Czym różni się e-faktura od faktury ustrukturyzowanej?
E-faktura w dotychczasowym rozumieniu to elektroniczna wersja dokumentu, np. PDF wysłany mailem. Faktura ustrukturyzowana to plik XML zgodny ze wzorem FA(3), w którym każda rubryka – dane kontrahenta, pozycje, kwoty, stawki VAT – ma ściśle określone miejsce.
KSeF sprawdza zgodność faktury ze wzorem i odrzuca plik, który nie spełnia wymogów struktury. Faktura przyjęta przez system otrzymuje numer KSeF.
| Cecha | E-faktura (np. PDF) | Faktura ustrukturyzowana w KSeF |
|---|---|---|
| Format | dowolny, np. PDF | plik XML zgodny ze wzorem FA(3) |
| Sposób przekazania | e-mail, platforma lub inny uzgodniony kanał | przez KSeF – nabywca pobiera fakturę z systemu |
| Numer KSeF | brak | nadawany przez KSeF po przyjęciu faktury |
| Data wystawienia | data podana na fakturze | w trybie online dzień przesłania faktury do KSeF |
| Przechowywanie | po stronie wystawcy i nabywcy | w KSeF przez 10 lat |
| Kiedy się ją stosuje | m.in. faktury dla konsumentów i inne przypadki wyłączone z KSeF | sprzedaż między firmami objętymi obowiązkiem KSeF |
Wizualizacja i kod QR – czytelna forma faktury z KSeF
Faktura ustrukturyzowana to plik XML, ale program do fakturowania zintegrowany z KSeF pokazuje ją jako wizualizację – czytelny dokument w układzie zbliżonym do tradycyjnej faktury.
Na wizualizacji faktury przekazywanej poza KSeF, np. w PDF, umieszcza się kod QR z linkiem do faktury w KSeF oraz numer KSeF. Po zeskanowaniu kodu odbiorca może sprawdzić, czy faktura rzeczywiście jest w systemie.
Zobacz też: Kod QR na wizualizacji e-faktury (KSeF)
Kto w firmie może korzystać z KSeF?
Do wystawiania i pobierania faktur w KSeF potrzebne jest uwierzytelnienie, np. Profilem Zaufanym, mObywatelem, podpisem kwalifikowanym albo certyfikatem KSeF. Przedsiębiorca może nadać uprawnienia wybranym osobom, np. pracownikom lub księgowej, określając, kto może wystawiać, a kto odbierać faktury. Bez logowania można tylko sprawdzić lub pobrać pojedynczą fakturę, np. przez kod QR.
W programie do fakturowania zintegrowanym z KSeF, takim jak Fakturownia, nadajesz użytkownikom role – decydujesz, kto może wysyłać faktury do KSeF, a kto tylko je przygotowuje. Użytkownik bez uprawnienia nie prześle dokumentu do systemu.
Zobacz też: KSeF: Uprawnienia użytkowników w Fakturowni – kto może wysyłać dokumenty i jak to ustawić, Uprawnienia w KSeF – jak nimi zarządzać w praktyce?
Załącznik do faktury w KSeF – kiedy można go dodać?
Do faktury w KSeF można dodać załącznik, jeśli wcześniej zgłosisz taki zamiar w e-Urzędzie Skarbowym na formularzu ZGL_ZAL. Obowiązują przy tym zasady:
- zgłoszenie jest realizowane maksymalnie w ciągu 3 dni roboczych,
- załącznik jest częścią pliku XML faktury w strukturze FA(3), a nie osobnym plikiem, np. PDF,
- do jednej faktury można dodać jeden załącznik, a plik faktury z załącznikiem nie może przekraczać 3 MB,
- fakturę z załącznikiem wystawisz tylko w programie zintegrowanym z API KSeF 2.0 – nie w Aplikacji Podatnika,
- odbieranie faktur z załącznikiem nie wymaga żadnego zgłoszenia.
Data wystawienia i otrzymania faktury w KSeF – uwaga na różnice
W trybie online faktura jest wystawiona w dniu, w którym przesłano ją do KSeF (art. 106na ust. 1 ustawy o VAT). Datą otrzymania faktury przez nabywcę jest dzień nadania jej numeru KSeF (art. 106na ust. 3).
Inaczej jest w trybie offline: datą wystawienia zostaje data podana na fakturze, nawet jeśli do KSeF trafi ona później (art. 106nda ust. 16). Nabywca otrzymuje taką fakturę dopiero w dniu nadania jej numeru KSeF. Ma to znaczenie przy rozliczeniach VAT i ustalaniu terminów płatności.
Zobacz też: Jak wystawić fakturę w KSeF? Pierwsza faktura krok po kroku, KSeF nie działa? Tryb offline24, błędy i terminy dosłania faktur
Co KSeF zmienia w praktyce?
- program do faktur musi obsługiwać komunikację z KSeF i role użytkowników,
- osoby wystawiające faktury w KSeF potrzebują uprawnień,
- faktura dla firmy powstaje w KSeF – plik odrzucony przez system nie jest wystawioną fakturą,
- załączniki do faktur wymagają wcześniejszego zgłoszenia w e-Urzędzie Skarbowym.
Najczęstsze pytania o e-fakturę i fakturę ustrukturyzowaną
Czy po wprowadzeniu KSeF można wysyłać faktury w PDF?
Faktury w PDF nadal można wysyłać konsumentom i w przypadkach wyłączonych z KSeF. W sprzedaży między firmami objętymi KSeF fakturą jest plik XML w systemie, a PDF może być tylko jej wizualizacją z kodem QR.
Kiedy faktura w KSeF jest uznana za wystawioną?
Faktura w KSeF jest uznana za wystawioną w dniu przesłania jej do systemu, jeśli wystawiono ją w trybie online. Faktura wystawiona w trybie offline zachowuje datę wystawienia podaną na fakturze, nawet jeśli trafi do KSeF później.
Czy do faktury w KSeF można dodać załącznik?
Do faktury w KSeF można dodać jeden załącznik po zgłoszeniu takiego zamiaru w e-Urzędzie Skarbowym na formularzu ZGL_ZAL. Załącznik jest częścią pliku XML faktury, a fakturę z załącznikiem wystawia się w programie zintegrowanym z API KSeF 2.0.
O autorze
Artykuł został stworzony przez nasz zespół specjalistów. Łączymy doświadczenie, wiedzę merytoryczną i codzienne rozmowy z użytkownikami, aby dostarczać rzetelne i aktualne informacje o fakturowaniu, KSeF i prowadzeniu biznesu.