Prowadzenie firmy


VAT OSS co to jest, kogo dotyczy i co warto wiedzieć?
Prowadzenie firmy

VAT OSS co to jest, kogo dotyczy i co warto wiedzieć?

Sandra Wiśniewska

Sandra Wiśniewska, 2022-09-13

Wraz z 1 lipca 2021 roku w życie weszła procedura VAT-OSS. Chociaż dynamicznie zmieniające się przepisy dotyczące podatków przyprawiają przedsiębiorców o ból głowy, tym razem zmiany mają być ogromnym ułatwieniem dla podmiotów, które sprzedają swoje towary i usługi na rynkach zagranicznych.

Do niedawna, jeśli podatnik w Polsce prowadził sprzedaż przez internetowe platformy, a swoje produkty i usługi sprzedawał w ręce podmiotów z zagranicy, musiał on pilnować określonych limitów. Po ich przekroczeniu konieczna była rejestracja jako podatnik VAT w danym kraju. Co prawda, funkcjonowało to jedynie w przypadku, gdy kupujący nie posiadał zarejestrowanej działalności gospodarczej, ale wciąż bywało uciążliwe. Aktualnie istnieje prostszy sposób rozliczeń - jest nim właśnie VAT-OSS. 

Czy VAT-OSS rzeczywiście jest sporym ułatwieniem dla przedsiębiorców? Jak działa ta procedura, kto może z niej skorzystać i jak się zarejestrować? Tego dowiecie się z naszego artykułu.

Co to jest VAT OSS?

VAT-OSS (gdzie "OSS" to skrót od angielskiego "One-Stop-Shop") to rozszerzenie procedury VAT-MOSS. Procedura MOSS obowiązywała do 30 czerwca 2021 roku, zaś OSS - jak już wspominaliśmy - od 1 lipca 2021.

Procedura VAT-OSS ma za zadanie umożliwić rozliczenie i odprowadzenie podatku VAT poprzez administrację skarbową jednego, wybranego państwa Unii Europejskiej.

Oznacza to, że jeśli podatnik korzysta z procedury VAT-OSS, musi on najpierw wybrać jeden z krajów Unii Europejskiej (czasem kraj jest narzucony z góry). Wybrane państwo członkowskie będzie stanowiło kraj identyfikacji UE i ma ono obowiązek udostępnić sprzedawcy zarejestrowanemu do VAT-OSS elektroniczny system, poprzez który może on składać deklaracje rozliczeniowe. VAT OSS zapłacony w kraju identyfikacji UE, zostaje podzielony i przekazany państwom UE konsumpcji, a przedsiębiorca nie musi się martwić o rejestrację, w każdym kraju UE konsumpcji. To naprawdę spore ułatwienie dla podmiotów gospodarczych.

Sprawdź także: VAT OSS - jak aktywować opcję Faktur OSS w Fakturowni

Fakturownia podąża za zmianami prawnymi w Polsce i w Europie
Fakturownia to prosty system, do zarządzania przychodami i wydatkami, a także całymi finansami firmy.
Zarejestruj się w Fakturownia.pl

VAT-OSS - dla kogo? Rodzaje procedury

Procedura VAT-OSS ma dwa rodzaje:

  • procedurę unijną,
  • procedurę nieunijną.

W zależności od tego, czy sprzedawca posiada np. siedzibę działalności gospodarczej na terenie UE, może zarejestrować się do jednego z dwóch rodzajów procedury.

Sprawdź także: 10 przydatnych funkcji Fakturowni o których możesz nie wiedzieć

Kto może zarejestrować się do procedury unijnej VAT-OSS?

Do procedury VAT-OSS może zarejestrować się osoba, która:

  • posiada siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Unii Europejskiej,
  • jest operatorem interfejsu elektronicznego, niezależnie od tego czy posiada siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Unii Europejskiej,
  • przedsiębiorca spoza Unii Europejskiej, nieposiadający siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Unii Europejskiej.

Jakie transakcje obejmuje unijna procedura VAT-OSS?

To, jakie transakcje obejmuje unijna procedura VAT-OSS, jest zależne od tego, kto jest zarejestrowany do korzystania z owej procedury.

Jeśli mówimy o osobie posiadającej siedzibę swojej działalności (przypadek 1. w akapicie wyżej), może ona dokonywać takich transakcji z rozliczeniem OSS jak:

  • WSTO - wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów na odległość (sprzedaż wysyłkowa),
  • świadczenie usług na rzecz osób niebędących podatnikami (pod warunkiem, że miejsce świadczenia usług to kraj Unii, w którym sprzedawca nie posiada siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności),
  • usługi telekomunikacyjne, nadawcze, gastronomiczne, targowe, wynajmu, edukacyjne itp.

Jeśli z rozliczenia VAT-OSS korzysta operator interfejsu (przypadek 2. w akapicie wyżej), to wówczas może on rozliczać za pomocą tej procedury takie transakcje jak:

  • WSTO - wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów na odległość (sprzedaż wysyłkowa),
  • dostawa towaru na rzecz osoby niebędącej podatnikiem, pod warunkiem, że transport towaru odbywa się w obrębie tego samego kraju Unii Europejskiej.

Jeśli natomiast przedsiębiorca spoza Unii, nieposiadający na jej terenie siedziby działalności chce skorzystać z rozliczenia podatku VAT za pomocą procedury VAT-OSS, może on skorzystać z niej tylko w przypadku WSTO - wewnątrzwspólnotowej sprzedaży towarów na odległość.

Sprawdź także: Odwrotne obciążenie - co to jest i kogo dotyczy?

Kto może zarejestrować się do procedury nieunijnej VAT-OSS?

Tutaj sprawa jest dużo prostsza, bowiem do procedury nieunijnej może zarejestrować się tylko osoba, która jest przedsiębiorcą, ale nie posiada siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności na terytorium Unii Europejskiej.

Sprawdź także: Faktura - definicja, co zawiera i jak ją wystawić oraz jakie rodzaje faktur obowiązują

Jakie transakcje obejmuje nieunijna procedura VAT-OSS?

Przedsiębiorca, który jest zarejestrowany do nieunijnej procedury VAT-OSS, a więc nie posiada swojej siedziby działalności gospodarczej, może rozliczać podatek VAT zgodnie z procedurą VAT-OSS w momencie, gdy świadczy usługi na rzecz osób niebędących podatnikami (najczęściej są to po prostu konsumenci).

Do takich usług należy na przykład:

  • zakwaterowanie w hotelu,
  • świadczenie usług transportowych i wynajmu środków transportu,
  • usługi elektroniczne,
  • usługi telekomunikacyjne,
  • usługi nadawcze,
  • usługi w obszarze np. kultury czy sportu.

Sprawdź także: Faktura bez VAT - czym się charakteryzuje?

Czy VAT OSS jest obowiązkowy?

Nie, rejestracja do procedury VAT-OSS jest dobrowolna. Nawet, jeśli podatnik spełnia warunki, nie musi składać stosownego wniosku.

Należy jednak pamiętać, że jeśli przedsiębiorca nie chce korzystać z VAT-OSS, musi zarejestrować się na VAT w każdym kraju Unii Europejskiej, do którego są wysyłane jego towary (jeżeli ich nabywcą są osoby prywatne). Właśnie dlatego bardzo dużo przedsiębiorców decyduje się na zapisanie do procedury i rozliczanie podatku VAT w ramach jednej, zbiorczej deklaracji dla wszystkich państw członkowskich.

Czy można wybrać dowolny kraj identyfikacji UE?

Jeśli sprzedawca zarejestrował się do nieunijnej procedury VAT-OSS i jest dostawcą usług spoza Unii Europejskiej, może wybrać jeden, dowolny kraj unijny.

Jeśli natomiast sprzedawca jest zarejestrowany do procedury unijnej, wówczas nie ma wyboru kraju. Krajem identyfikacji jest państwo, w którym znajduje się siedziba jego działalności gospodarczej.

Jeśli przedsiębiorca nie posiada siedziby, państwem identyfikacji będzie to państwo, w którym posiada on stałe miejsce prowadzenia działalności. A jeśli przedsiębiorca nie posiada ani siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności, musi on wybrać państwo Unii Europejskiej, w którym następuje rozpoczęcie wysyłki lub transportu towarów.

Sprawdź także: Faktura ze stawką 0% a faktura ze stawką ZW - czym się różnią i kiedy je stosować?

Jak zarejestrować się do VAT OSS?

Aby podatnik mógł zacząć korzystać z procedury VAT-OSS, musi najpierw wypełnić elektroniczny formularz na stronie www.podatki.gov.pl. Wypełniony formularz zostanie wysłany drogą elektroniczną do Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście za pośrednictwem systemu e-deklaracje.

I to właściwie wszystko, co przedsiębiorca musi zrobić. Pozostaje teraz czekać na maila (zostaje on wysłany na podany w formularzu adres). W zależności od decyzji organów podatkowych, mail będzie zawierał potwierdzenie zgłoszenia i zakwalifikowanie się do procedury VAT-OSS lub odmowę przyjęcia zgłoszenia (jeśli podatnik nie spełnił określonych warunków).

Warto również dodać, że zarówno do wypełnienia formularza, jak i do rozliczania się z użyciem procedury VAT-OSS, niezbędny jest numer NIP przedsiębiorstwa.

VAT-OSS a ewidencja rachunkowa

Artykuł 103d. ustawy o VAT obliguje do prowadzenia ewidencji rachunkowej również w procedurze VAT-OSS. Ewidencja powinna być sporządzana w postaci elektronicznej i musi dokumentować wszystkie transakcje objęte procedurą unijną.

Taką ewidencję należy przechowywać 10 lat po udokumentowaniu transakcji, a na każde żądanie państwa członkowskiego podatnik jest zobligowany udostępnić dokumentację drogą elektroniczną.

Sprawdź także: Krajowy System e-Faktur - czym jest i jak wygląda integracja z Fakturownią?

Co powinna zawierać ewidencja rachunkowa dokumentująca transakcje VAT-OSS?

Ewidencja rachunkowa dokumentująca transakcje objęte procedurą VAT-OSS, musi być prowadzona zgodnie z przyjętymi normami, zapisanymi w artykule 63c. rozporządzenia 282/2011. Obligatoryjnie musi zawierać takie elementy jak:

  • datę sprzedaży towarów lub świadczenia usług,
  • przedmiot sprzedaży (opis, nazwa, ilość towarów/usług),
  • podstawę opodatkowania (wraz z wykazaniem użytej waluty),
  • państwo będące odbiorcą usług lub WSTO (państwo konsumpcji),
  • kwoty wpływające na podwyższenie lub obniżenie podstawy opodatkowania,
  • właściwa stawka VAT państwa konsumpcji,
  • podatek VAT zapisany w odpowiedniej walucie,
  • data i kwota otrzymanych zaliczek i należności,
  • dane, które zawiera wystawiona do transakcji faktura (jeśli takowa została wystawiona),
  • dokumenty potwierdzające zwrot towarów, podstawę opodatkowania i podatek VAT,
  • dane adresowe odbiorcy towarów/usług. 

Sprawdź także: Podsumowanie wakacji 2022