Faktura dwujęzyczna – jak ją wystawić?

Czym jest faktura dwujęzyczna?

Faktura dwujęzyczna to dokument sprzedaży zawierający dane w dwóch językach – zazwyczaj po polsku oraz w języku partnera handlowego, najczęściej angielskim. Taka forma jest szczególnie przydatna przy współpracy międzynarodowej, kiedy kontrahent oczekuje dokumentu zrozumiałego dla siebie.

Tego rodzaju faktura nie tylko ułatwia komunikację, lecz także zwiększa wiarygodność i profesjonalizm firmy oraz ogranicza ryzyko błędów lub nieporozumień. Polskie prawo dopuszcza wystawianie faktur dwujęzycznych, o ile spełniają one wszystkie wymagania formalne – szczególnie w zakresie waluty, podatku VAT oraz dodatkowych oznaczeń, takich jak „odwrotne obciążenie”. W dalszej części wyjaśniamy, jak prawidłowo przygotować taki dokument.

Kiedy można wystawić fakturę dwujęzyczną?

Polski przedsiębiorca może wystawić dwujęzyczną fakturę w większości przypadków, z wyjątkiem sprzedaży na rzecz polskiego konsumenta (osoby prywatnej nieprowadzącej działalności gospodarczej).

Fakturę dwujęzyczną można wystawić m.in. dla:

• firm z dowolnego kraju (w tym również z Polski),
• osób fizycznych spoza Polski.

Najczęściej faktury takie wystawia się na potrzeby współpracy z zagranicznymi firmami, które oczekują dokumentu w języku angielskim, niemieckim, francuskim czy hiszpańskim, co pozwala im łatwiej przetwarzać dane w swoich systemach księgowych.

Faktura dwujęzyczna wzór – jakie elementy musi zawierać?

Faktura dwujęzyczna musi zawierać wszystkie elementy wymagane przez polskie przepisy dotyczące faktur VAT, czyli:

• numer faktury,
• datę wystawienia oraz datę sprzedaży,
• dane sprzedawcy i nabywcy (wraz z NIP lub numerem VAT UE),
• nazwę towarów lub usług,
• kwoty netto, stawki i kwoty VAT, kwotę brutto,
• termin płatności.

W wersji dwujęzycznej każda z powyższych pozycji powinna być przetłumaczona na język kontrahenta. Kluczowe jest, aby tłumaczenie było precyzyjne i zgodne z terminologią obowiązującą w kraju odbiorcy. Na przykład: „invoice” zamiast „faktura”, „VAT” zamiast „podatek od towarów i usług” – to standardowe, akceptowane określenia.

Faktura za granicą a „odwrotne obciążenie”

W przypadku sprzedaży towarów lub usług na rzecz kontrahenta zarejestrowanego jako podatnik VAT w innym kraju Unii Europejskiej, faktura może wymagać oznaczenia „odwrotne obciążenie” (ang. „reverse charge”). Oznacza to, że obowiązek rozliczenia podatku VAT przechodzi na nabywcę.

Taka sytuacja ma miejsce m.in. w transakcjach wewnątrzwspólnotowych między dwoma podatnikami VAT. W takim przypadku faktura powinna zawierać numery VAT UE obu stron oraz jednoznaczną informację, że VAT rozlicza nabywca.

Przed wystawieniem faktury z odwrotnym obciążeniem warto sprawdzić status kontrahenta w systemie VIES (VAT Information Exchange System), co pozwala uniknąć nieprawidłowości podatkowych.

Jaką walutę można zastosować na fakturze dwujęzycznej?

Zgodnie z polskimi przepisami, przedsiębiorca może wystawić fakturę w dowolnej walucie – np. w euro, dolarach czy funtach. Jednak obowiązują przy tym określone zasady:

• Kurs walutowy – przeliczenia dokonuje się według średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień powstania obowiązku podatkowego (najczęściej jest to data wystawienia faktury).
• VAT w złotówkach – niezależnie od waluty, kwota podatku VAT zawsze musi być wykazana w PLN.

Przykład: jeśli faktura wystawiona jest w euro 10 października, to należy zastosować kurs euro z 9 października. Taka praktyka gwarantuje zgodność z przepisami i ułatwia księgowanie.

Jak krok po kroku wystawić fakturę dwujęzyczną?

1. Zbierz dane kontrahenta – upewnij się, że masz pełne dane nabywcy, w tym jego numer VAT UE (jeśli dotyczy).
2. Wybierz języki i walutę – zdecyduj, w jakich językach ma być wystawiona faktura oraz jaka waluta zostanie użyta.
3. Uzupełnij dane faktury – wprowadź wszystkie niezbędne informacje: opisy produktów lub usług, kwoty netto i brutto, stawki VAT.
4. Dodaj oznaczenia – jeżeli transakcja tego wymaga, dodaj adnotację „reverse charge” oraz numery VAT obu stron.
5. Przelicz kwoty – oblicz wartości w PLN zgodnie z odpowiednim kursem NBP.
6. Zweryfikuj dokument – sprawdź poprawność danych oraz tłumaczeń.
7. Przekaż fakturę kontrahentowi – wyślij dokument elektronicznie lub w wersji papierowej, zgodnie z preferencją odbiorcy.

Dla zachowania profesjonalnego wyglądu dokumentu warto korzystać z systemów umożliwiających automatyczne generowanie faktur dwujęzycznych.

Dlaczego warto korzystać z Fakturowni?

Wystawianie faktur dwujęzycznych może zająć sporo czasu, szczególnie przy wielu transakcjach międzynarodowych. Fakturownia to nowoczesne narzędzie online, które znacznie ten proces ułatwia. Oto, co oferuje:

Wystawianie faktur w 37 językach

Fakturownia umożliwia tworzenie faktur dwujęzycznych w dowolnej kombinacji 37 języków, m.in. angielskim, niemieckim, francuskim, hiszpańskim, rosyjskim, chińskim czy arabskim. Dzięki temu możesz dostosować dokument do potrzeb każdego kontrahenta, niezależnie od jego lokalizacji.

Automatyczne przeliczanie walut

System sam przelicza kwoty według aktualnych kursów NBP, EBC lub wskazanego banku. Kwoty VAT zawsze zapisywane są w złotówkach – zgodnie z polskimi przepisami.

Weryfikacja kontrahentów w VIES

Z poziomu systemu możesz sprawdzić status podatkowy partnera w bazie VIES, co pomaga uniknąć błędów przy transakcjach z odwrotnym obciążeniem.

Ekspresowe wystawianie dokumentów

W kilka kliknięć wystawisz fakturę VAT, proformę, korektę, WDT, WNT, OSS, a także fakturę z reverse charge. Dane kontrahenta oraz opisy produktów możesz pobrać automatycznie – bez konieczności ręcznego wpisywania.

Zgodność z przepisami międzynarodowymi

Dokumenty generowane w Fakturowni spełniają wymogi formalne różnych krajów, co ułatwia prowadzenie biznesu z partnerami z całego świata.

Prosta wysyłka i zarządzanie

Faktury możesz wysłać bezpośrednio z systemu oraz śledzić ich status. Masz pełną kontrolę nad obiegiem dokumentów – nawet przy współpracy z kontrahentami z drugiego końca globu.

Podsumowanie

Dwujęzyczna faktura to nie tylko ukłon w stronę zagranicznych kontrahentów, lecz także realne usprawnienie obsługi transakcji międzynarodowych. Kluczem jest zgodność z przepisami, prawidłowe przeliczenia oraz rzetelne tłumaczenia.

Z pomocą narzędzi takich jak Fakturownia proces wystawiania takiej faktury staje się szybki, intuicyjny i bezpieczny – niezależnie od kraju odbiorcy czy waluty transakcji.

Chcesz wystawiać faktury dwujęzyczne w kilka chwil? Skorzystaj z Fakturowni i przekonaj się, jak łatwo prowadzić biznes bez granic!

 

Zobacz więcej wpisów