Fakturownia, 2024-08-13
W dobie rosnącej cyfryzacji procesów księgowych i fakturowania często pojawiają się pytania dotyczące różnic między dwoma istotnymi systemami: Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) oraz Platformą Elektronicznego Fakturowania (PEF). W niniejszym artykule przedstawimy najważniejsze różnice między tymi systemami.
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to narzędzie stworzone w celu usprawnienia procesów związanych z wystawianiem, przesyłaniem i przechowywaniem faktur elektronicznych w Polsce. KSeF opiera się na standaryzowanym formacie XML, co umożliwia jednolite i efektywne zarządzanie fakturami. Aktualnie korzystanie z KSeF jest opcjonalne, lecz od 1 lipca 2024 roku stanie się obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorców. System ten ma na celu zwiększenie efektywności, eliminację błędów oraz ułatwienie kontroli i monitorowania transakcji finansowych.
Sprawdź także: Jak KSeF wpłynie na pracę biur rachunkowych?
Platforma Elektronicznego Fakturowania (PEF) została stworzona z myślą o zamówieniach publicznych w Polsce. PEF umożliwia przekazywanie różnych dokumentów ustrukturyzowanych, takich jak faktury, potwierdzenia odbioru czy noty księgowe, pomiędzy wykonawcami zamówień publicznych a instytucjami publicznymi. Stworzenie PEF wynikało z potrzeby ujednolicenia formatu dokumentacji w sektorze publicznym w całej Unii Europejskiej, co ułatwia międzynarodową współpracę i spełnianie wymogów dokumentacyjnych.
Sprawdź także: Jak działa samofakturowanie w KSeF?
Podstawową różnicą między KSeF a PEF jest ich przeznaczenie oraz zakres zastosowania. KSeF jest przeznaczony dla szerokiej grupy przedsiębiorców, w tym zarówno czynnych podatników VAT, jak i tych zwolnionych z tego podatku. Natomiast PEF jest skoncentrowany na sektorze publicznym i obsługuje głównie instytucje publiczne oraz firmy uczestniczące w zamówieniach publicznych. Oznacza to, że firmy prywatne działające poza sferą zamówień publicznych nie są głównymi użytkownikami PEF.
Kolejną istotną różnicą jest charakter dokumentów przetwarzanych w obu systemach. Faktury w KSeF mają określony, jednolity format XML, co ułatwia ich elektroniczne zarządzanie i przesyłanie. W PEF dokumenty mogą mieć różne formaty, a system ten służy głównie do przekazywania dokumentacji związanej z zamówieniami publicznymi. Co istotne, faktury wystawione w ramach PEF nie są widoczne w KSeF, i odwrotnie, co podkreśla niezależność i odrębność tych systemów.
Sprawdź także: Jakie dokumenty podlegają wystawieniu w KSeF?
Zarówno PEF, jak i KSeF mają na celu ułatwienie i usprawnienie procesów księgowych, ale są dostosowane do różnych potrzeb i wymogów swoich użytkowników. Oba systemy dynamicznie się rozwijają, co może przynieść nowe możliwości integracji oraz ułatwień dla przedsiębiorców i instytucji publicznych w przyszłości. Warto być na bieżąco i dostosować się do zmian, aby w pełni wykorzystać potencjał cyfryzacji w dziedzinie fakturowania i zarządzania dokumentacją finansową.
Sprawdź także: Kod QR na wizualizacji e-faktury (KSeF)