Data publikacji: 2025-10-10
Fakturownia
Obecnie korzystanie z KSeF jest dobrowolne, ale to tylko rozwiązanie do początku roku 2026. Harmonogram zmian wygląda następująco:
Po tych datach KSeF stanie się podstawowym sposobem dokumentowania sprzedaży, ale z zachowaniem wyjątków, które opisujemy poniżej.
Faktury wystawiane w KSeF to tzw. faktury ustrukturyzowane, czyli dokumenty zgodne z jednolitym wzorem określonym przez Ministerstwo Finansów. E-faktury KSeF są tworzone i przesyłane w formacie XML, zawierają określony zestaw danych i automatycznie trafiają do administracji skarbowej. Dzięki temu nie trzeba ich drukować ani archiwizować we własnym systemie — KSeF przechowuje je przez 10 lat. W praktyce jednak nie każdy rodzaj faktury da się wystawić w tym formacie.
1. Faktury proforma
Proforma to dokument, który pełni wyłącznie rolę informacyjną — wskazuje cenę, zakres usługi czy warunki zapłaty, ale nie rodzi żadnych skutków podatkowych. Z tego powodu proforma nie jest i nie będzie traktowana jako faktura w rozumieniu ustawy o VAT.
Po wejściu obowiązkowego KSeF nic się w tej kwestii nie zmieni. Proform nie da się ani wystawić, ani zarejestrować w systemie. Przedsiębiorcy nadal będą mogli korzystać z nich poza KSeF — np. wysyłając je mailem lub generując w systemie fakturowym, tak jak dotychczas.
2. Faktury VAT RR
W transakcjach z rolnikami ryczałtowymi obowiązują specyficzne zasady. Faktury VAT RR wystawia nabywca, a nie sprzedawca. Ustawodawca zostawił tutaj pewną elastyczność: rolnik będzie mógł złożyć w KSeF oświadczenie, że zgadza się na wystawianie takich faktur w systemie.
Jeśli takie oświadczenie zostanie złożone — faktury VAT RR trafią do KSeF. Jeśli nie — ich wystawianie pozostanie poza systemem, na dotychczasowych zasadach.
3. Faktury, za czynności wyłączone przepisami
Świadczenie niektórych usług pozwoli na wyłączenie dokumentów potwierdzających ich sprzedaż z wysyłki do KSeF. Wyłączenie dotyczy m.in jednorazowych biletów dokumentujących przejazd autostradą płatną czy usług przewozu osób na odległość.
Tego typu dokumenty nadal będą wystawiane i przekazywane poza KSeF, w takiej formie, jak dziś: papierowej lub elektronicznej, bez konieczności ich rejestrowania w systemie państwowym.
4. Duplikaty faktur
Obecnie, jeśli faktura zostanie zagubiona lub zniszczona, konieczne jest wystawienie duplikatu z oznaczeniem „DUPLIKAT” i nową datą. Po wdrożeniu KSeF ta procedura przestanie mieć zastosowanie do faktur ustrukturyzowanych.
System KSeF przechowuje dokumenty przez 10 lat, więc w razie potrzeby można je po prostu pobrać ponownie. Duplikaty pozostaną jedynie w obiegu w przypadku faktur, które były wystawiane poza KSeF.
5. Noty korygujące
Drobne błędy na fakturach, takie jak literówki czy pomyłki w numerach NIP, dziś można poprawić za pomocą noty korygującej wystawianej przez nabywcę. W KSeF takiej możliwości już nie będzie. W przypadku faktur ustrukturyzowanych jedyną formą poprawy błędu będzie faktura korygująca wystawiona przez sprzedawcę.
6. Paragony z NIP
Paragony z NIP są uznawane za faktury uproszczone, jeśli dokumentują transakcje do 450 zł (lub 100 euro) i zawierają NIP nabywcy. Przedsiębiorcy będą mogli wystawiać je tak, jak do tej pory – przez okres przejściowy – do końca 2026r.
Od 1 stycznia 2027 roku paragon z NIP nie będzie uznawany za fakturę uproszczoną. Aby prawidłowo udokumentować sprzedaż na rzecz firmy konieczne będzie wystawienie faktury lub faktury uproszczonej w KSeF. Ten dodatkowy czas ma ułatwić najmniejszym firmom i mikroprzedsiębiorcom łagodne przejście na nowe zasady.
7. Faktury dla kontrahentów zagranicznych
KSeF to system krajowy. Zagraniczni kontrahenci nie mają do niego dostępu, dlatego faktury wystawiane w KSeF na rzecz nabywców spoza Polski będą udostępniane poza systemem. Dokument należy przekazać w sposób uzgodniony z klientem (np. e-mailem w PDF), zgodnie z obowiązującymi przepisami i zasadami dokumentowania sprzedaży międzynarodowej.
Wraz z obowiązkiem korzystania z KSeF warto jak najszybciej zautomatyzować proces wystawiania i odbierania faktur. W Fakturowni intensywnie pracujemy nad integracją, która pozwoli korzystać z systemu w prosty i intuicyjny sposób – bez konieczności logowania się do rządowej platformy.
Dzięki integracji umożliwiamy m.in.:
Co ważne – integracja z KSeF w Fakturowni będzie bezpłatna, niezależnie od wybranego planu abonamentowego.
Choć obowiązkowy KSeF zacznie obowiązywać dopiero w 2026 roku, warto przygotować firmę już teraz. Dla małych i średnich przedsiębiorców to szansa, by spokojnie wdrożyć zmiany, poznać nowe narzędzia i uniknąć stresu związanego z pośpiechem. Wczesne przetestowanie systemu i oprogramowania zintegrowanego z KSeF pozwoli zachować ciągłość pracy, ograniczyć błędy i uniknąć problemów z rozliczeniami.
A jeśli wystawiasz tylko kilka faktur miesięcznie — pamiętaj, że w Fakturowni możesz korzystać z programu zupełnie za darmo. To dobry moment, by już dziś przygotować się na obowiązkowe e faktury KSeF bez dodatkowych kosztów.
Wypróbuj za darmo przez 30 dni. Bez opłat instalacyjnych i długotrwałych zobowiązań.