Sandra Wiśniewska, 2022-09-22
Kontrola to nieodzowny element prowadzenia działalności gospodarczej. Przedsiębiorca musi liczyć się z faktem, że może zostać poddany kontroli ze strony różnych organów administracji publicznej.
Prawo przedsiębiorców - a konkretniej - ustawa z dnia 6 marca 2018 roku Prawa Przedsiębiorców, jasno określa zasady przeprowadzania kontroli. Może ona się odbyć w formie tradycyjnej, ale również zdalnej. To drugie rozwiązanie było, rzecz jasna, odpowiedzią na problemy z szalejącą na świecie pandemią. Jeśli nie mamy nic na sumieniu, kontrola w firmie nie powinna być czymś strasznym. Warto natomiast wiedzieć, jakie mamy prawa i obowiązki, a także czego możemy się spodziewać. Wszystkie te kwestie rozjaśni Wam poniższy artykuł.
Chociaż w Polsce obowiązuje swoboda działalności gospodarczej, dająca możliwość stworzenia własnej firmy niemal każdemu, to jednak obowiązują pewne reguły, do których należy się stosować. To właśnie nad ich przestrzeganiem powinny czuwać organy administracyjne, a kontrola ma pełnić rolę działania prewencyjnego - dzięki kontroli organy wywiązują się ze swoich obowiązków, jednocześnie dbając o interesy państwa.
Sprawdź także: Kontrola krzyżowa – co to jest i kiedy się jej spodziewać?
Artykuł 47. ustawy Prawa przedsiębiorców traktuje o tym, iż kontrola jest przeprowadzana po uprzedniej analizie w kwestii potencjalnych naruszeń. Odbywa się ona zwykle wtedy, gdy:
Zazwyczaj kontrola jest skutkiem złożenia doniesienia o możliwym popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia przez przedsiębiorcę lub samodzielnego wykrycia naruszeń (lub ich podejrzenia) przez organ administracyjny.
Kontrola w firmie zawsze powinna być poprzedzona odpowiednim zawiadomieniem. Ma to na celu pozwolić przedsiębiorcy odpowiednio się do niej przygotować. Warto zwrócić uwagę na to, że zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli musi zawierać:
Sprawdź także: Inwentaryzacja - co to jest i jak ją przeprowadzić?
W zawiadomieniu o zamiarze wszczęcia kontroli próżno szukać informacji, o jej konkretnej dacie. Warto jednak wiedzieć, że:
Wyjątkiem jest sytuacja, kiedy przedsiębiorca sam poprosi o możliwość wykonania kontroli szybciej, niż przed upływem 7 dni od dnia doręczenia. Wyjątków natomiast nie ma w sytuacji, w której upłynęło 30 dni od dnia doręczenia, a kontrola nadal nie została przeprowadzona - wówczas organ kontrolujący jest zobligowany wystosować nowe zawiadomienie.
Sprawdź także: Zajęcia komornicze a działalność gospodarcza. Co może zająć komornik w firmie?
Występują przypadki, w których organ kontroli czynności nie jest zobligowany do wystosowania zawiadomienia ani jakiegokolwiek innej formy uprzedzenia o możliwości kontroli. Są to dość skrajne przypadki, takie jak:
Inną sytuacją, w której przedsiębiorca nie musi być informowany, jest na przykład:
brak adresu (np. adresu siedziby firmy, adresu zamieszkania przedsiębiorcy), na który mogłoby zostać doręczone pismo,
przedsiębiorca został prawomocnie skazany w Rzeczypospolitej Polskiej za popełnienie przestępstwa skarbowego, przestępstwa przeciwko obrotowi gospodarczemu itp.
Sprawdź także: Wszystko o zmianach w Kodeksie Pracy 2022
To, ile będzie trwała kontrola, zależy w dużej mierze od tego, jak przedsiębiorca będzie współpracował z kontrolerem. Uporządkowane dokumenty, umowy, akta pracownicze zatrudnionych osób, a nawet przygotowane nagrania z monitoringu - to wszystko może usprawnić prowadzenie kontroli i skrócić czas jej przebiegu.
Jednak nawet w największym chaosie panującym w dokumentach, kontrola nie może trwać w nieskończoność. Przepisy jasno regulują jej długość dla poszczególnych przedsiębiorstw:
Zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli nie bez powodu wysyłane jest wcześniej. Wskazane jest to, co zostało już wspomniane wyżej: przedsiębiorca powinien przede wszystkim zaprowadzić porządek w dokumentach - jeśli nie zajmuje się tym regularnie. Dodatkowo należy pamiętać, że podczas kontroli praca w firmie może - a nawet powinna - przebiegać zwyczajnym rytmem.
Ponadto, przedsiębiorca musi być przygotowany na to, aby zapewnić dostęp kontrolującemu do ksiąg podatkowych w siedzibie firmy lub innym miejscu ich prowadzenia/przechowywania, niezależnie od standardowego miejsca ich prowadzenia/przechowywania.
Warto również wiedzieć, że kontrolerzy powinni zacząć od wylegitymowania się służbowymi legitymacjami, jak i okazać dokument uprawniający do przeprowadzenia kontroli.
Sprawdź także: Kontrola w firmie, jak się do niej przygotować?
Gdy otrzymamy od urzędnika upoważnienie do przeprowadzenia kontroli, warto zwrócić uwagę czy zawiera ono wszystkie niezbędne elementy. Należą do nich:
Kontrola może być prowadzona w:
Kontrola powinna być przeprowadzona w standardowych godzinach funkcjonowania siedziby, a w przypadku skrócenia czasu prowadzenia działalności w toku kontroli, czynności kontrolne mogą być prowadzone przez 8 godzin dziennie.
Sprawdź także: Kiedy przedsiębiorcy przysługują prawa konsumenta?
W przypadku nieobecności podczas kontroli, przedsiębiorca zobligowany jest do ustanowienia pełnomocnika. Jeśli natomiast kontroli podlega osoba prawna bądź jednostka organizacyjna, nad kontrolą czuwa (chociażby poprzez przyjęcie zawiadomienia o kontroli i wylegitymowania kontrolerów) członek zarządu, wspólnik lub inna osoba posiadająca stosowne upoważnienie.
Działania podejmowane w ramach kontroli podatkowej powinny odbywać się w obecności przedsiębiorcy, jego reprezentanta lub innej osoby upoważnionej. Nie jest to jednak prawo niezbywalne - przedsiębiorca może się do zrzec.
Kontrola w firmie może być przeprowadzona przez różne organy administracyjne, takie jak:
W zależności od tego, jaki organ podejmuje czynności kontrolne, zakres kontroli czy uprawnienia kontrolującego mogą być nieco od siebie różne.
Sprawdź także: Jak wspólnie z biznesowym towarzyszem można odkrywać swoją wewnętrzną moc w biznesie?
W zależności od tego, czy kontrolę będzie przeprowadzała Inspekcja Handlowa czy może Zakład Ubezpieczeń Społecznych, zakres uprawnień może się nieco od siebie różnić. Należy przy tym pamiętać, iż kontroler może podejmować działanie jedynie związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Nie ma on w żadnym wypadku uprawnień do zadania pytań dotyczących życia prywatnego przedsiębiorcy lub pracowników firmy.
Istnieje zasada, która traktuje o braku możliwości przeprowadzenia ponownej kontroli, jeśli przedmiot kontroli objęty został uprzednio zakończoną kontrolą, która w dodatku została przeprowadzoną przez ten sam organ. Należy jednak pamiętać, że istnieją odstępstwa od tej reguły, na przykład w sytuacji, w której:
Każda kontrola powinna zostać odpowiednio udokumentowana, a przedsiębiorca musi przechowywać dokumentację z nią związaną: protokoły, upoważnienia, a także książeczkę kontroli.
Sprawdź także: 5 prostych sposobów na optymalizację swojej codziennej pracy
Obowiązkiem przedsiębiorcy jest nie tylko przechowywać wszelkie dokumenty księgowe czy akta pracownicze, ale również książeczkę kontroli. To, czy owa książeczka będzie miała formę papierową czy elektroniczną jest dowolne. Obligatoryjne jest natomiast, aby wpisy w książeczce kontroli zawierały:
Przedsiębiorca powinien również przechowywać upoważnienia i protokoły kontroli. Całą dokumentację musi okazać w przypadku wszczęcia procedur kontrolnych.
Podczas kontroli, powinien zostać odpowiednio sporządzony protokół. Dokument taki powinien zostać sporządzony w dwóch kopiach, z czego jedna zostaje w rękach kontrolera, druga zaś - kontrolowanego. Ponadto, protokół powinien zawierać:
Sprawdź także: Zatrudnienie pracownika od A do Z - umowa o pracę. Formalności, obowiązki pracodawcy, dotacje z Urzędu Pracy na zatrudnienie
Jeśli przedsiębiorca stwierdzi, iż nie zgadza się z zawartymi w protokole informacjami, w ciągu 14 dni od doręczenia protokołu, może przedstawić swoje zastrzeżenia lub wyjaśnienia w danej sprawie. Jeśli decyduje się on na takie działania, jest zobligowany nie tylko przedstawić swoją opinię, ale również załączyć odpowiednie dowody (np. w postaci dokumentacji), które potwierdzą słuszność składanego zażalenia.
Warto wiedzieć, że w takiej sytuacji organ kontrolujący musi rozpatrzeć zastrzeżenia, a następnie ma 14 dni na to, aby zawiadomić przedsiębiorcę o tym, w jaki sposób mogą rozwiązać zaistniałą sytuację, a także uzasadnić, dlaczego potencjalnie któreś z zastrzeżeń nie zostało uwzględnione.
Sprawdź także: Podsumowanie wakacji 2022