Dzień wystawienia faktury należy do najprzyjemniejszych w miesiącu przedsiębiorcy. Niestety, smutną codziennością wielu właścicieli firm czy też  jednoosobowych działalności, są opóźnienia w otrzymywaniu płatności za wystawione faktury. Co można zrobić w takiej sytuacji? Mamy kilka rozwiązań.

Nieopłacone w terminie faktury to jedna z największych bolączek polskich przedsiębiorców. Problem ten ma miejsce od wielu lat. Jak czytamy w  raporcie Portfel Należności Polskich Przedsiębiorstw, który opracował KRD i KFF, 9 na 10 firm płaci należność z faktury z opóźnieniem. Pandemia i związane z nią perturbacje ekonomiczne nie poprawiły tej sytuacji.

Faktura niezapłacona na czas - co zrobić?

Na szczęście są sposoby na kontrahentów, którzy ociągają się z zapłatą. Osoba, która pamięta o terminie dostarczenia usługi, ale zapomina o dacie płatności, może bardzo negatywnie wpłynąć na sytuację finansową firmy. Nierzadko to właśnie zatory w płatnościach są przyczyną bankructwa mniejszych firm.

Najprostszym, ale niekoniecznie skutecznym sposobem wpływania na nieuczciwego kontrahenta jest dzwonienie i przypominanie o fakturze. Do tego dołożyć można wysyłanie e-maili z prośbą o zapłatę.  Warto przekazać je również w formie tradycyjnego listu poleconego i zachować dowód nadania, by w późniejszym czasie móc ewentualnie użyć go w procesie sądowym.

Takie działania mają pokazać spóźnialskiej firmie, że jesteśmy uparci i nie odpuścimy. Ważne, by w czasie rozmowy być stanowczym i kulturalnym. Lepiej nie eskalować konfliktu i nie palić mostów, bo nigdy nie wiemy, czy ten klient nie będzie kiedyś naszym najlepszym kontrahentem.

Przypomnienie o płatności

W przypominaniu kontrahentowi o niezapłaconej fakturze może wyręczyć nas funkcja oferowana przez Fakturownię. Wiadomość przypominającą o tym, że termin płatności minął, możemy wysłać ręcznie lub ustawić automatyczną wysyłkę. 

Wystarczy tylko wejść w ustawienia swojego konta i kliknąć opcję automatycznej wysyłki. To rozwiązanie po pierwsze zdejmuje z naszej głowy konieczność pamiętania o dacie płatności, a po drugie jest grzeczną, ale stanowczą formą przypomnienia kontrahentowi o zaległym zobowiązaniu. Jest to dobrze widziany element tak zwanej “miękkiej windykacji”.

Wezwanie do zapłaty

Od kilku lat nie ma obowiązku wysyłania wezwania do zapłaty. Ustawodawca słusznie założył, że już sama faktura, na której znajduje się data płatności, jest swoistym wezwaniem. Mimo to warto taki dokument w pewnych sytuacjach wysłać, ponieważ formalne pismo motywuje bardziej, a nadal jest formą polubownego załatwienia sporu. 

W takim wezwaniu powinny znaleźć się informacje, kto kogo wzywa do zapłaty, za co należy się płatność, jaka jest kwota zaległości wraz z oznaczeniem dokumentu potwierdzającego należność (zwykle jest to numer faktury). Warto, by znalazł się tam również zapis o tym, że w przypadku niedotrzymania terminu, sprawa zostanie skierowana na drogę sądową. 

Wynajem firmy windykującej

Windykacja długów to nic innego jak stanowcze domaganie się swoich praw. Nie wszyscy jednak potrafią to robić skutecznie. Jeśli nie masz do tego predyspozycji, a w dodatku suma na fakturze jest spora, poszukaj sprawdzonej firmy windykacyjnej.

Firma windykacyjna bierze na siebie ewentualne rozmowy lub negocjacje z dłużnikami, a także kiedy jest taka potrzeba, ustala wysokość odszkodowania. Takie rozwiązanie to już ostateczność, stosowana wtedy, kiedy nasze wcześniejsze działania nie przyniosły rezultatów. 

Wpisanie do rejestru dłużników

Niepłacącego kontrahenta można również wpisać do Krajowego Rejestru Dłużników. Aby to zrobić, musimy jedynie założyć konto w BIG InfoMonitor. Nie każdy opieszały kontrahent może się tam jednak znaleźć. Dlaczego? Zaległość, z którą mamy problem, musi powstać co najmniej przed 30 dniami i wynosić nie mniej niż 500 złotych. W dodatku przynajmniej 30 dni przed wpisem dłużnik musi otrzymać wezwanie do zapłaty.

Fakturownia podąża za zmianami prawnymi w Polsce i w Europie
Fakturownia to prosty system, do zarządzania przychodami i wydatkami, a także całymi finansami firmy.
Zarejestruj się w Fakturownia.pl

Faktoring

Faktoring coraz częściej z powodzeniem zastępuje wysyłanie pozwów i wezwań do zapłaty. Na czym polega? To w skrócie zewnętrzna pomoc w rozładowaniu zatorów płatniczych. Firma zewnętrzna (bank lub inna wyspecjalizowana firma) - faktor - wykupuje faktury od klienta, który jest dostawcą usług lub towarów dla innych kontrahentów. 

Jeszcze przed upływem terminu płatności klient przekazuje faktorowi faktury. Należne mu pieniądze (suma obniżona jest o prowizję dla faktora) lądują na jego firmowym koncie. Kontrahent zaś wpłaca pieniądze na konto faktora. Można wydzielić kilka rodzajów faktoringu, ale ich istota jest taka sama - faktor płaci znaczną część faktury i bierze na siebie ściąganie wierzytelności od kontrahenta. 

Wszyscy klienci Fakturowni mogą w łatwy sposób skorzystać z usług faktoringowych oferowanych przez faktora Brutto.pl. Dzięki integracji obydwu firm decyzja wydawana jest natychmiastowo, pieniądze sprawnie wędrują na firmowe konto, a w dodatku wszystkie formalności można załatwić online. 

Korzystając z usług Brutto.pl, firma mająca problem z niewypłacalnym klientem, zyskuje pewność, że nie zostanie obciążona żadnymi dodatkowymi kosztami poza ustaloną na początku marżą. Co ważne, Brutto.pl współpracuje nawet z małymi firmami, które mogą mieć problem z wzięciem kredytu w banku. 

Sprzedaż długu 

Kolejnym sposobem na radzenie sobie w trudnej sytuacji finansowej, związanej z zatorem w płatnościach faktur, jest sprzedaż długu. To istotne, zwłaszcza jeśli nieopłacone faktury bardzo nadszarpnął nasz budżet. Ta opcja jest mniej korzystna niż klasyczna windykacja, ale czasem staje się jedyną możliwością wyjścia z zatoru płatniczego (np. gdy dłużnik jest niewypłacalny, ogłosi upadłość lub wierzytelność się przedawniła).  Nie każdy dług można jednak sprzedać. Wystarczy zerknąć do umowy. Jeśli jest w niej zakaz cesji, to niestety sprzedaż jest niemożliwa.

Pozew sądowy

Pozew sądowy często uważany jest za ostateczne rozwiązanie, ponieważ zajmuje sporo czasu. Przy tym rozwiązaniu warto korzystać z usług prawnika. Jak wynika z Kodeksu postępowania Cywilnego z 17.11 1964 (art. 1964 roku), pozew musi zawierać oznaczenie sądu, do którego będzie składany, imiona i nazwiska lub nazwy firm stron, dokładne określenie wymagalności faktury, data wymagalności roszczenia. W dodatku musi pojawić się informacja, czy strony podjęły mediację.

Najczęściej spór na drodze sądowej kończy się wydaniem nakazu zapłaty, który po dodaniu stosownej klauzulę będzie stanowił tytuł egzekucyjny. Wówczas próbę odzyskania długów przejmuje komornik. Jego zadaniem jest zdobycie kwoty wynikającej z faktury wraz z odsetkami ustawowymi i kosztami postępowania sądowego. 

Znacznym minusem sądowego rozwiązania sprawy jest długi czas oczekiwania od momentu skierowania sprawy do sądu do wyegzekwowania należności przez komornika. Zazwyczaj zajmuje to wiele miesięcy. 

Jak zapobiegać nieopłaconym na czas fakturom?

Wiara w ludzi na pewno jest ważna w życiu, ale w przypadku prowadzenie firmy lepiej mieć rezerwę w stosunku do dobrych intencji klienta. Właśnie dlatego, warto uprzedzić fakty i utrudnić kontrahentowi zwlekanie z opłaceniem faktury. Trzeba zabrać się za to jeszcze przed wystawieniem faktury.

Co w takim razie możemy zrobić, by ograniczyć występowanie opóźnień w płatnościach? 

1. Dobrze jest omówić z klientem termin płatności. Nie każdy może dokonać jej w terminie 7 dni. Czasem lepiej od razu wystawić czternastodniową datę zapłaty niż niepotrzebnie się denerwować. 

2. Warto sprawdzić dokładnie zamawiającego, zwłaszcza jeśli mamy zamiar wystawić fakturę na większą sumę. Chcąc to zrobić, możemy skorzystać z płatnych usług Biur Informacji Gospodarczej. Te firmy zbierają i przekazują informację o nieuczciwych klientach. Jeśli nie chcemy wydawać pieniędzy, można podobne rozeznanie przeprowadzić na własną rękę w sieci. 

3. Istotne jest przygotowanie pisemnej umowy, w której zamieszczone są wszystkie szczegóły dotyczące zlecenia/zapłaty/terminów. Sądy naprawdę zwracają na nią uwagę i taka umowa stanowi niepodważalny dowód. 

4. Ważne jest sprawdzenie i zweryfikowanie wszelkich wprowadzonych danych, podczas wystawiania faktury. Błędy mogą spowodować, że klient nie opłaci zobowiązania, a o niepoprawnych informacjach powie dopiero, kiedy go ponaglimy. Zrobienie korekty wydłuża czas i niepotrzebnie szarga nerwy.