Oferty handlowe otaczają nas na każdym kroku — zapewne niewiele osób zdaje sobie sprawę, że zalicza się do nich nawet zwykła sklepowa półka z towarem oznaczonym konkretną ceną. Oferty są właściwie podstawą funkcjonowania — a już na pewno podstawą autopromocji — niemalże każdego przedsiębiorstwa. W końcu żeby sprzedać towar lub usługę należy je najpierw przedstawić potencjalnemu klientowi, a nie od dziś wiadomo, że sposób prezentowania swojego asortymentu ma znaczący wpływ na jego sprzedaż. Właśnie dlatego firmy starają się przygotować swoje katalogi w jak najbardziej kreatywny, atrakcyjny dla odbiorcy sposób.

Z tego artykułu dowiecie się, czym właściwie jest oferta cenowa, co powinna zawierać oraz w jaki sposób ją stworzyć, by przyciągnąć nabywców.

Co to jest oferta cenowa?

Oferta cenowa (handlowa) najczęściej rozumiana jest jako propozycja sprzedaży/kupna towarów lub usług. Chociaż najczęściej kojarzy się z rodzajem katalogu, w istocie musi zawierać również istotne warunki umowy, dotyczącej współpracy między stronami. Sprawdź jak wystawić ofertę cenową w Fakturowni!

Traktowanie oferty jako zaproszenia do współpracy stawia ją w położeniu, w którym szczególną uwagę należy przykładać do sposobu, w jaki jest ona konstruowana. Z jednej strony twórca oferty zobligowany jest do trzymania się określonego schematu — powinien on bowiem zawrzeć w tym dokumencie konkretne informacje. Z drugiej strony jest to również swoista wizytówka firmy, zatem oprócz zachowania struktury oferty, jej twórca musi zadbać o atrakcyjny, kreatywny, a jednocześnie prosty sposób na prezentowanie asortymentu przedsiębiorstwa.

Sprawdź także: Kiedy przedsiębiorcy przysługują prawa konsumenta?

Co zawiera oferta handlowa?

Oferta handlowa, jak większość dokumentów, powinna zawierać określone elementy, takie jak:

• tytuł, nazwa oraz logo firmy, do której skierowana jest dana oferta handlowa
• informacje dotyczące oferenta (osoby składającej ofertę) — Powinno uwzględnić się takie informacje jak dane kontaktowe, adres siedziby, numer NIP, KRS, kwota kapitału zwrotnego.
• spis treści oferty — Stosuje się go w przypadku, w którym oferta jest obszerna — W ten sposób jej odbiorca będzie mógł się po niej łatwiej poruszać.
• prezentacja firmy — Powinna ona być dość szczegółowa, ale jednocześnie zwięzła, można tu zawrzeć informację dotyczące stażu firmy na rynku, tego czym dokładnie się zajmuje itp.
• portfolio klientów — Nie jest to element obowiązkowy, ale krótkie przedstawienie firmy, z którymi wcześniej współpracowała dana firma może pozytywnie wpłynąć na odbiór oferty.
• opis oferowanych produktów lub usług — W tym miejscu powinna zostać zawarta pełna oferta asortymentu, nawet jeśli współpraca ma dotyczyć jedynie jednego konkretnego produktu. Informacje powinny dotyczyć nie tylko cechy towaru, ale również jego specyfikację czy sposób działania.
• cennik — To obowiązkowy element każdej oferty. Istotne jest, aby został on wyliczony dla danego klienta.
• informacje techniczne — Tutaj powinno się zawrzeć informacje na temat sposobu realizacji zamówień, kwestie związane z warunkami płatności, dostawą zamówień, terminem ważności oferty, gwarancją, ewentualne zastrzeżenia prawne itp.

Sprawdź także: Kogo dotyczy obowiązek posiadania kasy fiskalnej w 2022 r.?

Fakturownia podąża za zmianami prawnymi w Polsce i w Europie
Fakturownia to prosty system, do zarządzania przychodami i wydatkami, a także całymi finansami firmy.
Zarejestruj się w Fakturownia.pl

Wzór oferty handlowej

Aby stworzyć dobrą, przyciągającą uwagę, a jednocześnie poprawną ofertę handlową, można posługiwać się jednym z wzorów. Większość z nich proponuje kolejno takie punkty jak:

1. Nagłówek (może to być jedynie napis "oferta", ale można tutaj uwzględnić również krótko, czego ona dotyczy),
2. Nazwa sprzedawcy (wspomniane już wyżej informacje dotyczące oferenta),
3. Dane potencjalnego klienta,
4. Spis treści (opcjonalnie),
5. Informacje o firmie (opcjonalnie referencje klientów, portfolio firm korzystających z usług oferenta wcześniej),
6. Opisy produktów wraz z cenami,
7. Koszty dodatkowe (opcjonalnie),
8. Informacje dotyczące realizacji zamówień i dostaw,
9. Informacje dotyczące płatności,
10. Informacje o kosztach dodatkowych (opcjonalnie),
11. Wezwanie do akcji (opcjonalnie).

Ten ostatni punkt dotyczy na przykład zawarcia na końcu oferty handlowej informacji na temat tego, z kim bezpośrednio może kontaktować się potencjalny klient, by dopytać o szczegóły lub złożyć zamówienie. W elektronicznej wersji oferty można pokusić się o zamieszczenie odnośnika np. do internetowego sklepu przedsiębiorstwa.

Jak stworzyć atrakcyjną ofertę cenową?

Wbrew pozorom, stworzenie dobrej oferty handlowej wcale nie należy do najłatwiejszych zadań. Dobra oferta to oferta skuteczna, taka, po której klient nie tylko zdecyduje się na współpracę, ale być może również zdecyduje się na zakup większej ilości produktów czy usług od danej firmy. Trzymanie się ustalonej struktury to jedno, stworzenie zaś z ustanowionego schematu czegoś oryginalnego i przynoszącego realny popyt to już zupełnie inna kwestia.

Sprawdź także: 5 prostych sposobów na optymalizację swojej codziennej pracy

Poniżej prezentujemy kilka rad, które można z łatwością zastosować tworząc ofertę, a które bez wątpienia uczynią ją bardziej skuteczną:

1. Chwytliwy tytuł i dobry wstęp

Przekonujący tytuł, który już na wstępnie przyciągnie uwagę odbiorcy, to właściwie połowa sukcesu. W końcu, jeśli już na początku nie spowodujemy, że czytający będzie chciał sprawdzić, co kryje się w dalszej części oferty, będziemy na straconej pozycji, a sama oferta prawdopodobnie trafi do kosza.

Warto zatem zastanowić się, co czyni naszą ofertę atrakcyjną, jaki nagłówek zachęci do zapoznania się ze szczegółami, ale również — jeśli stosujemy mailing — by wiadomość trafiła do odpowiedniej osoby. Wybór adresu ogólnego do przesłania swojej propozycji niekoniecznie może być najlepszym pomysłem. Dużo rozsądniejsze wydaje się od razu skierować ofertę do działu lub osoby w firmie, która zajmuje się doborem potencjalnych partnerów do współpracy.

2. Prosty język

Nawet jeśli oferta kierowana jest w zamyśle do osób znających branżę, warto zadbać o to, by była ona jak najbardziej zrozumiała dla każdego. Nawet najbardziej atrakcyjna oferta napisana w sposób, który zrozumieją jedynie nieliczni eksperci, nie przyniesie oczekiwanych efektów. Dobrze jest zatem, na przykład, gdy podkreślamy istotę zastosowanie danego składnika w naszym produkcie, oprócz przytoczenia jego eksperckiej nazwy, wyjaśnić, chociażby krótko, czym on jest i na czym polega jego świetność. Tak skonstruowana oferta będzie zarówno profesjonalna, jak i zrozumiała.

3. Język korzyści

To, że oferta stworzona została przy użyciu prostego, zrozumiałego języka, jest równie ważne, jak to, by ów prosty język był jednocześnie językiem korzyści. Istotne jest, by przedstawiać w ofercie pozytywne strony współpracy z oferentem i prezentować zalety oferowanych produktów i usług.

4. Uwzględnianie potrzeb klienta (potrzeby widoczne i ukryte)

Jeśli oferta handlowa będzie odpowiedzią na potrzeby klienta, prawdopodobieństwo, że nawiążę on współpracę z firmą, staje się znacznie wyższe. Warto jednak zwrócić uwagę, by oferta wpisywała się nie tylko w potrzeby widoczne, ale również ukryte. Co to właściwie znaczy?

Otóż jeśli klient potrzebuje w swoim biurze danego urządzenia do konkretnych celów, oferując mu produkt realizujący te cele, odpowiadamy na potrzebę widoczną. Jeśli natomiast nasz produkt będzie jednocześnie na tyle wielofunkcyjny, że będzie mógł spełniać również inną, równie pożyteczną funkcję, sprawiamy, że zostaną zaspokojone również potrzeby ukryte. Na przykład, jeśli klient szuka nowej drukarki, a drukarka z naszego asortymentu nie tylko wydrukuje dokumentację, ale również może służyć jako skaner, który bez wątpienia jest bardzo przydatny w biurze, to z dużym prawdopodobieństwem klient skłoni się ku zakupowi drukarki-skanera, nawet jeśli w tej chwili nie zależy mu na tej drugiej funkcji.

5. Ograniczenie czasowe oferty handlowej

Ograniczone czasowo promocje bez wątpienia generują spory zysk — w końcu klient ma motywację, by zrobić zakupy, do których się zbierał, a akurat ma okazję zrobić to w promocyjnej cenie. Podobnie jest z ofertą handlową — jeśli propozycja będzie ważna na przykład tydzień czy dwa, potencjalny kontrahent będzie zmuszony szybciej podjąć decyzję, ponieważ wkrótce propozycja bezpowrotnie wygasa.

To również zabezpieczenie dla usługodawcy, ponieważ jeśli klient zdecyduje się na skorzystanie z oferty np. kilka miesięcy po jej otrzymaniu, istnieje ryzyko, że cena oferowanego asortymentu czy usługi wzrosła, a wtedy oferent będzie stratny.

6. Przemyślany dobór potencjalnych klientów

Ten punkt wydaje się oczywisty, a jednocześnie ogromnie istotny. Logicznym wydaje się fakt, że ofertę cenową lodówek będzie wysyłać raczej do przedsiębiorstw z branż gastronomicznych czy hurtowni żywności, a nie do firmy zajmującej się windykacją. Niektóre oferty są na tyle uniwersalne, że zdawać by się mogło, iż będą interesujące dla większości branży, jednak nawet wtedy warto dokładnie przemyśleć, w której mogą okazać się najlepszą odpowiedzią na potrzeby potencjalnego klienta.

7. Przedstawianie konkretnych informacji

Chociaż zdarza się, że oferty handlowe są długie, nie powinno to wynikać z tego, że znajdują się w nich zbędne informacje albo z tego, iż owe informacje są przedstawione w nudny, dłużący się sposób. Dobra oferta handlowa to taka, która zawiera wszystkie niezbędne elementy i fakty opisane w sposób zwięzły i konkretny. W przeciwnym razie jej odbiorca, znudzony chaosem i natłokiem danych, może bardzo szybką ją porzucić. Dbajmy o to, by szanować czas naszego klienta, a jednocześnie swój własny i skonkretyzować to, co mamy do przekazania.

Oferta z perspektywy prawa

Warto również wiedzieć, jak oferta handlowa jest postrzegana przez prawo, a konkretniej — jak definiuje ją kodeks cywilny. Oferta w rozumieniu kodeksu cywilnego stanowi oświadczenie woli zawarcia umowy pomiędzy oferentem a oblatem — potencjalnym kontrahentem. Oznacza to, że musi ona zawierać w sobie rodzaj umowy, informacje dotyczące stron zawierających umowę i wiele innych elementów, które zostały wymienione we wcześniejszym fragmencie artykułu. Jeśli oferta nie będzie zawierać postanowień umowy, nie może być ona w istocie nazywana ofertą, ale zaproszeniem do zawarcia umowy.

Sprawdź także: Jak opodatkować premie i nagrody pieniężne pracowników?

Czy oferta cenowa jest wiążąca?

Tak, oferta jest wiążąca. Co to właściwie oznacza? Oznacza to, że jeśli odbiorca umowy zaakceptuje jej warunki, oferent ma obowiązek spełnić je w dokładnie takiej formie i za taką cenę, jaką przedstawił w wystosowanej ofercie.

Sprawdź także: Podsumowanie nowości w systemie - czerwiec 2022