Jakie są zasady poprawnego numerowania faktur? Czy dokumenty powinny być numerowane kolejno po sobie? Jakie formaty są dostępne? I co zrobić, kiedy faktura ma błędny numer? Wszystkiego dowiesz się z tego artykułu.
Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy o VAT z dnia 11 marca 2004 r. podatnicy są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą dokonanie sprzedaży. Wymagane elementy składowe faktury zostały opisane w art. 106e tej ustawy. Dodatkowo rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur określa przypadki, w których faktury mogą zawierać węższy zakres danych, niż wskazane w ustawie. Faktura dokumentująca dokonanie sprzedaży powinna zawierać co najmniej:
Przepisy zawierają wymóg, by każda faktura posiadała kolejny numer, w porządku chronologicznym.
Sprawdź także: Numerowanie faktur w Fakturowni
Przepisy prawa polskiego nie regulują szczegółowo sposobu numeracji faktur. Podatnik ma więc w tym zakresie swobodę ustalenia sposobu ich numeracji, pod warunkiem zapewnienia chronologii.
Może ustalić dowolny sposób numeracji, uwzględniający oznaczenia dla np. miesięcy, kontrahentów lub obszarów działalności.
Sprawdź także: Faktura - definicja, co zawiera i jak ją wystawić oraz jakie rodzaje faktur obowiązują
Prawo europejskie (art. 226 pkt. 2 Dyrektywy 2006/112/WE z dn. 28 listopada 2006) dopuszcza możliwość stosowania kilku serii numeracji przez tego samego podatnika. Taka sytuacja może mieć miejsce, gdy np. podatnik chce stosować odrębną numerację dla faktur wystawianych w formie papierowej i odrębną np. dla faktur wystawianych w formie elektronicznej lub gdy przedsiębiorstwo ma kilka oddziałów.
Sprawdź także: Faktura online - jak wystawić ją za darmo?
Samofakturowanie jako jedna z możliwości dokumentowania sprzedaży usług i towarów polega na możliwości przeniesienia obowiązku dokumentowania sprzedaży na nabywcę lub inne upoważnione przez podatnika osoby trzecie na podstawie umowy pomiędzy stronami. Wystawianie faktur w samofakturowaniu odbywa się zatem po stronie nabywcy i to on stosować powinien swoją uzgodnioną ze sprzedawcą serię faktur.
Zdarza się, że w numeracji faktur pojawi się luka lub dwa dokumenty otrzymają ten sam numer. Wielu przedsiębiorców w takiej sytuacji próbuje wystawić fakturę lub notę korygującą. To jednak nie jest prawidłowe postępowanie.
Wystarczy, że podatnik sporządzi oświadczenie, w którym wyjaśni przyczynę powstania luki (np. błąd systemowy, pomyłka, anulowanie wystawienia faktury itp.). Oświadczenie to powinno być przechowywane razem z pozostałą dokumentacją księgową – nie trzeba go przesyłać do urzędu.
Jeśli sprzedawca wystawi fakturę z nieprawidłowym numerem, ale dokument ten odzwierciedla faktyczną transakcję – nabywca nadal ma prawo do odliczenia VAT.
W takiej sytuacji możliwe są dwa rozwiązania (w zależności od interpretacji urzędu skarbowego):
Sprawdź także: 10 przydatnych funkcji Fakturowni o których możesz nie wiedzieć
W ramach numerowania faktur w naszym systemie, masz dostępne następujące opcje:
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat numerowania faktur w Fakturowni, obejrzyj film poniżej:
Artykuł został po raz pierwszy opublikowany na blogu 28.10.2022 r., zaktualizowany 21.05.2025 r.
Wypróbuj za darmo przez 30 dni. Bez opłat instalacyjnych i długotrwałych zobowiązań.