Witamy Cię na blogu Fakturowni! Sprawdź polecane artykuły lub znajdź temat, który Cię interesuje.
Od 01.01.2022 działa Krajowy System e-Faktur. Przez najbliższy rok korzystanie z niego jest opcjonalne, a w użyciu ciągle są faktury papierowe. Czy można tradycyjną, papierową wersję faktury zeskanować lub sfotografować i przekazać do biura rachunkowego? Czy to zgodne z prawem?
Przekazywanie papierowej wersji faktury zewnętrznej firmie, która zajmuje się księgowością, czasem bywa problematyczne. W wielu przypadkach faktura wystawiona przez kontrahenta zostaje zeskanowana lub w inny sposób zarchiwizowana cyfrowo. Czasem także, po sprawdzeniu wersji cyfrowej pod względem merytorycznym, rachunkowym i podatkowym, papierowa faktura bywa niszczona (głównie ze względu na oszczędność czasu oraz obniżenie kosztów archiwizacji). Czy jedynie cyfrowa wersja, przekazana do biura rachunkowego nie budzi zastrzeżeń urzędu skarbowego?
Według wyjaśnień Ministerstwa Finansów udzielonych w maju 2021 roku zarchiwizowane dokumenty, które przechowywane są jedynie w wersji elektronicznej (czyli zeskanowane wersje papierowe, które następnie zutylizowano) jako skany, mogą stanowić podstawę ujmowania wydatków jako koszty uzyskania przychodów. Jak tłumaczyło Ministerstwo Finansów, dokumentowanie wydatków za pomocą skanów nie stanowi samoistnej podstawy wykluczenia takich wydatków z kosztów uzyskania przychodów.
O tym, jak należy dokumentować operacje gospodarcze i jakie warunki formalne powinny spełniać dowody księgowe będące podstawą zapisów w księgach rachunkowych, mówią art. 20 i art. 21 ustawy o rachunkowości.
W myśl brzmienia ustawy, podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe (które zawierają wskazane w art. 21 uor - między innymi: określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego, określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej, opis operacji oraz jej wartość, datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu, podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów oraz stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca, a także sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych i podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania).
Z kolei o tym, jakie warunki musi spełniać dokument elektroniczny, by być uznanym za dowód księgowy, mówi art. 106g ustawy o podatku od towarów i usług. Ustanawia on, że skan faktury może być uznany za dowód księgowy w przypadku, kiedy autentyczność jego pochodzenia jest potwierdzona, a integralność i czytelność treści zachowana. Zwykle jako autentyczność pochodzenia rozumie się, że nabywca (towaru czy usługi) wie, kto wystawił mu fakturę. Integralność i czytelność to po prostu obowiązek skanowania faktury w takiej jakości, by skan był czytelny oraz zakaz modyfikowania zeskanowanej faktury.
W tym miejscu warto przypomnieć, że skan faktury to nie to samo co elektroniczna faktura! Wysyłanie faktury ustandaryzowanej, jak na razie, wymaga zgody nabywcy towaru lub usługi. To, czy wersję papierową kontrahent zeskanuje lub sfotografuje, nie wymaga niczyjego zezwolenia. Forma przekazania nabywcy faktury nie ma nic wspólnego z tym, w jakiej formie będzie ją przechowywał czy przekazywał do zewnętrznego biura rachunkowego.
Przywołane wyżej przepisy pokazują, że zeskanowanie czy zrobienie fotokopii faktury papierowej jest jak najbardziej akceptowalne przez urząd skarbowy. Nie ma więc żadnej konieczności, by do biura rachunkowego przekazywać “oryginał” faktury (warto zresztą przypomnieć, że na dziś dzień nie ma już podziału na oryginał i kopię faktury, a obowiązkiem jest po prostu wydanie klientowi dokumentu, który jest jednym z dwóch egzemplarzy wystawionej faktury). Śmiało można więc wysyłać do biura rachunkowego skany lub zdjęcia. Taka forma jest też często wygodniejsza dla samych księgowych, ponieważ znacznie ogranicza ilość dokumentów piętrzących się w archiwum.
Sprawdź także: Najważniejsze rzeczy, o których musisz pamiętać wystawiając faktury
Nie ma jednej obowiązującej ścieżki przekazywania skanu czy zdjęcia faktury księgowym. Wielu podatników wysyła je po prostu mailem, ale można zrobić to za pomocą aplikacji księgowych czy popularnych komunikatorów - takich jak Messenger, SnapChat czy Telegram.
Podatnicy mają obowiązek przechowywania faktur, które wystawili sami lub w swoim imieniu (dotyczy to także faktur wystawionych ponownie) oraz faktur, jakie otrzymali (również te wystawione ponownie). Z biegiem lat tych dokumentów robi się naprawdę sporo.
Skanowanie faktur papierowych ma sporo plusów. Nawet w przypadku, kiedy fiskus ma “wyraźne życzenie” przedstawienia mu faktur podatnika, można przedłożyć w urzędzie skarbowym skany. Kontrole urzędników skarbowych sporadycznie odbywają się osobiście. Zwłaszcza w czasie pandemii. Najczęściej “skarbówka” prosi o przesłanie stosownych dokumentów. Kiedy mamy je już zeskanowane, można szybko i sprawnie przesłać je mailem lub udostępnić.
Istotne jest także to, że cyfrowe nośniki są wbrew pozorom trwalsze niż papierowe wersje faktur. Papierowa faktura po kilku latach bardzo często blaknie, a niewyraźna treść łamie zasady czytelności dowodu księgowego. Skany również o wiele łatwiej bezpiecznie przechować.
Nie ma żadnego przepisu, który zabroniłby skanowania konkretnego rodzaju faktur. By jednak zachować obowiązek czytelności skanu czy fotokopii faktury lepiej nie robić zdjęć i nie skanować ręcznie wypisanych i wyblakłych faktur. Pismo odręczne bywa trudne do odczytania nawet na papierowej wersji faktury. W czasie ich skanowania system OCR skanera (oprogramowania, które rozpoznaje znaki w pliku graficznym o postaci rastrowe) wariuje i może błędnie odczytać zapis. W efekcie taki skan będzie trudny do odczytania. Podobnie rzecz się ma w przypadku słabo widocznych faktur. Po zeskanowaniu bardzo często nie da się ich odczytać.
Niestety faktura jest jedynym dokumentem, co do którego dopuszczono obieg w egzemplarzach elektronicznych. Papierowe raporty kasowe i inne dokumenty otrzymane na papierze muszą być przechowywane w tej samej formie. Oznacza to, że można raport kasowy zeskanować i w ten sposób przekazać do biura księgowego, ale nie można pozbywać się oryginalnej papierowej wersji.
Sprawdź także: Krajowy System e- Faktur i faktura ustrukturyzowana - koszmar czy ułatwienie dla podatników?
Wypróbuj za darmo przez 30 dni. Bez opłat instalacyjnych i długotrwałych zobowiązań.
Fakturownia - porady
Założenie firmy w 2026 roku – Wszystko co powinieneś wiedzieć i zaplanować
Założenie firmy jednoosobowej to ważna decyzja, która wymaga znajomości aktualnych przepisów i świadomości obowiązków przedsiębiorcy. Rok 2026 przyniesie kilka istotnych zmian w prawie – wyższy limit zwolnienia z VAT, obowiązkowy termin wprowadzenia KSeF czy korzystniejsze warunki dla działalności nierejestrowanej. Sprawdź, co warto wiedzieć, zanim rozpoczniesz własną działalność.
Fakturownia
Fakturownia - aktualności
KSeF potwierdzony i podpisany na 2026 rok!
Prezydent Karol Nawrocki podpisał nowelizację ustawy o VAT, która przesądza o wejściu w życie KSeF 2.0 – nowego modelu obowiązkowego e-fakturowania. To jedna z największych reform w polskim systemie podatkowym od lat.
Od kiedy KSeF stanie się obowiązkowy? System będzie wdrażany etapowo: od 1 lutego 2026 r. obejmie największych podatników, a od 1 kwietnia 2026 r. zacznie obowiązywać wszystkich przedsiębiorców. Oznacza to, że już teraz warto rozpocząć przygotowania i dostosować firmę do funkcjonowania w nowym modelu obiegu faktur.
2025-09-19
Od 1 stycznia 2026 roku wejdą w życie przepisy zmieniające sposób ustalania limitu przychodów w działalności nierejestrowanej. Najważniejszą zmianą jest odejście od limitu miesięcznego i wprowadzenie limitu kwartalnego, co w praktyce oznacza większą elastyczność np. dla osób prowadzących działalność sezonową.
2025-09-15
Rynek e-commerce w Polsce rośnie w zawrotnym tempie, a własny sklep internetowy otwiera drzwi do ogromnej grupy klientów. Jednak bez solidnego planu i strategicznego podejścia łatwo wpaść w pułapki, które mogą kosztować czas, pieniądze i nerwy. Poznaj sześć najczęstszych błędów początkujących przedsiębiorców oraz praktyczne wskazówki, jak ich uniknąć, by Twój biznes online odniósł sukces.
2025-09-12
Dbamy o to, aby nasz system był dla Was prosty, intuicyjny i wygodny. Podobna myśl przyświecała nam, kiedy przygotowywaliśmy dla Was stronę Aktualizacje systemu, która pozwoli Wam wygodniej zapoznawać się ze zmianami wprowadzanymi w Fakturowni.
2025-04-10
Paulina Grzęda
Rozwijając Fakturownię, stawiamy sobie za cel przede wszystkim jej praktyczny charakter. Po ostatnim miesiącu znajdziecie więc w naszym systemie nową funkcję, której brakowało Wam do tej pory oraz usprawnienia kilku innych, z których chętnie korzystacie w codziennej pracy. Oprócz tego informujemy o czasowym wyłączeniu jednej opcji. Zapraszamy do zapoznania się z podsumowaniem najważniejszych zmian systemowych wprowadzonych w lutym!
2025-03-10
Rok 2025 rozpoczęliśmy hucznie, oddając w Wasze ręce długo wyczekiwaną funkcję e-Paragonów. Oprócz tego w naszym systemie czeka na Was szereg optymalizacji ułatwiających codzienną pracę – serdecznie zapraszamy więc do zapoznania się z podsumowaniem styczniowych wdrożeń w Fakturowni!
2025-02-12
Testuj wszystkie funkcje przez 30 dni bez opłat
2025-10-03
Reklama w internecie to dziś jedno z podstawowych narzędzi promocji dla firm – zarówno małych działalności, jak i dużych przedsiębiorstw. Dzięki niej można skutecznie docierać do klientów i realnie zwiększać sprzedaż. Trzeba jednak pamiętać, że każdy wydatek na kampanię online musi być prawidłowo rozliczony na gruncie podatków.
2025-09-29
Cyfryzacja rozliczeń w Polsce nabiera tempa – już wkrótce wszyscy podatnicy VAT będą musieli korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Nowe rozwiązanie ma ułatwić obieg dokumentów i zwiększyć bezpieczeństwo finansowe przedsiębiorców. Warto jednak wiedzieć, jak wygląda sytuacja, gdy faktura wystawiona w KSeF pozostaje niezapłacona i jakie kroki należy wtedy podjąć.
2025-09-26
Małe firmy często muszą działać w warunkach ograniczonego budżetu, gdzie każdy wydatek ma kluczowe znaczenie. Efektywne zarządzanie finansami pozwala nie tylko przetrwać trudne okresy, ale także budować fundamenty pod rozwój i zwiększać konkurencyjność na rynku. Poniżej przedstawiamy praktyczne, sprawdzone sposoby na optymalizację wydatków, które pomogą Twojej firmie działać efektywniej i generować oszczędności.
2025-06-30
Blog
Wielu przedsiębiorców rozważa możliwość skorzystania z urlopu, jednak samozatrudnieni nie mają prawa do urlopu wypoczynkowego w rozumieniu Kodeksu pracy. Samozatrudnienie, czyli prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG), nie jest bowiem stosunkiem pracy, co skutkuje brakiem ustawowego prawa do urlopu wypoczynkowego oraz innych urlopów pracowniczych. Przedsiębiorcy mogą jednak organizować swój czas wolny, choć odbywa się to na innych zasadach niż w przypadku etatowców.
2025-06-20
Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się nie tylko z pozyskiwaniem przychodów, ale również z koniecznością ponoszenia kosztów. Dla wielu przedsiębiorców, szczególnie prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, umiejętne zarządzanie kosztami to kluczowy element skutecznej optymalizacji podatkowej. W niniejszym artykule przedstawiamy, czym są koszty uzyskania przychodu, co można do nich zaliczyć i w jakich sytuacjach ich generowanie jest rzeczywiście opłacalne.
2025-06-16