Kod QR na wizualizacji e-faktury (KSeF)

W związku z wprowadzeniem KSeF na podatników spada obowiązek oznaczania wizualizacji faktur przekazywanych w formie wydruku lub pliku *.pdf, kodami QR. To dwuwymiarowy symbol graficzny pozwalający na zidentyfikowanie dokumentu.

Kod QR umożliwia weryfikację każdej faktury wystawionej w systemie MF. Ma on służyć w sprawdzeniu jej zgodności z KSeF, tj. czy została ona wystawiona w formacie *xml w KSeF oraz dane w niej zawarte są poprawne.

Fakturownia podąża za zmianami prawnymi w Polsce i w Europie
Fakturownia to prosty system, do zarządzania przychodami i wydatkami, a także całymi finansami firmy.
Zarejestruj się w Fakturownia.pl

Jakie faktury oznaczamy kodem QR w KSeF?

Dla podatników istotne jest to, że kodem QR musi być obowiązkowa oznaczona każda wizualizowana faktura, czyli także wtedy, gdy mamy do czynienia z transakcjami międzynarodowymi. Wyłączenie dotyczące stosowania kodu QR będzie obowiązywać jedynie przy fakturach wizualizowanych na cele wewnętrzne (np. gdy chcemy ich użyć w wewnętrznym obiegu dokumentów do ich akceptacji).

Sprawdź także: Zmiany w harmonogramie wdrożenia KSeF: Co to oznacza dla polskich przedsiębiorstw?

Kod QR na e-fakturach a przepisy podatkowe

O kodzie QR na e-fakturach wystawionych w KSeF mówi art. 106gb ust. 5 ustawy o podatku VAT w nowelizacji w brzmieniu od 1 lipca 2024 r. Zgodnie z tym przepisem podatnik jest obowiązany do oznaczenia faktury ustrukturyzowanej kodem umożliwiającym dostęp do tej faktury w KSeF, a także pozwalającym na weryfikację danych zawartych na dokumencie w przypadku udostępnienia jej poza systemem KSeF oraz w następujących przypadkach, gdy:

• miejscem świadczenia jest terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju lub terytorium państwa trzeciego lub
• nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, lub
• nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który ma stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w nabyciu towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę.

Sprawdź także: Co się dzieje w temacie KSeF? Pytania i odpowiedzi na stronie podatki.gov.pl oraz konsultacje Ministerstwa Finansów

Jakie są zalety stosowania kodów QR na e-fakturze

Kody QR na wizualizacji faktury ustrukturyzowanej zwiększają bezpieczeństwo nabywcy. Dzięki nim, jest możliwe zweryfikowanie zawartych na dokumencie informacji, takich jak data i godzina wystawienia, unikalny numer identyfikujący fakturę w systemie e-faktur, dane sprzedawcy i nabywcy, wartości oraz stawki podatku. Nabywca zyskuje wówczas pewność, że otrzymana faktura jest rzeczywiście zgodna z tym, co zostało przekazane przez sprzedawcę do KSeF oraz z obecnymi przepisami prawa podatkowego.

Sprawdź także: Konsultacje dotyczące KSeF – najważniejsze ustalenia

Specyfikacja interfejsu do generowania kodów QR na fakturach

Zgodnie z informacjami dostępnymi w specyfikacji interfejsów KSeF, prezentacja graficzna kodu QR musi odpowiadać standardowi ISO/IEC 18004:2015. Współczynnik korekcji błędu, wielkość kodu oraz jego umiejscowienie na wydruku pozostawiono jednak do indywidualnej decyzji przedsiębiorcy. Typ kodowania, jak i wersja kodu QR mają być określone automatycznie przy użyciu dostępnych bibliotek programistycznych, co pozwoli na uzyskanie jak najlepszej czytelności, która będzie dopasowana do wielkości na wydruku, przez co nie sprawi to problemów w odczycie danych.

Jak wygenerować kod QR na fakturze?

Kod QR na wizualizacji faktury może być wygenerowany na dwa sposoby. Pierwszy z nich opiera się o połączenie z KSeF. Wówczas na podstawie treści faktury i jej numeru w KSeF możliwe jest wygenerowanie skrótu, czyli krótkiej i łatwej do weryfikacji sygnatury graficznej. Dokładna metoda techniczna tworzenia kodu QR ma zostać opublikowana w przyszłości przez MF w rozporządzeniu. Gdyby jednak KSeF był niedostępny z powodów technicznych, generacja takiego oznaczenia będzie możliwa na podstawie treści faktury i tokenu awaryjnego, czyli kodu, który powinniśmy pobrać z KSeF i zapisać w oprogramowaniu obsługującym e-faktury. Dużą rolę odegrają dostawcy systemów księgowych i ERP. Ich celem będzie zintegrowanie nowego procesu generowania kodów QR z aplikacjami przy użyciu takich tokenów.

Autor: Krzysztof Król

Sprawdź także: Krajowy System e-Faktur - czym jest i jak wygląda integracja z Fakturownią?

Kody QR na fakturach w Fakturowni

W związku ze zbliżającym się wejściem w życie Krajowego Systemu e-Faktur, Fakturownia stale przystosowuje swoje funkcjonalności do przepisów oraz nowych wymogów Ministerstwa Finansów. Po wdrożeniu pełnej integracji KSeF z Fakturownią, opisane w artykule kody QR będą generowane i umieszczanie na wizualizacji automatycznie.

W praktyce oznacza to, że każda faktura w Fakturowni, której zostanie nadany numer KSeF, automatycznie uzyska wygenerowany kod QR zgodny z wymogami KSeF.

Warto podkreślić, że kody QR powiązane z KSeF nie zastąpią istniejących już w systemie kodów do płatności online. Dla użytkowników, którzy z nich korzystają, kod QR związany z KSeF pojawi się tuż obok istniejącego kodu. Umożliwi to łatwe porównanie i identyfikację obu z nich.

Dzięki temu użytkownicy będą nadal mogli korzystać z istniejących już udogodnień na wizualizacji faktury, spełniając jednocześnie wymagania związane z KSeF. Zapewni to płynne przejście do nowych regulacji, minimalizując zakłócenia w codziennej działalności biznesowej.

Autorka: Alicja Nikodem

Sprawdź także: Kody QR szybkich płatności na fakturze