Witamy Cię na blogu Fakturowni! Sprawdź polecane artykuły lub znajdź temat, który Cię interesuje.
Agata Olejniczak, 2021-10-15
Aktualizacja artykułu z dnia 12.04.2024
Ministerstwo Finansów pracuje nad wprowadzeniem Krajowego Systemu e-Faktur. Od stycznia 2022 udostępniono rozwiązanie do dobrowolnego wykorzystania przez podmiotu gospodarcze. Obecnie trwają konsultacje nad ostateczną wersją KSeF i zmianą w ustawie o VAT, wdrażającą m.in. obowiązek stosowania przez wszystkie podmioty gospodarcze. Ma ona obowiązywać najwcześniej od stycznia 2025 r.
Definicja faktury elektronicznej istnieje już od 2004 roku (art. 2 pkt 32 ustawy z 11 marca 2004 o podatku od towarów i usług). Jej mianem określa się faktury w formie elektronicznej wystawione oraz otrzymane w dowolnym formacie elektronicznym. To nic innego jak elektroniczny odpowiednik papierowej, tradycyjnej faktury. Również pojęcie faktury ustrukturyzowanej zostało zdefiniowane w ustawie (art. 2 pkt 32a ustawy o VAT) - rozumie się ją jako fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie. Wiemy również na mocy regulacji Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/55/UE z 16 kwietnia 2014 roku, że jej głównym celem jest ograniczenie przeszkód w handlu w Unii Europejskiej spowodowanych istnieniem różnych wymogów prawnych i norm technicznych.
Przejdźmy jednak do jeszcze bardziej zrozumiałej definicji oraz innych kwestii, które w kontekście e-faktur warto znać.
Sprawdź także: Krajowy System e-Faktur - czym jest i jak wygląda integracja z Fakturownią?
Faktura ustrukturyzowana to faktura elektroniczna, która zawiera odpowiednie informacje (określone w przepisach), formę oraz jest zapisana w konkretnym formacie elektronicznym np. XML. Format musi umożliwić właściwe odczytywanie oraz przetwarzanie danych, które zostały zawarte na dokumencie (np. datę sprzedaży, datę wystawienia, dane kontrahentów, kwoty itd.). Informacje zawarte na fakturze nie są zapisane zatem w formie obrazu, a znaczników, które przekazują potrzebne dane w ustrukturyzowany sposób (stąd nazwa - faktura ustrukturyzowana). Warto wiedzieć, że język formatu XML nie będzie czytelny dla człowieka. Przetworzy i odczyta go za to dany program księgowy pracujący z danym formatem. Zwykła faktura w formacie PDF nie będzie mogła zostać odczytana przez tego typu systemy. Więcej na ten temat znajdziesz w punkcie nr 6 w dalszej części artykułu.
Ministerstwo Finansów przytacza cały szereg korzyści, które płyną z faktu stosowania faktur ustrukturyzowanych. Są to m.in.:
Ministerstwo Finansów wdrożyło do dobrowolnego stosowania w okresie wdrożenia Krajowy System e-Faktur (KSeF), który da polskim przedsiębiorcom możliwość wystawiania i otrzymania faktur ustrukturyzowanych. Każdy z podatników będzie mógł założyć sobie w systemie indywidualne konto, skąd będzie mógł wysyłać faktury ustrukturyzowane. Zostanie im nadany indywidualny numer.
Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur ma przynieść dla podatników mnóstwo korzyści. Oto one:
Od stycznia 2022 korzystanie z ww. systemu jest dobrowolne. Używanie platformy i faktur ustrukturyzowanych stanie się obowiązkowe najwcześniej od stycznia 2025 roku.
Dotychczas znane nam faktury elektroniczne to przede wszystkim te w formacie PDF. Informacje zawarte na takim dokumencie są zrozumiałe i czytelne. Na rynku znajdziemy sporo systemów typu OCR, których funkcjonalności pozwalają na optyczne rozpoznawanie znaków (np. OCR w Fakturowni - dowiedz się więcej).
Faktura ustrukturyzowana niesie konkretne informacje w odpowiednim formacie, który odczytują tylko specjalne programy (np. księgowe). W praktyce oznacza to, że można automatycznie przekazywać dane z faktur pomiędzy programami księgowymi bez udziału człowieka.
podatnik chcąc wystawić lub otrzymać fakturę ustrukturyzowaną, będzie musiał mieć dostęp do platformy. Faktura uznana będzie za doręczoną Kupującemu po nadaniu jej przez system specjalnego numeru identyfikacji. System będzie archiwizował dokumenty przez 10 lat sprawdzając po drodze ich poprawność. Będzie również wysyłał powiadomienia o otrzymaniu dokumentu itp.
Co jeśli przedsiębiorcy korzystają z konkretnych systemów księgowych czy fakturowych (jak np. Fakturownia?). Wówczas tego typu programy będą musiały zostać zintegrowane z Krajowym Systemem e-Faktur (wystawianie faktur sprzedaży, korekty, odbiór faktur zakupu itd.).
W Fakturowni powstała już podstawowa integracja z KSeF - sprawdź, jak wygląda.
Tutorial integracji dostępny na naszym kanale w serwisie YouTube. Obejrzyj film:
Ministerstwo Finansów informuje, iż “Wszelkie przestoje w systemie KSeF będą miały charakter incydentalny, krótkotrwały i nie będą miały istotnego wpływu na możliwość korzystania z niego przez podatników”. Jeżeli podatnik nie będzie mógł wystawić faktury z winy systemu, to może się z tym wstrzymać do momentu ponownej dostępności lub wystawić fakturę poza KSeF. Więcej szczegółów można znaleźć w broszurze informacyjnej KSeF.
Celem Krajowego Systemu e-Faktur jest nie tylko ułatwienie przedsiębiorcom ich codziennej pracy, ale też przechwytywanie przez Ministerstwo Finansów błędów i oszustw podatkowych. Z pewnością dużym minusem będzie brak możliwości poprawienia faktury przed wprowadzeniem jej do obrotu (tak jak teraz często ma to miejsce). Nie będzie też już możliwe stosowanie uproszczeń w fakturowaniu oraz rozliczaniu VAT.
Przepisy te nie będą miały w tym przypadku zastosowania. Nie będzie bowiem możliwości zniszczenia czy zagubienia faktury ustrukturyzowanej. Duplikaty zatem przestaną być potrzebne.
Wszelkie aktualności związane z tematem Krajowego Systemu e-Faktur oraz faktur ustrukturyzowanych będziemy zamieszczać na blogu Fakturowni.
Fakturownia - porady
10 pomysłów co można wrzucić w koszty
Przedsiębiorca w cyklu życia firmy ponosi wiele wydatków związanych z prowadzeniem przedsiębiorstwa, ewidencjonując je w koszty i obniżając tym samym podstawę opodatkowania, czyli swój dochód.
Justyna Zaporowska
fakturownia - komunikaty
Podsumowanie nowości luty 2024
Zapraszamy na przegląd najważniejszych nowości i zmian systemowych, które nastąpiły w lutym. Dowiedz się również, co nowego w aplikacji mobilnej, a także jaki był temat zeszłomiesięcznego webinaru Fakturowni. Zaczynajmy!
Ewelina Helbrecht
Fakturownia - aktualności
Czego nie powie Ci księgowa a chcesz wiedzieć o finansach swojej firmy
Dziękujemy wszystkim uczestnikom webinaru, musimy przyznać, że była to solidna dawka informacji! Bardzo cieszy nas ilość pozytywnych opinii, które otrzymaliśmy zaraz po wydarzeniu.
Podnieś wydajność Twojej działalności: Odkryj korzyści integracji w Fakturowni
Kolejny webinar już za nami! Tym razem przedstawiliśmy od podstaw praktyczne zastosowanie opcji z zakładki Aplikacje/Dodatki, która jest dostępna po zalogowaniu do systemu Fakturownia.
Rozwój MŚP dzięki optymalizacji procesów biznesowych. Od pracy w firmie do pracy nad firmą
Zapraszamy do zapoznania się z podsumowaniem ostatniego webinaru. Dziękujemy naszemu partnerowi - firmie Casbeg i Jackowi Bartczakowi za bardzo inspirujący wykład.
Podsumowanie nowości marzec 2024
Jesteś ciekaw marcowych nowości w Fakturowni? W takim razie już teraz zapraszamy na przegląd!
Podsumowanie nowości styczeń 2024
Co nowego w Fakturowni wraz z początkiem roku? Ulepszone opcje w tym funkcje integracji i aplikacji mobilnej, ale to nie wszystko!
Testuj wszystkie funkcje przez 30 dni bez opłat
Jak zmienić biuro rachunkowe?
Prowadzenie firmy jest nierozerwalnie związane z prowadzeniem księgowości. Chociaż dla wielu osób prawo podatkowe i stosy faktur czy umów stanowią największy koszmar w byciu przedsiębiorcą, nie taki diabeł straszny jak go malują!
Sandra Wiśniewska
Phishing - jak zadbać o swoje bezpieczeństwo i nie dać się oszustom?
W erze cyfrowej, gdzie większość naszych aktywności przeniosła się do Internetu, zjawisko phishingu staje się coraz bardziej powszechne i wyrafinowane.
Narzędzia, które usprawnią Twoją codzienną pracę w firmie
Prowadzenie przedsiębiorstwa to nie tylko ogromna odpowiedzialność, ale również ciągły rozwój i dostosowywanie funkcjonowania firmy do nieustannie zmieniających się standardów rynku.
Prowadzenie firmy
Sprzedaż detaliczna: na czym polega? Wszystko, co musisz wiedzieć o sprzedaży detalicznej
Każdy z nas robi zakupy, a niektórzy z nas pewnie nie tylko kupują produkty i usługi, ale również je sprzedają. I zapewne każdy ma również świadomość, że droga od stworzenia produktu do jego sprzedania jest o wiele bardziej złożonym procesem niż sam zakup.
Do 30 czerwca 2024 roku Ukraińcy mogą podejmować i wykonywać działalność gospodarczą w Polsce
W związku z wybuchem konfliktu zbrojnego na terenie Ukrainy 24 lutego 2022 roku, Polska zaangażowała się w pomoc wojennym uchodźcom. Jako kraj zaoferowaliśmy Ukraińcom nie tylko wsparcie materialne i bezpieczne schronienie, ale również pomoc w legalnym rozwijaniu własnych przedsiębiorstw na terenie kraju.
Hot-dog i kawa jako dodatkowe pozycje na fakturze za paliwo. Czy można je zaliczyć do KUP w PKPiR?
Jeśli chodzi o koszty, często generują je samochody służbowe. Właściciele firm i ich pracownicy dostarczają faktury m.in. za serwis, parking i paliwo. Problem pojawia się wówczas, gdy faktura ma wątpliwe pozycje, tj. np. obejmuje nie tylko paliwo, ale też inne produkty – np. kawę i hot-doga. Co powinniśmy w takiej sytuacji zrobić?
Krzysztof Król