Już od 1 lipca 2018 przedsiębiorców czekają ważne zmiany. Firmy prowadzące ewidencję podatkową w formie elektronicznej, będą zobowiązane do składania Jednolitych Plików Kontrolnych (JPK) na wezwanie organów podatkowych. Obowiązek ten nie zależy od wielkości podmiotu i obejmie zarówno czynnych płatników podatku VAT, jak i tzw. „nievatowców”. To kolejny krok rządu w stronę uszczelnienia systemu podatkowego. Pliki ze wszystkimi strukturami JPK wygodnie wygenerujecie i dostarczycie do Urzędu Skarbowego z poziomu systemu Fakturownia. Zajmie Wam to nie więcej niż kilka minut. 

Na czym polega system JPK i jakie wiążą się z nim obowiązki?

Jednolity Plik Kontrolny to ujednolicona baza danych, w której gromadzone są informacje na temat różnego typu zdarzeń gospodarczych. Dotyczą one m.in. podatku VAT, wystawionych faktur, magazynu czy prowadzonych ksiąg podatkowych. Z obowiązku generowania raportów zwolnione są jedynie te firmy, które ewidencjonują operacje finansowe w tradycyjny sposób papierowy. Korzystanie z prostego arkusza kalkulacyjnego – np. w programie Excel, nie jest zatem podstawą do zwolnienia. Od 1 stycznia 2018 roku, rejestry VAT mogą być już prowadzone wyłącznie z użyciem programu komputerowego. Obowiązek generowania JPK będzie więc spoczywał na wszystkich czynnych podatnikach VAT, bez względu na to, jaką metodę ewidencjonowania stosują.

Głównymi celami wdrożenia systemu JPK jest przeciwdziałanie nadużyciom podatkowym, a także uproszczenie i przyspieszenie czynności kontrolnych. Dane powinny być przekazywane do organów podatkowych w formie pliku XML, według szablonu przygotowanego przez Ministerstwo Finansów. Tego typu standaryzacja ma pozwolić na szybką analizę dostarczanych informacji i wykrywanie nieprawidłowości.

Struktura plików JPK

Jednolity Plik Kontrolny składa się z siedmiu struktur takich jak:

JPK_VAT – ewidencja transakcji sprzedaży i zakupów,

JPK_FA – ewidencja faktur sprzedażowych,

JPK_MAG – dane dotyczące magazynu firmy,

JPK_PKPIR – dane na podstawie informacji z księgi przychodów i rozchodów,

JPK_EWP – informacje na podstawie ewidencji przychodów (ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych),

JPK_KR – dane na podstawie ksiąg rachunkowych,

JPK_WB – wyciąg bankowy.

Pliki, które wygenerujesz w Fakturowni:

JPK_VAT

Plik Kontrolny JPK_VAT, jako jedyny, musi być dostarczany do Urzędu Skarbowego każdego miesiąca - nie jest w tym przypadku wymagane jakiekolwiek wezwanie. Plik ten powinien być dostarczany najpóźniej do 25 dnia kolejnego miesiąca. Comiesięczne deklaracje w tym terminie muszą składać również ci podatnicy, którzy rozliczają się w systemie kwartalnym. W pliku JPK_VAT zawarte są wszelkie informacje na temat operacji sprzedaży i zakupów, dokonywanych przez czynnych podatników VAT.

JPK_FA

W pliku JPK_FA mają znaleźć się wszystkie informacje pozwalające na weryfikację faktur sprzedażowych wystawionych przez firmę. Wcześniej Ministerstwo Finansów planowało włączyć do systemu Jednolitego Pliku Kontrolnego faktury zakupowe, lecz ostatecznie wycofano się z tego pomysłu.

JPK_MAG

Plik JPK_MAG służy identyfikacji, przez organy podatkowe, danych odnoszących się do obrotów w magazynach prowadzonych przez przedsiębiorcę. W pliku powinny znaleźć się informacje dotyczące dokumentów księgowych, a także materiałów, produktów i półproduktów – wraz z kodami towarów, ich nazwą, jednostką miary, ilością, ceną jednostkową oraz wartością całkowitą.

JPK_PKPIR

Obowiązek przedstawienia pliku JPK_PKPIR na wezwanie instytucji podatkowych będą mieli ci przedsiębiorcy, którzy prowadzą podatkową księgę przychodów i rozchodów w wersji elektronicznej. Plik ten powinien zawierać m.in. informacje dotyczące przychodów, kosztów, wartości spisów z natury, a także dane identyfikujące poszczególne zdarzenia.

JPK_EWP

Plik JPK_EWP dotyczy tych firm, które korzystają z opodatkowania w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych. Powinny znaleźć się w nim wszystkie informacje obowiązkowe w przypadku tego typu ewidencji, takie jak na przykład wykaz środków trwałych, zestawienie przychodów, spis wyposażenia, a także zestawienie wartości niematerialnych i prawnych.

Pozostałe struktury JPK:

JPK_KR

Plik JPK_KR obejmuje informacje dotyczące obrotów i sald, zapisów w dziennikach, a także danych zarejestrowanych na kontach księgi głównej oraz ksiąg pomocniczych. Obowiązek raportowania w formie plików JPK_KR został wprowadzony w celu szybkiej weryfikacji sprawozdań finansowych, oceny rzetelności prowadzonych ksiąg, a także weryfikacji prawidłowości rozliczeń związanych z poszczególnymi transakcjami.

JPK_WB

Plik ten obejmuje informacje znajdujące się na wyciągach z kont bankowych firmy. Celem jego wprowadzenia jest umożliwienie wykrycia nielegalnych transakcji. Organy podatkowe zyskają możliwość porównania deklarowanych kosztów i przychodów względem danych z rachunku bankowego.

Ile mamy czasu na przesłanie pliku z ewidencją?

Od daty wezwania przez organ podatkowy, podatnik będzie miał nie mniej niż 3 dni na dostarczenie kompletu plików JPK. Termin ten może zostać wydłużony na wniosek wezwanego, jeżeli wystąpią ku temu uzasadnione przesłanki. Można do nich zaliczyć zwłaszcza nieobecność osoby odpowiedzialnej, a także przewidywane opóźnienia związane ze zbyt dużą ilością danych do wygenerowania i przesłania.

Co grozi za niedostosowanie się do obowiązku?

Jeżeli po 1 lipca przedsiębiorca wezwany do przesłania pliku JPK nie dopełni tego obowiązku, musi się wtedy spodziewać dotkliwych kar. Może być to zwłaszcza kara porządkowa w wysokości 2800 zł, na co pozwala art. 262 ustawy „Ordynacja podatkowa”. W przypadku niedostarczenia pliku JPK_VAT, kary mogą okazać się jeszcze poważniejsze – zwłaszcza jeżeli organy podatkowe potraktują takie zaniechanie jako wykroczenie podatkowe. Wówczas wysokość kary może wynieść nawet 42 000 zł.

W jaki sposób sporządzić i wysyłać pliki?

Pliki JPK powinny być generowane we właściwie do tego przystosowanym programie komputerowym lub w systemie do księgowania online. Muszą one obowiązkowo przyjąć postać pliku w formacie XML. Plik JPK_VAT, jako jedyny, należy przesłać drogą elektroniczną. Wszystkie pozostałe struktury można również dostarczać do urzędów kontroli podatkowej na elektronicznych nośnikach danych - takich jak pendrive, płyta CD, DVD, czy zewnętrzne dyski.

Zanim możliwe będzie wysłanie Jednolitego Pliku Kontrolnego, konieczne jest jego wcześniejsze podpisanie. Można tego dokonać za pomocą Profilu Zaufanego (ePUAP), używając własnego podpisu elektronicznego lub upoważniając biuro księgowe - poprzez podpisanie deklaracji UPL-1. Potwierdzeniem przyjęcia przez urząd pliku JPK będzie Urzędowe Potwierdzenie Odbioru (UPO).

Dlaczego warto generować pliki z poziomu systemu Fakturownia?

Korzystając z naszego systemu internetowej księgowości, jesteście w stanie maksymalnie uprościć proces generowania i wysyłania plików JPK. Umożliwiamy tworzenie pięciu rodzajów struktur JPK, na podstawie informacji o przeprowadzonych transakcjach. Nie ma konieczności zaopatrywania się w jakąkolwiek zewnętrzną aplikację do JPK, dzięki czemu oszczędzacie swój czas oraz pieniądze. Pliki generują się w sposób automatyczny, a ich wygenerowanie i przesłanie do urzędu wymaga jedynie kilku kliknięć. Zapewniamy także o wysokim bezpieczeństwie gromadzonych danych. Stosujemy protokół szyfrowania SSL, a także inne zabezpieczenia wykorzystywane przez banki oraz pozostałe instytucje finansowe.

Niniejszy artykuł nie stanowi porady prawnej ani podatkowej i jako taka nie powinien być traktowany, a przedstawione treści mogą ulec przedawnieniu. Czytelnik wykorzystuje poglądy przedstawione przez Autora dla własnych potrzeb jedynie na własną odpowiedzialność.