Zmiany w harmonogramie wdrożenia KSeF: Co to oznacza dla polskich przedsiębiorstw?

Aktualizacja: lipiec 2025 Harmonogram wdrażania KSeF został przesunięty po finalnych konsultacjach MF oraz opublikowaniu nowej struktury FA(3) i dokumentacji API KSeF 2.0 w czerwcu 2025. W artykule wyjaśniamy, jak teraz wygląda ścieżka implementacji dla firm.

Fakturownia podąża za zmianami prawnymi w Polsce i w Europie
Fakturownia to prosty system, do zarządzania przychodami i wydatkami, a także całymi finansami firmy.
Zarejestruj się w Fakturownia.pl

Terminy wdrożenia KSeF

Zgodnie z najnowszym planem wdrożenia KSeF, terminy obowiązku są rozłożone w czasie:

• od 1 lutego 2026 r. system stanie się obligatoryjny dla dużych przedsiębiorstw, które w 2024 roku osiągnęły przychody powyżej 200 mln zł,
• 1 kwietnia 2026 r. obowiązek zostanie rozszerzony na wszystkich pozostałych podatników VAT,
• 1 stycznia 2027 r. rozważane jest objęcie obowiązkiem najmniejszych działalności, które obecnie mogą korzystać z uproszczonych zasad (np. faktury do 450 zł lub obrót nieprzekraczający 10 tys. zł miesięcznie).

Harmonogram techniczny

W ramach przygotowań do wdrożenia KSeF 2.0, Ministerstwo Finansów wyznaczyło kilka kluczowych dat technicznych:

• w czerwcu 2025 roku opublikowano nową strukturę faktury FA(3) oraz dokumentację API KSeF 2.0.,
• od 30 września ruszają otwarte testy integracyjne dla dużych firm i dostawców oprogramowania,
• na listopad zaplanowano udostępnienie testowej wersji Aplikacji Podatnika oraz możliwość generowania certyfikatów wystawcy.

Finalnie, od 1 lutego 2026 r. rozpocznie się działanie produkcyjnej wersji KSeF 2.0, a struktura FA(3) całkowicie zastąpi dotychczasową FA(2).

Ułatwienia i okres przejściowy

Zgodnie z projektem przepisów do końca 2026 r. przedsiębiorcy mogą korzystać z:

• wystawiania faktur offline (offline24),
• braku kar za błędy techniczne w integracji,
• braku obowiązku podawania numeru KSeF w tytułach przelewów, w tym w MPP

Skutki dla firm i obowiązki integracyjne dla przedsiębiorców

Obowiązek otrzymywania faktur przez KSeF dotyczy już od 1 lutego 2026 r. także nabywców — niezależnie od wielkości firmy. W praktyce oznacza to konieczność zapewnienia dostępu do systemu lub interfejsu KSeF. Brak dostępu może powodować problemy przy odbiorze faktur VAT.

Jeśli korzystasz z systemu do fakturowania, już teraz warto przygotować się na:

• analizę dokumentacji API KSeF 2.0 (dostępnej od czerwca 2025),
• szkolenia zespołu przed obowiązkiem od lutego i kwietnia 2026

KSeF w Fakturowni

W Fakturowni na bieżąco śledzimy aktualizacje dotyczące wdrożenia KSeF i jesteśmy przygotowani na udostępnienie integracji naszego systemu z KSeF zgodnie z harmonogramem. Obecnie posiadamy automatyczną integrację w oparciu o schemę 2, jednak ze względu na zmiany, jakie mogą się pojawić wraz z wprowadzeniem schemy 3 – nie udostępniamy jeszcze publicznie naszej integracji. 

Nie chcemy, żeby nasi użytkownicy uczyli się dwóch różnych wersji, ponieważ może to wprowadzić zamieszanie. Na chwilę obecną udostępniamy możliwość ręcznego eksportu faktur do KSeF.