5 prostych sposobów na optymalizację swojej codziennej pracy

Efektywniejsza praca nie tylko podnosi szanse na osiągnięcie biznesowego sukcesu, ale przede wszystkim poprawia komfort naszej codzienności. Czujemy się o wiele lepiej, gdy zdajemy sobie sprawę, że nie marnujemy czasu, a wręcz przeciwnie – mamy wszystko pod kontrolą, realizujemy swoje zadania według planu i nade wszystko – kończymy je z powodzeniem. To ostatnie nie jest tak oczywiste, jak może się wydawać. W pracy chodzi przecież o to, aby realizować swoje zadania i obowiązki. Dzisiaj podpowiemy, jak działać w sferze zawodowej o wiele bardziej efektywnie. Sprawdź, jak zoptymalizować czas swojej pracy. Sposoby te w większości nie będą bardzo odkrywcze, ale warto je sobie przypomnieć, a już z pewnością wdrożyć.

Sposób nr 1 - Spraw, by rzeczy działy się same – programy i narzędzia

W podcaście Fakturowni mówił o tym Michał Kowalczyk z Excellent Work. To ekspert od Excela, który optymalizuje swoją codzienną pracę nie tylko za pomocą tego narzędzia, ale także wielu innych. Między innymi dzięki temu posty na jego profil w mediach społecznościowych… dodają się same. Używa do tego Airtable. Grafiki i opisy pobierają się YouTube i publikują na co dzień bez udziału Michała. Dzięki temu oszczędza nawet trzy godziny dziennie, które kiedyś poświęcał na publikację postów.

Koniecznie posłuchaj wywiadu z Michałem w podcaście Fakturowni. Specjalista od Excela mówił sporo o tym właśnie narzędziu jakim jest Airtable. Dzięki niemu zaoszczędził setki, jeśli nie tysiące godzin dla firm, w których pracował i z którymi współpracuje obecnie. Zastanów się, jakie raporty przygotowujesz regularnie. A jeżeli ich nie robisz – to może warto zacząć? Dzięki temu możesz o wiele lepiej zarządzać swoim biznesem. Nie chodzi jednak o to, aby poświęcać na tego typu pracę długie godziny. Wiele procesów można po prostu zautomatyzować za pomocą Excela oraz wielu innych narzędzi, o których również wspomina w podcaście Michał. Serdecznie zapraszamy Cię do odsłuchania tego odcinka na stronie internetowej fakturownia.pl oraz na znanych platformach podcastowych, między innymi na Spotify.

Jeżeli już jesteśmy w temacie narzędzi i programów, to pomyśl o zablokowaniu mediów społecznościowych, o ile czujesz, że na co dzień masz z nimi problem. Wykazujemy sporą tendencję do spędzania ogromnych ilości czasu na Tik Toku, Instagramie czy Facebooku. W sieci nie brakuje wtyczek, które mogą na daną chwilę zablokować określoną aplikację, albo na przykład tylko jej feed tak jak wtyczka do Facebooka Kill News Feed, która nie pokazuje Ci publikowanych postów, ale udostępnia wiadomości na Messengerze.

Sposób nr 2 - Spraw, by rzeczy działy się same – współpraca z urządzeniami

Kolejny tip na optymalizację pracy od gościa podcastu Fakturowni Michała Kowalczyka. Ekspert do spraw Excela korzysta z asystenta głosowego Alexa od Amazon. Obok Siri od Apple i asystenta Google to najpopularniejszy sprzęt. Takie narzędzie jest w stanie pomóc nam na przykład we włączaniu czy wyłączaniu urządzeń. Michał stworzył sobie w domu biuro połączone ze studiem nagrań. Gdy zaczyna nagrywać podcast, to mówi o tym swojej asystentce. Ta automatycznie opuszcza rolety, włącza mikrofon, lampę itd. Mogłoby się wydawać, że uruchomienie tych wszystkich rzeczy zajmie przecież parę minut. Jeżeli jednak pomnożymy ten czas przez tygodnie, a nawet lata, to wychodzi nam mnóstwo godzin, które można przecież przeznaczyć na inne obowiązki zawodowe czy po prostu na relaks. Ten ostatni jest przecież niezwykle istotny, aby nasza codzienna praca była nie tylko efektywna, ale też satysfakcjonująca.

Sprawdź także: Analityka - “must have” (prawie) każdego biznesu

Sposób nr 3 - Korzystaj z metody Pomodoro

Bardzo ciężko skupić się na wykonywaniu jednej rzeczy. Szczególnie w dzisiejszych czasach, gdy atakują nas notyfikacje i z racji przyswajania ogromu informacji każdego dnia, czujemy się rozproszeni. Pomodoro to bardzo modna dziś metoda polecana przez wielu specjalistów do spraw wsparcia biznesu. Jedną z nich jest Agnieszka Pietraszek z Biznes CUDownym stylu, również gościni naszego podcastu. Koniecznie posłuchaj tego odcinka, nie tylko by poznać Pomodoro, ale także dowiedzieć się jak na poziomie psychologicznym i mentalnym możesz wesprzeć swój biznes.

Wróćmy jednak do Pomodoro. To nic innego jak system pracy w 25-minutowych blokach. Dlaczego takich krótkich? Trudno będzie nam bowiem skupić się ciągiem bez rozpraszaczy tylko na jednej czynności. Po tym czasie odbywasz 5-minutową przerwę. Wówczas warto wstać, napić się wody, porozciągać się. Dłuższe przerwy, 15 minutowe odbywają się po kilku blokach pracy.

Do techniki Pomodoro możesz zastosować gotowe internetowe aplikacje albo po prostu budzik. Ważne, by czasomierz zadzwonił po 25 minutach. Jeżeli w trakcie wykonywania zadania w bloku pojawi Ci się nowy pomysł albo dowolne inne rozproszenie, zapisz je, aby go nie zapomnieć, ale szybko wróć do wykonywanego w danym momencie działania. Pamiętaj, aby przed zastosowaniem tej metody wypisać listę zadań do realizacji. Na samej górze powinny znaleźć się te najważniejsze. Zresztą więcej przeczytasz o tym w kolejnym punkcie.

Sprawdź także: Dlaczego każda firma potrzebuje brandingu?

Sposób nr 4 - Priorytetyzuj swoje zadania

Rób listę codziennych zadań. To porada zdaje się oczywista, ale rzeczywiście bardzo istotna. Musisz jednak wiedzieć, jak przygotować taką listę, aby wyznaczone cele rzeczywiście były realizowane. Niech nie będzie zbyt długa. Ilość zadań, których nie jesteś w stanie wykonać w ciągu jednego dnia, będzie Cię raczej demotywować niż motywować. Na górze listy umieszczaj zadania, które rzeczywiście muszą być wykonane, tj. te najważniejsze. W ferworze codzienności ustawiaj priorytety. Nie odkładaj na później tego, co naprawdę ważne. To prosta zasada, która naprawdę czyni cuda.

W tym punkcie warto wspomnieć o jeszcze jednej kwestii, tj. eliminacji niepotrzebnych zadań. Nie umieszczaj na liście rzeczy, których tak naprawdę nie musisz robić. Zastanów się, czy dane spotkanie musi się odbyć, czy nie można tego, jak to opisują w wielu memach, „załatwić jednym mailem”. Jeżeli już jedziesz do klienta, to postaraj się zaplanować też inne spotkania, które musisz zrealizować. Dzięki temu zaoszczędzisz czas na dojazdach czy na przykład w szukaniu parkingów.

Sprawdź także: Czy każda firma potrzebuje strony internetowej? Rozmowa z Krzysztofem Gonetem

Fakturownia podąża za zmianami prawnymi w Polsce i w Europie
Fakturownia to prosty system, do zarządzania przychodami i wydatkami, a także całymi finansami firmy.
Zarejestruj się w Fakturownia.pl

Sposób nr 5. Zorganizuj sobie perfekcyjne miejsce pracy

Kolejny, mogłoby się wydawać bardzo prozaiczny sposób, który naprawdę ma znaczenie. Jeżeli na co dzień pracujesz w jednym biurze, to zadbaj o porządek w nim i przede wszystkim komfort. Wygodny fotel jest oczywiście kluczowy i o tym nie musimy przypominać. Co powiesz na to, aby czasami nadać sobie inną perspektywę? Zmiana miejsca pracy, choćby na chwilę, pomoże wydobyć Ci nie tylko pokłady kreatywności, ale też efektywności. Zastanów się, czy nie jest to ciekawa opcja dla Ciebie.

A Ty jakie masz sposoby na optymalną i efektywną pracę na co dzień?

Sprawdź także: Podsumowanie nowości w systemie - czerwiec 2022