Sandra Wiśniewska, 2022-12-30
Nota odsetkowa i wezwanie do zapłaty to pojęcia, które mają jedną, wspólną cechę - oba dokumenty spisywane są w momencie, w którym osoba fizyczna lub prawna nie uregulowała należności za dostawę usług lub towarów w określonym terminie.
Tutaj jednak kończą się podobieństwa - nota odsetkowa dotyczy narastających za zwłokę dodatkowych należności, wezwanie zaś to forma polubownego przebrnięcia przez windykację. Chociaż przy wezwaniu do zapłaty może zostać wystawiona nota odsetkowa, to pojęć tych nie należy w żadnym wypadku ze sobą utożsamiać.
W poniższym artykule szczegółowo tłumaczymy, czym jest nota odsetkowa a czym wezwanie do zapłaty, jakie elementy zawierają oraz w jakich sytuacjach można te dokumenty wystawiać.
Nota odsetkowa jest dokumentem księgowym, który - najprościej rzecz definiując - jest żądaniem zapłaty odsetek za nieterminowe uregulowanie należności.
W momencie, gdy konsument lub przedsiębiorca nie zapłaci w określonym terminie za dostawę towarów lub usług, dostawcy należą się odsetki. Co istotne, jeśli dłużnikiem nie jest podmiot publiczny, odsetki można doliczyć do zobowiązania i nie występuje wówczas konieczność wystawiania noty odsetkowej.
Sprawdź także: Klient spóźnia się z opłaceniem faktury? Sprawdź, co możesz zrobić!
Aby wierzyciel mógł wystawić notę odsetkową, powinny być spełnione dwa warunki:
Jeśli oba te warunki zostały spełnione, przedsiębiorca-wierzyciel ma prawo posłużyć się notą odsetkową.
Sprawdź także: Jak wystawić notę odsetkową w Fakturownia.pl
Wysokość naliczanych odsetek jest oczywista, jeśli została określona w umowie - mówimy wtedy o odsetkach umownych, których wartość nie może jednak przekroczyć odsetek maksymalnych - czterokrotności stopy kredytu lombardowego Narodowego Banku Polskiego. W umowie, oprócz wysokość odsetek, często zawarte są informacje na temat tego, po ilu dniach opóźnienia są naliczane odsetki oraz jak długo trwa ich naliczanie.
Nieco inaczej wygląda sytuacja, kiedy odsetki nie zostały określone w umowie. Wtedy również możemy wystawić notę odsetkową, żądając rekompensaty za nieterminowe uiszczanie opłat, z tą różnicą, że odsetki są wówczas równe sumie stopy referencyjnej Narodowego Banku Polskiego i 5,5. punktu procentowego (maksymalna wysokość nie może przekraczać dwukrotności wysokości odsetek ustawowych za opóźnienie). Określa to artykuł 481 paragraf 2. Kodeksu Cywilnego, określając należność jako odsetki ustawowe.
Warto również podkreślić, iż odsetki należą się wierzycielowi, nawet jeśli nie poniósł on żadnych szkód z tytułu nieterminowej płatności.
Sprawdź także: Jak inflacja wpływa na noty odsetkowe, a tym samym na żądanie zapłaty odsetek za zwłokę w zapłacie należności za fakturę
Nota odsetkowa jest dokumentem księgowym, co obliguje wystawiającego, aby zawarł w niej wszystkie potrzebne elementy. Jeśli nota nie będzie zawierała danych na temat np. podstawy naliczenia odsetek, nie może być uznana za ważny dowód księgowy.
Elementy, które musi zawierać nota odsetkowa to:
Nie określa się konkretnego terminu wystawienia noty odsetkowej - można wystosować ją już pierwszego dnia naliczania odsetek, można dopiero po pewnym okresie. Należy jednak wspomnieć, że odsetki z tytułu opóźnienia terminu zapłaty przedawniają się z upływem trzech lat, licząc od dnia, w którym zaczęło się wymaganie zapłaty odsetek.
Dodatkowo, jeśli dłużnik nie uregulował należności, ale jego dług został przedawniony, to przedawnieniu ulegają również odsetki. Dzieje się tak dlatego, że odsetki są prawem akcesoryjnym - nie mogą istnieć samodzielnie; są ściśle związane z istnieniem nieuregulowanej w terminie należności za towar czy usługę.
Wezwanie do zapłaty określane jest jako oficjalne pismo, mające na celu wezwanie dłużnika do uregulowania należności oraz poinformowanie go o terminie płatności, który upłynął już jakiś czas temu. To element polubownego postępowania windykacyjnego - brak reakcji na wezwanie do zapłaty może skutkować otrzymaniem kolejnych wezwań, a następnie - konfrontacją wierzyciela i dłużnika na drodze postępowania sądowego.
Nie istnieje określona forma, w której należy wystosować wezwanie do zapłaty. Może to być zarówno list, e-mail, jak i wiadomość SMS. Warto wiedzieć, że wezwanie nie jest wysyłane jedynie w sytuacji, gdy ktoś zaprzestanie spłacania rat kredytu, ale również, gdy nie uregulujemy czynszu w spółdzielni mieszkaniowej czy opłaty za dostawę Internetu.
W kontekście mówienia o wezwaniu do zapłaty możemy przeczytać o tzw. „windykacji miękkiej", czyli próbach polubownego załatwienia sprawy. Artykuł 187. Kodeksu Postępowania Cywilnego określa bowiem, że wierzyciele powinni w pierwszej kolejności stosować środki pozwalające na zawarcie ugody między stronami.
Sprawdź także: Jak wystawić wezwanie do zapłaty w Fakturownia.pl
Istnieje kilka rodzajów wezwania do zapłaty, jednak nazewnictwo nie jest tutaj sprawą pierwszorzędną. Podczas sądowych procedur liczy się fakt, że wierzyciel podejmował próby polubownego rozwiązania sprawy. Właśnie dlatego różne źródła mówią o różnych rodzajach wezwań. Najpopularniejsze z nich to:
Wierzyciel często wysyła przypomnienie, zwykle krótko po upływie terminu płatności. Nie określa ono żadnych konsekwencji prawnych, ma jedynie przypomnieć usługobiorcy o konieczności uiszczenia opłat.
Sprawdź także: Zajęcia komornicze a działalność gospodarcza. Co może zająć komornik w firmie?
Wezwanie do zapłaty nie ma sformalizowanej żadną ustawą formy, jednak prawidłowo sporządzone, zawiera takie elementy jak:
Wezwanie do zapłaty można wystosować w momencie, w którym termin płatności zostanie przekroczony nawet o jeden dzień. Zazwyczaj wierzyciele decydują się na ten krok nieco później, na przykład po tygodniu, po jednym zaś dniu uciekają się raczej do wysłania przypomnienia. Warto jednak podkreślić, że im szybciej zostanie wysłane wezwanie, tym większa szansa na to, że sprawa zakończy się polubownie. Należy również uważać, aby sprawa nie uległa przedawnieniu, gdyż w takiej sytuacji wezwanie do zapłaty jest nieważne.