Witamy Cię na blogu Fakturowni! Sprawdź polecane artykuły lub znajdź temat, który Cię interesuje.
Katarzyna Litwińska, 2022-05-05
Od 01.01.2022 działa Krajowy System e-Faktur. Przez najbliższy rok korzystanie z niego jest opcjonalne, a w użyciu ciągle są faktury papierowe. Czy można tradycyjną, papierową wersję faktury zeskanować lub sfotografować i przekazać do biura rachunkowego? Czy to zgodne z prawem?
Przekazywanie papierowej wersji faktury zewnętrznej firmie, która zajmuje się księgowością, czasem bywa problematyczne. W wielu przypadkach faktura wystawiona przez kontrahenta zostaje zeskanowana lub w inny sposób zarchiwizowana cyfrowo. Czasem także, po sprawdzeniu wersji cyfrowej pod względem merytorycznym, rachunkowym i podatkowym, papierowa faktura bywa niszczona (głównie ze względu na oszczędność czasu oraz obniżenie kosztów archiwizacji). Czy jedynie cyfrowa wersja, przekazana do biura rachunkowego nie budzi zastrzeżeń urzędu skarbowego?
Według wyjaśnień Ministerstwa Finansów udzielonych w maju 2021 roku zarchiwizowane dokumenty, które przechowywane są jedynie w wersji elektronicznej (czyli zeskanowane wersje papierowe, które następnie zutylizowano) jako skany, mogą stanowić podstawę ujmowania wydatków jako koszty uzyskania przychodów. Jak tłumaczyło Ministerstwo Finansów, dokumentowanie wydatków za pomocą skanów nie stanowi samoistnej podstawy wykluczenia takich wydatków z kosztów uzyskania przychodów.
O tym, jak należy dokumentować operacje gospodarcze i jakie warunki formalne powinny spełniać dowody księgowe będące podstawą zapisów w księgach rachunkowych, mówią art. 20 i art. 21 ustawy o rachunkowości.
W myśl brzmienia ustawy, podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe (które zawierają wskazane w art. 21 uor - między innymi: określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego, określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej, opis operacji oraz jej wartość, datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu, podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów oraz stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca, a także sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych i podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania).
Z kolei o tym, jakie warunki musi spełniać dokument elektroniczny, by być uznanym za dowód księgowy, mówi art. 106g ustawy o podatku od towarów i usług. Ustanawia on, że skan faktury może być uznany za dowód księgowy w przypadku, kiedy autentyczność jego pochodzenia jest potwierdzona, a integralność i czytelność treści zachowana. Zwykle jako autentyczność pochodzenia rozumie się, że nabywca (towaru czy usługi) wie, kto wystawił mu fakturę. Integralność i czytelność to po prostu obowiązek skanowania faktury w takiej jakości, by skan był czytelny oraz zakaz modyfikowania zeskanowanej faktury.
W tym miejscu warto przypomnieć, że skan faktury to nie to samo co elektroniczna faktura! Wysyłanie faktury ustandaryzowanej, jak na razie, wymaga zgody nabywcy towaru lub usługi. To, czy wersję papierową kontrahent zeskanuje lub sfotografuje, nie wymaga niczyjego zezwolenia. Forma przekazania nabywcy faktury nie ma nic wspólnego z tym, w jakiej formie będzie ją przechowywał czy przekazywał do zewnętrznego biura rachunkowego.
Przywołane wyżej przepisy pokazują, że zeskanowanie czy zrobienie fotokopii faktury papierowej jest jak najbardziej akceptowalne przez urząd skarbowy. Nie ma więc żadnej konieczności, by do biura rachunkowego przekazywać “oryginał” faktury (warto zresztą przypomnieć, że na dziś dzień nie ma już podziału na oryginał i kopię faktury, a obowiązkiem jest po prostu wydanie klientowi dokumentu, który jest jednym z dwóch egzemplarzy wystawionej faktury). Śmiało można więc wysyłać do biura rachunkowego skany lub zdjęcia. Taka forma jest też często wygodniejsza dla samych księgowych, ponieważ znacznie ogranicza ilość dokumentów piętrzących się w archiwum.
Sprawdź także: Najważniejsze rzeczy, o których musisz pamiętać wystawiając faktury
Nie ma jednej obowiązującej ścieżki przekazywania skanu czy zdjęcia faktury księgowym. Wielu podatników wysyła je po prostu mailem, ale można zrobić to za pomocą aplikacji księgowych czy popularnych komunikatorów - takich jak Messenger, SnapChat czy Telegram.
Podatnicy mają obowiązek przechowywania faktur, które wystawili sami lub w swoim imieniu (dotyczy to także faktur wystawionych ponownie) oraz faktur, jakie otrzymali (również te wystawione ponownie). Z biegiem lat tych dokumentów robi się naprawdę sporo.
Skanowanie faktur papierowych ma sporo plusów. Nawet w przypadku, kiedy fiskus ma “wyraźne życzenie” przedstawienia mu faktur podatnika, można przedłożyć w urzędzie skarbowym skany. Kontrole urzędników skarbowych sporadycznie odbywają się osobiście. Zwłaszcza w czasie pandemii. Najczęściej “skarbówka” prosi o przesłanie stosownych dokumentów. Kiedy mamy je już zeskanowane, można szybko i sprawnie przesłać je mailem lub udostępnić.
Istotne jest także to, że cyfrowe nośniki są wbrew pozorom trwalsze niż papierowe wersje faktur. Papierowa faktura po kilku latach bardzo często blaknie, a niewyraźna treść łamie zasady czytelności dowodu księgowego. Skany również o wiele łatwiej bezpiecznie przechować.
Nie ma żadnego przepisu, który zabroniłby skanowania konkretnego rodzaju faktur. By jednak zachować obowiązek czytelności skanu czy fotokopii faktury lepiej nie robić zdjęć i nie skanować ręcznie wypisanych i wyblakłych faktur. Pismo odręczne bywa trudne do odczytania nawet na papierowej wersji faktury. W czasie ich skanowania system OCR skanera (oprogramowania, które rozpoznaje znaki w pliku graficznym o postaci rastrowe) wariuje i może błędnie odczytać zapis. W efekcie taki skan będzie trudny do odczytania. Podobnie rzecz się ma w przypadku słabo widocznych faktur. Po zeskanowaniu bardzo często nie da się ich odczytać.
Niestety faktura jest jedynym dokumentem, co do którego dopuszczono obieg w egzemplarzach elektronicznych. Papierowe raporty kasowe i inne dokumenty otrzymane na papierze muszą być przechowywane w tej samej formie. Oznacza to, że można raport kasowy zeskanować i w ten sposób przekazać do biura księgowego, ale nie można pozbywać się oryginalnej papierowej wersji.
Sprawdź także: Krajowy System e- Faktur i faktura ustrukturyzowana - koszmar czy ułatwienie dla podatników?
Fakturownia - porady
10 pomysłów co można wrzucić w koszty
Przedsiębiorca w cyklu życia firmy ponosi wiele wydatków związanych z prowadzeniem przedsiębiorstwa, ewidencjonując je w koszty i obniżając tym samym podstawę opodatkowania, czyli swój dochód.
Justyna Zaporowska
fakturownia - komunikaty
Podsumowanie nowości sierpień 2024
Co nowego w sierpniu? To był miesiąc pełen pracy! Wprowadziliśmy szereg ulepszeń, które usprawnią Twój biznes.
Ewelina Helbrecht
Fakturownia - aktualności
Nowości i optymalizacje: wrzesień 2024
We wrześniu pracowaliśmy intensywnie nad optymalizacjami systemu. Mamy też kilka nowości, które z pewnością ucieszą naszych Użytkowników. Oto najważniejsze z nich!
Paulina Grzęda
MŚP w czasach AI, czyli jak się wybić na tle konkurencji?
Chcielibyśmy podziękować wszystkim, którzy zapisali się na nasz webinar "MŚP w czasach AI, czyli jak się wybić na tle konkurencji?". Niestety, z przyczyn technicznych webinar nie odbył się na żywo.
KSeF bez tajemnic: Co się zmienia po ogłoszeniu wyniku audytu technicznego?
“Od trzęsienia ziemi do trzęsienia ziemi”, czyli o zmianach we wdrażaniu KSeF po wyniku audytu technicznego szczegółowo omówiła Magdalena Malicka, Analityczka Biznesowa i specjalistka ds. KSeF w Fakturowni.
Podsumowanie nowości lipiec 2024
Lipiec przyniósł wiele nowości - możliwość połączenia Fakturowni z kontem bankowym, funkcję OCR czy włączenie nowego sposobu płatności online i wiele więcej! Zapraszamy na przegląd lipcowego podsumowania.
Podsumowanie nowości czerwiec 2024
Czerwiec przyniósł sporo istotnych nowości w naszym systemie, które z pewnością usprawnią Twoją codzienną pracę. Niezależnie od tego, czy jesteś nowym użytkownikiem, czy długoletnim klientem, znajdziesz tu coś, co pomoże Ci jeszcze lepiej wykorzystać możliwości naszego systemu. Zapraszamy do lektury i odkrywania nowości, które wprowadziliśmy w czerwcu!
Testuj wszystkie funkcje przez 30 dni bez opłat
Jak zmienić biuro rachunkowe?
Prowadzenie firmy jest nierozerwalnie związane z prowadzeniem księgowości. Chociaż dla wielu osób prawo podatkowe i stosy faktur czy umów stanowią największy koszmar w byciu przedsiębiorcą, nie taki diabeł straszny jak go malują!
Sandra Wiśniewska
Phishing - jak zadbać o swoje bezpieczeństwo i nie dać się oszustom?
W erze cyfrowej, gdzie większość naszych aktywności przeniosła się do Internetu, zjawisko phishingu staje się coraz bardziej powszechne i wyrafinowane.
Narzędzia, które usprawnią Twoją codzienną pracę w firmie
Prowadzenie przedsiębiorstwa to nie tylko ogromna odpowiedzialność, ale również ciągły rozwój i dostosowywanie funkcjonowania firmy do nieustannie zmieniających się standardów rynku.
Prowadzenie firmy
Dokument nieksięgowy: co to jest i jakie są rodzaje dokumentów nieksięgowych?
Dokumenty nieksięgowe to pojęcie, które rzadko jest używane w języku rachunkowości, choć tego rodzaju dokumenty bardzo często funkcjonują w praktyce. To nic innego jak swoiste oferty cenowe składane klientom. W systemie Fakturownia możesz bez trudu wygenerować własny dokument nieksięgowy, a następnie przesłać go do kontrahenta lub na jego podstawie wystawić fakturę VAT.
Więcej o dokumentach nieksięgowych oraz ich tworzeniu przeczytasz w poniższym artykule.
Sandra Wiśniewska, Ewelina Helbrecht
JDG: Wszystko, co musisz wiedzieć o prowadzeniu własnej firmy
Jeśli myślisz o założeniu własnej firmy, z pewnością zadajesz sobie pytanie jakie są koszty prowadzenia działalności gospodarczej.
Składka zdrowotna. Jakie zmiany czekają przedsiębiorców w 2025?
W przyszłym roku przedsiębiorcy mogą spodziewać się zmian w zasadach obliczania składki zdrowotnej. Chociaż zmiany prognozowane są dopiero na rok 2025, już teraz możemy dowiedzieć się czego należy się spodziewać po nadchodzącym roku. Wielu deklaruje, że nowelizacja przepisów to spora korzyść dla przedsiębiorców.