Czy biuro rachunkowe może otrzymać zdjęcie faktury zamiast oryginału?

Od 01.01.2022 działa Krajowy System e-Faktur. Przez najbliższy rok korzystanie z niego jest opcjonalne, a w użyciu ciągle są faktury papierowe. Czy można tradycyjną, papierową wersję faktury zeskanować lub sfotografować i przekazać do biura rachunkowego? Czy to zgodne z prawem?

Przekazywanie papierowej wersji faktury zewnętrznej firmie, która zajmuje się księgowością, czasem bywa problematyczne. W wielu przypadkach faktura wystawiona przez kontrahenta zostaje zeskanowana lub w inny sposób zarchiwizowana cyfrowo. Czasem także, po sprawdzeniu wersji cyfrowej pod względem merytorycznym, rachunkowym i podatkowym, papierowa faktura bywa niszczona (głównie ze względu na oszczędność czasu oraz obniżenie kosztów archiwizacji). Czy jedynie cyfrowa wersja, przekazana do biura rachunkowego nie budzi zastrzeżeń urzędu skarbowego?

Skan czy oryginał faktury? Ministerstwo Finansów wyjaśnia

Według wyjaśnień Ministerstwa Finansów udzielonych w maju 2021 roku zarchiwizowane dokumenty, które przechowywane są jedynie w wersji elektronicznej (czyli zeskanowane wersje papierowe, które następnie zutylizowano) jako skany, mogą stanowić podstawę ujmowania wydatków jako koszty uzyskania przychodów. Jak tłumaczyło Ministerstwo Finansów, dokumentowanie wydatków za pomocą skanów nie stanowi samoistnej podstawy wykluczenia takich wydatków z kosztów uzyskania przychodów.

Czy skan faktury jest dowodem księgowym?

O tym, jak należy dokumentować operacje gospodarcze i jakie warunki formalne powinny spełniać dowody księgowe będące podstawą zapisów w księgach rachunkowych, mówią art. 20 i art. 21 ustawy o rachunkowości.

W myśl brzmienia ustawy, podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe (które zawierają  wskazane w art. 21 uor - między innymi: określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego, określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej, opis operacji oraz jej wartość, datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu, podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów oraz stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca,  a także sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych i podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania).

Z kolei o tym, jakie warunki musi spełniać dokument elektroniczny, by być uznanym za dowód księgowy, mówi art. 106g ustawy o podatku od towarów i usług. Ustanawia on, że skan faktury może być uznany za dowód księgowy w przypadku, kiedy autentyczność jego pochodzenia jest potwierdzona, a integralność i czytelność treści zachowana. Zwykle jako autentyczność pochodzenia rozumie się, że nabywca (towaru czy usługi) wie, kto wystawił mu fakturę. Integralność i czytelność to po prostu obowiązek skanowania faktury w takiej jakości, by skan był czytelny oraz zakaz modyfikowania zeskanowanej faktury.

W tym miejscu warto przypomnieć, że skan faktury to nie to samo co elektroniczna faktura! Wysyłanie faktury ustandaryzowanej, jak na razie, wymaga zgody nabywcy towaru lub usługi. To, czy wersję papierową kontrahent zeskanuje lub sfotografuje, nie wymaga niczyjego zezwolenia. Forma przekazania nabywcy faktury nie ma nic wspólnego z tym, w jakiej formie będzie ją przechowywał czy przekazywał do zewnętrznego biura rachunkowego. 

Czy można wysłać księgowej skan faktury?

Przywołane wyżej przepisy pokazują, że zeskanowanie czy zrobienie fotokopii faktury papierowej jest jak najbardziej akceptowalne przez urząd skarbowy. Nie ma więc żadnej konieczności, by do biura rachunkowego przekazywać “oryginał” faktury (warto zresztą przypomnieć, że na dziś dzień nie ma już podziału na oryginał i kopię faktury, a obowiązkiem jest po prostu wydanie klientowi dokumentu, który jest jednym z dwóch egzemplarzy wystawionej faktury). Śmiało można więc wysyłać do biura rachunkowego skany lub zdjęcia. Taka forma jest też często wygodniejsza dla samych księgowych, ponieważ znacznie ogranicza ilość dokumentów piętrzących się w archiwum.

Sprawdź także: Najważniejsze rzeczy, o których musisz pamiętać wystawiając faktury

Jak przekazywać skany faktur do biura rachunkowego?

Nie ma jednej obowiązującej ścieżki przekazywania skanu czy zdjęcia faktury księgowym. Wielu podatników wysyła je po prostu mailem, ale można zrobić to za pomocą aplikacji księgowych czy popularnych komunikatorów - takich jak Messenger, SnapChat czy Telegram. 

Dlaczego warto skanować faktury?

Podatnicy mają obowiązek przechowywania faktur, które wystawili sami lub w swoim imieniu (dotyczy to także faktur wystawionych ponownie) oraz faktur, jakie otrzymali (również te wystawione ponownie). Z biegiem lat tych dokumentów robi się naprawdę sporo.

Skanowanie faktur papierowych ma sporo plusów. Nawet w przypadku, kiedy fiskus ma “wyraźne życzenie” przedstawienia mu faktur podatnika, można przedłożyć w urzędzie skarbowym skany. Kontrole urzędników skarbowych sporadycznie odbywają się osobiście. Zwłaszcza w czasie pandemii. Najczęściej “skarbówka” prosi o przesłanie stosownych dokumentów. Kiedy mamy je już zeskanowane, można szybko i sprawnie przesłać je mailem lub udostępnić.

Istotne jest także to, że cyfrowe nośniki są wbrew pozorom trwalsze niż papierowe wersje faktur. Papierowa faktura po kilku latach bardzo często blaknie, a niewyraźna treść łamie zasady czytelności dowodu księgowego. Skany również o wiele łatwiej bezpiecznie przechować.

Jakich faktur lepiej nie skanować?

Nie ma żadnego przepisu, który zabroniłby skanowania konkretnego rodzaju faktur. By jednak zachować obowiązek czytelności skanu czy fotokopii faktury lepiej nie robić zdjęć i nie skanować ręcznie wypisanych i wyblakłych faktur. Pismo odręczne bywa trudne do odczytania nawet na papierowej wersji faktury. W czasie ich skanowania system OCR skanera (oprogramowania, które rozpoznaje znaki w pliku graficznym o postaci rastrowe) wariuje i może błędnie odczytać zapis. W efekcie taki skan będzie trudny do odczytania. Podobnie rzecz się ma w przypadku słabo widocznych faktur. Po zeskanowaniu bardzo często nie da się ich odczytać.

Czy można wysłać księgowej skan raportu kasowego?

Niestety faktura jest jedynym dokumentem, co do którego dopuszczono obieg w egzemplarzach elektronicznych. Papierowe raporty kasowe i inne dokumenty otrzymane na papierze muszą być przechowywane w tej samej formie. Oznacza to, że można raport kasowy zeskanować i w ten sposób przekazać do biura księgowego, ale nie można pozbywać się oryginalnej papierowej wersji.

Sprawdź także: Krajowy System e- Faktur i faktura ustrukturyzowana - koszmar czy ułatwienie dla podatników?