Blog Fakturowni

Witamy Cię na blogu Fakturowni! Sprawdź polecane artykuły lub znajdź temat, który Cię interesuje.

Czy biuro rachunkowe może otrzymać zdjęcie faktury zamiast oryginału?

Czy biuro rachunkowe może otrzymać zdjęcie faktury zamiast oryginału?

Spis treści:

Od 01.01.2022 działa Krajowy System e-Faktur. Przez najbliższy rok korzystanie z niego jest opcjonalne, a w użyciu ciągle są faktury papierowe. Czy można tradycyjną, papierową wersję faktury zeskanować lub sfotografować i przekazać do biura rachunkowego? Czy to zgodne z prawem?

Przekazywanie papierowej wersji faktury zewnętrznej firmie, która zajmuje się księgowością, czasem bywa problematyczne. W wielu przypadkach faktura wystawiona przez kontrahenta zostaje zeskanowana lub w inny sposób zarchiwizowana cyfrowo. Czasem także, po sprawdzeniu wersji cyfrowej pod względem merytorycznym, rachunkowym i podatkowym, papierowa faktura bywa niszczona (głównie ze względu na oszczędność czasu oraz obniżenie kosztów archiwizacji). Czy jedynie cyfrowa wersja, przekazana do biura rachunkowego nie budzi zastrzeżeń urzędu skarbowego?

Skan czy oryginał faktury? Ministerstwo Finansów wyjaśnia

Według wyjaśnień Ministerstwa Finansów udzielonych w maju 2021 roku zarchiwizowane dokumenty, które przechowywane są jedynie w wersji elektronicznej (czyli zeskanowane wersje papierowe, które następnie zutylizowano) jako skany, mogą stanowić podstawę ujmowania wydatków jako koszty uzyskania przychodów. Jak tłumaczyło Ministerstwo Finansów, dokumentowanie wydatków za pomocą skanów nie stanowi samoistnej podstawy wykluczenia takich wydatków z kosztów uzyskania przychodów.

Skan czy oryginał faktury? Ministerstwo Finansów wyjaśnia. Fakturownia.pl 

Czy skan faktury jest dowodem księgowym?

O tym, jak należy dokumentować operacje gospodarcze i jakie warunki formalne powinny spełniać dowody księgowe będące podstawą zapisów w księgach rachunkowych, mówią art. 20 i art. 21 ustawy o rachunkowości.

W myśl brzmienia ustawy, podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe (które zawierają  wskazane w art. 21 uor - między innymi: określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego, określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej, opis operacji oraz jej wartość, datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu, podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów oraz stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca,  a także sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych i podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania).

Z kolei o tym, jakie warunki musi spełniać dokument elektroniczny, by być uznanym za dowód księgowy, mówi art. 106g ustawy o podatku od towarów i usług. Ustanawia on, że skan faktury może być uznany za dowód księgowy w przypadku, kiedy autentyczność jego pochodzenia jest potwierdzona, a integralność i czytelność treści zachowana. Zwykle jako autentyczność pochodzenia rozumie się, że nabywca (towaru czy usługi) wie, kto wystawił mu fakturę. Integralność i czytelność to po prostu obowiązek skanowania faktury w takiej jakości, by skan był czytelny oraz zakaz modyfikowania zeskanowanej faktury.

W tym miejscu warto przypomnieć, że skan faktury to nie to samo co elektroniczna faktura! Wysyłanie faktury ustandaryzowanej, jak na razie, wymaga zgody nabywcy towaru lub usługi. To, czy wersję papierową kontrahent zeskanuje lub sfotografuje, nie wymaga niczyjego zezwolenia. Forma przekazania nabywcy faktury nie ma nic wspólnego z tym, w jakiej formie będzie ją przechowywał czy przekazywał do zewnętrznego biura rachunkowego. 

Czy można wysłać księgowej skan faktury?

Przywołane wyżej przepisy pokazują, że zeskanowanie czy zrobienie fotokopii faktury papierowej jest jak najbardziej akceptowalne przez urząd skarbowy. Nie ma więc żadnej konieczności, by do biura rachunkowego przekazywać “oryginał” faktury (warto zresztą przypomnieć, że na dziś dzień nie ma już podziału na oryginał i kopię faktury, a obowiązkiem jest po prostu wydanie klientowi dokumentu, który jest jednym z dwóch egzemplarzy wystawionej faktury). Śmiało można więc wysyłać do biura rachunkowego skany lub zdjęcia. Taka forma jest też często wygodniejsza dla samych księgowych, ponieważ znacznie ogranicza ilość dokumentów piętrzących się w archiwum.

Sprawdź także: Najważniejsze rzeczy, o których musisz pamiętać wystawiając faktury

Jak przekazywać skany faktur do biura rachunkowego?

Nie ma jednej obowiązującej ścieżki przekazywania skanu czy zdjęcia faktury księgowym. Wielu podatników wysyła je po prostu mailem, ale można zrobić to za pomocą aplikacji księgowych czy popularnych komunikatorów - takich jak Messenger, SnapChat czy Telegram. 

Dlaczego warto skanować faktury?

Podatnicy mają obowiązek przechowywania faktur, które wystawili sami lub w swoim imieniu (dotyczy to także faktur wystawionych ponownie) oraz faktur, jakie otrzymali (również te wystawione ponownie). Z biegiem lat tych dokumentów robi się naprawdę sporo.

Skanowanie faktur papierowych ma sporo plusów. Nawet w przypadku, kiedy fiskus ma “wyraźne życzenie” przedstawienia mu faktur podatnika, można przedłożyć w urzędzie skarbowym skany. Kontrole urzędników skarbowych sporadycznie odbywają się osobiście. Zwłaszcza w czasie pandemii. Najczęściej “skarbówka” prosi o przesłanie stosownych dokumentów. Kiedy mamy je już zeskanowane, można szybko i sprawnie przesłać je mailem lub udostępnić.

Istotne jest także to, że cyfrowe nośniki są wbrew pozorom trwalsze niż papierowe wersje faktur. Papierowa faktura po kilku latach bardzo często blaknie, a niewyraźna treść łamie zasady czytelności dowodu księgowego. Skany również o wiele łatwiej bezpiecznie przechować.

Jakich faktur lepiej nie skanować?

Nie ma żadnego przepisu, który zabroniłby skanowania konkretnego rodzaju faktur. By jednak zachować obowiązek czytelności skanu czy fotokopii faktury lepiej nie robić zdjęć i nie skanować ręcznie wypisanych i wyblakłych faktur. Pismo odręczne bywa trudne do odczytania nawet na papierowej wersji faktury. W czasie ich skanowania system OCR skanera (oprogramowania, które rozpoznaje znaki w pliku graficznym o postaci rastrowe) wariuje i może błędnie odczytać zapis. W efekcie taki skan będzie trudny do odczytania. Podobnie rzecz się ma w przypadku słabo widocznych faktur. Po zeskanowaniu bardzo często nie da się ich odczytać.

Czy można wysłać księgowej skan raportu kasowego?

Niestety faktura jest jedynym dokumentem, co do którego dopuszczono obieg w egzemplarzach elektronicznych. Papierowe raporty kasowe i inne dokumenty otrzymane na papierze muszą być przechowywane w tej samej formie. Oznacza to, że można raport kasowy zeskanować i w ten sposób przekazać do biura księgowego, ale nie można pozbywać się oryginalnej papierowej wersji.

Sprawdź także: Krajowy System e- Faktur i faktura ustrukturyzowana - koszmar czy ułatwienie dla podatników?

Zobacz więcej wpisów
  • MŚP w czasach AI, czyli jak się wybić na tle konkurencji?
    Fakturownia - aktualności

    MŚP w czasach AI, czyli jak się wybić na tle konkurencji?

    Chcielibyśmy podziękować wszystkim, którzy zapisali się na nasz webinar "MŚP w czasach AI, czyli jak się wybić na tle konkurencji?". Niestety, z przyczyn technicznych webinar nie odbył się na żywo.


    2024-06-12

    Ewelina Helbrecht

  • KSeF bez tajemnic: Co się zmienia po ogłoszeniu wyniku audytu technicznego?
    Fakturownia - aktualności

    KSeF bez tajemnic: Co się zmienia po ogłoszeniu wyniku audytu technicznego?

    Od trzęsienia ziemi do trzęsienia ziemi”, czyli o zmianach we wdrażaniu KSeF po wyniku audytu technicznego szczegółowo omówiła Magdalena Malicka, Analityczka Biznesowa i specjalistka ds. KSeF w Fakturowni.


    2024-05-23

    Ewelina Helbrecht

  • Czego nie powie Ci księgowa a chcesz wiedzieć o finansach swojej firmy
    Fakturownia - aktualności

    Czego nie powie Ci księgowa a chcesz wiedzieć o finansach swojej firmy

    Dziękujemy wszystkim uczestnikom webinaru, musimy przyznać, że była to solidna dawka informacji! Bardzo cieszy nas ilość pozytywnych opinii, które otrzymaliśmy zaraz po wydarzeniu.


    2024-03-27

    Ewelina Helbrecht

  • Aktualizacje systemu: nowa strona z podsumowaniami zmian w Fakturowni
    fakturownia - komunikaty

    Aktualizacje systemu: nowa strona z podsumowaniami zmian w Fakturowni

    Dbamy o to, aby nasz system był dla Was prosty, intuicyjny i wygodny. Podobna myśl przyświecała nam, kiedy przygotowywaliśmy dla Was stronę Aktualizacje systemu, która pozwoli Wam wygodniej zapoznawać się ze zmianami wprowadzanymi w Fakturowni.


    2025-04-10

    Paulina Grzęda

  • Nowości i optymalizacje: luty 2025
    fakturownia - komunikaty

    Nowości i optymalizacje: luty 2025

    Rozwijając Fakturownię, stawiamy sobie za cel przede wszystkim jej praktyczny charakter. Po ostatnim miesiącu znajdziecie więc w naszym systemie nową funkcję, której brakowało Wam do tej pory oraz usprawnienia kilku innych, z których chętnie korzystacie w codziennej pracy. Oprócz tego informujemy o czasowym wyłączeniu jednej opcji. Zapraszamy do zapoznania się z podsumowaniem najważniejszych zmian systemowych wprowadzonych w lutym!

     


    2025-03-10

    Paulina Grzęda

  • Nowości i optymalizacje: styczeń 2025
    fakturownia - komunikaty

    Nowości i optymalizacje: styczeń 2025

    Rok 2025 rozpoczęliśmy hucznie, oddając w Wasze ręce długo wyczekiwaną funkcję e-Paragonów. Oprócz tego w naszym systemie czeka na Was szereg optymalizacji ułatwiających codzienną pracę – serdecznie zapraszamy więc do zapoznania się z podsumowaniem styczniowych wdrożeń w Fakturowni!


    2025-02-12

    Paulina Grzęda

Czy biuro rachunkowe może otrzymać zdjęcie faktury zamiast oryginału?

Czy biuro rachunkowe może otrzymać zdjęcie faktury zamiast oryginału?

Spis treści:

Od 01.01.2022 działa Krajowy System e-Faktur. Przez najbliższy rok korzystanie z niego jest opcjonalne, a w użyciu ciągle są faktury papierowe. Czy można tradycyjną, papierową wersję faktury zeskanować lub sfotografować i przekazać do biura rachunkowego? Czy to zgodne z prawem?

Przekazywanie papierowej wersji faktury zewnętrznej firmie, która zajmuje się księgowością, czasem bywa problematyczne. W wielu przypadkach faktura wystawiona przez kontrahenta zostaje zeskanowana lub w inny sposób zarchiwizowana cyfrowo. Czasem także, po sprawdzeniu wersji cyfrowej pod względem merytorycznym, rachunkowym i podatkowym, papierowa faktura bywa niszczona (głównie ze względu na oszczędność czasu oraz obniżenie kosztów archiwizacji). Czy jedynie cyfrowa wersja, przekazana do biura rachunkowego nie budzi zastrzeżeń urzędu skarbowego?

Skan czy oryginał faktury? Ministerstwo Finansów wyjaśnia

Według wyjaśnień Ministerstwa Finansów udzielonych w maju 2021 roku zarchiwizowane dokumenty, które przechowywane są jedynie w wersji elektronicznej (czyli zeskanowane wersje papierowe, które następnie zutylizowano) jako skany, mogą stanowić podstawę ujmowania wydatków jako koszty uzyskania przychodów. Jak tłumaczyło Ministerstwo Finansów, dokumentowanie wydatków za pomocą skanów nie stanowi samoistnej podstawy wykluczenia takich wydatków z kosztów uzyskania przychodów.

Skan czy oryginał faktury? Ministerstwo Finansów wyjaśnia. Fakturownia.pl 

Czy skan faktury jest dowodem księgowym?

O tym, jak należy dokumentować operacje gospodarcze i jakie warunki formalne powinny spełniać dowody księgowe będące podstawą zapisów w księgach rachunkowych, mówią art. 20 i art. 21 ustawy o rachunkowości.

W myśl brzmienia ustawy, podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe (które zawierają  wskazane w art. 21 uor - między innymi: określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego, określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej, opis operacji oraz jej wartość, datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu, podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów oraz stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca,  a także sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych i podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania).

Z kolei o tym, jakie warunki musi spełniać dokument elektroniczny, by być uznanym za dowód księgowy, mówi art. 106g ustawy o podatku od towarów i usług. Ustanawia on, że skan faktury może być uznany za dowód księgowy w przypadku, kiedy autentyczność jego pochodzenia jest potwierdzona, a integralność i czytelność treści zachowana. Zwykle jako autentyczność pochodzenia rozumie się, że nabywca (towaru czy usługi) wie, kto wystawił mu fakturę. Integralność i czytelność to po prostu obowiązek skanowania faktury w takiej jakości, by skan był czytelny oraz zakaz modyfikowania zeskanowanej faktury.

W tym miejscu warto przypomnieć, że skan faktury to nie to samo co elektroniczna faktura! Wysyłanie faktury ustandaryzowanej, jak na razie, wymaga zgody nabywcy towaru lub usługi. To, czy wersję papierową kontrahent zeskanuje lub sfotografuje, nie wymaga niczyjego zezwolenia. Forma przekazania nabywcy faktury nie ma nic wspólnego z tym, w jakiej formie będzie ją przechowywał czy przekazywał do zewnętrznego biura rachunkowego. 

Czy można wysłać księgowej skan faktury?

Przywołane wyżej przepisy pokazują, że zeskanowanie czy zrobienie fotokopii faktury papierowej jest jak najbardziej akceptowalne przez urząd skarbowy. Nie ma więc żadnej konieczności, by do biura rachunkowego przekazywać “oryginał” faktury (warto zresztą przypomnieć, że na dziś dzień nie ma już podziału na oryginał i kopię faktury, a obowiązkiem jest po prostu wydanie klientowi dokumentu, który jest jednym z dwóch egzemplarzy wystawionej faktury). Śmiało można więc wysyłać do biura rachunkowego skany lub zdjęcia. Taka forma jest też często wygodniejsza dla samych księgowych, ponieważ znacznie ogranicza ilość dokumentów piętrzących się w archiwum.

Sprawdź także: Najważniejsze rzeczy, o których musisz pamiętać wystawiając faktury

Jak przekazywać skany faktur do biura rachunkowego?

Nie ma jednej obowiązującej ścieżki przekazywania skanu czy zdjęcia faktury księgowym. Wielu podatników wysyła je po prostu mailem, ale można zrobić to za pomocą aplikacji księgowych czy popularnych komunikatorów - takich jak Messenger, SnapChat czy Telegram. 

Dlaczego warto skanować faktury?

Podatnicy mają obowiązek przechowywania faktur, które wystawili sami lub w swoim imieniu (dotyczy to także faktur wystawionych ponownie) oraz faktur, jakie otrzymali (również te wystawione ponownie). Z biegiem lat tych dokumentów robi się naprawdę sporo.

Skanowanie faktur papierowych ma sporo plusów. Nawet w przypadku, kiedy fiskus ma “wyraźne życzenie” przedstawienia mu faktur podatnika, można przedłożyć w urzędzie skarbowym skany. Kontrole urzędników skarbowych sporadycznie odbywają się osobiście. Zwłaszcza w czasie pandemii. Najczęściej “skarbówka” prosi o przesłanie stosownych dokumentów. Kiedy mamy je już zeskanowane, można szybko i sprawnie przesłać je mailem lub udostępnić.

Istotne jest także to, że cyfrowe nośniki są wbrew pozorom trwalsze niż papierowe wersje faktur. Papierowa faktura po kilku latach bardzo często blaknie, a niewyraźna treść łamie zasady czytelności dowodu księgowego. Skany również o wiele łatwiej bezpiecznie przechować.

Jakich faktur lepiej nie skanować?

Nie ma żadnego przepisu, który zabroniłby skanowania konkretnego rodzaju faktur. By jednak zachować obowiązek czytelności skanu czy fotokopii faktury lepiej nie robić zdjęć i nie skanować ręcznie wypisanych i wyblakłych faktur. Pismo odręczne bywa trudne do odczytania nawet na papierowej wersji faktury. W czasie ich skanowania system OCR skanera (oprogramowania, które rozpoznaje znaki w pliku graficznym o postaci rastrowe) wariuje i może błędnie odczytać zapis. W efekcie taki skan będzie trudny do odczytania. Podobnie rzecz się ma w przypadku słabo widocznych faktur. Po zeskanowaniu bardzo często nie da się ich odczytać.

Czy można wysłać księgowej skan raportu kasowego?

Niestety faktura jest jedynym dokumentem, co do którego dopuszczono obieg w egzemplarzach elektronicznych. Papierowe raporty kasowe i inne dokumenty otrzymane na papierze muszą być przechowywane w tej samej formie. Oznacza to, że można raport kasowy zeskanować i w ten sposób przekazać do biura księgowego, ale nie można pozbywać się oryginalnej papierowej wersji.

Sprawdź także: Krajowy System e- Faktur i faktura ustrukturyzowana - koszmar czy ułatwienie dla podatników?

Zobacz więcej wpisów

Wypróbuj Fakturownię za darmo

Testuj wszystkie funkcje przez 30 dni bez opłat

Zarejestruj się!
  • Jak uzyskać dofinansowanie z urzędu pracy na szkolenie zawodowe?
    Fakturownia - porady

    Jak uzyskać dofinansowanie z urzędu pracy na szkolenie zawodowe?

    Jeśli jesteś aktualnie osobą bezrobotną, masz problemy ze znalezieniem zatrudnienia lub pragniesz zmienić swoje kwalifikacje zawodowe, to powinieneś wiedzieć, z jakich form pomocy możesz skorzystać.


    2025-05-30

    Sandra Wiśniewska, Sylwia Cerecka

  • 10 sposobów na promocję programu partnerskiego
    Fakturownia - porady

    10 sposobów na promocję programu partnerskiego

    Zastanawiasz się, czy warto dołączyć do programu partnerskiego? Poznaj 10 sprawdzonych sposobów na jego promocję i przekonaj się, jak łatwo możesz zacząć zarabiać online!


    2025-05-27

    Ewelina Rychlik, Sylwia Cerecka

  • Fakturownia - porady

    E-paragony – przyszłość zakupów nie tylko online

    Paragony elektroniczne coraz pewniej wkraczają na rynek sprzedaży. Czy warto na poważnie się nimi zainteresować? Czy mają szansę zastąpić papierowe paragony i czy można je zacząć wystawiać ot tak, z marszu? No i czy ich wdrożenie w firmie się opłaca?


    2025-02-11

    Sylwia Cerecka

  • Numeracja faktur - co to jest, jak powinna wyglądać i co zrobić w przypadku pominięcia numeracji?
    Prowadzenie firmy

    Numeracja faktur – co to jest, jak powinna wyglądać i co zrobić w przypadku jej pominięcia?

    Jakie są zasady poprawnego numerowania faktur? Czy dokumenty powinny być numerowane kolejno po sobie? Jakie formaty są dostępne? I co zrobić, kiedy faktura ma błędny numer? Wszystkiego dowiesz się z tego artykułu.


    2025-05-21

    Justyna Zaporowska, Sylwia Cerecka

  • Jednoosobowa działalność gospodarcza. Jakie są koszty prowadzenia własnego biznesu w 2024? Wszystko, co musisz wiedzieć o prowadzeniu własnej firmy
    Prowadzenie firmy

    JDG: Wszystko, co musisz wiedzieć o prowadzeniu własnej firmy

    Myślisz o założeniu własnej firmy? Zastanawiasz się, jakie są koszty prowadzenia działalności gospodarczej? Wszystko zależy od formy opodatkowania, dochodów przedsiębiorstwa oraz ulg, które Ci przysługują


    2025-05-19

    Sandra Wiśniewska, Sylwia Cerecka

  • Rodzaje płatności - wszystko, co musisz wiedzieć
    Prowadzenie firmy

    Rodzaje płatności – wszystko, co musisz wiedzieć

    Jakie formy płatności opłaca się dziś oferować klientom? Tradycyjny przelew traci na popularności, a płatność za pobraniem bywa ryzykowna. Sprawdź, jakie systemy płatności online dominują obecnie, co wybierają konsumenci i jak zadbać o bezpieczeństwo transakcji.


    2025-05-16

    Sandra Wiśniewska, Sylwia Cerecka