Jak udzielić pożyczki pracownikowi?

Jedną z form wsparcia i oferowanych przez pracodawców benefitów jest możliwość zaciągnięcia pożyczki przez pracowników. Ta może być udzielana w formie oprocentowanej lub nieoprocentowanej z różnych źródeł finansowania.

Zacznijmy jednak od podstaw.

Umowa pożyczki - wyjaśnienie pojęcia

Przez umowę pożyczki dający pożyczkę zobowiązuje się przenieść na własność biorącego pożyczkę określoną ilość pieniędzy, a biorący zobowiązuje się zwrócić tę samą ilość pieniędzy. Stanowi o tym art. 720 § 1 kodeksu cywilnego. Jest to umowa konsensualna, czyli polega ona na zgodnym oświadczeniu stron (dającego i biorącego pożyczkę).

Może być ona odpłatna lub nieodpłatna, w zależności od tego, czy strony ustalą konieczność zapłaty odsetek od zawartej umowy. Umowę pożyczki o wartości powyżej 1000 zł należy zawrzeć w formie pisemnej. 

Sprawdź także: Jak opodatkować premie i nagrody pieniężne pracowników?

Źródła finansowania pożyczek dla pracowników u pracodawcy

Pożyczki przez przedsiębiorców mogą być udzielane z kilku źródeł:

• Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) - pracodawcy z mocy ustawy o ZFŚS mają obowiązek zaspokajania potrzeb socjalnych pracowników, w tym właśnie umożliwienie zaciągnięcia im pożyczki. Zasady udzielania pożyczek uregulowane są w wewnętrznym regulaminie ZFŚS, a ze środków tego funduszu mogą korzystać pracownicy oraz ich rodziny, a także emeryci. Do utworzenia ZFŚS zobligowane są przedsiębiorstwa, u których występuje:

- zatrudnienie co najmniej 50 pracowników (według stanu na dzień 1 stycznia danego roku w przeliczeniu na pełne etaty),

- działający co najmniej jeden związek zawodowy i przedsiębiorstwo to zatrudnia co najmniej 20 pracowników i mniej niż 50 pracowników, jeżeli zakładowa organizacja związkowa złoży wniosek o jego utworzenie,

- prowadzenie działalności w formie jednostek budżetowych, bez względu na liczbę pracowników,

- rozpoczęcie działalności w roku kalendarzowym w wyniku komercjalizacji, przejęcia, podziału lub połączenia zakładu, lub jego części wraz z przejęciem pracowników.

• środki obrotowe przedsiębiorstwa,
• kasy zapomogowo - pożyczkowe - ich celem jest głównie wsparcie pracowników poprzez udzielanie krótko- i długoterminowych pożyczek oraz zapomóg w razie trudnej sytuacji losowej członków tej kasy. Podstawą prawną utworzenia kasy zapomogowo-pożyczkowej w przedsiębiorstwie jest ustawa z dnia 11 sierpnia 2021 r. o kasach zapomogowo-pożyczkowych.

Sprawdź także: Jak otrzymać dofinansowanie z Urzędu Pracy do działalności gospodarczej w 2022?

Oskładkowanie i opodatkowanie otrzymanej pożyczki

Czynność cywilnoprawna, jaką jest zaciągniecie pożyczki, podlega opodatkowaniu podatkiem od czynności cywilnoprawnych. Jest to stawka 0,5% podatku od podstawy opodatkowania, którą jest kwota pożyczki. Obowiązek podatkowy w takim przypadku ciąży na osobie biorącej pożyczkę.

Zgodnie z art. 9 pkt 10 lit. e ustawy o PCC (podatku od czynności cywilnoprawnych) umowa pożyczki zawarta pomiędzy pracodawcą a pracownikiem jest zwolniona z tego podatku, jeżeli co najmniej jedna ze stron umowy pożyczki jest opodatkowana podatkiem od towarów i usług lub jest zwolniona z tego podatku, z wyjątkiem:

- umów sprzedaży i zamiany, których przedmiotem jest nieruchomość lub jej część albo prawo użytkowania wieczystego, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu, prawo do domu jednorodzinnego w spółdzielni mieszkaniowej lub prawo do miejsca postojowego w garażu wielostanowiskowym, lub udział w tych prawach,

- umów sprzedaży udziałów i akcji w spółkach handlowych (art. 2 pkt 4 ustawy o PCC).

Co do zasady pożyczka udzielona pracownikowi nie powoduje konieczności odprowadzenia składek i podatku (z wyjątkiem, gdy zostanie ona umorzona, jeżeli pochodzi ze środków obrotowych firmy), ponieważ jest to świadczenie zwrotne, zgodnie z przytoczonym wyżej art. 720 kc.

Jeżeli jednak pracodawca umorzy pracownikowi odsetki od udzielonej pożyczki - stanowić one będą przychód, gdyż źródłem przyznania pożyczki jest stosunek pracy. Pracownik otrzymałby w ten sposób przysporzenie z tytułu nieodpłatnego korzystania z kapitału pracodawcy zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 o podatku dochodowym od osób fizycznych, który stanowi, że za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się:

- wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Oznacza to, że od umorzonych odsetek od pożyczki należy naliczyć składki ZUS i podatek. 

Sprawdź także: Wszystko o zmianach w Kodeksie Pracy 2022

Spłata pożyczki

Spłata rat pożyczki może nastąpić w wyniku potrącania z wynagrodzenia pracownika, ale tylko i wyłącznie za jego pisemną zgodą. Bardzo ważną kwestią jest także pozostawienie kwoty wolnej od potrąceń, którą stanowi, zgodnie z art. 91 § 2 pkt 1 Kodeksu Pracy – 80% minimalnego wynagrodzenia po potrąceniu składek na ZUS, PPK oraz zaliczki na podatek dochodowy (kwota ta ulega proporcjonalnemu obniżeniu do wymiaru czasu pracy, jeśli pracownik zatrudniony jest na część etatu).

Sprawdź także: Zatrudnienie pracownika od A do Z - umowa o pracę. Formalności, obowiązki pracodawcy, dotacje z Urzędu Pracy na zatrudnienie