uzyskanego w poprzednim miesiącu. Składka nie może być jednak niższa niż 381,78 zł w 2024, gdyż musi ona wynosić co najmniej 9% minimalnego wynagrodzenia brutto w Polsce. 

Dla przedsiębiorców rozliczających się na zasadach podatku liniowego będzie to 4,9% podstawy wymiaru składki. Ponownie, składka nie może być niższa niż 381,78 złotych miesięcznie.

Zatem, reasumując, Twoja składka zdrowotna wynosi 9% Twoich miesięcznych dochodów (skala podatkowa) lub 4,9% (podatek liniowy). 

Co z osobami, które są na ryczałcie? Tutaj składka zdrowotna wynosi 9% podstawy wymiaru składki. To, ile ostatecznie zapłaci przedsiębiorca zależy jednak od tego, jakiej wysokości dochody uzyskał. 

Dla osób, których roczne dochody nie przekroczyły 60 tys. złotych podstawą składki jest 60% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw w IV kwartale roku poprzedniego. W 2024 składka zdrowotna wyniesie zatem 419,46 zł miesięcznie.

Przedsiębiorcy, których roczne dochody mieszczą się w przedziale od 60 tys. złotych do 300 tys. złotych rocznie, podstawą składki jest kwota równa przeciętnemu miesięcznemu wynagrodzeniu w sektorze przedsiębiorstw w IV kwartale roku poprzedniego. Zatem ich składka zdrowotna w 2024 wynosi 699,11 zł miesięcznie. 

Osoby, które osiągają na ryczałcie przychody powyżej 300 tys. złotych rocznie, zapłacą już 1258,39 zł składki zdrowotnej każdego miesiąca, gdyż ich 9% podstawy obliczane jest od kwoty 180% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw w IV kwartale roku poprzedniego. 

Pozostałe składki ZUS

Warto pamiętać o tym, że ZUS to nie tylko ubezpieczenie zdrowotne. To również składka emerytalna, rentowa czy chorobowa. Ile one wynoszą?

• Składka emerytalna - 19,52% podstawy, czyli 916,35 zł.
• Składka rentowa - 8,0% podstawy, czyli 375,55 zł.
• Składka chorobowa - 2,45% podstawy, czyli 115,01 zł.
• Składka na Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy - 2,45% podstawy, czyli 115,01 zł.

Standardowe składki ZUS dla jednoosobowej działalności gospodarczej mają wynieść zatem nieco ponad 1500 zł miesięcznie (a do tego oczywiście składka na ubezpieczenie zdrowotne, o której pisaliśmy wyżej).

Kwoty wydają się duże, jednak spokojnie - na początku działalności firmy masz możliwość skorzystania z ulg, dzięki którym wcale nie poniesiesz tak dużych opłat już w pierwszych miesiącach prowadzenia działalności. Na początku z pewnością nie ominie Cię składka zdrowotna, ale składki społeczne mogą zostać odroczone za sprawą np. ulgi na start czy preferencyjnych (obniżonych) składek. Na późniejszym etapie masz również możliwość skorzystania z “Małego ZUSu”. Jak to działa?

Sprawdź także: Remont lokalu w kosztach firmy - wszystko co powinieneś wiedzieć

Ulga na start

Z ulgi na start mogą skorzystać m.in. przedsiębiorcy, którzy prowadzą działalność jednoosobową. Warunek jest jednak taki, że podejmują oni działalność gospodarczą po raz pierwszy albo wznawiają ją po co najmniej 5 latach przerwy od prowadzenia własnego biznesu. Nie mogą również prowadzić działalności na rzecz byłego pracodawcy, u którego w bieżącym lub w poprzednim roku kalendarzowym pracowali na etacie. Jeśli spełniasz wszystkie te warunki, możesz skorzystać z ulgi. Na czym ona polega?

Dzięki uldze na start, przez pierwsze sześć miesięcy prowadzenia działalności gospodarczej nie musisz odprowadzać składek na ubezpieczenia społeczne. Jedyną obowiązującą Cię składką jest składka zdrowotna, a to znacząco obniża koszty prowadzenia działalności.

Musisz jednak pamiętać, że decydując się na tę ulgę, nie otrzymasz świadczeń w razie choroby lub wypadku, a przy tym nie odkładasz na emeryturę czy rentę. Mimo wszystko jest to dobra opcja dla raczkujących biznesów. 

Sprawdź także: 10 pomysłów co można wrzucić w koszty

Preferencyjne składki ZUS

Ulga na start daje możliwość obniżenia kosztów swojej działalności na 6 miesięcy. Jeśli prognozujesz, że ten okres nie wystarczy do osiągania satysfakcjonujących przychodów, które bez problemu pozwolą Ci na opłacenie składek, możesz skorzystać z kolejnego przywileju, czyli preferencyjnych składek. Czas opłacania preferencyjnych składek na ubezpieczenie społeczne to 24 miesiące, zatem to ulga na kolejne dwa lata. Niższe składki na ubezpieczenia społeczne oblicza się od zadeklarowanej kwoty, nie niższej jednak niż 30% minimalnego wynagrodzenia.

Preferencyjna składka ZUS w 2024 wyniesie zatem odpowiednio 402,65 zł i 408,16 zł (po wzroście najniższej krajowej 1 lipca). Pamiętaj, że do tej kwoty musisz dodać ubezpieczenie zdrowotne obliczane standardowo, gdyż podane kwoty to składki jedynie na ubezpieczenie społeczne.

Sprawdź także: 5 prostych sposobów na optymalizację swojej codziennej pracy

Mały ZUS

Z małego ZUSu mogą korzystać przedsiębiorcy, którzy:

• w poprzednim roku prowadzili działalność gospodarczą przynajmniej przez 60 dni (zatem nie dotyczy to nowych firm na rynku),
• osiągnęli przychód nieprzekraczający kwoty 120 tys. złotych w poprzednim roku rozliczeniowym,
• nie korzystali ze składek preferencyjnych,
• nie łączą zwolnienia z VAT z rozliczaniem się w formie karty podatkowej,
• nie pracują dla swojego byłego czy też obecnego pracodawcy,
• nie podlegają obowiązkowi ubezpieczenia z innej działalności.

Mały ZUS polega na tym, że składki na ubezpieczenia społeczne są obliczane na podstawie dochodu, jaki osiągnęła firma w poprzednim roku rozliczeniowym. Warunek jest jednak taki, że podstawa wymiaru tych składek nie może być niższa niż 30% kwoty minimalnego wynagrodzenia i nie może być wyższa niż 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego. Zatem aktualnie musi wynosić ona od 1272,60 zł do 4 694,40 zł. 

To, ile konkretnie wyniesie, można obliczyć ustalając swój przeciętny miesięczny dochód za poprzedni rok rozliczeniowy (dochód roczny dzielimy przez liczbę dni prowadzenia działalności, a następnie mnożymy razy 30). Mając przeciętny miesięczny dochód, po prostu mnożymy go razy 0,5. Jeśli mieści się on w wyżej podanym przedziale, to właśnie będzie nasza wysokość Małego ZUSu.

Z Małego ZUSu można korzystać przez maksymalnie 60 miesięcy.

Sprawdź także: Czego nie powie Ci księgowa a chcesz wiedzieć o finansach swojej firmy

Inne koszty prowadzenia firmy

Wiesz już, że będąc przedsiębiorcą, musisz opłacać składki zdrowotne, społeczne oraz odprowadzać podatek dochodowy. To, ile będzie Cię to kosztować w skali miesiąca, to wypadkowa wyboru opodatkowania i ewentualnych ulg, o których pisaliśmy wyżej. Czy są jednak jeszcze jakieś koszty - oprócz podatku dochodowego PIT oraz składek ZUS - które ponosi przedsiębiorca?

Z pewnością należy do swojego kosztorysu dopisać usługi biura rachunkowego czy po prostu księgowej. Prowadzenie swojej rachunkowości na własną rękę jest trudne, szczególnie dla raczkującego przedsiębiorcy. Zdecydowanie lepiej powierzyć to zadanie osobie, która ma w tym doświadczenie, a przy tym będzie gotowa rozwiać wiele Twoich wątpliwości. Cennik biur rachunkowych znajdziesz na stronach konkretnych usługodawców, ale dla jednoosobowej działalności gospodarczej koszt z pewnością nie będzie wysoki, w granicach kilkudziesięciu do około 200 złotych. Alternatywą jest również opłacenie programu, który pomoże Ci wystawiać faktury i tworzyć rozliczenia. 

Pozostałe koszty to już właściwie te, które sam generujesz w zależności od specyfiki swojej działalności. Może to być zakup sprzętu, wynajem lokalu czy paliwo. To, na co musisz być gotowy, to właśnie podatek dochodowy, składka zdrowotna, składki społeczne oraz koszty księgowości.

Sprawdź także: O czym należy pamiętać wybierając swojego księgowego?

Ile kosztuje jednoosobowa działalność gospodarcza w 2024?

Reasumując: to, jakie koszty będziesz ponosił jako przedsiębiorca na jednoosobowej działalności gospodarczej zależy przede wszystkim od:

• formy opodatkowania, na jaką się zdecydujesz,
• dochodu, jaki będzie generowała Twoja firma,
• ulg, z których będziesz korzystać (ulga na start czy mały ZUS).

Na pewno musisz przygotować się na comiesięczne opłacanie składki zdrowotnej oraz pokrywanie kosztów księgowości i podatku dochodowego. Ze składek społecznych możesz zrezygnować przez pierwsze pół roku, a następnie masz możliwość korzystania z preferencyjnych (obniżonych) składek czy małego ZUSu, więc pierwsze miesiące prowadzenia biznesu nie powinny znacząco nadszarpnąć Twojego budżetu. Pamiętaj, aby w razie wątpliwości skorzystać z rady doświadczonego doradcy czy porozmawiać z Twoim księgowym.