Nota odsetkowa a wezwanie do zapłaty. Wszystko, co musisz wiedzieć
Prowadzenie firmy

Nota odsetkowa a wezwanie do zapłaty. Wszystko, co musisz wiedzieć

Sandra Wiśniewska

Sandra Wiśniewska, 2022-12-30

Nota odsetkowa i wezwanie do zapłaty to pojęcia, które mają jedną, wspólną cechę - oba dokumenty spisywane są w momencie, w którym osoba fizyczna lub prawna nie uregulowała należności za dostawę usług lub towarów w określonym terminie.

Tutaj jednak kończą się podobieństwa - nota odsetkowa dotyczy narastających za zwłokę dodatkowych należności, wezwanie zaś to forma polubownego przebrnięcia przez windykację. Chociaż przy wezwaniu do zapłaty może zostać wystawiona nota odsetkowa, to pojęć tych nie należy w żadnym wypadku ze sobą utożsamiać.

W poniższym artykule szczegółowo tłumaczymy, czym jest nota odsetkowa a czym wezwanie do zapłaty, jakie elementy zawierają oraz w jakich sytuacjach można te dokumenty wystawiać.

Fakturownia podąża za zmianami prawnymi w Polsce i w Europie
Fakturownia to prosty system, do zarządzania przychodami i wydatkami, a także całymi finansami firmy.
Zarejestruj się w Fakturownia.pl

Czym jest nota odsetkowa?

Nota odsetkowa jest dokumentem księgowym, który - najprościej rzecz definiując - jest żądaniem zapłaty odsetek za nieterminowe uregulowanie należności.

W momencie, gdy konsument lub przedsiębiorca nie zapłaci w określonym terminie za dostawę towarów lub usług, dostawcy należą się odsetki. Co istotne, jeśli dłużnikiem nie jest podmiot publiczny, odsetki można doliczyć do zobowiązania i nie występuje wówczas konieczność wystawiania noty odsetkowej.

Sprawdź także: Klient spóźnia się z opłaceniem faktury? Sprawdź, co możesz zrobić!

Kiedy można wystawić notę odsetkową?

Aby wierzyciel mógł wystawić notę odsetkową, powinny być spełnione dwa warunki:

  • spełnienie warunków dostawy towaru lub usługi (wierzyciel musi wywiązać się z umowy),
  • zapłata nie wpłynęła w terminie (a więc dłużnik przekroczył termin płatności określony w umowie lub wezwaniu do zapłaty).

Jeśli oba te warunki zostały spełnione, przedsiębiorca-wierzyciel ma prawo posłużyć się notą odsetkową.

Sprawdź także: Jak wystawić notę odsetkową w Fakturownia.pl

Wysokość odsetek na nocie

Wysokość naliczanych odsetek jest oczywista, jeśli została określona w umowie - mówimy wtedy o odsetkach umownych, których wartość nie może jednak przekroczyć odsetek maksymalnych - czterokrotności stopy kredytu lombardowego Narodowego Banku Polskiego. W umowie, oprócz wysokość odsetek, często zawarte są informacje na temat tego, po ilu dniach opóźnienia są naliczane odsetki oraz jak długo trwa ich naliczanie.

Nieco inaczej wygląda sytuacja, kiedy odsetki nie zostały określone w umowie. Wtedy również możemy wystawić notę odsetkową, żądając rekompensaty za nieterminowe uiszczanie opłat, z tą różnicą, że odsetki są wówczas równe sumie stopy referencyjnej Narodowego Banku Polskiego i 5,5. punktu procentowego (maksymalna wysokość nie może przekraczać dwukrotności wysokości odsetek ustawowych za opóźnienie). Określa to artykuł 481 paragraf 2. Kodeksu Cywilnego, określając należność jako odsetki ustawowe.

Warto również podkreślić, iż odsetki należą się wierzycielowi, nawet jeśli nie poniósł on żadnych szkód z tytułu nieterminowej płatności.

Sprawdź także: Jak inflacja wpływa na noty odsetkowe, a tym samym na żądanie zapłaty odsetek za zwłokę w zapłacie należności za fakturę

Jak powinna wyglądać nota odsetkowa?

Nota odsetkowa jest dokumentem księgowym, co obliguje wystawiającego, aby zawarł w niej wszystkie potrzebne elementy. Jeśli nota nie będzie zawierała danych na temat np. podstawy naliczenia odsetek, nie może być uznana za ważny dowód księgowy.

Elementy, które musi zawierać nota odsetkowa to:

  • data sporządzenia noty,
  • dane dłużnika,
  • dane wierzyciela,
  • podstawa naliczania odsetek (określenie rodzaju zobowiązania, jego kwoty, numer dokumentu potwierdzającego dostawę, okres opóźnienia w zapłacie),
  • kwota należnych odsetek,
  • kwota należności ogółem (należność + naliczone odsetki),
  • termin spłaty należności ogółem,
  • sposób uregulowania zobowiązania i odsetek,
  • podpis osoby wystawiającej notę.

nota odsetkowa fakturownia

Termin wystawienia noty odsetkowej

Nie określa się konkretnego terminu wystawienia noty odsetkowej - można wystosować ją już pierwszego dnia naliczania odsetek, można dopiero po pewnym okresie. Należy jednak wspomnieć, że odsetki z tytułu opóźnienia terminu zapłaty przedawniają się z upływem trzech lat, licząc od dnia, w którym zaczęło się wymaganie zapłaty odsetek.

Dodatkowo, jeśli dłużnik nie uregulował należności, ale jego dług został przedawniony, to przedawnieniu ulegają również odsetki. Dzieje się tak dlatego, że odsetki są prawem akcesoryjnym - nie mogą istnieć samodzielnie; są ściśle związane z istnieniem nieuregulowanej w terminie należności za towar czy usługę.

Czym jest wezwanie do zapłaty?

Wezwanie do zapłaty określane jest jako oficjalne pismo, mające na celu wezwanie dłużnika do uregulowania należności oraz poinformowanie go o terminie płatności, który upłynął już jakiś czas temu. To element polubownego postępowania windykacyjnego - brak reakcji na wezwanie do zapłaty może skutkować otrzymaniem kolejnych wezwań, a następnie - konfrontacją wierzyciela i dłużnika na drodze postępowania sądowego.

Nie istnieje określona forma, w której należy wystosować wezwanie do zapłaty. Może to być zarówno list, e-mail, jak i wiadomość SMS. Warto wiedzieć, że wezwanie nie jest wysyłane jedynie w sytuacji, gdy ktoś zaprzestanie spłacania rat kredytu, ale również, gdy nie uregulujemy czynszu w spółdzielni mieszkaniowej czy opłaty za dostawę Internetu.

W kontekście mówienia o wezwaniu do zapłaty możemy przeczytać o tzw. „windykacji miękkiej", czyli próbach polubownego załatwienia sprawy. Artykuł 187. Kodeksu Postępowania Cywilnego określa bowiem, że wierzyciele powinni w pierwszej kolejności stosować środki pozwalające na zawarcie ugody między stronami.

Sprawdź także: Jak wystawić wezwanie do zapłaty w Fakturownia.pl

Rodzaje wezwania do zapłaty

Istnieje kilka rodzajów wezwania do zapłaty, jednak nazewnictwo nie jest tutaj sprawą pierwszorzędną. Podczas sądowych procedur liczy się fakt, że wierzyciel podejmował próby polubownego rozwiązania sprawy. Właśnie dlatego różne źródła mówią o różnych rodzajach wezwań. Najpopularniejsze z nich to:

  • pierwsze wezwanie do zapłaty - to „zwykłe" wezwanie do zapłaty, którego celem jest przede wszystkim przypomnienie o upłynięciu terminu płatności,
  • drugie (ponaglające) wezwanie do zapłaty - jeśli pierwsze wezwanie do zapłaty nie przynosi skutku, wierzyciel często decyduje się na wystosowanie drugiego, upominawczego wezwania; ma ono charakter przypominający, często zawiera nowy termin płatności, do którego należy uiścić dług,
  • przedsądowe wezwanie do zapłaty - pismo wyznacza kolejny termin spłaty długu, jednak nie ma już „przypominającego" charakteru, przedsądowe wezwanie najczęściej ostrzega, że wierzyciel planuje wstąpić na drogę postępowania sądowego,
  • ostateczne wezwanie do zapłaty - pismo, które jasno określa, że dłużnik ma ostatnią szansę na regulację należności, zanim sprawa trafi do sądu, ostatecznym wezwaniem często jest już przedsądowe wezwanie do zapłaty - nie ma bowiem obowiązku wysyłania go pod nomenklaturą „ostateczne",
  • przedegzekucyjne wezwanie do zapłaty - wierzyciel ma prawo je wystosować dopiero po uzyskaniu sądowego nakazu zapłaty; to ostatni krok przed skierowaniem sprawy do komornika.

Wierzyciel często wysyła przypomnienie, zwykle krótko po upływie terminu płatności. Nie określa ono żadnych konsekwencji prawnych, ma jedynie przypomnieć usługobiorcy o konieczności uiszczenia opłat.

Sprawdź także: Zajęcia komornicze a działalność gospodarcza. Co może zająć komornik w firmie?

Jak napisać wezwanie do zapłaty?

Wezwanie do zapłaty nie ma sformalizowanej żadną ustawą formy, jednak prawidłowo sporządzone, zawiera takie elementy jak:

  • data sporządzenia wezwania,
  • miejsce sporządzenia wezwania,
  • dane wierzyciela,
  • dane dłużnika,
  • podstawa prawna do wystosowania wezwania do zapłaty,
  • kwota, jaką należy uregulować (wraz z odsetkami za opóźnienia).
  • kwota długu bez odsetek,
  • termin spłaty długu,
  • sposób uregulowania długu (numer konta, na które dłużnik powinien wpłacić środki),
  • dane kontaktowe wierzyciela (aby dłużnik mógł skonfrontować się z wierzycielem celem podjęcia negocjacji),
  • informacje o konsekwencjach w przypadku braku spłaty długu w terminie (np. skierowanie sprawy na drogę sądową),
  • podpis wierzyciela.

wezwanie do zapłaty

Kiedy wysłać wezwanie do zapłaty?

Wezwanie do zapłaty można wystosować w momencie, w którym termin płatności zostanie przekroczony nawet o jeden dzień. Zazwyczaj wierzyciele decydują się na ten krok nieco później, na przykład po tygodniu, po jednym zaś dniu uciekają się raczej do wysłania przypomnienia. Warto jednak podkreślić, że im szybciej zostanie wysłane wezwanie, tym większa szansa na to, że sprawa zakończy się polubownie. Należy również uważać, aby sprawa nie uległa przedawnieniu, gdyż w takiej sytuacji wezwanie do zapłaty jest nieważne.