Czy w każdym biznesie to absolutne “must have”? Jak realnie analityka, bo o niej właśnie mowa, pomaga rozwijać firmę? Od czego zacząć analizę biznesu? Na te i wiele innych podobnych pytań odpowiadają Alex Kulbei i Michał Bugno, twórcy narzędzia analitycznego Probe, które jest zintegrowane z Fakturownia.pl

Agata Olejniczak, Fakturownia.pl: Biznes bez analityki - czy to się może, waszym zdaniem, udać?

Probe: Wszystko zależy od skali. Jeżeli rozmawiamy o biznesie, który ma 10-15 klientów to tak, jak najbardziej to się może udać. Znamy wtedy każdego klienta osobiście, bo to my najpewniej podpisywaliśmy umowę.

Jak mówimy o biznesie, który ma nawet 50-70 klientów i do tego rośnie - to po prostu będzie bardzo trudno zrozumieć, co się dzieje wśród obecnej bazy klientów. Kto zostaje z nami najdłużej? Kto najwięcej płaci? Czy istnieje grupa klientów, którym jestem w stanie sprzedawać szybciej?

To tylko kilka pytań, na które trzeba mieć odpowiedzi pod ręką, a nie tylko raz do roku. Bo czym bardziej rozumiesz klientów i ich zachowania, tym lepsze decyzje podejmujesz.

Agata Olejniczak, Fakturownia.pl: Na czym polega Wasz produkt i jak pomaga on biznesom?

Probe: Dla większości biznesów analityka nie jest podstawową umiejętnością. Ale każdy biznes, który chce się rozwijać i rosnąć, musi rozumieć, co się dzieje wśród ich klientów. Probe zapewnia, że firma dostaje analitykę bez potrzeby posiadania zespołu analitycznego.

W tym momencie skupiamy się na dostarczeniu analityki związanej z zachowaniem przychodów i kosztów firmy i gronem klientów. W sposób automatyczny tworzymy miesięczne raporty z wynikami biznesu, które później mogą być w bardzo łatwy sposób schorowane z inwestorami bądź zespołem.

Agata Olejniczak, Fakturownia.pl: Gdzie w nim miejsce na Fakturownię? 

Probe: Fakturownia jest dla nas podstawowym źródłem danych finansowych. Integrujemy się z waszym narzędziem, żeby pobrać informacje o klientach i ich płatnościach. To pozwala nam w sposób automatyczny dostarczyć duży zbiór analityk dla naszych klientów.

Do tego łączymy dane z innych źródeł takich jak CRM (system do zarządzania sprzedażą), system używany do obsługi klienta, koszty prowadzenia biznesu - to wszystko pozwala nam wzbogacić dane finansowe o dodatkowe atrybuty i pokazać analizy, które mówią o całości biznesu, a nie tylko o jednym jego obszarze.

Agata Olejniczak, Fakturownia.pl: Jak zrodził się pomysł na Probe? Opowiedzcie proszę background powstania marki.

Probe: Pracowaliśmy przez długi czas w firmie, która zajmowała się budową narzędzi dla zespołów sprzedażowych. Prawie od początku obserwowaliśmy wzrost tej firmy aż do momentu akwizycji w 2018. Pracowaliśmy z zespołem analitycznym i widzieliśmy, jakie są kluczowe problemy związane z tą sferą. Po akwizycji stwierdziliśmy, że mamy kilka pomysłów na to, jak je rozwiązać. Tak powstał Probe. 

Agata Olejniczak, Fakturownia.pl: Kto przede wszystkim korzysta z Waszego narzędzia? Czy wśród odbiorców są też przedstawiciele początkujących biznesów?

Probe: Mamy dwie grupy odbiorców: pierwsza to założyciele biznesu, dyrektor finansowy czy dyrektor operacyjny. Osoby, które potrzebują znać wyniki firmy na bieżąco, żeby decydować o kolejnych krokach i planach w biznesie. Często też wysyłają wyniki do inwestorów i mogą to zrobić w prosty sposób. Druga grupa odbiorców to użytkownicy na bardziej operacyjnych stanowiskach takich jak dyrektor działu sprzedaży, czy działu customer success. Za pomocą Probe dostają informacje co się dzieje z obecnym gronem klientów i mogą śledzić bardziej operacyjne wyniki takie jak ilość nowej sprzedaży, czy ktoś z obecnych klientów zaczął płacić więcej lub mniej. To pomaga w podejmowaniu codziennych działań skierowanych, których celem jest to, aby ilość przychodów od obecnego grona klientów rosła.

Jak najbardziej pracujemy z początkującymi biznesami, które mają już niewielkie grono klientów. Dostarczamy takim firmom nie tylko zautomatyzowaną analitykę, ale też dużą wiedzę w kontekście mierzenia biznesu. 

Agata Olejniczak, Fakturownia.pl: Zadałam to powyższe pytanie, bo ciągle mam wrażenie, że analityka biznesowa jest trochę spychana na bok. Z czego może wynikać to, że przedsiębiorcy jednak stosunkowo rzadko chcą i analizują swój biznes?

Probe: Z naszego doświadczenia poziom wiedzy o analityce jest dość niski. Wszyscy kojarzą, że muszą wiedzieć, ile firma zarabia w tym miesiącu, jakie są koszty i jakie straty czy zyski. Wiedza tych kilku wskaźników daje błędne wrażenie, że wszystko jest ‘ogarnięte’. 

Wydaje mi się, że wynika to z tego, że dość rzadko założycielem biznesu jest osoba, która miała doświadczenia analityczne w przeszłości. Swoją drogą zazwyczaj osoby z technicznym backgroundem radzą sobie lepiej, jeżeli chodzi o podejmowanie decyzji w oparciu o dane.

Wdrażając Probe z każdym nowym klientem widzimy jak dużą wartość dostają przedsiębiorcy, kiedy zaczynają rozumieć, z czego się składa wzrost ich biznesu, albo dlaczego wzrost jest tak powolny. Wtedy zaczynają przywiązywać większą uwagę do analityki, bo widzą, że to się przekłada na realne wyniki biznesowe.

Agata Olejniczak, Fakturownia.pl: Od czego zacząć analizowanie biznesu Waszym zdaniem? 

Probe: Sugerowałbym te 3 kroki:

1. Uporządkowanie danych. Standaryzacja opisów faktur i sprzedawanych produktów. Na fakturze musi się znaleźć kilka podstawowych informacji takich jak nazwa produktu i długość sprzedawanej usługi. Nie mieszamy różnych sprzedanych produktów do jednej pozycji. Zawsze staramy się mieć osobne pozycje na fakturze na każdą sprzedawaną usługę. Te rzeczy bardzo pomogą w późniejszych analizach.
2. Zrozumienie co się dzieje z przychodami od obecnych klientów vs przychody od nowych firm. Zazwyczaj to sa dwie części biznesu, które wymagają trochę innych działań i powinny być traktowane osobno.
3. Segmentacja - podzielenie obecnej bazy klientów po pewnych atrybutach takich jak rozmiar klienta, czy obszar, w którym pracuje. To pozwala na odnajdywanie części rynku, dla którego sprzedawana usługa performuje lepiej. 

Agata Olejniczak, Fakturownia.pl: Dokonaliście integracji narzędzia z Fakturownia. Czy było to trudne?

Probe: Z Fakturownią integrujemy się za pomocą API. Szybko odnaleźliśmy się w dokumentacji i zaczęliśmy używać API zwracającego listę faktur. Jest zaprojektowane w wygodny sposób z pobieraniem faktur, więc synchronizacja jest łatwa.

Dodatkowo API zwraca detale każdej faktury wraz z listą sprzedanych usług, oraz wszelkie faktury korygujące. To maksymalnie upraszcza interakcje i czyni proces synchronizacji przejrzystym i szybkim.

Dzięki za rozmowę!