Miesiąc od wprowadzenia RODO — przewaga elektronicznego archiwizowania dokumentów

25 maja 2018 weszły w życie zapisy rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych. Obejmują one wszelkie czynności, związane z przetwarzaniem danych osobowych: ich zbieranie, przechowywanie, usuwanie, opracowywanie oraz udostępnianie.

Nowe zasady, regulowane przez RODO obowiązują wszystkich przedsiębiorców, przetwarzających dane na terenie Unii Europejskiej. Celem ich wprowadzenia była nie tylko konieczność ujednolicenia przepisów wśród wszystkich krajów UE, ale także nowe wyzwania i przemiany, spowodowane wszechogarniającą nas globalizacją oraz gwałtownym postępem technologicznym. Biorąc pod uwagę fakt, że RODO obejmuje wszelkie czynności, które mają za przedmiot dane osobowe, w tym również archiwizowania dokumentów, warto szczególnie zadbać o ich bezpieczeństwo.

Zasada integralności i poufności danych

Zgodnie z zapisami RODO, dane muszą być przetwarzane w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo danych osobowych, w tym ochronę przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem, za pomocą odpowiednich środków technicznych lub organizacyjnych. A to może okazać się sporym wyzwaniem. Zwłaszcza jeśli przedsiębiorca zdecyduje się archiwizować dokumenty w tradycyjnej, papierowej formie.

Bezpieczeństwo dokumentacji zawierającej dane osobowe

Jak pokazują statystyki, aż 70 proc. wszystkich ważnych danych nadal drukuje się na papierze. Bardzo często dokumenty te trafiają do kosza. A to niesie za sobą ryzyko kradzieży informacji lub ich nielegalnego wycieku. Zdaniem ekspertów z PWC, aż 36 proc. incydentów bezpieczeństwa w firmach jest związanych z papierem. A to może mieć katastrofalne w skutkach konsekwencje. Niedostateczna dbałość o bezpieczeństwo papierowych archiwów może narazić firmę nie tylko na straty finansowe, ale również na utratę przewagi konkurencyjnej i reputacji. Po wejściu w życie RODO, naruszenie bezpieczeństwa takich danych to również ryzyko postępowania sądowego i wysokich kar.

Elektroniczne archiwizowanie dokumentów — dlaczego warto?

Aby zapewnić danym osobowym należyte bezpieczeństwo, warto rozważyć ich archiwizowanie w elektronicznej formie. Jakie są główne zalety takie rozwiązania?

Archiwizując dokumenty w sposób elektroniczny:

• Sprawisz, że dane osobowe będą całkowicie bezpieczne. Zwłaszcza jeśli do archiwizacji dokumentów wybierzesz sprawdzone narzędzie. Czy wiesz, że używając programu Fakturownia, możesz zabezpieczyć konto przed niepowołanym logowaniem? Jego właściciel ma bowiem możliwość wskazania wybranych numerów IP, z których dostęp do konta będzie możliwy. Może to być na przykład adres IP używany w biurze firmy. To jednak nie wszystko. Fakturownia.pl posiada także zabezpieczenia na wzór systemów bankowych, a sam program jest szyfrowany i zabezpieczony certyfikatem SSL, co dodatkowo zwiększa poziom bezpieczeństwa;
   
• Wyeliminujesz ryzyko mechanicznego uszkodzenia danych (np. z powodu rozlania cieczy czy niezamierzonego zniszczenia). Takie zdarzenia często mają nieodwracalne, wyjątkowo nieprzyjemne konsekwencje. Zwłaszcza w kontekście wymaganego przez prawo okresu przechowywania informacji;
   
• Możesz odzyskać dane w przypadku awarii. System Fakturownia zapewnia użytkownikom bezpłatny backup. W praktyce oznacza to, że w przypadku awarii systemu lub innych zdarzeń losowych, dane „nie przepadną”, a przedsiębiorca z powodzeniem je odzyska;
   
• Możesz sięgnąć po nie w dowolnej chwili z dowolnego miejsca na świecie. Chcesz przesłać kontrahentowi ważny dokument? A może zweryfikować dane finansowe przedsiębiorstwa? Dzięki elektronicznemu archiwum będziesz miał dostęp do kluczowych informacji z dowolnego miejsca na świecie, o każdej porze dnia i nocy;
   
• Zaoszczędzisz sporo miejsca. Stworzenie archiwum papierowych dokumentów jest nie tylko czasochłonne, ale również kosztowne. Elektroniczna archiwizacja dokumentów pomoże Ci zaoszczędzić nie tylko miejsce, ale również pieniądze które musiałbyś przeznaczyć na zakup odpowiednich zabezpieczeń;
   
• Możesz łatwiej, szybciej i bezpiecznej je utylizować, eliminując ryzyko kradzieży lub wycieku danych.

Niniejszy artykuł nie stanowi porady prawnej ani podatkowej i jako taka nie powinien być traktowany, a przedstawione treści mogą ulec przedawnieniu. Czytelnik wykorzystuje poglądy przedstawione przez Autora dla własnych potrzeb jedynie na własną odpowiedzialność.