Aktualizacja z dnia 24.01.2023

Inwentaryzacja jest obowiązkiem wszystkich przedsiębiorców, chociaż przyjęło się, że dotyczy handlowych i produkcyjnych, ponieważ tylko oni mają magazyny (art. 4 ust. 3 - ustawa o rachunkowości). Obowiązek ten dotyczy nie tylko stanów magazynowych (zapasów), ale również środków trwałych, należności, zobowiązań i stanów rachunków. Jest swego rodzaju kontrolą, która pomaga stwierdzić stan majątku firmy. Dlaczego inwentaryzacja jest tak istotna i jak przeprowadzić ją sprawnie i bezstresowo? Podpowiadamy!

Inwentaryzacja - co to jest?

Zacznijmy od definicji. Jej poznanie i zrozumienie jest kluczowe w procesie przeprowadzenia prawidłowego remanentu. Inwentaryzacja to zespół czynności, których celem jest ustalenie realnego stanu wszystkich rzeczowych oraz pieniężnych składników majątkowych danego przedsiębiorstwa, ale również jego zobowiązań. Innymi słowy - remanent to w pewnym sensie kontrola wewnętrzna, na podstawie której stwierdza się różnice pomiędzy stanem rzeczywistym, a tym, który znajduje się w ewidencji księgowej. Inwentaryzacja powinna zostać sporządzona przed przygotowaniem sprawozdania finansowego, którego celem jest roczne zamknięcie ksiąg rachunkowych. 

Ogromny niepokój w wielu przedsiębiorcach wywołuje remanent magazynu.  Przedsiębiorcy i pracownicy obawiają się tej żmudnej kontroli, która wymaga bardzo dużego zaangażowania i dokładności. Warto podejść do inwentaryzacji inaczej - nie traktować jej jako przykrego obowiązku, ale okazji do zaplanowania działań optymalizacyjnych dla firmy, których celem będzie poprawa zarządzania oraz oczywiście - wzrost zysków.

Sprawdź także: Kontrola w firmie, na czym polega i kto może ją zrobić?

Rodzaje inwentaryzacji 

O rodzajach i metodach inwentaryzacji napisano wiele. Różne źródła mogą podawać sprzeczne ze sobą informacje. Tak naprawdę jednak warto skupić się na trzech podstawowych metodach/rodzajach inwentaryzacji:

• spis z natury;
• uzgadnianie sald;
• weryfikacja ksiąg z dokumentami.

Przeanalizujmy każdą z tych punktów. 

Sprawdź także: Kogo dotyczy obowiązek posiadania kasy fiskalnej 

Spis z natury

Spis z natury to nic innego jak dokładne sprawdzenie zgodności rzeczywistego stanu majątkowego firmy ze stanem ewidencji księgowej. Uwzględnia następujące elementy:

• towary handlowe,
• materiały,
• braki,
• odpady,
• rzeczy przygotowane do produkcji,
• półwyroby oraz wyroby gotowe. 

Trzeba pamiętać, że nawet jeżeli dane przedsiębiorstwo nie dysponuje żadnym majątkiem, to i tak musi uzupełnić odpowiedni arkusz. Wówczas jest to zerowy spis z natury (łączna wartość równa się zero). 

Kto musi przygotować spis z natury? Według Rozporządzenia Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 roku podatnicy, których obowiązkiem jest sporządzenie oraz wpisanie księgi spisu z natury towarów handlowych oraz materiałów. 

Metodą spisu z natury przedsiębiorcy prowadzący księgi handlowe przeprowadzają także inwentaryzację środków trwałych.

Sprawdź także: Miesięczny raport fiskalny. Co to jest i jak go wykonać?

Elementy spisu z natury

Oto jakie dane powinien zawierać spis z natury:

• imię i nazwisko właściciela firmy/nazwę firmy,
• datę sporządzenia spisu z natury,
• numer kolejnej pozycji arkusza spisu,
• szczegółową nazwę towaru oraz innych składników spisu,
• jednostkę miary,
• ilość stwierdzona w czasie spisu,
• cenę w polskich złotych i groszach za jednostkę miary,
• wartość wynikającą z przemnożenia ilości towaru przez jego cenę jednostkową,
• łączną wartość spisu z natury,
• klauzulę pt. "Spis zakończono na pozycji numer...",
• podpis osób sporządzających spis, właściciela firmy oraz wspólników.

Trzeba również pamiętać, że spis z natury musi obejmować także towary znajdujące się poza zakładem podatnika, jak również te, które mieszczą się na terenie firmy, ale nie stanowiącej jej własności. 

Przeprowadzenie spisu z natury - jak to zrobić?

W tym przypadku konieczne będzie wyznaczenie czasu przeprowadzanej inwentaryzacji oraz jej zakres. Kolejny krok to powołanie komisji, która będzie odpowiedzialna za przeprowadzenie spisu. Druk spisu z natury powinien wyglądać schludnie. Należy wypełniać go starannie długopisem, a nie ołówkiem. Znalezienie arkuszu nie będzie trudne - wystarczy wyszukać go pod standardowym hasłem, np. druk spisu z natury do pobrania. 

Jak poprawnie przeprowadzić inwentaryzację?

Sam proces inwentaryzacji powinien oprzeć się o dokładne obliczenie posiadanych w magazynie towarów, produktów, półproduktów, materiałów i produkcji w toku, oraz systematyczne wpisywanie wyników w treść protokołu inwentaryzacyjnego. A wszystko to:

• zgodnie z zasadą terminowości i częstotliwości, w terminach zgodnych z planem i z zachowaniem częstotliwości wymaganej ustawą o rachunkowości, umożliwia to w sposób harmonijny przygotowanie rocznego zamknięcia ksiąg rachunkowych.
• wg zasady kompletności i kompleksowości, czyli tak, aby objąć spisem wszystkie składniki majątkowe objęte ewidencją bilansową, jak i nieobjęte tą ewidencją, a będące na stanie.
• zgodnie z zasadą porównywalności, aby stan każdego składnika majątku, ustalony w czasie inwentaryzacji na określony dzień mógł być porównany z jego stanem ewidencyjnym.
• bez pominięcia zasady jednokrotności, tj. każdy składnik majątku może być wykazany w dokumentacji inwentaryzacyjnej tylko jeden raz.

Podobnymi zasadami należy kierować się przy inwentaryzacji środków trwałych.

Sprawdź także: Zajęcia komornicze a działalność gospodarcza. Co może zająć komornik w firmie?

Uzgadnianie sald

A co w przypadku aktywów, które nie mają postaci materialnej lub zostały powierzone innym jednostkom? Wówczas powinny zostać zinwentaryzowane drogą potwierdzenia sald. Oto dokładna lista elementów, które powinny być poddawane inwentaryzacji tą właśnie metodą:

• aktywna finansowe uzbierane na konta bankowych lub przechowywane przez inne jednostki, w tym papiery wartościowe w formie zdematerializowanej,
• należności, w tym pożyczki,
• własne składniki aktywów powierzone kontrahentom.

Wszystkie te elementy powinny, w miarę możliwości, być zinwentaryzowane za pomocą potwierdzeń od jednostek, które zajmują się ich przechowywaniem.

Funkcje metody potwierdzenia sald:

• potwierdzenie realności rozrachunków znajdujących się w księgach jednostki,
• pomoc w windykacji należności (przypomnienie dłużnikom o saldach),
• ujawnienie należności wątpliwych i spornych,
• ujawnienie dłużników znajdujących się w stanie likwidacji działalności lub tych którzy zawiesili działalność lub ją zakończyli,
• wykrycie nieprawidłowości w finansach przedsiębiorstwa (np. przelewy na nieznane konta).

Inicjatywę potwierdzenia salda podejmuje wierzyciel. Wyjątkiem są banki, które często przesyłają informacje o wysokości rachunków bankowych czy wysokości kredytów do spłaty. Przed wystąpieniem o potwierdzenie salda do kontrahenta, konieczne będzie uzgodnienie ewidencji, wyksięgowanie sald groszowych czy wyksięgowanie należności przedawnionych. Konieczne będzie także naliczenie należnych odsetek od należności po terminie.

 

Inwentaryzacja metodą potwierdzenia salda w praktyce

Jak dokładnie wygląda remanent metodą potwierdzenia salda w praktyce? Wierzyciel wysyła do dłużnika druk, który jest potwierdzeniem salda. Znajduje się na nim specyfikacja sum, które składają się na to właśnie saldo w dwóch egzemplarzach. Kontrahent powinien potwierdzić saldo, a jeżeli jego zdaniem się nie zgadza - musi dokładnie określić niezgodności. Jeżeli wierzyciel zgodzi się z tą korektą, to musi poprawić własne księgi. Jeżeli jest odmiennego zdania, to powinien to udowodnić za pomocą odpowiednich dokumentów. Jeżeli nie uzyska potwierdzenia salda przez kontrahenta (np. za pomocą listu, maila, faksu, a najlepiej pisma potwierdzenia salda podpisanego przez osoby upoważnione do reprezentacji dłużnika), pozostaje mu zastosowanie innej metody inwentaryzacji, tj. drogi weryfikacji, o której więcej informacji znajdziesz w dalszej części artykułu.

Inwentaryzacja metodą potwierdzenia sald musi zostać udokumentowana protokołem z dokonanych czynności. Ten sporządzają osoby przeprowadzające tę czynność (najczęściej są to pracownicy księgowości).

Weryfikacja ksiąg z dokumentami

Weryfikacja stanu ewidencyjnego, czyli kolejna metoda inwentaryzacji, dotyczy aktywów i pasywów, których stanu nie można ustalić poprzez powyższe dwie metody (tj. spis z natury oraz uzgodnienie sald z kontrahentami). Stosuje się ją przede wszystkim w przypadku gruntów rolnych, należności i zobowiązań publicznoprawnych, jak również innych składników, które nie są możliwe do obejrzenia. Weryfikacja stanu ewidencyjnego to nic innego jak porównanie stanów księgowych w księgach rachunkowych z danymi w innych dokumentach, kartotekach czy rejestrach.

Rezultaty weryfikacji stanu ewidencyjnego

Wyniki weryfikacji należy umieścić w odpowiednim protokole. Jeżeli ta metoda inwentaryzacji wykaże różnice pomiędzy rzeczywistym stanem aktywów i pasywów, a ich stanem ewidencyjnym, to wówczas należy złożyć wyjaśnienia i ująć odmienne stany faktyczne w księgach rachunkowych w sposób ustalony w planie kont.

Cele inwentaryzacji

Najważniejszym celem inwentaryzacji jest ustalenie rzeczywistego stanu pasywów oraz aktywów. Głównie chodzi tutaj o następujące czynności:

• uzgodnienie zapisów księgowych ze stanem rzeczywistym,
• rozliczenia osób materialnie odpowiedzialnych za powierzony im majątek,
• dokonanie oceny przydatności gospodarczej składników majątku, które zostały objęte spisem,
• przeciwdziałanie stwierdzonym w czasie spisu nieprawidłowościom w gospodarce składnikom majątku (np. nadmierna ilość).

Etapy inwentaryzacji

Sprawdź, jak wygląda inwentaryzacja krok po kroku.

1. Przygotowanie do inwentaryzacji

Jeżeli chcesz, aby inwentaryzacja poszła sprawnie i bezstresowo, to... dobrze się do niej przygotuj. Ten etap jest kluczowy dla całego procesu. Zacznij od powołania komisji inwentaryzacyjnej z przewodniczącym, który stanie się odpowiedzialny za rozliczenie spisu. Na początku należy również przygotować harmonogram działań, dokumentację oraz zorganizować oznaczenie poszczególnych grup produktów. A wszystko po to, aby sam proces liczenia przebiegał sprawnie. Konieczne może okazać się także przygotowanie druków rachunkowych, które potem staną się częścią całego protokołu końcowego. 

2. Przeprowadzanie inwentaryzacji

Teraz czas na właściwą inwentaryzację. Ta polega na zaewidencjonowaniu każdego ze składników majątku, który znajduje się w magazynie czy sklepie. Oczywiście na tym etapie konieczne będzie dobranie odpowiedniej metody przeprowadzenia spisu. Do niedawna jeszcze większość przedsiębiorców robiła to wykorzystując klasyczne arkusze. Dzisiaj inwentaryzację przeprowadza się w programach komputerowych, wspomagając się czytnikami kodów kreskowych. To bardzo ułatwianie sam proces - szczególnie przenoszenie danych do protokołu.

3. Wartość stanu a ewidencja księgowa - porównanie

W tym kroku najważniejsze zadanie należy do komisji inwentaryzacyjnej: musi dogłębnie przeanalizować raporty i porównać je ze stanem ewidencji księgowej. Na tym etapie również określa się przyczyny różnic, które mogą mieć miejsce. Najczęściej należą do nich zużycie, oszustwa, kradzież, ale też przekroczenie terminu przydatności. 

4. Zaktualizowanie dokumentów

Na tym etapie konieczne będzie naniesienie aktualnych zmian w ewidencji księgowej. Trzeba pamiętać, że dzień inwentaryzacji to dzień doprowadzenia do stanu pełnej zgodności faktów z dokumentami. 

5. Zakończenie inwentaryzacji

Podczas tego kroku należy uporządkować dokumenty, przygotować protokół księgowy oraz zarchiwizować przygotowane dokumenty. Zgromadzoną dokumentację trzeba będzie przedstawić organom skarbowym.

Sprawdź także: Inwentaryzacja produktów w magazynie - Fakturownia.pl

Inwentaryzacja - ile trwa?

Trudno jednoznacznie odpowiedzieć na to pytanie. Wiele zależy od wybranej metody, ale też zakresu działań. Przyjęło się, że w dużym sklepie remanent trwa do kilkunastu godzin (przy zintensyfikowanej pracy całego zespołu). Im bardziej doświadczone przedsiębiorstwo i jego kadra, tym inwentaryzacja przebiega krócej. 

Przeprowadzanie inwentaryzacji - najważniejsza zasada

W kontekście inwentaryzacji mówi się o wielu zasadach, które warto wprowadzić, aby proces remanentu przebiegł sprawnie i bezproblemowo. Wspomina się również o podstawowej regule przeprowadzania tej ważnej dla przedsiębiorstwa czynności. Mianowicie - inwentaryzacja powinna być przeprowadzona za "zamkniętymi drzwiami". Oznacza to, że firma powinna pozostać nieczynna, aby dokonać dokładnych pomiarów i identyfikacji wartości pieniężnych oraz handlowych. 

Inwentaryzacja - pełna lub wyrywkowa

Inwentaryzacja może być przeprowadzana okresowo lub doraźnie. W tym pierwszym przypadku realizuje się ją regularnie, np. corocznie. Wówczas najważniejszy cel to ustalenie na wyznaczony dzień rzeczywistego stanu ogółu lub określonej części zapasów wraz ze stwierdzeniem różnic. Drugi rodzaj remanentu ma formę doraźną. Przeprowadza się go okazjonalnie, np. wtedy, gdy osoba kluczowa dla firmy (odpowiedzialna za powierzone mienie) odchodzi z niej albo gdy np. dochodzi do likwidacji przedsiębiorstwa.  

Inwentaryzacja magazynu w Fakturowni - stany aktywów i pasywów

Inwentaryzacja stanu magazynowego sporządzona dzięki Fakturowni pozwoli zweryfikować wykazane w księgach rachunkowych stany produktów (aktywów i pasywów danej jednostki magazynowej). Dokument magazynowy Inwentaryzacja automatycznie zlicza aktualne stany magazynu i umożliwia jego korektę do stanu fizycznego wraz z opisem przyczyny korekty.

Jak przeprowadzić inwentaryzację z pomocą Fakturowni? Odpowiedź na to i wiele innych pytań zawarliśmy w obszernej Bazie Wiedzy. Sprawdź sam.