Porady


10 przydatnych funkcji Fakturowni o których możesz nie wiedzieć
Fakturownia - porady

10 przydatnych funkcji Fakturowni o których możesz nie wiedzieć

Ewelina Helbrecht, Ewelina Rychlik

Ewelina Helbrecht, Ewelina Rychlik, 2022-08-23

Fakturownia posiada ponad… 800 funkcji. Czy zastanawiało Cię kiedykolwiek, ilu z nich faktycznie używasz? W tym artykule być może poznasz bliżej znane Ci już funkcjonalności, albo dowiesz się o zupełnie dla Ciebie nowych! Zapraszamy do lektury ;)

1. Przeliczenia na fakturach VAT - różne możliwości przeliczania wartości liczbowych

Może dojść do sytuacji, kiedy z kontrahentem ustalicie konkretną cenę jednostkową netto, a następnie przy rozliczeniu na fakturze pojawi się rozbieżność w kwocie brutto. Wiąże się to z tym, że istnieją dwie metody obliczania kwoty na fakturze - od kwoty netto oraz od kwoty brutto. Obie te metody obliczeń możesz ustawić w Fakturowni. Przykłady różnic w wyliczeniach oraz szczegółowy opis funkcji znajdziesz w Bazie Wiedzy: Przeliczenia na Fakturach VAT - różne możliwości przeliczania wartości liczbowych.

Sposób wyliczenia możesz zmienić, wchodząc w Ustawienia > Ustawienia konta > Konfiguracja > Sposoby wyliczania. Jeżeli chcesz, aby faktura była wyliczana od kwoty netto, zapisz ustawienia zgodnie z jedną z poniższych opcji. 

Opcja 1.

sposób wyliczenia netto

Przykład:

przykład do sposobu wyliczenia

Opcja 2.

sposoby wyliczenia netto

Przykład:

przykład do wyliczenia netto

Jeżeli chcesz, aby kwota na fakturze wyliczona była na podstawienia kwoty brutto, wówczas skorzystaj z poniższych ustawień.

sposoby wyliczenia brutto

Przykład:

przykład do sposobu wyliczenia brutto

Sprawdź także: Faktura - definicja, co zawiera i jak ją wystawić oraz jakie rodzaje faktur obowiązują

2. Jak wystawić fakturę VAT z faktury proforma

Faktura proforma jest często wystawiana przez przedsiębiorców dla kontrahentów w celu przedstawienia oferty lub zaksięgowania przedpłaty za towar. Nie jest jednak dokumentem księgowym. Czy wiesz, że w Fakturowni możesz utworzyć dokument oferta cenowa?  By wystawić fakturę VAT z faktury proforma, wejdź w Przychody > Faktura Proforma i wybierz interesującą Cię fakturę z listy. Następnie na podglądzie faktury wybierz Kopiuj do VAT. Przed zapisaniem faktury VAT masz jeszcze możliwość jej edycji.

proforma do VAT

Sprawdź także: Oferta cenowa — co to jest i jak przygotować atrakcyjną dla klienta ofertę cenową?

3. Sposoby obliczania rabatu

W Fakturowni wyliczysz rabat dla każdej pozycji na fakturze. Rabaty można wyliczyć na kilka sposobów:

  • procentowo od ceny jednostkowej netto,
  • procentowo od ceny jednostkowej brutto (zgodne z kasą fiskalną),
  • procentowo od ceny całkowitej netto,
  • kwotowo (od wartości brutto pozycji).

Aby ustawić funkcję dodawania rabatów, postępuj wg ścieżki Ustawienia > Ustawienia konta > Konfiguracja > Sposoby wyliczania > Jak obliczać rabat. 

sposoby wyliczania rabatu

Powyższą opcję możesz również ustawić z poziomu edycji faktury. Należy mieć jednak na uwadze, że wówczas zmiany będą dotyczyć wyłącznie konkretnej faktury, i nie mają one wpływu na globalne ustawienia konta. Aby finalnie dodać rabat na fakturze, kliknij dodaj Rabat. Następnie dla każdej pozycji na fakturze możesz dodać rabat. Pamiętaj również, że na jednej fakturze może występować tylko jeden rodzaj rabatu.

dawanie rabatu na fakturze

dodawanie rabatu na fakturze

W tym miejscu warto również wspomnieć o coraz bardziej popularnej formie rabatowania motywacyjnego, czyli Skoncie. Skonto to rabat za terminowe opłacenie faktury, a dokładnie obniżenie procentowe wartości transakcji Nabywcy, które uwzględniane jest za dokonanie wpłaty do określonego przez Użytkowników terminu. Innymi słowy, rabat motywacyjny, aby Kontrahent opłacił fakturę w terminie. Po wyznaczonym terminie rabat nie jest uwzględniony i Kontrahent płaci pełną kwotę. Więcej informacji na temat skonta możesz uzyskać tutaj lub czytając artykuł na naszym blogu.

Sprawdź także: Skonto sposobem na szybką zapłatę faktur. Na czym polega i jak włączyć tę opcję w Fakturowni?

Fakturownia podąża za zmianami prawnymi w Polsce i w Europie
Fakturownia to prosty system, do zarządzania przychodami i wydatkami, a także całymi finansami firmy.
Zarejestruj się w Fakturownia.pl

4. Rodzaje płatności

Funkcja ta nie tylko jest wskazówką i ułatwieniem płatności dla klienta, ale także przyczynia się do łatwiejszej segregacji Twoich dokumentów, dzięki opcji filtrowania faktur po rodzaju płatności. Możesz wybrać z listy jeden z czternastu rodzajów płatności. W przypadku, gdy dokonana będzie płatność, która nie występuje na liście np. płatność łączona (40% gotówka 60% przelew), wówczas po wybraniu więcej… pole staje się aktywne i możesz wpisać dowolny interesujący Cię rodzaj płatności. Natomiast, gdy zaznaczona zostanie opcja –nie wyświetlaj– na fakturze rodzaj płatności nie będzie widoczny. Więcej o rodzajach płatności przeczytasz tutaj.

płatności na fakturze

Możesz również w łatwy sposób udostępnić swoim klientom płatności Online. Nie jeden kontrahent będzie wdzięczny za taką możliwość, ponieważ to znacznie ułatwi i przyspieszy proces finalizacji transakcji. Aby włączyć tę funkcję wejdź w Ustawienia > Płatności online i wybierz płatności, które chcesz udostępnić klientowi. Pełna lista dostępnych opcji została przedstawiona poniżej. Klient może uregulować fakturę poprzez kliknięcie w aktywny link widoczny na jej podglądzie Kliknij i zapłać online.

autopłatności na fakturze

kliknij i zapłać online

Sprawdź także: Rachunek, paragon a może faktura? Jaka jest różnica?

5. Tworzenie faktury zaliczkowej do zamówienia

Gdy potrzebujesz wystawić fakturę zaliczkową do zamówienia, to zrobisz to w szybki sposób wchodząc w podgląd zamówienia, a następnie wybierając Więcej opcji > Wystaw fakturę zaliczkową. Ważne jest, aby przed wystawieniem faktury zaliczkowej zamówienie było wystawione na pełną kwotę sprzedaży. 

faktura zaliczkowa do zamówienia

Gdy klikniesz w Wystaw zaliczkową pojawi się nowe okno, w którym są trzy opcje do wyboru:

  • % pełnej kwoty,
  • podana kwota brutto,
  • wstaw ręcznie.

Na przykład, jeśli chcesz, aby zaliczka wynosiła połowę ustalonej kwoty, możesz wybrać opcję % pełnej kwoty i wpisać 50.

faktura zaliczkowa do zamóiwenia

Po uzupełnieniu powyższego okienka kliknij Utwórz. Dane do wystawienia faktury zaliczkowej wstawiają się automatycznie, a kwota samodzielnie ustawia się na połowę wartości wyjściowej. Na podglądzie faktury zaliczkowej widnieje informacja o powiązanym zamówieniu. Możesz również wystawić wiele faktur zaliczkowych do zamówienia (jak to zrobić dowiesz się tutaj) lub zakończyć zamówienie fakturą końcową, którą wystawiamy do ostatniej faktury zaliczkowej. 

faktura zaliczkowa vat marża

Sprawdź także: Faktura zaliczkowa a faktura końcowa. Kiedy i jak wystawić?

6. Dokumenty PW, RW

Dzięki możliwości wystawiania dokumentów PW (Przyjęcie Wewnętrzne) i RW (Rozchód Wewnętrzny) zarządzanie produktami na magazynie jest znacznie łatwiejsze. Dokument PW możesz wystawić w ramach przyjęcia produktu w obszarze jednego przedsiębiorstwa np. z działu do działu lub z działu do magazynu. Natomiast dokument RW możesz wystawić np. w przypadku wydania towaru z magazynu do działu produkcji.

Dokumenty PW i RW możesz wystawić wg ścieżki Magazyn > Dokumenty Magazynowe > Typ dokumentu.

dokumenty PW i RW

7. Przypomnienie e-mail o nieopłaconej fakturze

Kiedy kontrahent zalega z zapłatą, możesz to łatwo sprawdzić poprzez wejście w Przychody > Faktury lub Wszystkie. Po najechaniu kursorem myszy w konkretną transakcję w kolumnie status widnieje informacja, ile dni Kontrahent zalega z płatnością, jeżeli nie została ona wcześniej opłacona (na co wskazuje już sam czerwony kolor statusu).

przypomnienie o opłacie email

Jeżeli chcesz wysłać przypomnienie email o nieopłaconej w terminie fakturze, wejdź w podgląd faktury, rozwiń Więcej opcji i kliknij Wyślij przypomnienie

przypomnienie o płatności email

System przekieruje Cię do okna wysyłki email, którego treść przypomnienia możesz edytować według własnych potrzeb i preferencji. Przypomnienie wysyłamy dzięki kliknięciu w polecenie Wyślij. Sprawdź także, jak automatycznie ustawić wysłanie przypomnienia o konieczności opłacenia faktury.

przypomnienie o zapłacie email

Sprawdź także: Klient spóźnia się z opłaceniem faktury? Sprawdź, co możesz zrobić!

8. Wezwanie do zapłaty

Jak już jesteśmy w temacie zalegania z płatnościami, to warto również wspomnieć o przedsądowym wezwaniu do zapłaty. Taki dokument wygenerujesz zgodnie z poniższą ścieżką - jedyne co zmieniasz to wybór na Drukuj wezwanie do zapłaty.

wezwanie do zapłaty

Tym razem po kliknięciu przycisku pojawi nam się okno z szablonem przedsądowego wezwania do zapłaty, w którym można zmienić ostateczny termin wpłaty zaległości. Dokument możesz od razu wydrukować lub zapisać w formacie PDF. Przed wysłaniem wezwania do zapłaty możesz również wystawić notę odsetkową.

przedsądowe wezwanie do zapłaty

Sprawdź także: Zajęcia komornicze a działalność gospodarcza. Co może zająć komornik w firmie?

9. Szablon faktury

Jeżeli nie odpowiada Ci domyślny szablon faktury, możesz go zmienić! Mamy 7 gotowych szablonów, które ustawisz w każdej chwili dla wszystkich dokumentów poprzez ścieżkę Ustawienia > Ustawienia konta > Szablony. Po wybraniu szablonu Zapisz zmiany.

szablon faktury

Jeżeli chcesz zmienić szablon tylko dla jednego dokumentu, zrobisz to z poziomu wystawienia/edycji faktury. Na formatce faktury kliknij w Zobacz więcej opcji, a następnie rozwiń Szablon wydruku. Jeżeli żaden z szablonów nie przypadł Ci do gustu, możesz stworzyć własny, sprawdź, jak przygotować własny szablon faktury.

Sprawdź także: Dlaczego każda firma potrzebuje brandingu?

10. Kody QR - szybkie płatności na fakturze

Masz możliwość udostępnić swoim klientom szybkie płatności na fakturze poprzez umieszczenie na nich kodu QR. Aby to zrobić wejdź w Ustawienia > Ustawienia konta > Wydruki > Pokazuj kody QR. Kod wyświetli się w przypadku, gdy będzie wpisany numer konta bankowego zawierający 26 cyfr.

kody qr na fakturze

Kod QR nie wyświetli się mimo włączenia funkcji w trzech przypadkach:

  1. włączona jest opcja MPP, czyli Metoda Podzielonej Płatności,
  2. wprowadzony zostanie za długi lub za krótki numer konta bankowego,
  3. faktura będzie miała status opłaconej.

Zobacz również film instruktażowy jak włączyć funkcję oraz jak dokonywać płatności za pomocą QR kodów.

 

W naszej Bazie Wiedzy znajdziesz wpisy dotyczące funkcji programu Fakturownia. Jeśli potrzebujesz dowiedzieć się o jednej z nich, wpisz słowo klucz np. “logo”, a poniżej zostaną wytypowane wszystkie wpisy w tym temacie. Publikacje dotyczące funkcji możesz też znaleźć pod kategoriami im odpowiadającymi.

Sprawdź także: Faktura online - jak wystawić ją za darmo?