Remont lokalu w kosztach firmy - wszystko co powinieneś wiedzieć

Planujesz remont lokalu firmowego, aby dostosować go do aktualnych potrzeb i standardów albo utrzymać odpowiednie warunki pracy? Nie wiesz jak uwzględnić go w kosztach firmy? Ten artykuł pomoże Ci zaplanować i udokumentować poprawnie wydatki na ten cel.

Remont czy modernizacja

W pierwszym kroku należy ustalić, czy przedsięwzięcie będzie remontem, czy modernizacją, ponieważ przepisy określają inne zasady rozliczania wydatków remontowych i inne dla modernizacji. 

Remontem jest wykonanie w istniejącym obiekcie budowlanym robót budowlanych polegających na odtworzeniu pierwotnego stanu technicznego i użytkowego środka trwałego, a niestanowiących bieżącej konserwacji, przy czym dopuszcza się stosowanie wyrobów budowlanych innych, niż użyto w stanie pierwotnym. Jest to definicja zawarta w art. 3 pkt 8 ustawy prawo budowlane, ponieważ przepisy polskiego prawa podatkowego nie zawierają definicji remontu.

Natomiast, modernizacja to jeden ze sposobów ulepszenia środka trwałego, polegający na jego unowocześnieniu i powodujący wzrost wartości początkowej tego środka trwałego. Może ona przybrać postać:

• przebudowy, 
• rozbudowy, 
• rekonstrukcji, 
• adaptacji,
• unowocześnienia (modernizacji).

Wydatki na remont można od razu wliczyć w koszty, niezależnie od ich wysokości, o ile nie powiększają wartości środka trwałego. W przypadku, gdy jednak dojdzie do modernizacji, a wartość wykonanych prac przekroczy 10 tys. zł, nie można tego wydatku wliczyć w koszty jednorazowo. 

Stanowią o tym przepisy podatkowe, tj. art. 22g ust. 17 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, art. 16g ust. 13 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz art. 16g ust. 13 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Należy zwrócić uwagę na fakt, że o zakwalifikowaniu konkretnych prac jako remontu bądź ulepszenia nie decyduje wola przedsiębiorcy, lecz zakres rzeczowy wykonywanych prac. 

W przypadkach, kiedy będą wątpliwości, koniecznym może okazać się powołanie biegłego w sprawach budowlanych. Według interpretacji urzędów skarbowych o kwalifikacji robót zdecydują kryteria rzeczowe, a nie finansowe. Oznacza to, że przed rozliczeniem wydatku w kosztach przedsiębiorca może wystąpić o ekspertyzę specjalistyczną. 

Koszty w pracach remontowych

Kosztami, które można uwzględniać przy remoncie lokalu, są m.in.:

1. Materiały budowlane i wykończeniowe- koszty zakupu materiałów, takich jak farby, płytki, panele podłogowe, drzwi, okna, instalacje elektryczne.
2. Usługi remontowe- koszty związane z wynajęciem fachowców do przeprowadzenia prac remontowych, takich jak malarze, glazurnicy, elektrycy, hydraulicy itp.
3. Wynajem sprzętu- jeśli firma musi wynająć specjalistyczny sprzęt budowlany lub narzędzia do przeprowadzenia remontu.
4. Koszty projektowe- jeśli firma korzysta z usług architekta lub projektanta wnętrz w celu zaplanowania remontu i opracowania dokumentacji technicznej, koszty związane z tymi usługami mogą być uwzględnione w kosztach remontu.
5. Transport i logistyka- koszty związane z dostawą materiałów budowlanych, wynajem pojazdów transportowych lub usługi logistyczne.

Sprawdź także: Zasady i wymogi prawne związane z prowadzeniem usług wynajmu miejsc noclegowych

Koszty w pracach modernizacyjnych

Jeśli chodzi o modernizację, to wydatki na ten cel przekraczające 10 tys. zł muszą zostać zaewidencjonowane poprzez amortyzację, co oznacza, że koszty te rozliczane są w czasie i uwzględniane stopniowo w kosztach firmy. Kilka przykładów wydatków, które mogą być poddane procesowi amortyzacji to:

1. Wydatki na modernizację infrastruktury, takiej jak systemy grzewcze, klimatyzacyjne, wentylacyjne, elektryczne itp.,
2. Wydatki na trwałe elementy wyposażenia- zakup i instalacja trwałych elementów wyposażenia, takich jak urządzenia, maszyny, systemy informatyczne itp.,
3. Koszty poprawek strukturalnych np. rozbudowa budynku, zmiany w układzie przestrzennym, wzmocnienie konstrukcji itp.,
4. Inwestycje w energooszczędność- poprawa efektywności energetycznej budynku, takie jak np. termomodernizacja, instalacja paneli słonecznych, systemów oszczędzania energii.

Sprawdź także: Kredyt dla przedsiębiorcy - jak wyliczyć zdolność kredytową?

Modernizacja a amortyzacja

Trzeba zaznaczyć, iż amortyzowane składniki majątku trwałego muszą stanowić własność lub współwłasność podatnika. Mogą być nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, jednak konieczne jest, aby były kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia ich do używania. Isnieje również możliwość inwestycji w obce środki trwałe, które również podlegają amortyzacji u podatnika. To znaczy, że przedsiębiorca dokonując remontu lokalu, który wynajmuje, również ma możliwość amortyzacji nakładów na modernizację. Przewidywany okres używania nie może być krótszy niż rok, a przedmioty te muszą być wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą lub też oddane do używania na podstawie umowy najmu czy dzierżawy.

Pamiętać trzeba również o tym, że proces amortyzacji zależny jest od przepisów podatkowych i polityki rachunkowości danej firmy. Istnieją różne metody amortyzacji, takie jak np. liniowa, degresywna, które mogą być stosowane w zależności od przepisów podatkowych, wybranej formy opodatkowania, formy prawnej przedsiębiorstwa i preferencji firmy.

Sprawdź także: Kontrola w firmie, na czym polega i kto może ją zrobić?

Finansowanie prac remontowych

Na koniec, warto dodać, iż istnieje możliwość uzyskania wsparcia finansowego na remonty lokali ze środków publicznych lub regionalnych. W zależności od miejsca prowadzenia działalności i rodzaju remontu można starać się o dotacje, kredyty preferencyjne lub inne formy wsparcia. Warto zasięgnąć informacji w lokalnych urzędach lub instytucjach odpowiedzialnych za udzielanie takiego wsparcia.