Wystawiasz e-faktury? Zobacz, czym KSeF różni się od obecnego fakturowania

Czym różni się e-faktura od faktury ustrukturyzowanej

E-faktura w dotychczasowym rozumieniu to po prostu elektroniczna wersja papierowego dokumentu. Faktura ustrukturyzowana to plik XML, którego każda rubryka – dane kontrahenta, pozycje, kwoty, stawki VAT – ma swoje ściśle określone miejsce.
Dzięki temu KSeF rozumie zawartość faktury, sprawdza poprawność danych i nie przyjmie dokumentu z błędami. Dopiero po akceptacji przez system faktura uzyskuje numer KSeF i zostaje przyjęta.

Sprawdź także: KSeF a wystawianie faktur – jakie ograniczenia czekają przedsiębiorców

Wizualizacja i kod QR – czytelna forma e-faktury w KSeF

Mimo że faktura ustrukturyzowana to plik XML, użytkownik nie zobaczy jej w postaci „ciągu znaków”. Każdy system do fakturowania zintegrowany z KSeF zapewni wizualizację faktury, czyli przejrzysty podgląd w układzie zbliżonym do tradycyjnego dokumentu.

Nowością będzie kod QR, który pojawi się na wizualizacji faktury i będzie zawierał unikalny identyfikator KSeF oraz link umożliwiający dostęp do faktury. To praktyczne rozwiązanie dla obu stron – sprzedawcy i odbiorcy – bo eliminuje ryzyko podrobionych dokumentów.

Kto w firmie może korzystać z KSeF

Każdy dostęp do KSeF wymaga uwierzytelnienia – profilem zaufanym, podpisem kwalifikowanym lub certyfikatem KSeF. Przedsiębiorca może nadać prawa wybranym osobom, np. pracownikom lub księgowej, określając, kto może wystawiać i odbierać faktury.

Jeśli korzystasz z programu do fakturowania zintegrowanego z KSeF – takiego jak Fakturownia – będziesz musiał w tym systemie nadać każdemu użytkownikowi odpowiednie role. Możesz zdecydować, kto ma prawo wysyłać faktury do KSeF, a kto tylko je przygotowuje. To ważne, bo nieautoryzowany użytkownik nie będzie mógł przesłać dokumentu do systemu.

Sprawdź także: Rola użytkownika a uprawnienie wysyłania faktur do KSeF

Załączniki w KSeF – kiedy będzie można je dodawać

Wraz z wejściem obowiązkowego KSeF przedsiębiorcy będą mięli możliwość dodawania załączników do faktury, ale będą musieli przy tym spełniać określone warunki:

• Firmy będą musiały wnioskować o możliwość dodania załączników do e-Urzędu Skarbowego
• Załączniki będą częścią strukturalną pliku XML zgodnego ze schemą 3
• Firmy będą też musiały określić format i rozmiar załącznika, a w przypadku jakichkolwiek zmian – ponownie wnioskować o możliwość jego dodania

Data wystawienia i otrzymania faktury w KSeF – uwaga na różnice

W KSeF moment wystawienia faktury, to nie chwila kliknięcia „zapisz” w systemie do fakturowania, tylko moment, gdy system KSeF nada jej numer KSeF. Dopiero wtedy dokument uznaje się za wystawiony.

Podobnie jest z datą otrzymania – nabywca uzyskuje dostęp do faktury w chwili, gdy pojawi się ona w KSeF i zostanie jej nadany numer KSeF. Może więc się zdarzyć, że faktura utworzona w programie jednego dnia zostanie formalnie wystawiona dopiero dnia następnego, jeśli np była wystawiona w trybie offline. To ważne przy rozliczeniach VAT i ustalaniu terminów płatności.

Co to oznacza w praktyce

KSeF wymaga od firm większej precyzji i porządku:

• system do faktur musi obsługiwać komunikację z KSeF i role użytkowników,
• pracownicy muszą mieć przypisane uprawnienia,
• faktura staje się „oficjalna” dopiero po nadaniu numeru KSeF,
• załączniki będą dostępne dopiero po wcześniejszym ich zawnioskowaniu w e-Urzędzie Skarbowym

Podsumowanie

Jeśli już dziś wystawiasz faktury elektroniczne, na pierwszy rzut oka KSeF może wydawać się tylko kolejnym etapem cyfryzacji. Nadal będziesz korzystać ze swojego programu do fakturowania, ale tym razem dane trafią bezpośrednio do centralnego systemu Ministerstwa Finansów. W praktyce oznacza to zmianę całego podejścia do fakturowania — dokument w KSeF nie jest plikiem PDF, lecz zbiorem danych zapisanych w ustandaryzowanym formacie XML, z pełną kontrolą poprawności po stronie systemu państwowego.

 

Zobacz więcej wpisów