Myślisz o założeniu własnej firmy? Zastanawiasz się, jakie są koszty prowadzenia działalności gospodarczej? Wszystko zależy od formy opodatkowania, dochodów przedsiębiorstwa oraz ulg, które Ci przysługują. W tym artykule w prosty sposób wyjaśniamy wszystko, co musisz wiedzieć o kosztach jednoosobowej działalności gospodarczej w 2025 roku.
Pierwszym krokiem jest rejestracja swojej działalności w CEIDG, czyli Centralnej Ewidencji i Informacja o Działalności Gospodarczej. To rejestr firm, zawierający informacje o przedsiębiorcach prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą w Polsce. Proces rejestracji w CEIDG jest prosty, darmowy i można go przeprowadzić online, a także w wybranym urzędzie miasta czy gminy.
Przed rejestracją należy przygotować niezbędne dane, takie jak dane osobowe, adres zamieszkania, rodzaj działalności, oraz numer NIP i REGON (jeśli zostały nadane). Następnie wypełnić wniosek o wpis do CEIDG, który zawiera informacje o planowanej działalności oraz złożyć oświadczenie dotyczące braku zakazu wykonywania działalności gospodarczej.
Jeśli przedsiębiorca nie posiada jeszcze nadanego numeru NIP i REGON, wniosek zostanie jednocześnie traktowany jako zgłoszenie o ich nadanie. Numer NIP i REGON zostaną automatycznie uzupełnione we wpisie, a po zarejestrowaniu firmy będzie możliwe sprawdzenie tych numerów w wyszukiwarce CEIDG.
Sprawdź także: Działalność nierejestrowana - wszystko, co musisz wiedzieć
Decydując się na założenie firmy, należy wybrać jedną z trzech dostępnych form opodatkowania w Polsce:
Sprawdź także: Przepisy regulujące podatek minimalny w 2024: co się zmieniło?
Nie każdy przedsiębiorca zapłaci taką samą składkę na ubezpieczenie zdrowotne. Zgodnie z przepisami wprowadzonymi w 2022 roku to, ile wynosi składka zdrowotna jest uzależnione od wybranej przez przedsiębiorcę formy opodatkowania.
Wysokość składki zdrowotnej w 2025 roku wynosi:
ZUS to nie tylko składka zdrowotna. Przedsiębiorcy opłacają również składki społeczne, w tym:
Łącznie pełne składki społeczne ZUS w 2025 roku wynoszą 1773,96 zł miesięcznie (bez składki zdrowotnej, którą opisaliśmy wcześniej). Podstawą wymiaru jest 5203,80 zł, czyli 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia wg ustawy budżetowej (8673 zł).
Uwaga na ulgi: początkujący przedsiębiorcy mogą korzystać z:
Sprawdź także: Remont lokalu w kosztach firmy - wszystko co powinieneś wiedzieć
Z ulgi na start mogą skorzystać osoby, które:
Jeśli spełniasz te warunki, przez pierwsze 6 miesięcy działalności jesteś zwolniony ze składek na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, wypadkowe i chorobowe). Płacisz jedynie składkę zdrowotną.
Pamiętaj jednak, że w tym czasie nie nabywasz prawa do zasiłku chorobowego ani nie odkładasz składek emerytalnych. Mimo to ulga pozwala znacząco ograniczyć koszty na starcie i jest korzystna dla początkujących przedsiębiorców.
Sprawdź także: 10 pomysłów co można wrzucić w koszty
Po zakończeniu ulgi na start możesz skorzystać z kolejnego przywileju – preferencyjnych składek ZUS, obowiązujących przez kolejne 24 miesiące prowadzenia działalności. W ramach tej ulgi opłacasz niższe składki na ubezpieczenia społeczne, które naliczane są od 30% minimalnego wynagrodzenia brutto.
W 2025 roku preferencyjne składki ZUS (społeczne) wynoszą 442,90 zł (lub 408,60 zł bez dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego):
Do tej kwoty należy doliczyć składkę zdrowotną, wyliczaną standardowo według wybranej formy opodatkowania. Dzięki temu rozwiązaniu nowi przedsiębiorcy mogą przez łącznie 30 miesięcy płacić niższe składki i łatwiej rozwinąć swoją działalność.
Sprawdź także: 5 prostych sposobów na optymalizację swojej codziennej pracy
Z programu Mały ZUS Plus mogą skorzystać przedsiębiorcy, którzy spełniają następujące warunki:
Z Małego ZUS nie mogą skorzystać przedsiębiorcy, którzy:
Na czym polega Mały ZUS Plus?
Wysokość składek na ubezpieczenia społeczne ustalana jest indywidualnie – na podstawie dochodu z poprzedniego roku. Podstawa wymiaru składek musi mieścić się w widełkach:
Jak obliczyć podstawę składek?
Jeśli podstawa mieści się w dopuszczalnym przedziale, możesz skorzystać z Małego ZUS Plus.
Z Małego ZUS Plus można korzystać maksymalnie przez 36 miesięcy w ciągu kolejnych 60 miesięcy prowadzenia działalności.
Sprawdź także: Czego nie powie Ci księgowa a chcesz wiedzieć o finansach swojej firmy
Jako przedsiębiorca opłacasz przede wszystkim:
Na tym jednak nie kończą się miesięczne koszty prowadzenia firmy.
Koszty księgowości Warto uwzględnić w budżecie wydatki na usługi księgowe. Prowadzenie rachunkowości samodzielnie, zwłaszcza na początku, może być trudne i czasochłonne. Biuro rachunkowe lub doświadczona księgowa to wsparcie w zakresie rozliczeń i przepisów. Koszt obsługi księgowej dla jednoosobowej działalności to zazwyczaj od 200 zł miesięcznie.
Alternatywą są programy do fakturowania i rozliczeń – takie jak Fakturownia – które pozwalają samodzielnie wystawiać faktury, śledzić płatności i przygotowywać deklaracje.
Inne koszty firmowe W zależności od branży mogą pojawić się:
Podsumowując: do stałych kosztów prowadzenia działalności gospodarczej zalicza się PIT, składki ZUS oraz księgowość, a pozostałe wydatki zależą od specyfiki Twojego biznesu.
Sprawdź także: O czym należy pamiętać wybierając swojego księgowego?
Reasumując: to, jakie koszty będziesz ponosił jako przedsiębiorca na jednoosobowej działalności gospodarczej zależy przede wszystkim od:
Na pewno musisz przygotować się na comiesięczne opłacanie składki zdrowotnej oraz pokrywanie kosztów księgowości i podatku dochodowego. Ze składek społecznych możesz zrezygnować przez pierwsze pół roku działalności, a następnie masz możliwość korzystania z preferencyjnych (obniżonych) składek czy małego ZUSu, więc pierwsze miesiące prowadzenia biznesu nie powinny znacząco nadszarpnąć Twojego budżetu. Pamiętaj, aby w razie wątpliwości skorzystać z rady doświadczonego doradcy podatkowego czy porozmawiać z Twoim księgowym.
Artykuł po raz pierwszy został opublikowany na blogu 6.08.2024 r., zaktualizowany 19.05.2025 r.
Wypróbuj za darmo przez 30 dni. Bez opłat instalacyjnych i długotrwałych zobowiązań.