Aktualizacja artykułu z dnia 12.04.2024

Ministerstwo Finansów pracuje nad wprowadzeniem Krajowego Systemu e-Faktur. Od stycznia 2022 udostępniono rozwiązanie do dobrowolnego wykorzystania przez podmiotu gospodarcze. Obecnie trwają konsultacje nad ostateczną wersją KSeF i zmianą w ustawie o VAT, wdrażającą m.in. obowiązek stosowania przez wszystkie podmioty gospodarcze. Ma ona obowiązywać najwcześniej od stycznia 2025 r.  

Sprawdź 10 rzeczy, które już teraz powinieneś wiedzieć o fakturach ustrukturyzowanych i nowym systemie e-faktur.

Definicja faktury elektronicznej istnieje już od 2004 roku (art. 2 pkt 32 ustawy z 11 marca 2004 o podatku od towarów i usług). Jej mianem określa się faktury w formie elektronicznej wystawione oraz otrzymane w dowolnym formacie elektronicznym. To nic innego jak elektroniczny odpowiednik papierowej, tradycyjnej faktury. Również pojęcie faktury ustrukturyzowanej zostało zdefiniowane w ustawie (art. 2 pkt 32a ustawy o VAT) - rozumie się ją jako fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie. Wiemy również na mocy regulacji Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/55/UE z 16 kwietnia 2014 roku, że jej głównym celem jest ograniczenie przeszkód w handlu w Unii Europejskiej spowodowanych istnieniem różnych wymogów prawnych i norm technicznych. 

Przejdźmy jednak do jeszcze bardziej zrozumiałej definicji oraz innych kwestii, które w kontekście e-faktur warto znać. 

Sprawdź także: Krajowy System e-Faktur - czym jest i jak wygląda integracja z Fakturownią?

1. Co to jest faktura ustrukturyzowana?

Faktura ustrukturyzowana to faktura elektroniczna, która zawiera odpowiednie informacje (określone w przepisach), formę oraz jest zapisana w konkretnym formacie elektronicznym np. XML. Format musi umożliwić właściwe odczytywanie oraz przetwarzanie danych, które zostały zawarte na dokumencie (np. datę sprzedaży, datę wystawienia, dane kontrahentów, kwoty itd.). Informacje zawarte na fakturze nie są zapisane zatem w formie obrazu, a znaczników, które przekazują potrzebne dane w ustrukturyzowany sposób (stąd nazwa - faktura ustrukturyzowana). Warto wiedzieć, że język formatu XML nie będzie czytelny dla człowieka. Przetworzy i odczyta go za to dany program księgowy pracujący z danym formatem. Zwykła faktura w formacie PDF nie będzie mogła zostać odczytana przez tego typu systemy. Więcej na ten temat znajdziesz w punkcie nr 6 w dalszej części artykułu. 

2. Jakie są korzyści korzystania z faktur ustrukturyzowanych?

Ministerstwo Finansów przytacza cały szereg korzyści, które płyną z faktu stosowania faktur ustrukturyzowanych. Są to m.in.:

• lepsza efektywność pracy z racji automatycznego księgowania;
• łatwe porównywanie faktur z racji ich ujednolicenia;
• mniejsze koszty obsługi księgowej;
• minimalizacja ryzyka pomyłek przy księgowaniu;
• większe możliwości zamówień na terenie UE;
• mniejsze ryzyko przeoczenia faktur (np. wysyłanych jako załączniki w mailach). 

3. Co to jest Krajowy System e-Faktur (KSeF)?

Ministerstwo Finansów wdrożyło do dobrowolnego stosowania w okresie wdrożenia Krajowy System e-Faktur (KSeF), który da polskim przedsiębiorcom możliwość wystawiania i otrzymania faktur ustrukturyzowanych. Każdy z podatników będzie mógł założyć sobie w systemie indywidualne konto, skąd będzie mógł wysyłać faktury ustrukturyzowane. Zostanie im nadany indywidualny numer. 

4. Jakie korzyści ma zapewnić Krajowy System e-Faktur?

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur ma przynieść dla podatników mnóstwo korzyści. Oto one:

• krótszy do 40 dni termin zwrotu podatku VAT;
• brak konieczności posiadania dokumentacji, która potwierdza uzgodnienie oraz spełnienie warunków do obniżenia podstawy opodatkowania. A to oznacza, że pomniejszenie podstawy opodatkowania będzie mogło mieć miejsce już w okresie rozliczeniowym wystawienia korekty;
• przyspieszenie obrotu dokumentów;
• brak ryzyka zniszczenia czy zagubienia dokumentów.

5. Kiedy Krajowy System e-Faktur zacznie działać, a faktury ustrukturyzowane obowiązywać? 

Od stycznia 2022 korzystanie z ww. systemu jest dobrowolne. Używanie platformy i faktur ustrukturyzowanych stanie się obowiązkowe najwcześniej od stycznia 2025 roku. 

6. Faktura ustrukturyzowana a standardowa faktura elektroniczna - różnice

Dotychczas znane nam faktury elektroniczne to przede wszystkim te w formacie PDF. Informacje zawarte na takim dokumencie są zrozumiałe i czytelne. Na rynku znajdziemy sporo systemów typu OCR, których funkcjonalności pozwalają na optyczne rozpoznawanie znaków (np. OCR w Fakturowni - dowiedz się więcej). 

Faktura ustrukturyzowana niesie konkretne informacje w odpowiednim formacie, który odczytują tylko specjalne programy (np. księgowe). W praktyce oznacza to, że można automatycznie przekazywać dane z faktur pomiędzy programami księgowymi bez udziału człowieka. 

7. Jak będzie działał Krajowy System e-Faktur? 

podatnik chcąc wystawić lub otrzymać fakturę ustrukturyzowaną, będzie musiał mieć dostęp do platformy. Faktura uznana będzie za doręczoną Kupującemu po nadaniu jej przez system specjalnego numeru identyfikacji. System będzie archiwizował dokumenty przez 10 lat sprawdzając po drodze ich poprawność. Będzie również wysyłał powiadomienia o otrzymaniu dokumentu itp. 

Co jeśli przedsiębiorcy korzystają z konkretnych systemów księgowych czy fakturowych (jak np. Fakturownia?). Wówczas tego typu programy będą musiały zostać zintegrowane z Krajowym Systemem e-Faktur (wystawianie faktur sprzedaży, korekty, odbiór faktur zakupu itd.). 

W Fakturowni powstała już podstawowa integracja z KSeF - sprawdź, jak wygląda.

Tutorial integracji dostępny na naszym kanale w serwisie YouTube. Obejrzyj film:

8. Co się stanie, gdy Krajowy System e-Faktur się popsuje?

Ministerstwo Finansów informuje, iż “Wszelkie przestoje w systemie KSeF będą miały charakter incydentalny, krótkotrwały i nie będą miały istotnego wpływu na możliwość korzystania z niego przez podatników”. Jeżeli podatnik nie będzie mógł wystawić faktury z winy systemu, to może się z tym wstrzymać do momentu ponownej dostępności lub wystawić fakturę poza KSeF. Więcej szczegółów można znaleźć w broszurze informacyjnej KSeF. 

9. Jakie są minusy korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur przez przedsiębiorców?

Celem Krajowego Systemu e-Faktur jest nie tylko ułatwienie przedsiębiorcom ich codziennej pracy, ale też przechwytywanie przez Ministerstwo Finansów błędów i oszustw podatkowych. Z pewnością dużym minusem będzie brak możliwości poprawienia faktury przed wprowadzeniem jej do obrotu (tak jak teraz często ma to miejsce). Nie będzie też już możliwe stosowanie uproszczeń w fakturowaniu oraz rozliczaniu VAT. 

10. Co z przepisami regulującymi wystawianie duplikatów faktur w przypadku faktur ustrukturyzowanych? 

Przepisy te nie będą miały w tym przypadku zastosowania. Nie będzie bowiem możliwości zniszczenia czy zagubienia faktury ustrukturyzowanej. Duplikaty zatem przestaną być potrzebne. 

Wszelkie aktualności związane z tematem Krajowego Systemu e-Faktur oraz faktur ustrukturyzowanych będziemy zamieszczać na blogu Fakturowni.

Koniecznie obejrzy także webinary Fakturowni o KSeF:

• Przygotuj się na przyszłość z e-Fakturami Vol 1.
• Przygotuj się na przyszłość z e-Fakturami: Vol 2. pytania i odpowiedzi