Jakie dokumenty podlegają wystawieniu w KSeF?

Aktualizacja: lipiec 2025

Zgodnie z obowiązującymi ustaleniami od kwietnia 2026 roku KSeF będzie obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców (z wyłączeniem najmniejszych podatników, dla których termin obowiązywania KSeF został odroczony do 1 stycznia 2027).

Nie wszystkie faktury i dokumenty sprzedażowe będą musiały trafiać do KSeF. Sprawdź, które z nich podlegają obowiązkowi wystawiania w systemie, a które pozostają poza jego zakresem.

Nie tylko faktury – jakie dokumenty wystawimy w KSeF?

W KSeF będą obowiązkowo wystawiane przez podatników standardowe faktury VAT. Oprócz nich na serwerach MF znajdą się także:

1. Faktury korygujące – Zawierające niepowtarzalny numer identyfikacyjny dokumentu pierwotnego nadanego przez KSeF. Oprócz tego podatnik wystawiający korektę będzie zobowiązany do umieszczenia na dokumencie daty wystawienia faktury korygowanej oraz jej numeru. KSeF będzie także miał opcję uzupełnienia powodu wprowadzania korekty,
2. Faktury VAT zaliczkowe i końcowe – Faktury dokumentujące otrzymanie zaliczki na poczet sprzedaży towarów lub usług oraz faktury rozliczające zamówienie. Wystawienie ich nie będzie wymagane tylko wtedy, gdy czynność opodatkowana VAT zostanie wykonana w tym samym miesiącu, co otrzymanie zaliczki. Istotne jest także to, że faktura końcowa musi zawierać wszystkie numery identyfikacyjne wystawionych uprzednio faktur zaliczkowych.
3. Faktura VAT RR – Faktura przygotowana przez czynnego podatnik VAT, który kupuje produkty rolne albo usługi rolnicze od tzw. rolnika ryczałtowego,
4. Faktury ustrukturyzowane w zamówieniach sektora publicznego – Dla nich powstał oddzielny system (PEF - Platforma Elektronicznego Fakturowania), ujęty w ustawie o elektronicznym fakturowaniu zamówień publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym.Systemy nie będą ze sobą powiązane.

Dokumenty wyłączone z obowiązkowego KSeF

Z obowiązku generowania w KSeF ma być wyłączonych część rodzajów dokumentów, które obecnie powszechnie funkcjonują w obiegu. Należą do nich m.in.:

• Noty Korygujące – W KSeF wszelkie dane będą korygowane za pomocą faktur korygujących. Po wprowadzeniu obowiązkowych e-faktur noty korygujące zostaną zatem wycofane z obiegu. Ma to swoje odzwierciedlenie w Ustawie o podatku VAT, w której od 1 lipca 2024 r. wykreślony został cały przepis art. 106k mówiąc o Notach Korygujących
• Duplikaty faktur – E-faktury  będą przechowywane w KSeF przez 10 lat. Będzie możliwe zatem ich ponowne pobranie. Duplikaty zostaną zatem zlikwidowane.
• Pro formy – Nie są to dokumenty księgowe, bardziej przypominają oferty handlowe, ale wiele firm nadal stosuje je w swoich procesach sprzedażowych
• Faktury wystawiane na rzecz osób prywatnych - obszar dokumentów podlegający nadal konsultacjom społecznym prowadzonym przez MF, na ten moment wyłączony z wysyłki do KSeF,
• Faktury wystawiane za pomocą kas rejestrujących – Od momentu wdrożenia KSeF na urządzeniach fiskalnych będą można jedynie wystawiać paragony fiskalne, a już nie wystawimy faktur uproszczonych. Te ostatnie wygenerujemy tylko w KSeF,
• Inne dokumenty – Z obowiązkowego KSeF zostaną wyłączone  bilety spełniające funkcję faktury, w tym paragony na płatnych autostradach oraz faktury wystawiane w ramach procedury OSS i IOSS (sprzedaż dla osób fizycznych za granicą).

KSeF – od kiedy będzie obowiązywać?

Termin wdrożenia KSeF, który będzie warunkował wprowadzenie obowiązkowego wystawiania określonych dokumentów w formie elektronicznej, został ogłoszony, zgodnie z zapowiedziami MF, pod koniec kwietnia 2024 r. Według najnowszych informacji KSeF stanie się obowiązkowy dla firm o obrotach przekraczających 200 milionów złotych od 1 lutego 2026 roku, natomiast dla wszystkich pozostałych przedsiębiorstw od 1 kwietnia 2026 roku. Dowiedz się więcej na temat zmian w harmonogramie.