Sandra Wiśniewska, 2022-09-13
Wraz z 1 lipca 2021 roku w życie weszła procedura VAT-OSS. Chociaż dynamicznie zmieniające się przepisy dotyczące podatków przyprawiają przedsiębiorców o ból głowy, tym razem zmiany mają być ogromnym ułatwieniem dla podmiotów, które sprzedają swoje towary i usługi na rynkach zagranicznych.
Do niedawna, jeśli podatnik w Polsce prowadził sprzedaż przez internetowe platformy, a swoje produkty i usługi sprzedawał w ręce podmiotów z zagranicy, musiał on pilnować określonych limitów. Po ich przekroczeniu konieczna była rejestracja jako podatnik VAT w danym kraju. Co prawda, funkcjonowało to jedynie w przypadku, gdy kupujący nie posiadał zarejestrowanej działalności gospodarczej, ale wciąż bywało uciążliwe. Aktualnie istnieje prostszy sposób rozliczeń - jest nim właśnie VAT-OSS.
Czy VAT-OSS rzeczywiście jest sporym ułatwieniem dla przedsiębiorców? Jak działa ta procedura, kto może z niej skorzystać i jak się zarejestrować? Tego dowiecie się z naszego artykułu.
VAT-OSS (gdzie "OSS" to skrót od angielskiego "One-Stop-Shop") to rozszerzenie procedury VAT-MOSS. Procedura MOSS obowiązywała do 30 czerwca 2021 roku, zaś OSS - jak już wspominaliśmy - od 1 lipca 2021.
Procedura VAT-OSS ma za zadanie umożliwić rozliczenie i odprowadzenie podatku VAT poprzez administrację skarbową jednego, wybranego państwa Unii Europejskiej.
Oznacza to, że jeśli podatnik korzysta z procedury VAT-OSS, musi on najpierw wybrać jeden z krajów Unii Europejskiej (czasem kraj jest narzucony z góry). Wybrane państwo członkowskie będzie stanowiło kraj identyfikacji UE i ma ono obowiązek udostępnić sprzedawcy zarejestrowanemu do VAT-OSS elektroniczny system, poprzez który może on składać deklaracje rozliczeniowe. VAT OSS zapłacony w kraju identyfikacji UE, zostaje podzielony i przekazany państwom UE konsumpcji, a przedsiębiorca nie musi się martwić o rejestrację, w każdym kraju UE konsumpcji. To naprawdę spore ułatwienie dla podmiotów gospodarczych.
Sprawdź także: VAT OSS - jak aktywować opcję Faktur OSS w Fakturowni
Procedura VAT-OSS ma dwa rodzaje:
W zależności od tego, czy sprzedawca posiada np. siedzibę działalności gospodarczej na terenie UE, może zarejestrować się do jednego z dwóch rodzajów procedury.
Sprawdź także: 10 przydatnych funkcji Fakturowni o których możesz nie wiedzieć
Do procedury VAT-OSS może zarejestrować się osoba, która:
To, jakie transakcje obejmuje unijna procedura VAT-OSS, jest zależne od tego, kto jest zarejestrowany do korzystania z owej procedury.
Jeśli mówimy o osobie posiadającej siedzibę swojej działalności (przypadek 1. w akapicie wyżej), może ona dokonywać takich transakcji z rozliczeniem OSS jak:
Jeśli z rozliczenia VAT-OSS korzysta operator interfejsu (przypadek 2. w akapicie wyżej), to wówczas może on rozliczać za pomocą tej procedury takie transakcje jak:
Jeśli natomiast przedsiębiorca spoza Unii, nieposiadający na jej terenie siedziby działalności chce skorzystać z rozliczenia podatku VAT za pomocą procedury VAT-OSS, może on skorzystać z niej tylko w przypadku WSTO - wewnątrzwspólnotowej sprzedaży towarów na odległość.
Sprawdź także: Odwrotne obciążenie - co to jest i kogo dotyczy?
Tutaj sprawa jest dużo prostsza, bowiem do procedury nieunijnej może zarejestrować się tylko osoba, która jest przedsiębiorcą, ale nie posiada siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności na terytorium Unii Europejskiej.
Sprawdź także: Faktura - definicja, co zawiera i jak ją wystawić oraz jakie rodzaje faktur obowiązują
Przedsiębiorca, który jest zarejestrowany do nieunijnej procedury VAT-OSS, a więc nie posiada swojej siedziby działalności gospodarczej, może rozliczać podatek VAT zgodnie z procedurą VAT-OSS w momencie, gdy świadczy usługi na rzecz osób niebędących podatnikami (najczęściej są to po prostu konsumenci).
Do takich usług należy na przykład:
Sprawdź także: Faktura bez VAT - czym się charakteryzuje?
Nie, rejestracja do procedury VAT-OSS jest dobrowolna. Nawet, jeśli podatnik spełnia warunki, nie musi składać stosownego wniosku.
Należy jednak pamiętać, że jeśli przedsiębiorca nie chce korzystać z VAT-OSS, musi zarejestrować się na VAT w każdym kraju Unii Europejskiej, do którego są wysyłane jego towary (jeżeli ich nabywcą są osoby prywatne). Właśnie dlatego bardzo dużo przedsiębiorców decyduje się na zapisanie do procedury i rozliczanie podatku VAT w ramach jednej, zbiorczej deklaracji dla wszystkich państw członkowskich.
Jeśli sprzedawca zarejestrował się do nieunijnej procedury VAT-OSS i jest dostawcą usług spoza Unii Europejskiej, może wybrać jeden, dowolny kraj unijny.
Jeśli natomiast sprzedawca jest zarejestrowany do procedury unijnej, wówczas nie ma wyboru kraju. Krajem identyfikacji jest państwo, w którym znajduje się siedziba jego działalności gospodarczej.
Jeśli przedsiębiorca nie posiada siedziby, państwem identyfikacji będzie to państwo, w którym posiada on stałe miejsce prowadzenia działalności. A jeśli przedsiębiorca nie posiada ani siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności, musi on wybrać państwo Unii Europejskiej, w którym następuje rozpoczęcie wysyłki lub transportu towarów.
Sprawdź także: Faktura ze stawką 0% a faktura ze stawką ZW - czym się różnią i kiedy je stosować?
Aby podatnik mógł zacząć korzystać z procedury VAT-OSS, musi najpierw wypełnić elektroniczny formularz na stronie www.podatki.gov.pl. Wypełniony formularz zostanie wysłany drogą elektroniczną do Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście za pośrednictwem systemu e-deklaracje.
I to właściwie wszystko, co przedsiębiorca musi zrobić. Pozostaje teraz czekać na maila (zostaje on wysłany na podany w formularzu adres). W zależności od decyzji organów podatkowych, mail będzie zawierał potwierdzenie zgłoszenia i zakwalifikowanie się do procedury VAT-OSS lub odmowę przyjęcia zgłoszenia (jeśli podatnik nie spełnił określonych warunków).
Warto również dodać, że zarówno do wypełnienia formularza, jak i do rozliczania się z użyciem procedury VAT-OSS, niezbędny jest numer NIP przedsiębiorstwa.
Artykuł 103d. ustawy o VAT obliguje do prowadzenia ewidencji rachunkowej również w procedurze VAT-OSS. Ewidencja powinna być sporządzana w postaci elektronicznej i musi dokumentować wszystkie transakcje objęte procedurą unijną.
Taką ewidencję należy przechowywać 10 lat po udokumentowaniu transakcji, a na każde żądanie państwa członkowskiego podatnik jest zobligowany udostępnić dokumentację drogą elektroniczną.
Sprawdź także: Krajowy System e-Faktur - czym jest i jak wygląda integracja z Fakturownią?
Ewidencja rachunkowa dokumentująca transakcje objęte procedurą VAT-OSS, musi być prowadzona zgodnie z przyjętymi normami, zapisanymi w artykule 63c. rozporządzenia 282/2011. Obligatoryjnie musi zawierać takie elementy jak:
Sprawdź także: Podsumowanie wakacji 2022