O czym należy pamiętać wybierając swojego księgowego?

Jeśli chciałbyś zmienić biuro rachunkowe bądź dopiero rozpoczynasz swój biznes lub planujesz zatrudnienie pracownika na stanowisku księgowego, stoi przed Tobą nie lada wyzwanie, aby Twoja decyzja okazała się trafna. Wybór niekompetentnej osoby może narazić przedsiębiorstwo na ogromne straty w postaci kar i sankcji, jeśli rozliczenia np. z urzędem skarbowym będą nieprawidłowe i nierzetelne. Może się to wydarzyć dlatego, że polskie przepisy podatkowe są jednymi z najbardziej skomplikowanymi na świecie. 

Zawód księgowego a polski system podatkowy

Wśród państw Organizacji Współpracy Gospodarczej i Rozwoju (OECD) pod względem konkurencyjności polski system podatkowy zajął przedostatnie miejsce.

Również 2021 r. w rankingu International tax competitiveness Index 2021 Polska zajęła 36 miejsce na 37. 

Oznacza to, że aby wykonywać zawód księgowego, należy mieć odpowiednie kwalifikacje i wiedzę oraz przydatne cechy charakteru.

Sprawdź także: 10 pomysłów co można wrzucić w koszty

Czym się kierować, wybierając biuro rachunkowe

Wybierając księgową dobrze zastanowić się czy chcemy skorzystać z outsourcingu (czyli np. współpraca z biurem księgowym) czy planujemy zatrudnić pracownika.

Przy wyborze biura księgowego należy sprawdzić, czy w firmie:

1. Dostępna jest usługa pomocy przy zakładaniu działalności - konsultacje z księgowym, np. przy decyzji o formie opodatkowania, mogą zaoszczędzić sporo pieniędzy w postaci odprowadzanych do państwa danin.
2. Kadra ma odpowiednie kwalifikacje (np. kierunkowe studia, kursy, doświadczenie).
3. Zawarta jest obowiązkowa polisa ubezpieczeniowa OC dla osób prowadzących księgi rachunkowe oraz klauzule dodatkowe np. z zakresu kadr i płac, a także prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Jeśli biuro nie ma rozszerzonego podstawowego ubezpieczenia OC, w sytuacji, gdy wystąpią jakieś nieprawidłowości w rozliczeniach, możesz mieć problem z uzyskaniem odszkodowania.
4. Jest możliwość kontaktu zdalnego lub osobistego - w zależności od Twoich potrzeb. Istnieją biura rachunkowe, z którymi możliwy jest tylko kontakt zdalny lub takie, które prowadzą tylko stacjonarną obsługę klienta.
5. Wdrożone są odpowiednie procedury dotyczące ochrony danych osobowych (RODO), ponieważ dostarczane dokumenty do biura rachunkowego, często zawierają wrażliwe informacje. 
6. Jest możliwość reprezentacji klienta przed urzędami - to bardzo przydatna usługa, ponieważ w czasie kontroli to księgowy, który de facto prowadzi Twoje rozliczenia, współpracuje z urzędem, a Ty w tym czasie możesz zająć się swoim biznesem.
7. Klienci są obsługiwani przez konkretną osobę - w dużych biurach często dostępne jest tzw. call center oraz do poszczególnych działów rozliczeń przyporządkowane są inne osoby (np. osobno do rozliczania podatku VAT, osobno do podatku dochodowego, kadr i płac). Powodować to może brak komunikacji i chaos informacyjny.
8. Stosowany jest ryczałt od płatności czy są limity faktur, powyżej których zostaną naliczone dodatkowe opłaty - konieczne jest dokładne przeanalizowanie cennika usług księgowych oraz usług dodatkowych tak, abyś nie był zaskoczony wysokością faktury od księgowej.

Warto również sprawdzić historię biura i referencje dotychczasowych klientów, ponieważ zaufanie do osoby, której powierza się rozliczanie swojego biznesu, jest kluczem do dobrej współpracy.

Sprawdź także: Rozliczenie składki zdrowotnej za 2022 rok. Kogo dotyczy i jak to zrobić?

Pożądane cechy księgowego

Często jednak w toku życia firmy zdarzają się sytuacje awaryjne i stresujące - wymagające szybkiego reagowania. Księgowy powinien być wtedy wsparciem i starać się szukać rozwiązań zgodnych z przepisami prawa. W takich sytuacjach przydatnymi cechami księgowego będą opanowanie, odporność na stres i umiejętność pracy pod presją czasu. 

Sprawdź także: 10 pomysłów na własny biznes w domu

Na co zwrócić uwagę po nawiązaniu współpracy z księgowym

Po nawiązaniu współpracy z wybranym księgowym warto sprawdzać, czy Twoja firma jest prawidłowo rozliczana. 

Można sprawdzić, czy wszystkie obowiązki zostały wykonane na przykład poprzez:

• kontrolowanie, czy każdego miesiąca biuro przesyła sumy swoich przychodów i kosztów - w przypadku księgi przychodów i rozchodów,
• w przypadku pełnej księgowości kontrolowanie otrzymania z biura zestawienia obrotów i sald po każdym zakończonym miesiącu,
• sprawdzenie złożenia w urzędzie skarbowym deklaracji podatkowych, poprzez otrzymanie urzędowego poświadczenia odbioru (UPO).

Natomiast wszelkie wątpliwości, jakie wystąpią, należy rozwiewać z osobą prowadzącą rozliczenia, bez zbędnej zwłoki. 

Sprawdź także: Zmiany podatkowe w 2023 roku - czego powinniśmy się spodziewać?

Przedsiębiorco, pamiętaj!

Warto również dodać, iż nawiązanie współpracy z profesjonalną osobą do prowadzenia księgowości nie zwalnia przedsiębiorcy z posiadania elementarnej wiedzy podatkowo - rachunkowej. Chodzi m.in. o wiedzę na temat właściwości stawki VAT dla prowadzonej działalności, wybranej formy rozliczania podatku dochodowego i specyfiki jej księgowania, ponieważ w przypadku stwierdzenia przez kontrolujących nieprawidłowości to przedsiębiorca lub kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za nierzetelne rozliczanie się z fiskusem i innymi urzędami.

Sprawdź także: Zmiany przepisów dla e-commerce. Co się zmieniło od stycznia 2023?