Numeracja faktur - co to jest, jak powinna wyglądać i co zrobić w przypadku pominięcia numeracji?

Faktura to dokument sprzedaży, który potwierdza transakcję między stronami. Wystawca (sprzedawca) ma możliwość wystawienia jej w formie elektronicznej lub papierowej. A jak o numeracji faktur mówi ustawa o VAT? Przeczytaj w poniższym artykule.

Numeracja faktur wg ustawy o VAT

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy o VAT z dnia 11 marca 2004 r. podatnicy są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą dokonanie sprzedaży a zgodnie z przepisem §3 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur, faktura dokumentująca dokonanie sprzedaży powinna zawierać co najmniej:

1. datę wystawienia
2. numer kolejny
3. imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy oraz ich adresy
4. nazwę (rodzaj) towaru lub usług.

Jak widać przepis w/w rozporządzenia zawiera wymóg, by każda faktura posiadała kolejny numer.

Chodzi o to, by kolejno następującymi po sobie fakturom nadawać numery w porządku chronologicznym, tzn. że każda kolejna faktura musi mieć numer o jeden większy od poprzedniego.

Sprawdź także: Numerowanie faktur w Fakturowni

Przepisy prawa polskiego a numeracja faktur

Przepisy prawa polskiego nie regulują szczegółowo sposobu numeracji faktur. Podatnik ma więc w tym zakresie swobodę ustalenia sposobu ich numeracji, pod warunkiem zapewnienia chronologii.

Może ustalić dowolny sposób numeracji z podziałem na np. miesiące, kontrahentów lub okresy.

Sprawdź także: Faktura - definicja, co zawiera i jak ją wystawić oraz jakie rodzaje faktur obowiązują

Przepisy prawa europejskiego a numeracja faktur

Prawo europejskie, a mianowicie art. 226 pkt. 2 Dyrektywy 2006/112/WE z dn. 28 listopada 2006 dopuszcza możliwość stosowania kilku serii numeracji przez tego samego podatnika. Taka sytuacja może mieć miejsce, gdy np. podatnik chce stosować odrębną numerację dla faktur wystawianych w formie papierowej i odrębną np. dla faktur wystawianych w formie elektronicznej lub gdy przedsiębiorstwo ma kilka oddziałów.

Sprawdź także: Faktura online - jak wystawić ją za darmo?

Samofakturowanie - numerowanie faktur

Samofakturowanie jako jedna z możliwości dokumentowania sprzedaży usług i towarów polega na możliwości przeniesienia obowiązku dokumentowania sprzedaży na nabywcę lub inne upoważnione przez podatnika osoby trzecie na podstawie umowy pomiędzy stronami. Wystawianie faktur w samofakturowaniu odbywa się zatem u nabywcy i to on stosować powinien swoją numerację faktur.

Pominięcie numeracji faktur

Jeśli zdarzy się błąd w postaci luki w numeracji faktur, często przedsiębiorcy chcą w takim przypadku wystawić notę lub fakturę korygującą. Nie jest to postępowanie prawidłowe - poprawne w takiej sytuacji jest sporządzenie przez podatnika oświadczenia, które zawierać będzie powód powstania luki w numeracji faktur. 

Oświadczenie takie należy przechowywać wraz z pozostałymi dokumentami księgowymi.

W przypadku gdy faktura została wystawiona przez sprzedającego ze złym numerem, nabywca ma nadal prawo do odliczenia podatku VAT z takiej faktury, jeśli dokumentuje ona rzeczywistą transakcję.

W praktyce, przy np. zdublowaniu numeracji faktur część urzędów skarbowych dopuszcza możliwość wystawienia faktury korygującej minusującej całą transakcję do zera i wystawienie nowej faktury z poprawnym numerem lub drugim sposobem jest dokładne opisanie faktury wraz ze wskazaniem pomyłki. Ten drugi sposób może dotyczyć tylko przypadku gdy doszło do zdublowania numerów faktur w ramach różnych transakcji.

Sprawdź także: 10 przydatnych funkcji Fakturowni o których możesz nie wiedzieć

Numerowanie faktur w Fakturownia.pl

W Fakturowni można nadać własny numer faktury, lub wybrać jedną z gotowych propozycji. Wszystkiego na temat numerowania faktur w Fakturowni dowiesz się z filmu poniżej: