Inwentaryzacja środków trwałych - co to jest?

Pojęcie „inwentaryzacja”, z którym spotkał się chyba każdy przedsiębiorca, jest rozumiane jako ogół skoordynowanych działań rachunkowych, które mają na celu ustalenie precyzyjnego stanu liczbowego i wartości majątku firmy na określony dzień. 

Służy ona również do wyjaśnienia różnic pomiędzy stwierdzonym stanem rzeczywistym a stanem wynikającym z ewidencji księgowej, a także rozliczenia osób odpowiedzialnych z powierzonego im mienia oraz do oceny przydatności inwentaryzowanych składników majątku. 

Jest to jeden z podstawowych warunków prawidłowego zaprezentowania składników majątkowych w sprawozdaniu finansowym.

Za inwentaryzację zawsze bezpośrednio odpowiedzialny jest kierownik jednostki i to on powinien ustalić szczegółowe procedury inwentaryzacyjne, zgodne z wymogami ustawy o rachunkowości a określone w instrukcji inwentaryzacyjnej sporządzonej przez jednostkę.

Wyróżniamy 3 rodzaje inwentaryzacji:

1. spis z natury, który dokonują członkowie komisji inwentaryzacyjnych na podstawie bezpośrednich obserwacji pomiarów środków majątkowych w jednostce,
2. uzgadnianie sald z kontrahentami, które obejmują stan środków pieniężnych na rachunkach bankowych, pożyczki, kredyty, należności i zobowiązania jednostki,
3. zweryfikowanie stanu ewidencyjnego, polegające na porównaniu danych z ksiąg rachunkowych z dokumentami i weryfikację wartości tych składników. Metoda ta ma zastosowanie do aktywów i pasywów, których z różnych przyczyn nie można zinwentaryzować dwoma powyższymi metodami.

Sprawdź także: Inwentaryzacja - co to jest i jak ją przeprowadzić?

Inwentaryzacja środków trwałych

Polega ona na tym, że inwentaryzację:

1. gruntów, praw i obiektów trudno dostępnych, oraz jeżeli przeprowadzenie spisu z natury z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe – przeprowadza się drogą weryfikacji na ostatni dzień każdego roku obrotowego,
2. nieruchomości oraz znajdujących się na terenie strzeżonym środków trwałych, oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie przeprowadza się drogą spisu z natury raz na cztery lata w dowolnym dniu roku,
3. w przypadkach niewymienionych powyżej inwentaryzację przeprowadza się drogą spisu z natury na ostatni dzień każdego roku obrotowego.

W art. 26 i 27 ustawy o rachunkowości zawarte są przepisy dotyczące terminów, metod oraz częstotliwości inwentaryzacji.

Inwentaryzacja środków trwałych metodą spisu z natury jest podstawową metodą inwentaryzacji i polega ona na ich liczeniu i pomiarach w określonym dniu spisu po przygotowania terenu i aktywów i powołaniu komisji przeprowadzającej spis spośród personelu jednostki. 

Zespół inwentaryzacyjny powinien dysponować danymi z ewidencji księgowej na podstawie np. kart obiektów środków trwałych - dokonywany jest tzw. fizyczny oglądu składników majątku, a obiekty inwentarzowe, które zostały spisane z natury, wykazuje się w arkuszach spisowych, gdzie wpisuje się każdą niekompletność lub dodatkowe wyposażenie obiektu inwentarzowego. 

Spisu z natury dokonuje się z reguły na ostatni dzień roku obrotowego, a podczas jego trwania nie dokonuje się wyceny ani stopnia zużycia środków trwałych.

Sprawdź także: Fakturownia - program magazynowy

Inwentaryzacja środków trwałych za pomocą metody weryfikacji

Polega na porównaniu stanów wynikających z ksiąg rachunkowych dotyczących poszczególnych obiektów inwentarzowych z danymi wynikającymi z dokumentów źródłowych stanowiących podstawę ich zapisów w księgach, a następnie na ocenie rzeczywistej wartości tych obiektów.

Metodą tą inwentaryzuje się:

• grunty, a także prawa wieczystego użytkowania gruntów oraz spółdzielcze prawa do lokali mieszkaniowych i użytkowych;
• środki trwałe trudno dostępne, dla których ze względu na ich rodzaj oraz umiejscowienie nie zachodzi niebezpieczeństwo zaginięcia lub kradzieży (np. kable, konstrukcje podwodne, podziemne zbiorniki);
• środki trwałe w budowie, w ich przypadku należy sprawdzić, czy nie zostały już przekazane do użytkowania bez udokumentowania i ujęcia ich ewidencji księgowej, lub czy nie zaniechano ich budowy;
• środki trwałe znajdujące się poza jednostką, w przypadku kiedy jednostka, w której się aktualnie znajdują, nie potwierdza ich stanu ustalonego drogą spisu z natury (np. leasing operacyjny, środki trwałe w drodze).

W przypadku nieruchomości weryfikacja jednostki polega na potwierdzeniu, że jest ona w posiadaniu dokumentacji opisującymi jej tytuł prawny do gruntu.

W odniesieniu do trudno dostępnych środków trwałych i środków trwałych w budowie weryfikacja polegać ma na potwierdzeniu ich istnienia, przydatności lub dokonanych ulepszeń na podstawie dowodów oraz informacji służb technicznych.

Niskocenne środki trwałe

Obowiązek spisu z natury dotyczy również niskocennych środków trwałych, które zostały odpisane jednorazowo w koszty w ciągu roku w momencie ich przekazania przez jednostkę.

Obce środki trwałe

Inwentaryzacja nie może ominąć także obcych środków trwałych użytkowanych przez jednostkę. Informacje o weryfikacji ich stanów jednostka powinna przekazać jednostkom, które są ich właścicielami.

Szczegółowe wskazówki dotyczące inwentaryzacji środków trwałych zawiera Krajowy Standard Rachunkowości (KSR) nr 11. 

Według tego standardu środki trwałe podlegają okresowej inwentaryzacji, której głównymi celami są:

1. weryfikacja poprawności danych ewidencji księgowej drogą ich porównania ze stanem faktycznym oraz przeprowadzenie wynikających z weryfikacji korekt kosztów i przychodów,
2. wzmocnienie kontroli wewnętrznej majątku jednostki,
3. ocena stanu oraz przydatności objętych inwentaryzacją środków trwałych, co może stanowić przesłankę do dokonania testów na trwałą utratę wartości.

Poznaj funkcje Fakturowni

• Aktywacja magazynu i zarządzanie nim
• Inwentaryzacja kosztowa magazynu
• Inwentaryzacja produktów w magazynie